Учет и Финансы · 11 мин
Как создать дополнительные расходы в 1С
Как отразить дополнительные расходы в 1С: документ «Поступление доп. расходов», распределение на товары, способы распределения, проводки и типичные ошибки при учёте.
Дополнительные расходы — это затраты, связанные с приобретением товаров, но не входящие в цену поставщика: доставка, услуги грузчиков, страхование груза, таможенные сборы, услуги посредников. В конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2, ERP 2) для их учёта предусмотрен отдельный документ, который увеличивает себестоимость товаров на складе.
Ошибка в отражении допрасходов приводит к искажению себестоимости, а значит — к неверной валовой прибыли в отчётах и проблемам при налоговом учёте. Поэтому важно не просто создать документ, а правильно выбрать способ распределения суммы на товары и проверить результат.
Ниже разобраны основные способы создания допрасходов в 1С: через документ «Поступление услуг и прочих активов» (в УТ 11 / КА 2 / ERP он называется именно так, в более ранних версиях — «Поступление доп. расходов»), ввод на основании поступления товаров и ручное распределение. Инструкции актуальны для типовых конфигураций с включённым учётом допрасходов.
Что считается дополнительными расходами и как они учитываются
К допрасходам относятся затраты, которые по правилам учёта включаются в фактическую себестоимость приобретённых товаров: транспортно-заготовительные расходы, оплата услуг экспедиторов, разгрузка, хранение в пути, страхование. В 1С такие суммы не «висят» на затратных счетах периода, а распределяются на конкретные партии товаров.
Ключевой объект — статья расходов (справочник «Статьи расходов»). Именно в ней задаётся, как программа будет обращаться с суммой: включить в себестоимость товаров, списать на финансовый результат, отнести на прочие активы. Для допрасходов на товары используется вариант распределения «На себестоимость товаров» и тип аналитики «Поступление товаров» или «Типы номенклатуры».
Важно различать допрасходы и обычные услуги. Аренда офиса, связь, банковские комиссии — это расходы периода, они оформляются тем же документом, но со статьёй с вариантом распределения «На финансовый результат» или «На расходы». Смешение этих вариантов — самая частая причина ошибок в себестоимости.
Подготовка: настройка статьи расходов
Перед первым созданием допрасходов проверьте, что в базе есть корректно настроенная статья расходов. Откройте раздел «Финансовый результат и контроллинг» (или «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов») и перейдите в справочник «Статьи расходов».
Создайте новую статью, например «Транспортные расходы на товары», и заполните ключевые поля:
- Вариант распределения — «На себестоимость товаров»;
- Правило распределения — пропорционально количеству, весу, объёму или стоимости товаров;
- Аналитика расходов — «Поступления товаров и услуг» (документы-основания);
- Тип значения аналитики — позволяет выбирать конкретные документы поступления.
Если доставку вы относите на расходы периода (например, учётная политика это позволяет), создайте вторую статью с вариантом «На финансовый результат» и правилом распределения по подразделениям или направлениям деятельности. Решение о том, куда относить ТЗР, принимает бухгалтер, а не настройщик.
Создание документа допрасходов вручную
Основной способ — документ «Поступление услуг и прочих активов». В УТ 11 и КА 2 он находится в разделе «Закупки» → «Документы закупки (все)» → кнопка «Создать» → «Поступление услуг и прочих активов». В некоторых версиях доступен прямой пункт «Поступление доп. расходов».
- 1Откройте «Закупки» → «Документы закупки (все)» → «Создать» → «Поступление услуг и прочих активов»
- 2Укажите организацию, контрагента-поставщика услуги (перевозчика), дату и входящий номер
- 3На вкладке «Дополнительно» или в табличной части выберите статью расходов с вариантом «На себестоимость товаров»
- 4В поле аналитики подберите документы поступления товаров, на которые распределяется сумма
- 5Укажите сумму и ставку НДС, проверьте способ распределения
- 6Проведите документ и проверьте распределение в отчёте «Себестоимость товаров»
В табличной части документа добавьте строку: выберите статью расходов, затем в колонке аналитики укажите один или несколько документов «Поступление товаров и услуг». Если поступлений несколько, сумма распределится между ними по выбранному правилу — пропорционально стоимости, количеству, весу или объёму.
После проведения программа увеличит себестоимость соответствующих партий. Если товары уже частично проданы, поведение зависит от настроек: часть допрасходов может быть отнесена на себестоимость продаж, а часть — на остаток товаров. В ERP это регулируется механизмом расчёта себестоимости при закрытии месяца.
Создание допрасходов на основании поступления
Более удобный путь — ввод на основании. Откройте документ «Поступление товаров и услуг», на который нужно отнести доставку, и нажмите «Создать на основании» → «Поступление доп. расходов» (или «Поступление услуг и прочих активов»). Программа автоматически подставит аналитику расходов — ссылку на сам документ поступления.
Этот способ снижает риск ошибки: не нужно вручную искать поступление в списке аналитики. Останется указать контрагента-перевозчика, статью расходов, сумму и НДС. Если одна доставка относится к нескольким поступлениям, добавьте их все в аналитику — распределение выполнится пропорционально.
Если перевозчик выставляет один акт на несколько поставок за неделю, удобнее создать один документ допрасходов и в аналитике перечислить все поступления. Распределение по стоимости обычно даёт наиболее корректную себестоимость, если товары разнородные.
Выбор правила распределения суммы
Правило распределения определяет, как сумма допрасходов разложится на строки товаров. Выбор зависит от характера расхода и ассортимента:
| Правило | Когда подходит | Ограничение |
|---|---|---|
| Пропорционально стоимости | Разнородные товары, страхование, комиссии | Дорогие товары получат большую долю расхода |
| Пропорционально количеству | Однородный товар с близкой ценой | Искажает себестоимость при разной цене единиц |
| Пропорционально весу | Доставка, тариф зависит от веса | Требует заполненного веса в карточках номенклатуры |
| Пропорционально объёму | Доставка крупногабаритных грузов | Требует заполненного объёма в карточках |
Как выбрать действие
Если вес или объём не заполнены в справочнике номенклатуры, распределение по этим правилам даст ошибку или нулевые доли. Перед использованием проверьте карточки товаров: вес и объём задаются на вкладке «Единицы измерения» или «Логистика» в зависимости от конфигурации.
Проверка результата и закрытие месяца
После проведения документа убедитесь, что сумма попала в себестоимость. Откройте отчёт «Себестоимость товаров организаций» (раздел «Финансовый результат и контроллинг» → «Отчёты по финансовому результату») и сгруппируйте по номенклатуре: у товаров из поступления стоимость должна увеличиться на распределённую долю.
В конфигурациях с партионным учётом версии 2.2 (УТ 11, КА 2, ERP) фактическое распределение допрасходов окончательно формируется при закрытии месяца регламентной операцией «Расчёт себестоимости товаров». До закрытия в отчётах может отображаться предварительная себестоимость. Если допрасходы созданы задним числом после закрытия периода, перепроведите закрытие месяца.
Как проверить результат
Стоимость партии увеличилась на долю допрасходов
Сумма не изменилась — проверьте статью расходов и аналитику
Допрасходы увеличили стоимость товаров
Сумма зависла на счёте 44 или 26 — выбран не тот вариант распределения
Нет предупреждений о незаполненной аналитике
Ошибка «не указана аналитика расходов» — не выбрано поступление
Типичные ошибки и ограничения
Отдельная ситуация — допрасходы по уже полностью проданному товару. Если остатка на складе нет, сумма корректно отнесётся на себестоимость продаж только при правильной настройке механизма расчёта себестоимости. В простых случаях (УТ 11) программа справляется автоматически при закрытии месяца, в сложных схемах с перемещениями между складами проверяйте результат отчётами.
В конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» механизм другой: там допрасходы на товары отражаются документом «Поступление доп. расходов» (раздел «Покупки»), где напрямую указывается таблица товаров или документ поступления. Логика та же — сумма увеличивает стоимость партии на счёте 41.
Что важно запомнить
Допрасходы создаются документом «Поступление услуг и прочих активов» со статьёй расходов «На себестоимость товаров» и аналитикой-документом поступления. Правило распределения выбирайте по характеру расхода, результат проверяйте отчётом «Себестоимость товаров», а окончательный расчёт выполняется при закрытии месяца.
Частые вопросы
Нет документа «Поступление доп. расходов» в списке — где его искать?
В УТ 11, КА 2 и ERP этот документ объединён с «Поступление услуг и прочих активов». Откройте «Закупки» → «Документы закупки (все)» → «Создать» и выберите нужный вид операции. Также проверьте, что в настройках включён учёт допрасходов и у пользователя есть права на документы закупки.
Сумма допрасходов не попала в себестоимость — что проверить?
Проверьте три вещи: вариант распределения в статье расходов («На себестоимость товаров»), заполненную аналитику (документ поступления) и выполнение регламентной операции «Расчёт себестоимости» при закрытии месяца. Чаще всего причина — незакрытый месяц или неверная статья.
Можно ли распределить одну доставку на несколько поступлений?
Да. В табличной части документа допрасходов в аналитике укажите все нужные документы поступления — сумма распределится между ними пропорционально выбранному правилу (стоимости, количеству, весу или объёму).
Что делать, если товар по поступлению уже продан, а счёт за доставку пришёл позже?
Создайте документ допрасходов обычным порядком с аналитикой на поступление. При закрытии месяца механизм расчёта себестоимости отнесёт сумму на себестоимость продаж. Проверьте результат в отчёте «Себестоимость товаров» и при необходимости перезакройте период.
Как отразить допрасходы в 1С:Бухгалтерии 8?
Используйте документ «Поступление доп. расходов» в разделе «Покупки». Укажите контрагента, сумму и таблицу товаров (можно заполнить по документу поступления). Проводки сформируются в дебет счёта 41 (или 15 — в зависимости от учётной политики) с увеличением стоимости партии.
Можно ли отнести доставку сразу на расходы периода, а не на товары?
Можно, если это предусмотрено учётной политикой. Создайте статью расходов с вариантом распределения «На финансовый результат» и оформите документ с ней. Решение о порядке учёта ТЗР принимает бухгалтер, поскольку оно влияет на налоговый и бухгалтерский учёт.