Учет и Финансы · 9 мин
Как создать кассу предприятия в 1С Управление торговлей
Пошаговая инструкция по созданию кассы предприятия в 1С УТ: настройка справочника, кассовых документов, прав кассира, типичные ошибки и проверка результата.
Касса предприятия в 1С:Управление торговлей — это элемент справочника, через который оформляются поступления и расходы наличных денежных средств: выдача подотчёт, приём выручки, возвраты покупателям. Без корректно созданной кассы невозможно провести ни один приходный или расходный кассовый ордер, а отчёт «Движение денежных средств» будет неполным.
Настройка занимает несколько минут, но требует внимательности: касса привязывается к организации, валюте и владельцу, и ошибка в этих реквизитах приводит к неверным проводкам и расхождениям в учёте. Ниже разобран полный порядок создания кассы, настройка прав кассира, проверка результата и типичные ошибки.
Где находится справочник касс в 1С УТ
В типовой конфигурации «Управление торговлей» справочник «Кассы» открывается через раздел «Казначейство» → «Настройки и справочники» → «Кассы». В некоторых версиях интерфейса путь выглядит иначе: «НСИ и администрирование» → «Справочники» → «Кассы». Если раздел «Казначейство» не виден, проверьте, включена ли в настройках функциональности работа с денежными средствами.
Функциональная опция находится по пути «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство и взаиморасчёты». Там же включаются опции нескольких касс, кассовых ордеров и заявок на расходование денежных средств. Если опция отключена, справочник будет скрыт или недоступен для редактирования.
Пошаговое создание кассы предприятия
Создание новой кассы выполняется в несколько действий. Откройте справочник «Кассы» и нажмите кнопку «Создать». В форме нового элемента заполните обязательные реквизиты.
- 1Откройте «Казначейство» → «Настройки и справочники» → «Кассы» и нажмите «Создать»
- 2В поле «Владелец» выберите организацию, к которой относится касса
- 3Укажите понятное наименование, например «Основная касса» или «Касса магазина №2»
- 4Выберите валюту денежных средств — обычно рубли
- 5При необходимости задайте подразделение и направление деятельности
- 6Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что касса появилась в списке
Реквизит «Владелец» критичен: он определяет, по какой организации будут формироваться проводки. Если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам, для каждого создаётся отдельная касса — смешивать наличные разных организаций в одной кассе нельзя, это нарушает и учётную логику, и кассовую дисциплину.
Поле «Валюта» по умолчанию подставляется из настроек учёта. Для кассы в иностранной валюте создайте отдельный элемент справочника с соответствующей валютой — одна касса в УТ учитывает деньги только в одной валюте.
Дополнительные реквизиты и настройки кассы
Помимо обязательных полей, в карточке кассы доступны уточняющие реквизиты, которые влияют на аналитику и удобство работы.
- Подразделение — привязывает кассу к структурной единице предприятия, удобно для сети магазинов;
- Направление деятельности — используется при обособленном учёте по направлениям;
- Разрешить проведение документов без контроля остатков — определяет, можно ли оформить расход при отрицательном остатке кассы;
- Пометка на удаление — скрывает неиспользуемую кассу без потери истории документов.
Контроль остатков — важный ограничитель. Если пользователь попытается провести расходный ордер на сумму больше фактического остатка, программа выдаст ошибку и не даст провести документ. Отключать этот контроль стоит только осознанно, например при первоначальном заполнении базы, и включать обратно после ввода остатков.
Настройка прав пользователя-кассира
Созданная касса сама по себе не даёт сотруднику возможности работать с ней: нужны права. В УТ доступ к кассовым документам регулируется ролями и профилями групп доступа в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройки пользователей и прав».
Кассиру обычно достаточно профиля с ролями на добавление и изменение кассовых документов, чтение справочников контрагентов и организаций. Если используется механизм ограничения доступа на уровне записей (RLS), можно ограничить кассира конкретной кассой — тогда он будет видеть только документы своей точки.
Проверка результата: тестовый документ
Надёжный способ убедиться, что касса настроена правильно — оформить тестовый приходный кассовый ордер. Откройте «Казначейство» → «Приходные кассовые ордера», создайте документ, выберите новую кассу, укажите вид операции (например, «Прочее поступление») и небольшую сумму, затем проведите.
После проведения откройте отчёт «Движение денежных средств» или оборотно-сальдовую ведомость по кассе и проверьте, что сумма отразилась. Затем тестовый документ можно отменить проведением или пометить на удаление, чтобы не искажать учёт.
Как проверить результат
Видна, реквизиты «Владелец» и «Валюта» заполнены корректно
Касса не отображается или владелец пустой
Документ проводится без ошибок, сумма попадает в отчёт
Ошибка контроля остатков или недоступность кассы в выборе
Кассир создаёт и проводит ордера по своей кассе
Сообщение о нарушении прав доступа
Типичные ошибки при создании кассы
Большинство проблем с кассами в УТ связано не со сложностью настройки, а с невнимательностью на этапе заполнения реквизитов.
Отдельная ситуация — ввод начальных остатков при запуске учёта. Остаток по кассе корректно вводить через документ «Ввод остатков», а не приходным ордером, иначе в отчётах о движении денег появится фиктивное поступление, которое придётся объяснять при сверке.
Касса предприятия и касса ККМ: в чём разница
В УТ существует два похожих справочника: «Кассы» и «Кассы ККМ». Касса предприятия отражает наличные деньги организации в целом, а касса ККМ привязана к конкретному экземпляру контрольно-кассовой техники и используется в розничных продажах для пробития чеков.
Сравнение вариантов
Для кассовых ордеров: выдача подотчёт, приём выручки, расчёты с поставщиками. Не привязана к фискальному регистратору
Для розничных продаж через чеки. Требует настройки подключаемого оборудования и фискального регистратора
Типовая схема розницы: выручка собирается в кассе ККМ, затем оформляется выемка и инкассация в кассу предприятия
Если у вас только оптовая торговля без розничных точек, достаточно кассы предприятия. Если есть розница — настройте обе и выстроите цепочку: чек по кассе ККМ → выемка денежных средств → приход в кассу предприятия. Тогда остатки по обеим кассам будут сходиться с фактическими наличными.
Ограничения самостоятельной настройки
Создание кассы и базовая проверка доступны пользователю без привлечения программиста. Однако есть задачи, где безопаснее привлечь специалиста: настройка RLS-ограничений по кассам, доработка обмена с конфигурацией «Бухгалтерия предприятия», перенос остатков из старой базы и исправление уже искажённых проводок.
Перед любыми массовыми изменениями — удалением касс, перепроведением кассовых документов за прошлые периоды — делайте резервную копию информационной базы. Восстановить удалённые документы без копии практически невозможно.
Что важно запомнить
Касса создаётся в справочнике «Кассы» раздела «Казначейство» с обязательным указанием организации-владельца и валюты. Для каждой организации и каждой валюты — отдельная касса. После создания проверьте права кассира и проведите тестовый ордер, а начальные остатки вводите документом «Ввод остатков», а не приходным ордером.
Частые вопросы
Сколько касс можно создать в 1С УТ?
Количество касс в справочнике не ограничено. Создавайте столько, сколько нужно по структуре бизнеса: центральная касса, кассы филиалов, валютные кассы. Главное — чтобы каждая была привязана к конкретной организации и валюте.
Что делать, если касса не отображается при выборе в документе?
Проверьте три причины: касса помечена на удаление, организация в документе не совпадает с владельцем кассы, либо у пользователя нет прав на чтение справочника. Чаще всего проблема именно в несовпадении организаций.
Можно ли переименовать кассу после проведения документов?
Да, наименование — информационный реквизит, его изменение не влияет на проводки и отчёты. Опасны только изменения владельца и валюты: они затрагивают учётную логику уже проведённых документов.
Как закрыть кассу, которая больше не используется?
Установите пометку на удаление — касса перестанет предлагаться в новых документах, но история операций сохранится. Физическое удаление возможно только если по кассе нет ни одного документа.
Нужна ли отдельная касса для валютных операций?
Да. Одна касса в УТ учитывает деньги только в одной валюте. Для наличных в иностранной валюте создайте отдельный элемент справочника с нужной валютой — тогда переоценка и курсовые разницы будут считаться корректно.
Почему программа не даёт провести расходный ордер?
Наиболее частая причина — контроль остатков: расход превышает текущий остаток кассы. Проверьте остаток по отчёту, убедитесь, что приходные документы проведены, и лишь в исключительных случаях временно отключайте контроль в настройках кассы.