Как составить платежный календарь в 1С

Платежный календарь — это график предстоящих поступлений и выплат денежных средств, который показывает, хватит ли компании денег на каждую конкретную дату. В типовых конфигурациях 1С (1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление холдингом) платежный календарь строится автоматически на основе документов планирования: заявок на расходование денежных средств, заказов клиентов, графиков оплаты по договорам и бюджетов движения денежных средств.

Главная задача календаря — заранее увидеть кассовый разрыв: дату, когда обязательства превысят доступные остатки и ожидаемые поступления. Если вести планирование в документах 1С, а не в отдельной таблице Excel, программа сама соберет календарь за секунды и покажет его в виде отчета или диаграммы по дням, неделям и месяцам.

Ниже разобран практический порядок настройки: какие документы вводить, как включить нужные опции, как формировать отчет «Платежный календарь» и как проверить, что данные в нем достоверны. Инструкция ориентирована на 1С:ERP 2, но логика та же в КА 2 и УХ — отличаются только названия разделов.

Что такое платежный календарь и из чего он собирается в 1С

Платежный календарь отвечает на три вопроса: сколько денег будет на счетах на каждую дату, какие платежи запланированы и возникнет ли дефицит. В отличие от бюджета движения денежных средств (БДДС), который показывает план по периодам и статьям, календарь привязан к конкретным датам платежей и работает в ежедневном разрезе.

В 1С календарь собирается из нескольких источников данных. Каждый из них попадает в отчет только при наличии заполненной даты оплаты.

• Заявки на расходование денежных средств — плановые платежи поставщикам, налоги, зарплата, прочие выплаты.
• Заказы клиентов и графики оплаты — ожидаемые поступления от покупателей по этапам оплаты.
• Заказы поставщикам — плановые оплаты по этапам, если не используются отдельные заявки.
• Остатки денежных средств — текущие остатки на банковских счетах и в кассах как стартовая точка расчета.
• Бюджеты БДДС — плановые суммы по статьям, не привязанные к конкретным документам (используются в УХ и при настроенном бюджетировании в ERP).

Какие опции включить перед началом работы

До ввода документов проверьте функциональность программы, иначе часть источников просто не попадет в календарь. Настройки выполняются под пользователем с правами администратора.

В разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство и взаиморасчеты» включите:

• «Заявки на расходование денежных средств» — базовый документ планирования выплат;
• «Согласование заявок» — если платежи должны проходить утверждение до включения в оплату;
• «Лимиты расхода денежных средств» — для контроля заявок по статьям и подразделениям;
• «Графики оплаты» в заказах — для автоматического планирования поступлений и оплат по этапам.

Если планируете строить календарь на основе бюджетов, дополнительно включите «Бюджетирование и планирование» и настройте виды бюджетов БДДС. Для небольшой компании достаточно заявок и графиков оплаты — это самый быстрый способ получить рабочий календарь без сложного бюджетного контура.

Как вводить заявки на расходование денежных средств

Заявка на расходование ДС — главный инструмент планирования выплат. Создается в разделе «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств». Ключевые поля, от которых зависит попадание в календарь:

• Дата платежа — именно на эту дату сумма ляжет в календарь;
• Хозяйственная операция — оплата поставщику, возврат клиенту, перечисление налогов, выдача зарплаты и т.д.;
• Сумма и валюта — валютные заявки пересчитываются по курсу на дату отчета;
• Статья движения денежных средств — нужна для аналитики и сверки с БДДС;
• Контрагент и договор — для связи с взаиморасчетами и автоматического закрытия заявки при оплате.

После проведения заявка проходит согласование (если включено) и получает статус «К оплате». Казначей формирует на ее основании документ «Списание безналичных ДС» или «Расходный кассовый ордер» — и заявка автоматически закрывается, исключаясь из плановой части календаря. Так поддерживается актуальность: оплаченные обязательства не дублируются в прогнозе.

Для регулярных платежей (аренда, кредиты, подписки) заводите заявки заранее на весь горизонт планирования — например, на квартал вперед. Это дает корректную картину будущих дат, а не только ближайшей недели.

1. 1
   Откройте «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств» и создайте новую заявку
2. 2
   Укажите хозяйственную операцию, контрагента, сумму и статью ДДС
3. 3
   Обязательно заполните дату платежа — без нее сумма не попадет в календарь
4. 4
   Проведите документ и отправьте на согласование, если оно настроено
5. 5
   Проверьте, что заявка появилась в отчете «Платежный календарь» на нужную дату

Как учесть поступления и графики оплаты

Вторая половина календаря — ожидаемые поступления. Самый надежный источник — графики оплаты в заказах клиентов и счетах на оплату. В карточке заказа на вкладке оплаты укажите этапы: например, «Предоплата 30% — 5 марта, постоплата 70% — 20 марта». Программа разнесет суммы по датам и включит их в календарь как плановые приходы.

Если продажи оформляются без заказов, поступления можно планировать через документы планирования (в УХ — «План поступления денежных средств») или через бюджет БДДС с помесячной или подекадной разбивкой. Учтите ограничение: бюджетные суммы привязаны к периоду, а не к точной дате, поэтому для ежедневного календаря точнее работают заказы и заявки.

Дебиторскую задолженность, которая уже отражена в учете, но еще не оплачена, имеет смысл контролировать через отчеты по расчетам с клиентами и вручную переносить ожидаемые даты оплаты в плановые документы. Автоматически «просроченная дебиторка» в календарь не подтягивается — она уже факт, а не план.

Как сформировать и прочитать отчет «Платежный календарь»

Отчет находится в разделе «Казначейство» → «Отчеты» → «Платежный календарь» (в 1С:Управление холдингом — в разделе «Казначейство» аналогично). Перед формированием задайте параметры:

• Период — обычно 2–4 недели вперед для оперативного управления, квартал — для тактического;
• Организация и банковские счета — можно смотреть по одной организации или консолидированно по группе;
• Детализация — по дням, неделям или месяцам; по статьям ДДС или по контрагентам.

Структура отчета: начальный остаток, поступления по датам, платежи по датам, итоговый остаток нарастающим итогом. Отрицательное значение итогового остатка на какую-либо дату — это и есть кассовый разрыв. В типовых отчетах такие ячейки обычно визуально выделяются.

Отчет можно сохранить как вариант с нужными настройками и добавить на начальную страницу или в рассылку — тогда финансовый отдел будет получать актуальный календарь автоматически, например каждое утро.

Контрольные точки

Как проверить корректность календаря

Начальный остаток в отчете

Норма

Совпадает с суммой остатков по банковским счетам и кассам на дату начала

Тревожный признак

Остаток отличается — проверьте отбор по счетам и дату актуальности

Плановые платежи

Норма

Все согласованные заявки со статусом «К оплате» видны на своих датах

Тревожный признак

Заявки отсутствуют — проверьте статус согласования и дату платежа

Поступления

Норма

Этапы оплаты заказов клиентов попадают в отчет с правильными суммами

Тревожный признак

Поступлений нет — в заказах не заполнены графики оплаты

Оплаченные заявки

Норма

После проведения платежа заявка исчезает из плановой части

Тревожный признак

Заявка остается в плане — платеж проведен без ссылки на заявку

Как работать с кассовыми разрывами и контролировать исполнение

Обнаружив в календаре отрицательный остаток на конкретную дату, действуйте по приоритету. Сначала проверьте, нельзя ли сдвинуть платежи: часть заявок (например, авансы поставщикам) часто допускает перенос на несколько дней без последствий. Обязательные платежи — налоги, зарплата, платежи по кредитам — переносить нельзя, их даты фиксированы.

Второй рычаг — ускорение поступлений: напоминания дебиторам по крупным счетам, скидка за досрочную оплату. Третий — привлечение краткосрочного финансирования (овердрафт, кредитная линия), если разрыв носит системный характер, а не разовый.

Для контроля исполнения используйте отчет «Контроль оплаты заявок» и сверку план/факт по статьям ДДС. Регулярное расхождение плана и факта больше чем на 10–15% по одной статье — признак того, что планирование ведется формально: заявки создаются «про запас» или с неверными датами.

Альтернативы и ограничения типового функционала

Если у вас 1С:Бухгалтерия без модуля казначейства, типового платежного календаря там нет. Варианты: вести планирование в отдельном файле и сверять с остатками из бухгалтерии, использовать подсистему планирования через документы «Счет на оплату» и платежные поручения с датами, либо рассмотреть переход на КА/ERP, если объем платежей вырос.

В 1С:Управление холдингом платежный календарь глубже: есть консолидация по группе компаний, резервирование лимитов, интеграция с системами «клиент-банк» и казначейские операции между организациями. Это оправдано для холдингов, но избыточно для одной компании.

Ограничение любого варианта: календарь надежен ровно настолько, насколько дисциплинированно вводятся документы. Если менеджеры не заполняют графики оплаты, а заявки создаются задним числом, отчет превращается в формальность — и никакая настройка это не исправит.

Сравнение вариантов ведения календаря

Заявки на расходование ДС + графики оплаты

Подходит большинству компаний: быстрый старт, точные даты, автоматическое закрытие при оплате

Календарь на основе бюджетов БДДС

Для компаний с настроенным бюджетированием; ограничение — привязка к периодам, а не к точным датам

1С:Управление холдингом

Для групп компаний с консолидацией и лимитированием; избыточно для одной организации

Excel + выгрузка остатков из 1С

Временный вариант для 1С:Бухгалтерии; риск рассинхронизации данных и ручных ошибок

Частые вопросы

В какой конфигурации 1С есть платежный календарь?

Полноценный платежный календарь есть в 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Управление холдингом. В 1С:Бухгалтерии типового отчета «Платежный календарь» нет — там доступны только косвенные инструменты через платежные документы и счета.

Почему заявка не попадает в платежный календарь?

Чаще всего причины три: не заполнена дата платежа, заявка не согласована (при включенном согласовании в отчет идут только утвержденные) или документ не проведен. Проверьте также отборы отчета — заявка может относиться к другой организации или счету.

Как учесть в календаре налоги и зарплату?

Через заявки на расходование ДС с соответствующими хозяйственными операциями: «Перечисление в бюджет» и «Выплата зарплаты». Заводите их заранее на весь горизонт планирования, поскольку это обязательные платежи с фиксированными датами — именно вокруг них строится управление остальными выплатами.

Можно ли строить календарь в валюте?

Да. Валютные заявки и поступления пересчитываются в валюту управленческого учета по курсу на дату формирования отчета. Учитывайте, что при изменении курса рублевый эквивалент плановых платежей изменится — для крупных валютных платежей имеет смысл закладывать резерв.

Как автоматизировать ежедневное обновление календаря для руководства?

Сохраните настроенный вариант отчета и настройте рассылку отчетов по расписанию — календарь будет приходить на почту в заданное время. Альтернатива — вывести отчет на начальную страницу пользователей финансового блока.

Что делать, если план и факт регулярно расходятся?

Проанализируйте расхождения по статьям ДДС через план-фактный отчет. Типичные причины: заявки создаются с запасом, даты платежей указываются приблизительно, оплаты проводятся без привязки к заявкам. Устраните причину на уровне регламента — корректировка отчета проблему не решит.