Учет и Финансы · 9 мин
Как сменить материально ответственное лицо в 1С 8.3
Пошаговая инструкция по смене материально ответственного лица в 1С 8.3: инвентаризация, документы передачи, настройка подстановки МОЛ и проверка остатков.
Смена материально ответственного лица (МОЛ) в 1С 8.3 — это не просто замена фамилии в справочнике. МОЛ привязано к остаткам товаров, материалов и основных средств на складах, поэтому при увольнении, переводе или замене сотрудника нужно корректно передать остатки новому лицу, иначе в учёте появятся расхождения, а инвентаризация покажет «висящие» суммы.
Типовая процедура состоит из трёх этапов: проведение инвентаризации по старому МОЛ, оформление передачи остатков новому МОЛ документами и обновление настроек, чтобы новые документы автоматически подставляли нового ответственного. Ниже разобрана процедура для конфигураций «Бухгалтерия предприятия 8.3» и «Управление торговлей 11», где механика немного отличается.
Подготовка: что проверить перед сменой МОЛ
Перед любыми движениями убедитесь, что у вас есть полные права на складской учёт и что все документы по складу старого МОЛ проведены. Непроведённые приходные накладные и реализации исказят остатки, и передача пройдёт с неверными количествами.
Определите, как в вашей конфигурации хранится МОЛ. В «1С:Бухгалтерии 8.3» материально ответственное лицо — это реквизит склада (справочник «Склады (магазины)», поле «Материально ответственное лицо»), но сами остатки на счетах 10, 41, 01 ведутся по складам, а не по сотрудникам. В «Управлении торговлей 11» ответственный указывается в документах и в ордерных складах, а остатки учитываются по складам.
Это ключевой момент: в типовых конфигурациях остатки номенклатуры не «висят» на конкретном сотруднике в аналитике счетов. Поэтому смена МОЛ — это в основном корректная смена реквизита склада и ответственного в документах, плюс документальное оформление факта передачи по акту.
Шаг 1. Инвентаризация по старому МОЛ
Передача материальных ценностей от одного МОЛ другому по правилам учёта должна сопровождаться инвентаризацией. В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» и создайте новый документ, указав склад старого МОЛ.
По кнопке «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» табличная часть заполнится учётными остатками. В колонку «Количество фактическое» внесите результаты реального пересчёта. Если факт совпадает с учётом — отлично, расхождений нет, и передача будет чистой.
Если выявлены недостачи или излишки, их нужно урегулировать до момента передачи: недостачи списываются документом «Списание товаров» (при необходимости — с отнесением на виновное лицо), излишки приходуются документом «Оприходование товаров». Передавать новому МОЛ остатки с неурегулированными расхождениями нельзя — ответственность за чужую недостачу перейдет к новому лицу.
- 1Создайте документ «Инвентаризация товаров» по складу старого МОЛ
- 2Заполните таблицу по учётным остаткам и внесите фактические количества
- 3Урегулируйте расхождения: спишите недостачи, оприходуйте излишки
- 4Распечатайте ИНВ-3 и ИНВ-19 при наличии расхождений
- 5Проведите документы и сверьте остатки отчётом по складу
Шаг 2. Смена МОЛ в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте раздел «Справочники» → «Склады (магазины)», найдите нужный склад и в поле «Материально ответственное лицо» выберите нового сотрудника из справочника «Физические лица». Если нового лица нет в справочнике — сначала создайте его там и убедитесь, что сотрудник оформлен в кадровом учёте.
После смены реквизита новые документы и печатные формы (ТОРГ-12, М-4, требования-накладные) будут подставлять новое МОЛ автоматически. Старые документы при этом не перезаписываются — в них остаётся прежнее лицо, что корректно с точки зрения истории учёта.
Если МОЛ меняется, а склад остаётся тот же
Самый частый случай: склад один, увольняется кладовщик, принимается новый. Здесь достаточно инвентаризации, акта приёма-передачи (оформляется в свободной форме или по унифицированной форме, вне 1С либо через «Дополнительные отчеты и обработки») и смены реквизита склада. Движения по счетам не требуются, так как аналитика по сотрудникам на счетах 10/41 не ведётся.
Если остатки передаются на другой склад
Если новое МОЛ отвечает за другой склад, оформите документ «Перемещение товаров» (раздел «Склад») со старого склада на новый. После проведения остатки физически и в учёте перейдут на склад нового ответственного. Проверьте результат отчётом «Остатки товаров на складах».
Шаг 3. Смена ответственного в Управлении торговлей 11
В УТ 11 механика другая: МОЛ как реквизит склада отсутствует, а ответственный указывается в каждом документе и в настройках пользователей. Для смены ответственного в новых документах откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Пользователи и права» → «Персональные настройки пользователей» и задайте значение ответственного по умолчанию.
Для ордерных складов проверьте настройку «Ответственный» в карточке склада (раздел «НСИ и администрирование» → «Склады и магазины»). Если используется распределение по рабочим участкам и исполнителям, обновите и их, иначе задания на отбор/размещение продолжат адресоваться старому сотруднику.
Фактическую передачу остатков в УТ 11 также оформляют через «Пересчет товаров» (инвентаризацию) с последующим отражением расхождений, а при смене склада — документом «Перемещение товаров».
Бухгалтерия 8.3 vs Управление торговлей 11
МОЛ — реквизит склада. Меняется в карточке склада; остатки по сотрудникам не ведутся, движения по счетам не нужны.
Ответственный задаётся в документах и персональных настройках. Меняется через настройки пользователей и карточку склада; при смене склада — перемещение товаров.
Шаг 4. Спецодежда и материалы в эксплуатации
Отдельный случай — спецодежда, спецоснастка и инвентарь, выданные сотруднику в эксплуатацию (счета 10.11, МЦ). В «Бухгалтерии 8.3» эти ценности числятся за конкретным физическим лицом, и при его увольнении или смене МОЛ их нужно вернуть или переоформить.
Используйте документ «Возврат материалов из эксплуатации» (раздел «Склад» → «Спецодежда и инвентарь»), чтобы снять ценности со старого лица, затем «Передача материалов в эксплуатацию» — чтобы выдать их новому. Пропуск этого шага — частая причина «зависших» сумм на счёте 10.11 за уволенными сотрудниками.
Проверка результата после смены
После всех операций сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (или оборотно-сальдовую ведомость по счетам 10/41 с детализацией по складам) и убедитесь, что остатки соответствуют переданным количествам, а на старом складе (если он закрыт) остатки равны нулю.
Создайте тестовый приходный документ по складу и распечатайте его: в полях «МОЛ» / «Ответственный» должно подставляться новое лицо. Если подставляется старое — проверьте персональные настройки пользователя и кэш значений (в УТ 11 помогает повторная установка значения по умолчанию).
Как проверить результат
В карточке склада указано новое МОЛ
Стоит старое лицо или поле пустое
Остатки соответствуют акту передачи, расхождений нет
Есть неурегулированные недостачи или излишки
В ТОРГ-12 и приходных ордерах подставляется новое МОЛ
Подставляется старое лицо
За уволенным сотрудником нет остатков
Спецодежда числится за старым лицом
Типичные ошибки при смене МОЛ
Самая распространённая ошибка — ограничиться заменой фамилии в карточке склада без инвентаризации. Формально учёт продолжит работать, но при следующей ревизии невозможно будет определить, на каком этапе возникла недостача: до или после передачи.
Вторая ошибка — редактирование старых документов с заменой ответственного. Это искажает историю учёта и печатные формы уже подписанных документов. Старые документы должны оставаться с прежним МОЛ.
FAQ
Нужно ли делать перемещение товаров, если склад тот же, а меняется только кладовщик?
Нет. Если склад не меняется, остатки в учёте не двигаются — достаточно инвентаризации, акта приёма-передачи и смены МОЛ в карточке склада. Документ «Перемещение товаров» нужен только при физической передаче ценностей на другой склад.
Изменятся ли старые документы после смены МОЛ в карточке склада?
Нет. В уже проведённых документах ответственное лицо фиксируется на момент создания. Новая фамилия будет подставляться только в новые документы и печатные формы — это правильное поведение.
Что делать, если при инвентаризации перед передачей нашлась недостача?
Сначала оформите списание недостачи документом «Списание товаров» на основании инвентаризации. Вопрос взыскания с виновного лица решается отдельно (удержание из зарплаты или соглашение о возмещении), но в учёте расхождение должно быть закрыто до передачи остатков новому МОЛ.
Как снять спецодежду с увольняемого сотрудника в 1С:Бухгалтерии?
Используйте документ «Возврат материалов из эксплуатации» в разделе «Склад» → «Спецодежда и инвентарь». После проведения ценности снимутся со счетов 10.11/МЦ за этим сотрудником. Затем при необходимости выдайте их новому лицу документом «Передача материалов в эксплуатацию».
Почему в УТ 11 в новых документах всё равно подставляется старый ответственный?
Ответственный подставляется из персональных настроек пользователя, а не из карточки склада. Откройте «НСИ и администрирование» → «Персональные настройки пользователей» и измените значение ответственного по умолчанию для соответствующего пользователя.
Что важно запомнить
Смена МОЛ — это три шага: инвентаризация с урегулированием расхождений, документальная передача остатков (или смена реквизита склада в БП / настроек в УТ 11) и проверка подстановки нового лица в документах. Не забывайте про спецодежду на счёте 10.11 и не редактируйте старые документы.