Как создать кассу в 1С 8.3 Бухгалтерия

Касса в 1С 8.3 Бухгалтерия — это элемент справочника «Кассы», к которому привязываются кассовые документы: приходные и расходные кассовые ордера, отчеты о розничных продажах. Без созданного элемента кассы программа не позволит корректно отразить наличные операции, а в отчетах не получится увидеть движение денег по конкретной точке.

В базовом сценарии создание кассы занимает несколько минут: достаточно открыть справочник, заполнить наименование и валюту. Однако на практике важны детали — привязка к организации, разделение основной и операционной касс, настройка розничной торговли и правильное ведение учета при нескольких точках продаж. Ошибки на этом этапе приводят к расхождениям в кассовой книге и лишней ручной работе при сверке.

Материал рассчитан на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0» в типовой поставке. Названия разделов в вашей версии могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика действий сохраняется.

Где находится справочник касс и что нужно проверить перед созданием

Справочник касс расположен в разделе «Банк и касса» → подраздел «Касса» → «Кассы». Если этого пункта нет в меню, проверьте настройку функциональности: раздел «Главное» → «Функциональность» → закладка «Банк и касса» — флажки кассовых операций должны быть включены. В некоторых интерфейсах справочник доступен также через «Справочники» → «Кассы».

Перед созданием кассы убедитесь, что в базе заполнены связанные данные. Во-первых, должна быть создана организация, к которой привязывается касса. Во-вторых, если планируется работа с валютной наличностью, нужная валюта должна присутствовать в справочнике валют с актуальным курсом. В-третьих, проверьте права пользователя: для добавления элементов справочника нужна роль с правом изменения кассовых данных — обычно это роль бухгалтера или полные права.

Пошаговое создание кассы

Откройте «Банк и касса» → «Кассы» и нажмите кнопку «Создать». Форма нового элемента содержит небольшой набор полей, но каждое влияет на дальнейший учет. Заполните наименование так, чтобы кассу было легко отличить в документах и отчетах: например, «Основная касса», «Касса магазина на Ленина», «Касса валютная USD». Короткие и понятные названия сокращают количество ошибок при выборе кассы в ордерах.

Укажите организацию-владельца, если в базе ведется учет по нескольким юридическим лицам. Выберите валюту — по умолчанию подставляется валюта регламентированного учета (рубли). Для валютной кассы выберите нужную валюту: такая касса будет учитываться на счете 50 с валютной аналитикой, и программа станет выполнять переоценку остатков при закрытии месяца.

Сохраните элемент кнопкой «Записать и закрыть». Касса сразу становится доступной для выбора в приходных и расходных кассовых ордерах, документах розничных продаж и операциях по картам через эквайринг.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассы»
2. 2
   Нажмите «Создать»
3. 3
   Заполните наименование, организацию и валюту
4. 4
   Нажмите «Записать и закрыть»
5. 5
   Создайте тестовый приходный кассовый ордер и проверьте, что касса выбирается в поле «Касса»

Основная касса, операционные кассы и розничная торговля

Если у организации есть розничные точки, важно разделить основную кассу предприятия и кассы торговых точек. Основная касса используется для расчетов с подотчетными лицами, выдачи зарплаты, взносов и снятий наличных в банке. Кассы розничных точек отражают выручку, которая затем передается в основную кассу или инкассируется в банк.

Для розничной торговли в 1С:Бухгалтерии применяется связка «Склад» и «Касса». Создайте склад с типом «Розничный магазин» или «Неавтоматизированная торговая точка» (раздел «Склад» → «Склады»), а выручку оформляйте документом «Отчет о розничных продажах» — в нем указывается касса, куда поступают деньги. Передача наличных между кассами оформляется расходным кассовым ордером с видом операции «Выдача денежных средств в другую кассу» или аналогичной операцией, доступной в вашем релизе.

Как выбрать структуру касс

Маршрут решения

Как выбрать действие

Одна организация, наличные только в офисеДостаточно одной основной кассы — не усложняйте справочник

Есть одна или несколько розничных точекСоздайте отдельную кассу на каждую точку плюс основную кассу для централизованного учета

Принимаете наличную валютуДобавьте отдельную кассу в соответствующей валюте — смешивать валюту в рублевой кассе нельзя

Несколько организаций в одной базеУ каждой организации должны быть свои кассы с обязательным заполнением поля «Организация»

Проверка результата и учет на счете 50

После создания кассы проверьте, что она корректно участвует в учете. Сформируйте тестовый приходный кассовый ордер («Банк и касса» → «Приходные кассовые ордера» → «Создать»), выберите вид операции, укажите созданную кассу и сумму, проведите документ. Затем откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 50 («Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету») — оборот должен появиться на соответствующем субсчете с аналитикой по кассе, если в настройках плана счетов для счета 50 включен учет по кассам.

Полезный контрольный отчет — «Кассовая книга» (раздел «Банк и касса»). Она формируется по выбранной организации за период и показывает все ордера в хронологическом порядке. Если документ с новой кассой отображается в книге и остаток считается правильно, настройка выполнена корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Касса в списке выбора ПКО и РКО

Норма

Касса отображается и выбирается без ошибок

Тревожный признак

Кассы нет в списке — проверьте заполнение организации и права пользователя

ОСВ по счету 50

Норма

Обороты видны по субсчету 50.01 (или валютному субсчету)

Тревожный признак

Оборотов нет — документ не проведен или выбрана другая дата

Кассовая книга

Норма

Ордер попадает в книгу, остаток нарастает корректно

Тревожный признак

Ордера нет в книге — проверьте организацию и дату документа

Отрицательный остаток

Норма

Остаток по кассе неотрицательный на конец дня

Тревожный признак

Минус по кассе — ордера введены не в хронологическом порядке или пропущен приход

Типичные ошибки при создании и использовании касс

Самая частая ошибка — дублирование касс с похожими названиями. Пользователь не находит существующую кассу и создает новую, в результате документы размазываются по двум элементам, а сверка превращается в ручную сборку оборотов. Перед созданием всегда просматривайте список справочника целиком, а при обнаружении дублей перенесите документы на один элемент, а лишний пометьте на удаление.

Вторая группа ошибок связана с валютой. Если в рублевую кассу вводят валютный документ (или наоборот), программа либо не даст выбрать кассу, либо проведение приведет к некорректной переоценке. Для каждой валюты должна быть своя касса. Третья типичная проблема — ввод кассовых документов «задним числом» после того, как остатки уже сверены: это вызывает отрицательные остатки внутри дня и вопросы при проверке кассовой дисциплины.

Ограничения и особенности, о которых стоит знать

Справочник касс в 1С:Бухгалтерии намеренно простой: в нем нет лимитов остатка, графиков работы и сложных настроек — кассовая дисциплина контролируется вне программы, а в базе отражаются только факты операций. Если требуется контроль лимита кассы, его придется отслеживать вручную по отчетам или дорабатывать конфигурацию.

Отдельно стоит тема онлайн-касс (ККТ по 54-ФЗ). Справочник «Кассы» в 1С:Бухгалтерии — это учетные кассы, а не фискальные регистраторы. Подключение физической кассы с передачей чеков в ОФД настраивается через драйверы оборудования и чаще решается в торговых конфигурациях (например, «1С:Розница») или через обмен данными с Бухгалтерией. Не путайте эти два механизма: создание элемента справочника не заменяет регистрацию ККТ в налоговой и настройку фискализации.

Удобный прием для многофирменного учета — включать в наименование кассы краткий код организации, например «Основная касса (Ромашка)». При выборе кассы в документах это заметно снижает риск провести ордер не по той организации, особенно когда у пользователя открыто несколько баз или много однотипных документов за день.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли создать несколько касс для одной организации?

Да, количество касс не ограничено. Типовая практика — основная касса плюс отдельные кассы для розничных точек и для каждой валюты. Главное — давать им различимые наименования и последовательно указывать нужную кассу в документах.

Почему созданная касса не отображается в кассовом ордере?

Чаще всего причина в несовпадении организации: в ордере выбрана одна организация, а касса привязана к другой. Также проверьте, что элемент справочника записан (не остался в несохраненной форме) и что у пользователя есть права на чтение справочника касс.

Как удалить ошибочно созданную кассу?

Если по кассе нет документов, выделите её в списке и нажмите «Пометить на удаление», затем выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Если документы есть, сначала перенесите их на правильную кассу, иначе программа не даст удалить элемент из-за ссылок.

Нужно ли создавать отдельную кассу для эквайринга и безналичных оплат?

Нет. Оплаты по банковским картам отражаются через счет расчетов с банком-эквайером и документы оплаты платежными картами, а не через кассу. Касса используется только для наличных денежных средств.

Как вести кассу в валюте?

Создайте отдельный элемент справочника с нужной валютой и убедитесь, что валюта есть в справочнике валют с загруженными курсами. Документы по такой кассе вводятся в валюте, программа пересчитывает суммы в рубли по курсу на дату операции и выполняет переоценку остатка при закрытии месяца.

Справочник «Кассы» — это то же самое, что онлайн-касса по 54-ФЗ?

Нет. Справочник отражает учетные кассы для проводок по счету 50. Онлайн-касса — это физическое оборудование с фискальным накопителем, которое регистрируется в налоговой и подключается через драйверы. Создание кассы в справочнике не заменяет регистрацию и настройку ККТ.