Учет и Финансы · 13 мин
Как создать счет 012 в 1С: настройка забалансового учета
Как добавить забалансовый счет 012 в план счетов 1С:Бухгалтерии 8.3, настроить аналитику, провести документы и проверить результат. Пошаговая инструкция.
Счет 012 в 1С — это пользовательский забалансовый счет, который организация добавляет в план счетов самостоятельно. В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 такого счета нет: в плане счетов присутствуют только забалансовые счета 001–011 (арендованные основные средства, товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение, и другие). Компании создают счет 012, когда нужно вести учет активов или обязательств, не отражаемых на балансе: выданных спецсредств защиты, инструмента на ответственном хранении у сотрудников, обеспечительных платежей, собственных лицензий и прочих позиций.
Добавить новый счет в план счетов может пользователь с правами администратора или главного бухгалтера. Процедура занимает несколько минут, но требует аккуратности: неправильно выбранный тип счета или аналитика приведут к ошибкам в проводках и невозможности сформировать корректные отчеты. Перед изменением плана счетов рекомендуется сделать резервную копию информационной базы, особенно если база рабочая и в ней уже ведется учет.
Ниже рассмотрен полный цикл: создание счета 012 в разделе «План счетов», настройка субконто и признаков учета, проверка работы счета в документах, типичные ошибки и ограничения. Инструкция применима к конфигурациям 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакции 3.0), а общий принцип одинаков и для других типовых решений на платформе 1С:Предприятие 8.
Что такое счет 012 и когда он нужен
В российском плане счетов бухгалтерского учета коды забалансовых счетов официально закреплены за конкретными объектами: 001 — арендованные основные средства, 002 — ТМЦ на ответственном хранении, 003 — материалы в переработке, и так далее до 011. Счет 012 в нормативном плане отсутствует, поэтому организации используют его как свободный код для собственных задач забалансового учета.
Типовые сценарии применения счета 012: учет спецодежды и инструмента, выданных сотрудникам в личное пользование; учет имущества, переданного в безвозмездное пользование; контроль обеспечительных платежей и гарантий; учет нематериальных активов, полученных в пользование по лицензии. Конкретное назначение организация закрепляет в учетной политике — это защитит от вопросов при проверках и упростит работу новым сотрудникам.
Важно понимать ограничение: забалансовый счет не участвует в двойной записи. Это значит, что проводка вида «Дт 012» не требует корреспондирующего кредита, и сумма по счету не попадет в баланс организации. Если объект учета должен влиять на активы или обязательства, забалансовый счет не подходит — нужен обычный балансовый счет.
Подготовка: права, резервная копия и учетная политика
Для добавления счета пользователю нужны права на изменение плана счетов. В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 это роли «Администратор системы», «Полные права» или «Главный бухгалтер». Обычный бухгалтер с ограниченными правами сможет только просматривать план счетов. Если кнопка «Создать» недоступна — обратитесь к администратору базы.
Перед изменением сделайте резервную копию. Для файловой базы достаточно скопировать файл 1Cv8.1CD из каталога базы либо выполнить выгрузку через конфигуратор: «Администрирование → Выгрузить информационную базу». Для клиент-серверной базы используйте средства СУБД или выгрузку в dt. Хотя добавление счета — операция несложная, резервная копия позволит откатиться, если что-то пойдет не так.
Также заранее решите методологический вопрос: что именно будет учитываться на счете 012, в какой аналитике (по номенклатуре, контрагентам, сотрудникам, складам), и зафиксируйте это в учетной политике. От этого решения зависит настройка субконто на следующем шаге.
Создание счета 012 в плане счетов
Откройте раздел «Главное → План счетов». Если в вашей конфигурации раздел называется иначе, найдите план счетов через «Все функции → Планы счетов → План счетов бухгалтерского учета». Нажмите кнопку «Создать» — откроется форма нового счета.
- 1Откройте «Главное → План счетов» и нажмите «Создать»
- 2В поле «Код» укажите 012, в поле «Наименование» — понятное название, например «Инструмент, выданный сотрудникам»
- 3Установите тип счета «Забалансовый»
- 4Снимите флажок «Забалансовый» с признака «Балансовый», если форма предлагает выбор — счет должен быть именно забалансовым
- 5На закладке «Субконто» добавьте нужные виды аналитики: Номенклатура, Сотрудники, Контрагенты, Склады
- 6При необходимости включите признаки учета: количественный, валютный (для забалансового счета обычно нужен количественный)
- 7Снимите флажок «Запретить использовать в проводках», если он установлен, и сохраните счет кнопкой «Записать и закрыть»
Ключевое поле — тип счета. Для 012 выберите «Забалансовый». При этом признак «Активный/Пассивный» для забалансовых счетов не используется, а проводки будут формироваться без корреспонденции. Если случайно оставить счет балансовым, программа потребует двойную запись в каждой операции, и учет «сломается».
Поле «Наименование» заполните так, чтобы назначение счета было очевидно любому сотруднику: «012 — Спецодежда, выданная работникам» читается лучше, чем просто «012 — Прочее». Наименование отображается в отчетах, оборотно-сальдовой ведомости и при выборе счета в документах.
Настройка аналитики и признаков учета
На закладке «Субконто» добавьте до трех видов субконто — это ограничение платформы для типового плана счетов. Выбор зависит от назначения счета. Для учета инструмента у сотрудников логична связка «Номенклатура + Сотрудники» или «Номенклатура + Склады + Сотрудники». Для учета имущества у контрагентов — «Номенклатура + Контрагенты + Договоры».
Варианты аналитики для счета 012
Подходит для учета инструмента, спецодежды, оборудования, выданного работникам. Ограничение: нет привязки к складу хранения.
Для имущества, переданного в пользование или на хранение внешним организациям. Позволяет видеть задолженность по каждому договору.
Минимальный вариант для укрупненного количественного учета. Не подходит, если нужно знать, у кого находится ценность.
Признак «Количественный учет» включите, если планируете отслеживать не только стоимость, но и количество единиц — для инструмента и спецодежды это практически всегда нужно. Валютный учет требуется редко, только если забалансовые ценности оцениваются в иностранной валюте.
Обратите внимание на флажок «Только обороты» у субконто. Если его установить, субконто будет заполняться в проводках, но остатки в разрезе этой аналитики храниться не будут. Для счета 012, где важно знать текущие остатки по каждому сотруднику или контрагенту, этот флажок устанавливать не нужно.
Проверка работы счета в документах
После сохранения счет 012 становится доступен в документах, где допускается выбор произвольного счета: «Операция, введенная вручную» (Операции → Операции, введенные вручную), а также в некоторых типовых документах с настраиваемым способом отражения. Основной инструмент для забалансовых движений — именно ручная операция.
Создайте тестовую операцию: «Операции → Операции, введенные вручную → Создать → Операция». Добавьте проводку с дебетом счета 012, заполните субконто (номенклатуру, сотрудника), укажите количество и сумму оценки. Проведите документ и убедитесь, что проводка сохранилась без требования указать кредитовый счет — это подтверждает, что счет корректно настроен как забалансовый.
Как проверить результат
Документ проводится с одной записью по дебету или кредиту 012 без корреспонденции
Программа требует указать корреспондирующий счет — значит, тип счета не «Забалансовый»
Остатки и обороты отображаются в разрезе всех настроенных субконто, количество заполнено
Остатки есть, но аналитика пустая или количество не выводится — не включен количественный учет или не заполнены субконто
Счет 012 доступен в списке счетов при вводе операции
Счет не отображается — проверьте флажок «Запретить использовать в проводках»
Финальная проверка — формирование отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету) с выбором счета 012. Отчет должен показать остатки в разрезе субконто. Дополнительно полезен отчет «Анализ счета» — он наглядно показывает движения за период.
Типичные ошибки и ограничения
Отдельное ограничение связано с обменами. Если база синхронизируется с другими конфигурациями (например, с 1С:ЗУП или между центральной и периферийной базами), пользовательские счета могут не переноситься или переноситься некорректно — проверьте правила обмена. Также при обновлении конфигурации пользовательские счета сохраняются, но рекомендуется после обновления убедиться, что счет 012 на месте и его свойства не изменились.
Помните о налоговом учете: забалансовый счет по умолчанию не имеет признака «Налоговый учет», и проводки по нему не формируют сумм НУ. Для большинства задач забалансового учета это правильно, но если вам нужен налоговый учет по объекту, вероятно, счет вообще не должен быть забалансовым.
Если на счете 012 планируется учет спецодежды, сначала проверьте типовые механизмы: в 1С:Бухгалтерии 8.3 есть документы «Передача материалов в эксплуатацию» и специальные счета (10.11.1, МЦ.02), которые автоматизируют амортизацию и списание. Собственный забалансовый счет оправдан, когда типовой механизм не покрывает задачу.
Альтернативы собственному счету 012
Прежде чем создавать новый счет, проверьте, не решается ли задача существующими средствами. Забалансовые счета 001–011 покрывают большинство стандартных ситуаций: аренду, ответственное хранение, переработку, залоги. Для спецодежды и инвентаря есть механизм передачи материалов в эксплуатацию с автоматическим погашением стоимости.
Альтернативой счету может служить и дополнительный субсчет к существующему забалансовому счету — например, 004.01, если типовой счет 004 не используется. Такой подход сохраняет «стандартную» область кодов, но требует осторожности при обновлениях. Выбор между новым счетом 012 и субсчетом — вопрос методологического удобства; функционально они равноценны.
Как выбрать подход
Что важно запомнить
Счет 012 создается в плане счетов как забалансовый, с продуманной аналитикой до начала учета. Проверяйте результат тестовой операцией и оборотно-сальдовой ведомостью. Закрепите назначение счета в учетной политике и делайте резервную копию перед изменениями.
Частые вопросы
Можно ли создать счет 012, если в базе уже ведется учет?
Да, добавление нового счета не затрагивает существующие проводки и документы. Новый счет начнет использоваться только после того, как вы введете по нему операции. Единственная предосторожность — сделать резервную копию перед изменением плана счетов.
Почему счет 012 не отображается при выборе в документе?
Наиболее частая причина — установленный флажок «Запретить использовать в проводках» в карточке счета. Откройте план счетов, найдите 012 и снимите этот флажок. Также проверьте, что счет записан и пользователь имеет права на его просмотр.
Сколько субконто можно добавить к счету 012?
В типовом плане счетов 1С:Бухгалтерии на один счет можно добавить до трех видов субконто. Этого достаточно для большинства задач: например, «Номенклатура + Сотрудники + Склады». Если требуется больше аналитики, часть информации придется вести в дополнительных регистрах или свойствах объектов.
Исчезнет ли счет 012 при обновлении конфигурации?
Пользовательские счета, добавленные в режиме «Предприятие», при типовом обновлении сохраняются — они являются данными, а не объектами конфигурации. Тем не менее после каждого обновления стоит открыть план счетов и убедиться, что счет 012 на месте, а его субконто и признаки учета не изменились.
Можно ли удалить счет 012, если он больше не нужен?
Удалить счет можно только если по нему нет ни одной проводки и он не используется в настройках документов. Если движения были, счет можно пометить на удаление, но физическое удаление станет возможным после удаления всех ссылающихся объектов. Практичнее запретить использование счета в проводках — так история учета сохранится.
Нужна ли двойная запись для проводок по счету 012?
Нет, если счет настроен как забалансовый. Проводка формируется одной записью — по дебету или кредиту 012. Если программа требует корреспондирующий счет, проверьте тип счета в его карточке: вероятно, при создании не был установлен признак «Забалансовый».