Учет и Финансы · 11 мин
Как создать акт сверки в 1С:Торговля
Пошаговая инструкция по созданию акта сверки взаиморасчетов в 1С:Управление торговлей: настройки, формирование, проверка расхождений и печать документа.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на определенную дату: сколько отгружено, сколько оплачено и какова итоговая задолженность. В 1С:Управление торговлей (редакция 11) такой акт формируется автоматически на основании данных учета, поэтому главная задача пользователя — правильно указать параметры и проверить результат перед отправкой контрагенту.
Типовой механизм сверки в УТ 11 реализован через отчет «Сверка взаиморасчетов» и документ «Сверка взаиморасчетов» (в зависимости от версии конфигурации доступен один или оба варианта). Отчет подходит для быстрой проверки, документ — для официальной сверки с фиксацией результата в базе и печатью подписанного бланка.
Прежде чем формировать акт, убедитесь, что в базе введены все первичные документы по контрагенту за сверяемый период: реализации, поступления, оплаты, возвраты и корректировки. Незакрытые или непроведенные документы — самая частая причина расхождений, которые потом приходится разбирать вручную.
Где находится акт сверки в 1С:Управление торговлей
В УТ 11 инструменты сверки расположены в нескольких местах. Отчет «Сверка взаиморасчетов с контрагентом» обычно доступен в разделах «Продажи» и «Закупки» — в группе отчетов по расчетам. Также его можно найти через «НСИ и администрирование» → поиск по слову «сверка», либо через универсальный поиск в верхней части окна программы.
Документ «Сверка взаиморасчетов» (если он включен в вашей версии конфигурации) находится в разделе «Продажи» → «Документы» → «Сверки взаиморасчетов» либо в разделе «Казначейство». Документ удобен тем, что сохраняет сам факт сверки, дату, результат и позволяет прикрепить скан подписанного контрагентом акта через механизм присоединенных файлов.
Если нужного пункта нет в интерфейсе, проверьте права пользователя и настройки функциональности: некоторые команды скрыты при отключенных опциях взаиморасчетов в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов».
Подготовка данных перед сверкой
Качество акта сверки полностью зависит от состояния учета. Перед формированием выполните базовую проверку: все ли реализации и поступления за период проведены, нет ли документов, помеченных на удаление, но участвующих в расчетах, корректно ли оформлены возвраты и корректировки.
Откройте отчет «Ведомость расчетов с контрагентами» или «Задолженность клиентов» / «Задолженность поставщикам» и сравните итоговое сальдо по контрагенту с ожидаемым. Если цифра вызывает вопросы до сверки — сначала найдите причину, иначе акт придется переделывать.
Отдельное внимание уделите договорам. В УТ 11 расчеты детализируются по договорам, заказам и накладным. Если у контрагента несколько договоров, решите заранее: сверять по каждому договору отдельно или формировать один общий акт. Обычно контрагенты просят сверку в целом по организации с детализацией по документам.
Формирование акта через отчет «Сверка взаиморасчетов»
Откройте раздел «Продажи» (для покупателей) или «Закупки» (для поставщиков) и найдите отчет «Сверка взаиморасчетов». В шапке отчета заполните обязательные параметры: организацию, контрагента и период сверки. При необходимости укажите договор, чтобы сузить выборку.
Нажмите «Сформировать». Отчет построит таблицу: в левой части — данные вашего учета (отгрузки и оплаты по дебету и кредиту), итоговое сальдо на начало и на конец периода. Проверьте, что начальное сальдо совпадает с конечным сальдо предыдущей сверки — это ключевой контрольный признак корректности.
Для печати используйте кнопку «Печать» — типовая печатная форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу операций, итоговое сальдо и текстовое заключение о наличии или отсутствии расхождений. Форму можно сохранить в PDF или Excel для отправки контрагенту электронно.
- 1Откройте раздел «Продажи» или «Закупки» и найдите отчет «Сверка взаиморасчетов»
- 2Укажите организацию, контрагента и период сверки
- 3При необходимости задайте отбор по договору
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте начальное и конечное сальдо
- 5Выведите печатную форму и сохраните или распечатайте акт
Создание акта через документ «Сверка взаиморасчетов»
Документный вариант предпочтителен, когда сверку нужно зафиксировать в базе как событие. Создайте новый документ: «Продажи» → «Сверки взаиморасчетов» → «Создать». Заполните организацию, контрагента, период и при необходимости договор.
Перейдите на вкладку с данными учета и нажмите команду заполнения — программа автоматически подберет все документы расчетов за период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Таблицу можно отредактировать вручную, но делайте это осознанно: ручные правки отображаются только в акте и не меняют учетные данные.
Если контрагент прислал свои данные, их можно внести на отдельную вкладку «Данные контрагента» — тогда программа автоматически покажет расхождения построчно. После проверки установите статус «Сверено» или «Есть расхождения», проведите документ и распечатайте акт по кнопке «Печать».
Отчет или документ — что выбрать
Быстрое формирование для внутренней проверки или разовой отправки. Не сохраняет факт сверки в базе и не фиксирует статус результата.
Фиксирует сверку как событие, хранит данные контрагента, статус результата и позволяет прикрепить скан подписанного акта. Требует чуть больше времени на оформление.
Проверка результата и работа с расхождениями
Сформированный акт нужно проверить до отправки. Контрольные точки: начальное сальдо совпадает с конечным сальдо предыдущей подписанной сверки; количество и суммы документов соответствуют первичке; итоговое сальдо совпадает с отчетом «Ведомость расчетов с контрагентами» на ту же дату.
Если контрагент вернул акт с расхождениями, типовые причины таковы: документ проведен в разных периодах у сторон (например, накладная датирована концом месяца, а оприходована у покупателя в следующем), не отражен платеж, оформлен возврат или корректировка, о которых не уведомили вторую сторону, либо разные суммы из-за ошибок ввода.
Разбирайте расхождения построчно: сверьте каждый спорный документ по номеру, дате и сумме с оригиналом. После устранения причин сформируйте акт заново — не правьте цифры вручную в печатной форме, иначе акт перестанет соответствовать учету.
Как проверить результат
Совпадает с конечным сальдо предыдущей сверки
Отличается — были проведены или изменены документы прошлых периодов
Совпадает с отчетом «Ведомость расчетов с контрагентами» на дату сверки
Суммы различаются — есть непроведенные документы или ручные операции
Все накладные и платежи за период присутствуют, без дублей
Документы отсутствуют или продублированы — проверьте отборы и договоры
Печать, подписание и хранение акта
Типовая печатная форма акта содержит все необходимые реквизиты: наименования сторон, период, таблицу операций, итоговое сальдо и строку о задолженности. Если требуется изменить форму (например, добавить расшифровку по договорам), это делается через внешнюю печатную форму, которую подключает специалист по 1С в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».
Акт подписывается обеими сторонами: обычно руководителем или уполномоченным лицом и главным бухгалтером. Скан подписанного контрагентом акта рекомендуется прикрепить к документу сверки в базе через скрепку «Присоединенные файлы» — так подтверждение сверки всегда будет под рукой при претензионной работе.
Храните подписанные акты вместе с договором и первичными документами. Хотя акт сверки не относится к первичным учетным документам, он используется как доказательство признания долга и может прерывать срок исковой давности, поэтому терять его не стоит.
Если типовой сверки недостаточно
В старых конфигурациях линейки «Торговля» (например, «Управление торговлей» 10.3) отдельного документа сверки нет — там используется отчет «Акт сверки взаиморасчетов» из меню «Отчеты» либо формируется сверка через обработку. Принцип тот же: контрагент, период, формирование, проверка сальдо.
Если типовая печатная форма не устраивает контрагента (нужна другая структура таблицы, дополнительные колонки, подписи), закажите внешнюю печатную форму у специалиста по 1С. Это безопаснее, чем редактировать конфигурацию: внешние формы не затрагивают типовой код и не мешают обновлениям.
При массовых сверках (например, ежегодная сверка со всеми покупателями) имеет смысл настроить рассылку отчетов по списку контрагентов через механизм рассылок отчетов либо формировать акты пакетно — это существенно экономит время по сравнению с ручным формированием каждого акта.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С:Торговля формируется через отчет или документ «Сверка взаиморасчетов»: укажите организацию, контрагента и период, сформируйте и проверьте начальное и конечное сальдо. Сначала приведите в порядок учет — и только потом отправляйте акт контрагенту. Подписанный акт храните вместе с договором и прикрепляйте скан к документу в базе.
Частые вопросы
Почему в акте сверки пусто, хотя документы по контрагенту есть?
Чаще всего причина в отборах: проверьте организацию, период и договор в параметрах. Также убедитесь, что документы проведены, а не сохранены как черновики или помечены на удаление — непроведенные документы в сверку не попадают.
Как сформировать акт сверки сразу по нескольким договорам контрагента?
Не заполняйте поле «Договор» в параметрах — тогда в акт попадут все расчеты по контрагенту. Если нужна детализация, включите в настройках отчета группировку по договорам: таблица будет разбита на разделы по каждому договору.
Можно ли изменить типовую печатную форму акта?
Да, через внешнюю печатную форму, которую разрабатывает специалист по 1С и подключает в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки». Изменять типовой макет внутри конфигурации не рекомендуется — это усложнит обновления.
Что делать, если контрагент прислал акт с расхождениями?
Внесите данные контрагента на соответствующую вкладку документа сверки или сверьте построчно вручную: сопоставьте каждый документ по номеру, дате и сумме. Типовые причины — разные периоды отражения, неучтенные оплаты, возвраты и корректировки. После устранения причин сформируйте акт заново.
Является ли акт сверки первичным документом?
Нет, акт сверки не является первичным учетным документом и не заменяет накладные и счета-фактуры. Однако он подтверждает признание задолженности сторонами и используется при претензионной работе и в суде, поэтому подписанные акты нужно хранить.
Как сверить расчеты в старой версии 1С:Торговля 10.3?
В УТ 10.3 используйте отчет «Акт сверки взаиморасчетов» из меню отчетов или раздела взаиморасчетов с контрагентами. Логика та же: выберите контрагента, организацию и период, сформируйте отчет и проверьте сальдо до печати.