Учет и Финансы · 9 мин
Как сформировать акт сверки в 1С
Пошаговая инструкция, как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С:Бухгалтерии 8.3: заполнение, проверка расхождений, печать, исправление ошибок.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на определенную дату. Его запрашивают перед закрытием сделки, при инвентаризации расчетов, перед подготовкой годовой отчетности и при возникновении споров с покупателями или поставщиками. В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт формируется автоматически на основании данных учета, поэтому основная работа бухгалтера — правильно заполнить параметры и проверить результат.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных до печати подписанного документа, а также типовые расхождения и способы их устранения. Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Бухгалтерия предприятия 8», но логика действий схожа в «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация».
Подготовка: что проверить до формирования акта
Качество акта сверки полностью зависит от состояния учета. Если в базе есть непроведенные документы, дубли контрагентов или незакрытые периоды, акт сформируется с искажениями. Перед созданием документа выполните три проверки.
Во-первых, убедитесь, что все первичные документы по контрагенту проведены: реализации, поступления, счета-фактуры, платежные поручения. Непроведенный документ не попадет в акт. Во-вторых, проверьте, нет ли дублей контрагента в справочнике — расчеты, разбросанные по двум карточкам одного партнера, дадут неполную картину. В-третьих, выполните регламентную операцию закрытия месяца за сверяемый период, чтобы исключить влияние незавершенных расчетов.
Полезно заранее сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 «Расчеты с поставщиками», 62 «Расчеты с покупателями» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» с отбором по контрагенту. Это эталон, с которым вы сравните акт после заполнения.
Как проверить готовность данных
Все реализации, поступления и оплаты проведены
Есть документы с пометкой на удаление или без проведения
Один контрагент, ИНН заполнен
Дубли с разными наименованиями и разными остатками
Месяцы закрыты, ОСВ формируется без ошибок
Регламентные операции не выполнены, сальдо «прыгает»
Где находится акт сверки в программе
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Акт сверки расчетов». Найти его можно несколькими путями: через раздел «Покупки» → «Акты сверки расчетов», через раздел «Продажи» → «Акты сверки расчетов» (это один и тот же журнал) или через «Все функции» → «Документы». Отличий в самом документе нет — раздел влияет только на то, какой пункт меню откроется.
В «1С:Управление нашей фирмой» акт сверки расположен в разделе «Компания» или «Продажи» в зависимости от настроек интерфейса. В «1С:Комплексная автоматизация» и ERP документ называется «Сверка взаиморасчетов» и находится в разделе «Продажи» или «Закупки». Если документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя и включенные функциональные опции.
Создание и заполнение акта сверки
Нажмите «Создать» в журнале актов сверки. Откроется форма документа, где нужно заполнить шапку: организацию, контрагента, период сверки и договор, если сверка ведется по конкретному договору. Если оставить поле договора пустым, в акт попадут расчеты по всем договорам контрагента — это удобно для общей сверки, но контрагент может запросить разбивку.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета». Программа соберет все обороты по счетам расчетов с этим контрагентом за указанный период и разнесет их по табличным частям: отгрузки, оплаты, поступления, возвраты. Каждая строка таблицы — это ссылка на конкретный документ учета.
На вкладке «Дополнительно» укажите, кто подписывает акт с вашей стороны, и при необходимости разбейте таблицу по договорам. Флажок «Разбить по договорам» полезен, когда с контрагентом несколько договоров и нужно показать задолженность по каждому отдельно.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, контрагента и период сверки
- 3Нажмите «Заполнить по данным бухгалтерского учета»
- 4Проверьте табличную часть: все ли документы попали в акт
- 5Сравните итоговое сальдо с ОСВ по счетам 60, 62, 76
- 6Заполните подписанта на вкладке «Дополнительно»
- 7Проведите документ и выведите печатную форму
Проверка результата и работа с расхождениями
После автоматического заполнения не спешите печатать акт. Сравните конечное сальдо в акте с сальдо по оборотно-сальдовой ведомости на ту же дату. Значения должны совпадать до копейки. Если суммы различаются, ищите причину до отправки акта контрагенту — подписанный акт с ошибкой может быть использован против вас при споре.
Типичные причины расхождений: документ проведен задним числом после формирования ОСВ, ручные операции по счетам расчетов без указания документа расчетов, расчеты в валюте с переоценкой, а также документы, введенные на дату за пределами периода сверки. Проверьте также, не попали ли в акт счета, которые по смыслу не относятся к расчетам с этим контрагентом.
Если контрагент прислал свой акт и данные не сходятся, используйте ручную корректировку табличной части: в акте можно отметить расхождения по строкам, указав сумму по данным контрагента. Программа покажет разницу, и вы сможете построчно найти, какой документ учтен у одной стороны и отсутствует у другой. Чаще всего это неотфактурованные отгрузки, платежи в пути и документы, оформленные разными датами.
Печать и подписание акта
Для вывода на бумагу нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Акт сверки расчетов». Печатная форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу операций с датами, номерами документов и суммами, а также итоговое сальдо с расшифровкой: кто кому должен на дату сверки. Внизу предусмотрены поля для подписей и печатей обеих сторон.
Если стандартная форма не устраивает — например, нужно вывести дополнительные реквизиты или изменить формулировку о задолженности — используйте внешнюю печатную форму или отредактируйте макет через механизм «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки». Изменения макета требуют аккуратности: некорректная правка может нарушить вывод итогов.
Документ можно отправить контрагенту напрямую из программы через сервис 1С-ЭДО, если у вас настроен обмен электронными документами. Электронный акт, подписанный квалифицированной подписью, имеет юридическую силу наравне с бумажным. При бумажном обмене распечатайте акт в двух экземплярах.
Особые ситуации и ограничения
При расчетах в валюте акт формируется с учетом курсовых переоценок. Если контрагент сверяется в валюте, а вы в рублях, заранее договоритесь о единой валюте сверки, иначе акты никогда не сойдутся. В печатной форме можно вывести суммы в валюте договора.
Если сверка нужна по нескольким организациям холдинга, акт создается отдельно по каждой организации — объединить расчеты разных юридических лиц в один документ нельзя, это исказило бы отчетность. Аналогично нельзя свести в один акт расчеты с разными контрагентами.
При большом объеме операций за длительный период табличная часть может содержать тысячи строк. В этом случае формируйте акты помесячно или поквартально — так проще искать расхождения, и контрагенту удобнее проверять. Годовую сверку перед отчетностью многие организации делают нарастающим итогом: квартальные акты плюс итоговый на 31 декабря.
Частые вопросы
Почему акт сверки заполняется пустым, хотя расчеты с контрагентом есть?
Проверьте три вещи: правильно ли указан период сверки, выбрана ли та организация, от имени которой велись расчеты, и нет ли дубля контрагента — операции могут быть проведены на другую карточку. Также убедитесь, что документы проведены, а не сохранены черновиком.
Можно ли сформировать акт сверки за прошлый закрытый период?
Да, акт сверки не изменяет данные учета, поэтому его можно создать за любой период, включая закрытые. Однако если после закрытия периода в него вносились исправления, сначала сформируйте ОСВ и убедитесь, что сальдо актуально.
Что делать, если контрагент прислал акт с расхождениями?
Сформируйте свой акт за тот же период и сравните построчно. Обычно расхождения — это платежи в пути, разница в датах отгрузки или документы, не дошедшие до одной из сторон. Найденные различия зафиксируйте в акте отдельными строками или протоколом разногласий.
Обязательно ли подписывать акт сверки?
Закон не обязывает проводить и подписывать сверки — это добровольная процедура. Но подписанный акт подтверждает состояние расчетов и может прерывать срок исковой давности, поэтому от подписания стоит отказываться только при несогласии с данными, фиксируя причину письменно.
Как вывести в акте задолженность по каждому договору отдельно?
В форме документа установите флажок разбивки по договорам (обычно на вкладке «Дополнительно») перед заполнением табличной части. Программа сгруппирует операции по договорам и покажет сальдо по каждому из них.
Почему сальдо в акте не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью?
Чаще всего виноваты ручные операции по счетам расчетов без документа расчетов, документы, проведенные задним числом после формирования ОСВ, или валютная переоценка. Сформируйте карточку счета по контрагенту за период и сравните с табличной частью акта построчно.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С формируется кнопкой «Заполнить по данным учета» из раздела «Покупки» или «Продажи». Главное — перед печатью сверить итоговое сальдо с ОСВ по счетам 60, 62 и 76, устранить дубли контрагентов и не подписывать акт с необъясненными расхождениями.