Учет и Финансы · 12 мин
Как создать кассовый ордер в 1С
Как создать приходный и расходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии 8.3: заполнение полей, виды операций, проводки, печать и типичные ошибки при оформлении.
Кассовый ордер — первичный документ, которым оформляется приём наличных денег в кассу организации (приходный ордер, ПКО) или их выдача из кассы (расходный ордер, РКО). В 1С:Бухгалтерии 8.3 оба документа создаются из раздела «Банк и касса», формируют бухгалтерские проводки по счёту 50 «Касса» и могут быть распечатаны на унифицированных бланках КО-1 и КО-2.
Ошибка в кассовом документе — это не просто опечатка: неверная сумма или неправильный вид операции искажают кассовую книгу, остаток по счёту 50 и расчёты с контрагентами. Поэтому важно понимать, какой вид операции выбрать, какие поля обязательны и как проверить результат после проведения.
Ниже разобран полный порядок работы: от создания приходного и расходного ордера до печати бланка и типичных ошибок. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 (интерфейс «Такси»), но логика действий схожа и в других конфигурациях.
Где находятся кассовые документы в 1С
Все операции по кассе собраны в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». Здесь в едином журнале отображаются приходные и расходные ордера, их можно фильтровать по дате, организации и виду документа. Из этого же журнала доступна «Кассовая книга» — отчёт, который формируется автоматически на основании проведённых ордеров.
Если касс несколько (основная касса, операционные кассы, кассы подразделений), перед началом работы проверьте справочник «Кассы»: документ должен создаваться по той кассе, через которую фактически прошли деньги. Это важно для корректного учёта остатков и лимита кассы по каждой обособленной точке.
В некоторых конфигурациях (например, «1С:Управление нашей фирмой») кассовые документы находятся в разделе «Деньги» или «Казначейство», но принцип тот же: единый журнал ПКО и РКО с кнопкой создания нового документа.
Как создать приходный кассовый ордер (ПКО)
Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы», нажмите «Создать» → «Приход» (либо «Приходный кассовый ордер»). Откроется форма нового документа. Сначала выберите вид операции — от него зависит набор полей и проводки. Наиболее используемые варианты: «Оплата от покупателя», «Розничная выручка», «Возврат от подотчётного лица», «Получение наличных в банке», «Прочий приход».
Заполните обязательные поля: дату (по умолчанию текущая), организацию, кассу, сумму. Для операции «Оплата от покупателя» дополнительно укажите контрагента, договор и документ расчётов, если ведётся учёт по расчётным документам. В поле «Принято от» программа подставит наименование контрагента — проверьте, что формулировка корректна, поскольку она попадёт в печатный бланк.
Поле «Основание» заполняется краткой формулировкой: «оплата по счёту №…», «розничная выручка за смену», «возврат неиспользованного аванса». Статья движения денежных средств (СДДС) нужна для отчёта о движении денежных средств — если учёт по статьям ведётся, выбирайте её осмысленно, а не первую попавшуюся.
Нажмите «Провести». Программа сформирует проводку по дебету счёта 50.01 в корреспонденции со счётом, определяемым видом операции: 62.01 — при оплате покупателя, 90.01.1 или 90.01.2 — при розничной выручке, 71 — при возврате подотчётных сумм, 51 — при получении наличных из банка. Посмотреть результат можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы»
- 2Нажмите «Создать» → «Приход» и выберите вид операции
- 3Укажите дату, организацию, кассу и сумму
- 4Заполните контрагента, договор или статью ДДС в зависимости от операции
- 5Проверьте поля «Принято от» и «Основание» — они идут на печать
- 6Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
- 7Распечатайте бланк КО-1 при необходимости
Как создать расходный кассовый ордер (РКО)
В журнале «Кассовые документы» нажмите «Создать» → «Расход». Логика заполнения зеркальна приходному ордеру: сначала вид операции, затем реквизиты. Типовые виды операций: «Оплата поставщику», «Выдача денежных средств подотчётному лицу», «Взнос наличными в банк», «Выплата заработной платы», «Возврат покупателю», «Прочий расход».
Ключевое поле расходного ордера — «Выдать»: здесь указывается ФИО лица, фактически получившего деньги. Для подотчётного лица программа подставит сотрудника, для оплаты поставщику — представителя контрагента, которого при необходимости нужно вписать вручную. Поле «По документу» предназначено для реквизитов удостоверения личности получателя — его заполнение обязательно по правилам оформления КО-2, когда деньги выдаются физическому лицу.
После проведения формируется проводка по кредиту 50.01: 60.01 — оплата поставщику, 71 — выдача под отчёт, 51 — взнос наличных в банк, 70 — выплата зарплаты. Убедитесь, что корреспондирующий счёт соответствует хозяйственной операции: ошибка в виде операции — самая частая причина «зависших» остатков по расчётам.
Выбор вида операции и счета учёта
Вид операции — главный параметр кассового документа, потому что именно он определяет корреспондирующий счёт и аналитику. Один и тот же приход денег, оформленный как «Оплата от покупателя» и как «Прочий приход», даст разные проводки: в первом случае закроется задолженность по счёту 62, во втором сумма попадёт на счёт прочих доходов или расчётов и зависнет там до ручной разборки.
Если нужного вида операции нет в типовом списке, используйте «Прочий приход» или «Прочий расход» и укажите счёт учёта вручную в соответствующем поле. Это допустимый, но запасной вариант: при ручном выборе счёта ответственность за корректность проводки полностью ложится на бухгалтера.
| Хозяйственная операция | Вид операции в 1С | Проводка |
|---|---|---|
| Оплата от покупателя наличными | Оплата от покупателя | Дт 50.01 — Кт 62.01 |
| Выручка розничной торговли | Розничная выручка | Дт 50.01 — Кт 90.01 |
| Получение наличных со счёта в банке | Получение наличных в банке | Дт 50.01 — Кт 51 |
| Возврат неиспользованного аванса | Возврат от подотчётного лица | Дт 50.01 — Кт 71 |
| Выдача денег под отчёт | Выдача подотчётному лицу | Дт 71 — Кт 50.01 |
| Оплата поставщику наличными | Оплата поставщику | Дт 60.01 — Кт 50.01 |
| Сдача выручки в банк | Взнос наличными в банк | Дт 51 — Кт 50.01 |
Как выбрать вид операции
Печать кассового ордера
Проведённый документ печатается кнопкой «Печать» в форме документа: для ПКО доступна форма КО-1 (с отрывной квитанцией), для РКО — форма КО-2. Печатные формы соответствуют унифицированным бланкам, утверждённым постановлением Госкомстата, и подтягивают данные из полей документа: «Принято от» / «Выдать», «Основание», сумму цифрами и прописью.
Перед печатью проверьте ответственных лиц: подписи главного бухгалтера и кассира программа берёт из сведений об организации (раздел «Главное» → «Реквизиты» → «Подписи»). Если подписи пустые или устарели, на бланке окажутся неактуальные данные, и документ придётся перепечатывать.
Квитанция к ПКО отрезается и выдаётся лицу, внёсшему деньги, — это подтверждение приёма наличных. Сам ордер с подписями остаётся в кассовых документах дня и подшивается к кассовой книге.
Проверка результата и кассовая книга
После проведения ордера проверьте три вещи: проводки (кнопка «Дт/Кт»), остаток по кассе и кассовую книгу за день. Остаток удобно смотреть через «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50» или отчёт «Кассовая книга» в разделе «Банк и касса».
Кассовая книга формируется автоматически: в ней отражаются все ПКО и РКО дня, входящий и исходящий остаток. Если документ создан, но в книге не появился, чаще всего причина в том, что он не проведён, помечен на удаление или создан по другой организации либо кассе.
Как проверить результат
Дт 50.01 для ПКО или Кт 50.01 для РКО с правильным корсчётом
Проводок нет, счёт не соответствует сути операции
Остаток положительный или нулевой
Отрицательный остаток — нарушение кассовой дисциплины
Ордер присутствует, суммы и остатки сходятся
Документа нет в книге или сумма отличается
Заполнены все реквизиты, сумма прописью, подписи актуальны
Пустые поля «Основание», «Выдать», нет подписей
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — неверный вид операции: например, возврат от подотчётного лица оформлен «Прочим приходом». Внешне всё выглядит корректно (касса увеличилась), но по счёту 71 остаётся «висеть» долг сотрудника, который всплывёт при инвентаризации расчётов.
Вторая группа ошибок — работа с датами. Создание ордера задним числом после того, как кассовая книга за тот день сформирована и подписана, требует пересмотра книги. Также помните про лимит остатка кассы: превышение лимита на конец дня (кроме дней выплаты зарплаты) — основание для претензий при проверке.
Отдельно стоит упомянуть удаление документов. Помечать кассовый ордер на удаление «на всякий случай» нельзя: после удаления в нумерации образуется разрыв, а если ордер уже был распечатан и подписан, бумажный и электронный учёт разойдутся. Корректный способ исправить ошибку — отредактировать документ до печати или создать исправительный документ после.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли создать кассовый ордер на основании другого документа?
Да. Из документов «Реализация (акты, накладные)», «Поступление товаров и услуг», «Списание с расчётного счёта» и других доступна кнопка «Создать на основании» — программа сформирует ПКО или РКО с уже заполненными контрагентом, договором и суммой. Это снижает риск ошибки в сумме и ускоряет ввод.
Как исправить ошибку в уже проведённом ордере?
Если документ ещё не распечатан и не подписан, откройте его, внесите изменения и перепроведите — проводки обновятся автоматически. Если ордер уже подписан и отражён в кассовой книге, корректнее провести сторнирующий документ и создать новый ордер с правильными данными, а не править «живой» первичный документ.
Нужен ли кассовый ордер, если организация применяет онлайн-кассу?
Да. Онлайн-касса фиксирует факт расчёта с покупателем (кассовый чек), но не заменяет ПКО при оформлении приёма выручки в кассу организации. Выручка за смену оформляется приходным ордером с видом операции «Розничная выручка», как правило, одним документом на итоговую сумму смены.
Как оформить выдачу зарплаты из кассы?
Используйте РКО с видом операции «Выплата заработной платы» — его удобно создавать на основании ведомости в кассу. Документ сформирует проводку Дт 70 — Кт 50.01 по сотрудникам. Помните, что в дни выплаты зарплаты лимит остатка кассы не применяется к суммам, предназначенным для выплат.
Почему документ не проводится с ошибкой по кассе?
Частые причины: не заполнено поле «Касса», касса не принадлежит выбранной организации, не указана статья движения денежных средств при обязательном учёте по статьям либо в учётной политике включён контроль, которому документ не соответствует. Текст сообщения об ошибке обычно указывает конкретное незаполненное поле.
Чем ПКО отличается от документа «Операция, введённая вручную»?
«Операция» формирует только бухгалтерские проводки и не создаёт первичный документ: распечатать бланк КО-1 из неё нельзя, в кассовую книгу она попадёт некорректно или не попадёт вовсе. Для любого движения наличных используйте именно кассовые документы, а ручные операции оставьте для корректировок, не связанных с кассой.
Что важно запомнить
Кассовый ордер создаётся в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы»: выберите «Приход» или «Расход», правильно укажите вид операции — от него зависят проводки. Заполните сумму, кассу, контрагента и поля для печати, проведите документ и проверьте проводки по «Дт/Кт», остаток кассы и кассовую книгу. Не допускайте отрицательного остатка и не удаляйте подписанные ордера — исправляйте их сторнированием.