Как создать авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия оформляется, когда сотрудник получил деньги под отчет и должен отчитаться за них чеками, билетами, счетами и другими оправдательными документами. Документ фиксирует, сколько выдано, сколько израсходовано, на что потрачены средства и каков остаток или перерасход.

Документ находится в разделе «Покупки» → «Авансовые отчеты» (в некоторых релизах также дублируется в разделе «Банк и касса»). Перед созданием отчета важно, чтобы аванс был фактически выдан сотруднику: через расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета на карту работника.

Ниже разобран полный цикл: от выдачи аванса до проверки проводок, а также частые ошибки и способы их исправить без порчи учета.

Подготовка: что проверить перед созданием отчета

Первое условие — сотрудник должен быть заведен в справочнике «Сотрудники» и «Физические лица» с актуальными данными. Если физлицо отсутствует, программа не даст корректно выбрать подотчетное лицо.

Второе условие — аванс должен быть выдан документально. Если деньги выданы из кассы, оформите «Кассовые документы → Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу». Если перечислены на карту — «Списание с расчетного счета» с аналогичной операцией.

Третье условие — у бухгалтера есть на руках оправдательные документы: кассовые чеки, БСО, товарные накладные, акты, билеты, счета гостиниц. Без них суммы в отчете не имеют подтверждения, и при проверке расходы могут быть сняты.

Создание документа «Авансовый отчет»

Откройте «Покупки → Авансовые отчеты» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, сотрудника (подотчетное лицо) и дату отчета. Дата должна быть не раньше даты выдачи аванса и соответствовать периоду, в котором утвержден отчет руководителем.

Поле «Аванс» заполняется ссылкой на документ выдачи: программа предложит выбрать из незакрытых расходных ордеров и платежных поручений этого сотрудника. Если выдали несколько авансов, добавьте их все на вкладке «Авансы» — тогда отчет закроет общую задолженность.

После выбора аванса программа автоматически покажет сумму полученных средств. Сверьте ее с фактической: расхождение на этом этапе почти всегда означает, что выбран не тот документ выдачи или аванс был выдан частично.

1. 1
   Откройте «Покупки → Авансовые отчеты» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и дату отчета
3. 3
   На вкладке «Авансы» выберите документ выдачи денег
4. 4
   Заполните вкладку «Оплата» по чекам и накладным
5. 5
   Добавьте суточные и билеты на вкладке «Прочее» при командировке
6. 6
   Проверьте итоги: получено, израсходовано, остаток/перерасход
7. 7
   Проведите документ и распечатайте форму АО-1 при необходимости

Заполнение вкладки «Оплата»

Вкладка «Оплата» предназначена для покупок товаров, материалов и услуг, оплаченных подотчетным лицом. Нажмите «Добавить» и заполните строку: дату документа, номер, наименование поставщика (можно произвольное наименование, если контрагент не заведен), сумму и содержание расхода.

В колонке «Счет затрат» укажите счет учета: 10 для материалов, 41 для товаров, 26 или 44 для услуг общехозяйственного и торгового характера, 60 — если оплата идет в счет расчетов с конкретным поставщиком. От правильности счета зависит, куда попадет расход в учете.

Если в чеке выделен НДС, заполните соответствующие колонки. Для принятия НДС к вычету нужен счет-фактура или корректно оформленный документ; по одному кассовому чеку вычет обычно не применяется, и сумма НДС включается в стоимость.

Вкладка «Прочее»: суточные, билеты и командировочные

Если сотрудник был в командировке, суточные и проездные документы отражаются на вкладке «Прочее». Здесь же фиксируются расходы, которые не являются покупкой у поставщика: представительские расходы по чекам без контрагента, почтовые услуги, госпошлина.

Суточные вводятся одной строкой с указанием суммы за весь период командировки. Сумма рассчитывается вне программы — исходя из количества дней и нормы, установленной локальным актом организации. Сам документ «Командировка» в типовой 1С:Бухгалтерии отсутствует, поэтому приказ оформляется отдельно.

Билеты и счета гостиниц добавляйте отдельными строками с указанием реквизитов документов. Для авиа- и ж/д-билетов с выделенным НДС заполните данные для книги покупок, если организация применяет вычет.

Проверка итогов и проведение документа

Перед проведением сверьте три показателя в подвале документа: «Получено авансов», «Израсходовано» и «Остаток/Перерасход». Израсходованная сумма должна сходиться с суммой приложенных чеков до копейки.

Если образовался остаток, сотрудник обязан вернуть его в кассу — оформите приходный кассовый ордер с видом «Возврат от подотчетного лица». Если перерасход — организация выдает разницу сотруднику через расходный ордер после утверждения отчета.

После проверки нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Программа сформирует проводки: по дебету счетов затрат или расчетов и по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Откройте кнопку «Дт/Кт» и убедитесь, что проводки соответствуют ожиданиям.

Типовые проводки авансового отчета:
Дт 10 (41, 26, 44, 60...) Кт 71 — списаны расходы подотчетного лица
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС по документам подотчетного лица
Дт 71 Кт 50 — выдан перерасход сотруднику
Дт 50 Кт 71 — возвращен неиспользованный остаток аванса

Печать формы и прикрепление файлов

Из документа доступна печатная форма «Авансовый отчет (АО-1)» по кнопке «Печать». Унифицированная форма не обязательна — организация вправе использовать свою, но типовая АО-1 закрывает большинство требований и знакома проверяющим.

Распечатанный отчет подписывает сотрудник, бухгалтер и утверждает руководитель. К отчету прикалываются все оправдательные документы, их количество указывается в соответствующем поле формы.

Сканы чеков и накладных удобно прикрепить прямо к документу через кнопку с изображением скрепки («Присоединенные файлы»). Это ускоряет поиск документов при проверках и защищает от потери бумажных оригиналов при передаче между подразделениями.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — отчет создан, а аванс не выбран или не выдан вовсе. В результате на счете 71 образуется кредитовое сальдо по сотруднику, хотя фактически он тратил свои деньги. Решение: оформить выдачу аванса задним числом нельзя без последствий, корректнее выдать перерасход по отчету, а на будущее сначала оформлять выдачу.

Вторая ошибка — неверный счет затрат. Материалы проведены на 26 счет вместо 10, и складской учет не отражает поступление. Исправляется отменой проведения, корректировкой строки и повторным проведением, если период открыт. В закрытом периоде используйте документ «Операция, введенная вручную» с корректирующими проводками.

Третья ошибка — двойное отражение одного расхода: чек заведен и в авансовом отчете, и в поступлении товаров от контрагента. Перед проведением проверяйте по оборотно-сальдовой ведомости 71 счета, не завышена ли сумма израсходованного.

Контроль расчетов с подотчетными лицами

Для регулярного контроля используйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» в разделе «Отчеты». Она показывает по каждому сотруднику выданные авансы, списанные суммы и текущую задолженность.

Дебетовое сальдо на конец месяца означает, что сотрудник должен отчитаться или вернуть деньги. Кредитовое — что организация должна возместить перерасход. Зависшие суммы старше установленного в организации срока требуют разбирательства: либо отчет потерян, либо документы не дошли до бухгалтерии.

Полезная практика — сверять 71 счет ежемесячно до закрытия периода. Это позволяет вовремя запросить у сотрудников отчеты и не переносить проблемы в следующий квартал.

Частые вопросы