Учет и Финансы · 9 мин
Как создать авансовый отчет в 1С Предприятие
Как оформить авансовый отчет в 1С: выдача подотчетных сумм, заполнение табличных частей, прикрепление чеков, проводки и типичные ошибки. Практическая инструкция.
Авансовый отчет — документ, которым подотчетное лицо подтверждает расходование денежных средств, выданных ему на хозяйственные нужды, командировку или покупку материалов. В 1С этот документ формирует проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», списывает расходы на нужные счета затрат и закрывает задолженность сотрудника перед организацией (или организации перед сотрудником при перерасходе).
Инструкция ниже ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 — самую распространенную конфигурацию для этой задачи. В 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация логика аналогична, отличаются названия разделов и часть реквизитов. Перед оформлением авансового отчета убедитесь, что сотруднику уже выдан аванс документом «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчетного счета», иначе отчет «повиснет» без основания.
Сроки представления авансового отчета организация устанавливает самостоятельно во внутреннем положении о подотчетных суммах. С 2020 года жесткое трехдневное правило для хозяйственных расходов отменено, но на практике компании чаще всего сохраняют короткие сроки, чтобы не копить первичку к концу месяца.
Подготовка: что должно быть настроено до создания отчета
Проверьте три вещи до начала работы. Во-первых, сотрудник должен быть заведен в справочнике «Сотрудники» и «Физические лица» с актуальными данными — именно физлицо подставляется в поле подотчетного лица. Во-вторых, в учетной политике и настройках плана счетов должен использоваться счет 71, что в типовой конфигурации выполнено по умолчанию. В-третьих, аванс должен быть фактически выдан: через кассу (РКО) или перечислением на карту сотрудника.
Если деньги перечисляются на карту работника, оформите документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Многие бухгалтеры ошибочно проводят такую выплату как зарплату или прочее списание — тогда авансовый отчет не найдет выданный аванс, и расчеты по 71 счету разойдутся с реальностью.
Где находится документ и как создать новый
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Покупки» и выберите «Авансовые отчеты». Нажмите кнопку «Создать». В шапке документа заполните организацию (если в базе их несколько), склад (если по отчету приходуются товары) и подотчетное лицо — выберите физическое лицо из справочника. Дата документа должна соответствовать дате утверждения отчета руководителем, а не дате покупок.
После выбора сотрудника программа автоматически покажет остаток задолженности по нему: сколько авансов выдано и не закрыто. Это удобный контрольный ориентир — если сумма долга не совпадает с вашими ожиданиями, проверьте предыдущие документы по этому лицу до продолжения работы.
Заполнение табличных частей авансового отчета
Документ содержит несколько вкладок, и заполнять нужно только те, что соответствуют фактическим расходам. Четыре основные табличные части:
- Оплата — оплата поставщикам из подотчетных средств (например, сотрудник рассчитался с контрагентом наличными). Укажите контрагента, договор и документ расчетов, если он есть.
- Товары — приобретенные материалы, инвентарь, товары. Здесь задается номенклатура, количество, цена и счет учета (10.01, 10.09, 41 и т.д.).
- Оплата расходов (в некоторых релизах — «Прочее») — услуги и прочие затраты: канцелярия без оприходования, транспортные расходы, представительские. Указывается счет затрат (26, 44, 25) и аналитика.
- Суточные и билеты — командировочные расходы, если отчет оформляется по командировке.
На каждую строку расхода прикрепите данные подтверждающего документа: номер и дату чека, БСО или товарной накладной. В типовой конфигурации для этого предусмотрены колонки «Документ (расхода)» — заполнение этих полей критично для налогового учета, поскольку расходы без первичных документов инспекция может не признать.
Работа с НДС в авансовом отчете
Если поставщик выделил НДС в чеке или накладной, укажите ставку и сумму НДС в соответствующих колонках и заполните поле «Счет-фактура» реквизитами входящего документа. К вычету НДС по авансовому отчету принимается только при наличии правильно оформленного счета-фактуры или УПД — по одному кассовому чеку вычет оформить нельзя, сумма налога в этом случае включается в расходы или относится на прочие.
Проведение документа и проверка проводок
Нажмите «Провести» и откройте движения документа кнопкой «Показать проводки». Типовая картина: по дебету — счета затрат или счета учета ценностей (10, 26, 44, 60 при оплате поставщику), по кредиту — счет 71.01 в корреспонденции с физлицом. Сумма по кредиту 71 должна равняться итогу всех табличных частей.
Как проверить результат
Дебетовый остаток уменьшился на сумму отчета или закрылся в ноль
Остаток не изменился или появился неожиданный кредитовый остаток
Расходы легли на нужные счета и подразделения
Все расходы попали на один счет по умолчанию
На каждую строку указан номер и дата чека или накладной
Строки без первички — риск снятия расходов при проверке
Дополнительно сформируйте печатную форму авансового отчета (кнопка «Печать» → «Авансовый отчет (АО-1)» или действующая форма вашей организации). С 2013 года унифицированная форма АО-1 не обязательна — компания вправе утвердить собственный бланк, но типовая печатная форма из 1С закрывает потребности большинства организаций.
Особые ситуации: перерасход, возврат и командировка
Перерасход. Если сотрудник потратил больше выданного аванса, после проведения отчета по 71 счету образуется кредитовое сальдо. Организация обязана возместить перерасход: оформите РКО с видом операции «Возврат подотчетному лицу» или перечисление на карту. Не оставляйте перерасход «висеть» месяцами — это искажает расчеты с персоналом.
Возврат неизрасходованного аванса. Если сотрудник вернул остаток денег, оформите приходный кассовый ордер с операцией «Возврат от подотчетного лица». До тех пор сумма будет числиться как дебиторская задолженность сотрудника.
Командировка. Для командировочных расходов в авансовом отчете заполняются суточные (в пределах норм, не облагаемых НДФЛ, — в соответствии с действующими лимитами), стоимость билетов и проживания. Билеты с выделенным НДС принимаются к вычету на основании самого билета — отдельный счет-фактура не требуется.
Как исправить или сторнировать авансовый отчет
Если отчет проведен с ошибкой, не создавайте дубликат — исправьте исходный документ. Откройте его из журнала, внесите изменения и перепроведите. Если документ находится в закрытом периоде, сначала откройте период (с учетом прав доступа и даты запрета изменения данных) либо оформите корректировку текущей датой через операцию, введенную вручную.
Полностью ошибочный документ пометьте на удаление — при этом проводки будут отменены, а нумерация журнала сохранится. Помните: помеченные на удаление документы видны в журнале, и при аудите их наличие без объяснений вызывает вопросы, поэтому крупные сторнировки сопровождайте бухгалтерской справкой.
Что важно запомнить
Сначала выдача аванса, затем авансовый отчет. Заполняйте только нужные вкладки, указывайте реквизиты первички в каждой строке и проверяйте проводки по счету 71 после проведения. Перерасход возмещайте выплатой, остаток — оформляйте возвратом в кассу.
Частые вопросы
Можно ли создать авансовый отчет, если аванс не выдавался?
Да. Это типовая ситуация, когда сотрудник оплатил покупку личными средствами. После проведения отчета по кредиту счета 71 возникнет задолженность организации перед сотрудником, которую нужно погасить через РКО или перечисление на карту.
Почему авансовый отчет не видит выданный аванс?
Чаще всего деньги выданы документом с неправильным видом операции — например, «Прочее списание» вместо «Перечисление подотчетному лицу». Проверьте вид операции в платежном документе и то, что в нем указано то же физическое лицо, что и в отчете.
Как отразить покупку по онлайн-чеку с QR-кодом?
Электронный кассовый чек является полноценным подтверждением расхода. Укажите в строке авансового отчета его номер и дату, а распечатку или выгрузку чека приложите к бумажному отчету. Для вычета НДС чека недостаточно — потребуется счет-фактура или УПД.
Что делать, если сотрудник уволился, не отчитавшись по авансу?
Сумму незакрытого аванса можно удержать из окончательного расчета при увольнении в пределах, установленных трудовым законодательством, либо взыскать через суд. В учете задолженность продолжает числиться по дебету счета 71 до погашения или списания по истечении срока исковой давности.
Нужно ли распечатывать авансовый отчет, если документооборот электронный?
Это определяется учетной политикой организации. Если первичные документы хранятся в электронном виде и заверены подписями ответственных лиц, бумажная форма не обязательна. На практике многие компании печатают отчет для подписи руководителем и подклеивания чеков.
Как оформить авансовый отчет в валюте при загранкомандировке?
В документе укажите валюту аванса — программа пересчитает расходы в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения отчета (для неизрасходованного остатка — на дату отчета). Курсовые разницы по подотчетным суммам отражаются автоматически при проведении.