Учет и Финансы · 10 мин
Как создать авансовый счёт-фактуру в 1С
Как выставить счёт-фактуру на аванс в 1С:Бухгалтерии: настройки, создание документа на поступление и выданный аванс, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Авансовый счёт-фактура нужен, когда организация на общей системе налогообложения получает предоплату от покупателя: с суммы аванса начисляется НДС, и покупатель получает право на вычет. В 1С:Бухгалтерии этот документ создаётся почти автоматически на основании поступления оплаты, но только при правильных настройках учётной политики и корректном оформлении первичных документов.
Типичная ситуация: деньги пришли на расчётный счёт, бухгалтер загрузил выписку, а счёт-фактура на аванс не сформировалась. Причина почти всегда в одном из трёх — не включён порядок регистрации счетов-фактур на аванс, документ оплаты не связан с договором или счётом на оплату, либо ставка НДС в документе указана неверно.
Ниже разобран полный цикл: настройка программы, создание авансового счёта-фактуры у продавца и у покупателя, проверка проводок, исправление типовых ошибок и восстановление НДС при отгрузке.
Проверьте настройки перед созданием документа
Откройте раздел «Главное» → «Налоги и отчёты» → вкладка «НДС». Здесь должен быть установлен флаг, разрешающий регистрацию счетов-фактур на аванс (в разных релизах формулировка отличается: «Регистрировать счета-фактуры на аванс» или выбор порядка регистрации). Без этой настройки программа не предложит создать документ, а обработка регистрации вернёт пустой список.
В этой же форме выберите порядок регистрации: регистрировать счета-фактуры на каждый аванс или только на авансы, не зачтённые в течение установленного срока. Первый вариант чаще используют при массовых отгрузках, второй — когда аванс и отгрузка обычно происходят в одном квартале и компания хочет сократить количество документов.
Дополнительно проверьте договор с контрагентом: вид договора должен быть «С покупателем», а в карточке договора корректно указан порядок расчётов. Если оплата в выписке не привязалась к договору, программа не сможет определить, по какому обязательству получен аванс.
Создайте счёт-фактуру на полученный аванс у продавца
Самый быстрый способ — из документа оплаты. Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки», найдите документ «Поступление на расчётный счёт» с предоплатой и нажмите «Создать на основании» → «Счёт-фактура выданный». Программа подставит контрагента, договор, сумму и рассчитает НДС по расчётной ставке (например, 20/120).
Если кнопка недоступна, убедитесь, что вид операции документа оплаты — «Оплата от покупателя», а в табличной части указаны договор и ставка НДС. Для аванса в поле ставки должно стоять расчётное значение, а не «Без НДС» — иначе счёт-фактура сформируется с нулевым налогом или не сформируется вовсе.
Второй способ — массовая регистрация через обработку. Откройте «Продажи» → «Счета-фактуры на аванс» (или «Операции» → «Регистрация счетов-фактур на аванс» в зависимости от конфигурации), укажите период и нажмите «Заполнить». Программа найдёт все незачтённые авансы, по которым ещё не выставлены документы, и создаст их одной кнопкой.
- 1Проверьте настройку НДС: регистрация счетов-фактур на аванс включена
- 2Найдите документ поступления оплаты и убедитесь, что указаны договор и расчётная ставка НДС
- 3Нажмите «Создать на основании» → «Счёт-фактура выданный»
- 4Проверьте сумму, ставку и сумму НДС, при необходимости скорректируйте номенклатуру
- 5Проведите документ и убедитесь, что он попал в книгу продаж
Проверьте проводки и заполнение книги продаж
После проведения откройте движения документа кнопкой «Дт/Кт». Типовая проводка: Дт 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам» — Кт 68.02 на сумму налога, исчисленного с аванса. Если проводки нет или счёт другой, проверьте настройки счетов учёта расчётов с контрагентами.
Затем откройте «Операции» → «Книга продаж» за соответствующий квартал. Авансовый счёт-фактура должен присутствовать в книге с кодом вида операции 02 (получение оплаты в счёт предстоящих поставок). Если документа в книге нет, проверьте, не стоит ли у него пометка на удаление и совпадает ли дата документа с периодом формирования книги.
Полезно сверить сумму НДС в счёте-фактуре с расчётом вручную: сумма аванса, умноженная на расчётную ставку. При ставке 20% НДС с аванса 120 000 рублей составит 20 000 рублей. Расхождение на копейки обычно вызвано округлением и допустимо, но расхождение на крупную сумму указывает на неверную ставку в документе оплаты.
Как проверить результат
Дт 76.АВ — Кт 68.02 на сумму НДС с аванса
Проводок нет или использован другой счёт
Документ есть в книге с кодом операции 02
Документ отсутствует или попал не в тот квартал
НДС равен авансу, умноженному на расчётную ставку
НДС нулевой или явно не соответствует ставке
Зарегистрируйте счёт-фактуру на выданный аванс у покупателя
Покупатель, перечисливший предоплату, вправе принять НДС к вычету, если есть счёт-фактура поставщика, договор с условием об авансе и платёжный документ. В 1С это оформляется документом «Счёт-фактура полученный» с видом «На аванс».
Создайте его на основании документа «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику»: откройте документ оплаты и выберите «Создать на основании» → «Счёт-фактура полученный». Укажите номер и дату счёта-фактуры поставщика, проверьте ставку и сумму НДС, затем проведите документ.
Чтобы вычет попал в книгу покупок, в документе должен быть установлен признак отражения вычета (в ряде релизов — переключатель «Отразить вычет НДС в книге покупок»). Проводка зеркальная: Дт 68.02 — Кт 76.ВА «НДС по авансам и предоплатам выданным».
Восстановите НДС при отгрузке или зачёте аванса
Когда происходит реализация в счёт полученного аванса, продавец обязан восстановить (принять к вычету) ранее начисленный с аванса НДС. В 1С это делается автоматически регламентным документом «Формирование записей книги покупок» в конце квартала: «Операции» → «Закрытие месяца» или «Операции» → «Регламентные операции НДС».
Создайте документ, нажмите «Заполнить» — программа найдёт все авансы, зачтённые отгрузкой в текущем периоде, и сформирует записи с кодом операции 22 (восстановление НДС с авансов при отгрузке). Проводка: Дт 68.02 — Кт 76.АВ.
У покупателя зеркальная ситуация: принятый к вычету с аванса НДС восстанавливается при поступлении товаров или услуг через документ «Формирование записей книги продаж». Пропуск этих регламентных операций — одна из самых частых причин ошибок в декларации по НДС.
Удобно выполнять регламентные операции по НДС после того, как проведены все отгрузки и поступления за квартал. Если документы вводились задним числом, перезаполните «Формирование записей книги покупок» и «Формирование записей книги продаж» заново — старые записи не пересчитаются сами.
Исправьте типичные ошибки
Самая частая проблема — обработка регистрации счетов-фактур на аванс показывает пустой список, хотя предоплаты были. Проверьте по порядку: включена ли настройка в учётной политике, указан ли договор в документе оплаты, не зачтён ли аванс отгрузкой в том же периоде (тогда счёт-фактура при выбранном порядке может не требоваться), не создан ли документ ранее.
Вторая типовая ошибка — неверная ставка НДС. Если в выписке ставка «Без НДС», авансовый счёт-фактура сформируется без налога, и книга продаж будет занижена. Исправьте ставку в документе оплаты, затем пересоздайте счёт-фактуру.
Третья ситуация — дубли документов. Они возникают, когда счёт-фактуру создали и вручную, и через обработку. Найдите дубли в журнале «Счета-фактуры выданные» по комбинации «контрагент + договор + сумма» и пометьте лишние на удаление, после чего перезаполните книгу продаж.
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли выставлять счёт-фактуру на аванс, если отгрузка будет в том же квартале?
По общему правилу НДС с аванса начисляется при получении предоплаты независимо от срока отгрузки. Однако в учётной политике 1С можно выбрать порядок, при котором счета-фактуры регистрируются только на авансы, не зачтённые в течение установленного срока. Выбранный порядок должен применяться последовательно.
Почему кнопка «Создать на основании» не предлагает счёт-фактуру?
Чаще всего причина в том, что в документе оплаты не заполнен договор, выбран неподходящий вид операции или отключена регистрация счетов-фактур на аванс в настройках НДС. Проверьте эти три пункта — в большинстве случаев кнопка появляется после исправления.
Как оформить авансовый счёт-фактуру при оплате наличными через кассу?
Принцип тот же: счёт-фактура создаётся на основании документа «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата от покупателя». Убедитесь, что в ПКО указаны договор и расчётная ставка НДС, затем используйте «Создать на основании».
Что делать, если покупатель просит авансовый счёт-фактуру до отгрузки, а деньги ещё не пришли?
Счёт-фактура на аванс выставляется только на фактически полученную оплату. До поступления денег можно выставить счёт на оплату — это не налоговый документ и не создаёт обязательств по НДС. Основанием для авансового счёта-фактуры служит именно платёжный документ.
Как исправить ошибку в авансовом счёте-фактуре прошлого квартала?
Если декларация уже сдана, исправление оформляется через корректировочные документы и дополнительный лист книги продаж за период ошибки, а затем подаётся уточнённая декларация. Перед изменением данных закрытого периода сделайте резервную копию базы и согласуйте корректировку с главным бухгалтером.
Нужно ли нумеровать авансовые счета-фактуры отдельно от обычных?
Налоговый кодекс допускает как единую, так и отдельную нумерацию с префиксом (например, с буквой «А»). В 1С порядок нумерации настраивается, и при обмене с электронными системами отдельный префикс часто удобен. Главное — закрепить выбранный порядок и не менять его в течение года.
Что важно запомнить
Авансовый счёт-фактура в 1С создаётся на основании документа оплаты или через обработку регистрации, но только при включённой настройке НДС и корректно заполненном договоре. После проведения проверьте проводки и попадание документа в книгу продаж, а в конце квартала выполните регламентные операции по восстановлению НДС при зачёте аванса.