Как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов между вашей организацией и контрагентом на конкретную дату. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически на основании проведенных документов: реализаций, поступлений, оплат и возвратов. Чтобы акт получился корректным, важно не только найти нужную обработку, но и заранее убедиться, что учет по контрагенту ведется чисто.

Типовой механизм одинаков для большинства конфигураций на платформе 8.3: 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация. Отличаются лишь названия разделов меню. Ниже описан порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8.3 — самой распространенной конфигурации, с пояснениями для других случаев.

Перед формированием акта убедитесь, что все первичные документы по контрагенту введены и проведены, а расчеты не «висят» на неправильных счетах или договорах. Иначе акт покажет расхождения, которых в реальности нет, и придется разбирать учет, а не сверять его с партнером.

Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С

В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ расположен в двух местах: раздел «Покупки» → «Акты сверки расчетов с контрагентами» и раздел «Продажи» → одноименный пункт. Это один и тот же журнал, открытый из разных подсистем, поэтому неважно, откуда вы зайдете.

В 1С:Управление нашей фирмой акт сверки находится в разделе «Деньги» или «Продажи» в зависимости от версии. В 1С:Комплексной автоматизации и ERP — в разделе «Продажи» → «Взаиморасчеты с клиентами» или через обработку сверки взаиморасчетов. Если не находите документ в интерфейсе, воспользуйтесь поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу и введите «Акт сверки».

Подготовка: что проверить до формирования акта

Главная причина некорректных актов сверки — не ошибки в обработке, а неполный учет. Проверьте, что все документы по контрагенту за сверяемый период проведены: реализации, поступления, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, корректировки и возвраты. Непроведенный документ в акт не попадет.

Второй источник проблем — разноска расчетов по разным договорам или счетам. Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» для счетов 60, 62 и 76 с отбором по контрагенту. Если задолженность по одному контрагенту «размазана» по нескольким договорам, а фактически это один договор, сначала исправьте аналитику в документах.

Также проверьте, нет ли одновременно дебиторской и кредиторской задолженности по одному договору — это признак незачтенных авансов. В бухгалтерии такие ситуации исправляют документом «Корректировка долга» или перепроведением документов расчетов.

Пошаговое формирование акта сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3

Откройте журнал «Акты сверки расчетов с контрагентами» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию, контрагента, договор (если сверка идет по конкретному договору) и период сверки. Поле договора можно оставить пустым — тогда в акт попадут расчеты по всем договорам контрагента.

На вкладке «По данным организации» нажмите кнопку «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета». Программа соберет все проведенные операции за период: отгрузки, поступления, оплаты, возвраты. Табличная часть заполнится строками с датами, номерами документов и суммами дебета/кредита.

Проверьте итоговое сальдо внизу документа. Оно должно совпасть с сальдо по контрагенту в оборотно-сальдовой ведомости на дату окончания сверки. Если совпадает — проведите документ и распечатайте акт кнопкой «Печать» → «Акт сверки».

1. 1
   Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов с контрагентами», нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   На вкладке «По данным организации» нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета»
4. 4
   Сверьте итоговое сальдо с ОСВ по счетам 60/62/76 на ту же дату
5. 5
   Проведите документ и распечатайте через «Печать» → «Акт сверки»
6. 6
   Отправьте акт контрагенту, после получения ответа заполните вкладку «По данным контрагента»

Работа с расхождениями и вкладка «По данным контрагента»

Акт сверки — двусторонний документ. После того как контрагент вернул подписанный акт или прислал свою версию, данные второй стороны вносят на вкладку «По данным контрагента». Можно заполнить вручную или скопировать таблицу с данными организации и отредактировать отличающиеся строки.

Если установить флажок «Сверка согласована», документ фиксирует, что расхождений нет. Если расхождения есть — программа покажет их отдельным блоком, и по каждой строке нужно разобраться: документ не проведен у одной из сторон, ошибка в сумме, разные даты отражения или пропущенная оплата.

Типичные причины расхождений: отгрузка в конце периода проведена у вас, но еще не принята к учету покупателем; оплата прошла по банку после даты сверки; у контрагента документ оформлен другим номером или датой. Большинство расхождений — это временные разницы, а не реальные долги.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо в акте и в ОСВ по счету расчетов на дату сверки

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Разница есть — ищите непроведенные документы или ошибочную аналитику по договорам

Перечень операций в акте

Норма

Каждая строка соответствует реальному первичному документу

Тревожный признак

Есть строки без документов или дубли операций

Расхождения с данными контрагента

Норма

Расхождений нет или все объяснены временными разницами

Тревожный признак

Есть необъясненные суммы — требуется разбор с контрагентом

Печать, подписание и хранение акта

Стандартная печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе. В форму выводятся реквизиты обеих организаций, таблица операций, итоговое сальдо и строка с формулировкой задолженности: кто кому и сколько должен на дату сверки. Подписи в форме подставляются из данных организации — проверьте, что в карточке организации указаны актуальные руководитель и главный бухгалтер.

Акт распечатывают в двух экземплярах, подписывают уполномоченными лицами обеих сторон, при необходимости ставят печати. Если компании обмениваются документами через ЭДО, акт сверки можно отправить в электронном виде — в 1С поддерживается обмен произвольными документами через операторов ЭДО.

Хранить подписанные акты нужно вместе с первичными документами по расчетам. Подписанный акт важен еще и потому, что он может служить признанием долга и прерывать срок исковой давности — поэтому регулярная сверка с дебиторами имеет не только учетный, но и юридический смысл.

Типичные ошибки при формировании акта сверки

Самая частая ошибка — формирование акта до завершения ввода первичных документов за период. Бухгалтер распечатывает акт, отправляет контрагенту, а потом находит непроведенную оплату — и вся сверка идет заново. Правило простое: сначала закрываете период по контрагенту, потом формируете акт.

Вторая ошибка — сверка без отбора по договору при наличии нескольких договоров с разными условиями. Контрагент получает общую «кашу», где смешаны расчеты по поставкам и, например, по аренде, и не может сверить документ со своим учетом. Формируйте отдельный акт по каждому договору.

Третья ошибка — ручная правка сумм в табличной части «под нужную цифру». Это делает акт недостоверным и создает конфликт с данными учета. Если сальдо не сходится, исправляйте учетные документы, а не форму акта.

Как проверить готовый акт: контрольные точки

После заполнения акта выполните три быстрые проверки. Первая — сравните итоговое сальдо акта с отчетом «Обороты по счету» или ОСВ по счету 60/62/76 с отбором по контрагенту и договору на дату окончания сверки. Совпадение до копейки — обязательное условие.

Вторая проверка — количество строк. Если в акте подозрительно мало операций за активный период, вероятно, часть документов не проведена или проведена по другому договору. Третья проверка — начальное сальдо: оно должно совпадать с конечным сальдо предыдущего согласованного акта сверки с этим контрагентом. Это гарантирует непрерывность сверок.

Частые вопросы об акте сверки в 1С

Почему акт сверки заполняется пустым, хотя документы по контрагенту есть?

Чаще всего документы не проведены или проведены по другой организации, договору либо счету расчетов, который не входит в настройки заполнения. Проверьте статус проведения документов и сформируйте ОСВ по счетам 60, 62, 76 с отбором по контрагенту — если там пусто, акт тоже будет пустым.

Можно ли сформировать акт сверки по всем договорам контрагента сразу?

Да, для этого оставьте поле «Договор» пустым — в акт попадут все расчеты с контрагентом. Однако если у контрагента несколько договоров с разными условиями, удобнее формировать отдельный акт по каждому договору, чтобы партнеру было проще сверить данные.

Как исправить акт сверки, если после его отправки нашли ошибку в учете?

Сначала исправьте учетные документы (проведите пропущенные, скорректируйте ошибочные). Затем откройте акт сверки, нажмите «Заполнить» заново — табличная часть обновится по актуальным данным. После этого распечатайте новую версию и направьте контрагенту с пояснением, что это уточненный акт.

Чем акт сверки документа отличается от отчета «Сверка взаиморасчетов»?

Акт сверки — документ, который хранится в базе, имеет две стороны (ваши данные и данные контрагента) и предназначен для подписания обеими сторонами. Отчеты вроде «Обороты по счету» — внутренние аналитические инструменты для проверки учета, их контрагенту не отправляют.

Можно ли отправить акт сверки контрагенту по ЭДО из 1С?

Да, если в программе настроен обмен электронными документами. Акт сверки отправляется как произвольный (неформализованный) документ через подключенного оператора ЭДО. Контрагент сможет подписать его электронной подписью, и подписанный файл вернется в вашу базу.

За какой период лучше формировать акт сверки?

Оптимально — от даты последнего согласованного акта до текущей даты или конца квартала. Если сверка проводится впервые, берите период с начала работы с контрагентом. Слишком длинный период с большим числом операций затрудняет поиск расхождений, поэтому при активных расчетах сверяйтесь ежеквартально.