Как создать аванс в 1С: полная инструкция

Аванс в 1С оформляется через банковские и кассовые документы: «Списание с расчётного счёта» — при оплате поставщику, «Поступление на расчётный счёт» — при получении предоплаты от покупателя. Программа автоматически определяет авансовый характер платежа по виду операции и договору, формирует проводки по счетам 60.02 и 62.02, а при необходимости позволяет выписать авансовый счёт-фактуру и начислить НДС.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8.3, Управлении торговлей и Комплексной автоматизации названия документов и пунктов меню немного отличаются, но логика едина. Ниже разобраны оба сценария — аванс поставщику и аванс от покупателя — с проводками, зачётом аванса при отгрузке и контролем результата.

Как программа определяет, что платёж является авансом

1С не требует отдельной пометки «это аванс»: программа анализирует задолженность по договору на дату платежа. Если на момент оплаты по договору нет непогашенной отгрузки или поступления, вся сумма автоматически уходит на авансовый субсчёт — 60.02 «Расчёты по авансам выданным» или 62.02 «Расчёты по авансам полученным». Если задолженность есть, сумма сначала закрывает долг (60.01 или 62.01), а остаток становится авансом.

Ключевое условие корректной работы — правильно заполненный договор с контрагентом. Вид договора («С поставщиком» или «С покупателем»), валюта расчётов и порядок зачёта авансов определяют, как распределится оплата. Если договор выбран неверно или отсутствует, программа либо откажется проводить документ, либо распределит сумму не так, как ожидалось.

Как создать аванс поставщику

Оплата поставщику оформляется документом «Списание с расчётного счёта» или «Расходный кассовый ордер» — если платёж идёт через кассу. Чаще всего документ создают на основании счёта поставщика или загружают из банк-клиента через обмен выписками.

Последовательность действий в 1С:Бухгалтерии 8.3:

1. 1
   Откройте раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» и создайте документ «Списание с расчётного счёта».
2. 2
   Выберите вид операции «Оплата поставщику».
3. 3
   Укажите контрагента, договор с видом «С поставщиком», сумму и ставку НДС из счёта.
4. 4
   Проверьте, что счёт расчётов — 60.01, счёт авансов — 60.02 (подставляются автоматически).
5. 5
   Проведите документ и откройте проводки: сумма должна попасть на Дт 60.02 Кт 51.
6. 6
   Для контроля сформируйте ОСВ по счёту 60.02 по этому контрагенту.

Если выписка загружается из банка, программа создаёт документы автоматически. В этом случае важно проверить сопоставление контрагента и договора: при первом поступлении от нового контрагента 1С может подставить неверный договор или создать дубль контрагента по ИНН. Перед проведением выписки откройте каждый документ и убедитесь в правильности реквизитов.

Аванс по счёту на оплату

Удобный способ — создать документ оплаты на основании «Счёта на оплату поставщика». Откройте счёт, нажмите «Создать на основании» и выберите «Списание с расчётного счёта». Все реквизиты, включая сумму, договор и ставку НДС, перенесутся автоматически, что исключает ошибки ручного ввода и упрощает последующую сверку.

Как создать аванс от покупателя

Полученная предоплата оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Оплата от покупателя» или «Приходный кассовый ордер» для наличных расчётов. Документ доступен в разделе «Банк и касса» → «Банковские выписки».

Заполните контрагента, договор с видом «С покупателем», сумму и ставку НДС. После проведения программа сформирует проводку Дт 51 Кт 62.02. Если по договору уже есть неоплаченная реализация, сумма сначала закроет её — это нормальное поведение, а не ошибка.

Авансовый счёт-фактура и НДС

С полученного аванса продавец обязан начислить НДС. В 1С для этого на основании документа поступления оплаты создаётся «Счёт-фактура выданный (аванс)»: откройте платёжный документ и нажмите «Создать на основании» → «Счёт-фактура выданный». Проводка будет Дт 76.АВ Кт 68.02 с расчётной ставкой НДС (например, 20/120).

Массовое создание авансовых счетов-фактур выполняется через обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс» в разделе «Операции» → «Регламентные операции НДС». Она подбирает все непогашенные авансы за период и формирует документы пакетно. При отгрузке товара НДС с аванса принимается к вычету автоматически при проведении документа реализации и формировании записей книги покупок.

Зачёт аванса при отгрузке и поступлении

Когда по договору с авансом оформляется документ реализации (или поступления товаров — для выданного аванса), 1С автоматически зачитывает предоплату. В документе «Реализация (акты, накладные)» зачёт виден в проводках: Дт 62.01 Кт 90.01 по отгрузке и одновременно Дт 62.02 Кт 62.01 на сумму зачтённого аванса. Аналогично работает зачёт аванса поставщику: Дт 60.01 Кт 60.02.

Способ зачёта можно изменить в самом документе реализации: по ссылке «Зачёт оплаты» доступны варианты «Автоматически», «По документу» (вручную указать конкретный платёж) и «Не зачитывать». Ручной режим нужен, когда по договору несколько авансов и требуется закрыть конкретный платёж, например по условиям спецификации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки платёжного документа

Норма

Аванс поставщику: Дт 60.02 Кт 51; аванс от покупателя: Дт 51 Кт 62.02

Тревожный признак

Сумма ушла на 60.01 или 62.01 при отсутствии задолженности — проверьте договор и дату оплаты

Оборотно-сальдовая ведомость по 60.02 / 62.02

Норма

Аванс виден по контрагенту и договору, после отгрузки закрывается

Тревожный признак

Аванс «висит» после отгрузки — зачёт не выполнен, проверьте документ реализации

Книга продаж и книга покупок

Норма

Авансовый счёт-фактура попал в книгу продаж, после отгрузки — вычет в книге покупок

Тревожный признак

НДС с аванса не начислен или не восстановлен — проверьте регламентные операции НДС

Аванс в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации логика та же, но документы называются иначе: «Списание безналичных денежных средств» и «Поступление безналичных денежных средств» в разделе «Казначейство». Этап оплаты («Предоплата» или «Оплата после отгрузки») задаётся в соглашении с клиентом или в заказе, и программа контролирует соответствие фактической оплаты графику.

В этих конфигурациях аванс удобно оформлять на основании заказа клиента или заказа поставщику: документ оплаты наследует соглашение, сумму и назначение платежа, а состояние оплаты заказа отображается в его карточке. Это снижает риск оплаты не по тому заказу.

Способы создания аванса

Вручную через банковскую выписку

Подходит для разовых платежей. Требует внимательного заполнения договора и ставки НДС.

На основании счёта или заказа

Реквизиты переносятся автоматически, удобна сверка. Ограничение: счёт должен быть создан заранее.

Загрузка из банк-клиента

Быстро для большого числа платежей. Ограничение: требуется проверка сопоставления контрагентов и договоров после загрузки.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — «зависший» аванс: оплата есть, отгрузка есть, но взаимозачёт не произошёл. Причины обычно такие: в документах указаны разные договоры, реализация проведена раньше платежа по времени внутри одного дня, либо в реализации выбран режим «Не зачитывать». Лечится перепроведением документов в правильной последовательности и проверкой договоров.

Частые вопросы

Почему оплата не попала на авансовый счёт 62.02, а закрыла 62.01?

На дату платежа по договору уже существовала неоплаченная реализация, и программа сначала погасила долг. Это корректное поведение. Если по условиям договора платёж должен быть именно авансом, проверьте даты документов и очерёдность их проведения.

Как посмотреть все незачтённые авансы по контрагенту?

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60.02 или 62.02 с группировкой по контрагентам и договорам. Для детализации до документов используйте «Анализ субконто» или карточку счёта.

Нужно ли выписывать авансовый счёт-фактуру по каждому авансу от покупателя?

По общему правилу — да, НДС начисляется с каждого полученного аванса. Исключения предусмотрены НК РФ, например для длительного производственного цикла или при авансе и отгрузке в одном налоговом периоде в отдельных случаях — применение исключений стоит согласовать с бухгалтером.

Как вернуть аванс покупателю?

Создайте документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю» на основании исходного поступления. Программа сформирует проводку по закрытию 62.02, а НДС, начисленный с аванса, принимается к вычету после возврата.

Можно ли зачесть аванс по одному договору в счёт отгрузки по другому?

Стандартно зачёт работает только внутри одного договора. Для переноса между договорами используется документ «Корректировка долга» (в некоторых конфигурациях — «Взаимозачёт задолженности»), который перемещает аванс на нужный договор.

Что делать, если аванс в валюте, а отчётность в рублях?

1С пересчитывает валютный аванс в рубли по курсу на дату оплаты. При последующем зачёте аванс не переоценивается — переоценке подлежит только непогашенная часть задолженности. Проверьте, что в договоре указана валюта расчётов и корректно загружены курсы валют.