Как сформировать РКО в 1С: подробная инструкция

Расходный кассовый ордер (РКО) — первичный документ, которым оформляется выдача наличных денег из кассы организации: расчёты с поставщиками, выдача подотчётных сумм, возврат покупателю, выплата зарплаты. В программах 1С (прежде всего в «1С:Бухгалтерии 8.3») РКО создаётся документом «Выдача наличных» или «Расходный кассовый ордер» — название зависит от версии конфигурации.

Документ не только формирует печатную форму по унифицированной форме КО-2, но и создаёт бухгалтерские проводки по кредиту счёта 50 «Касса». Поэтому важно правильно выбрать вид операции и корреспондирующий счёт — от этого зависит корректность учёта.

Ниже разобран порядок создания РКО в типовой «1С:Бухгалтерии 8.3», особенности для разных видов операций, проверка проводок и типичные ошибки, из-за которых касса «не сходится».

Где в 1С находится документ РКО

В «1С:Бухгалтерии 8.3» расходный кассовый ордер оформляется документом «Выдача наличных». Найти его можно двумя путями:

• раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» — общий журнал приходных и расходных ордеров;
• раздел «Банк и касса» → «Выдача наличных» — отдельный список только расходных документов.

В журнале «Кассовые документы» нажмите кнопку «Создать» и выберите «Выдача наличных». Если документов много, удобно использовать отбор по виду документа и по кассе — это ускоряет поиск нужного ордера при сверке.

В «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексной автоматизации» документ может называться «Расходный кассовый ордер» или «Расход из кассы», но логика заполнения аналогична: вид операции, получатель, сумма, основание.

Выбор вида операции: от чего зависят проводки

Вид операции — ключевое поле документа. Оно определяет, какие поля будут доступны и какие проводки сформируются при проведении. Основные варианты:

Если выбрать неверный вид операции, сумма попадёт не на тот счёт: например, оплата поставщику, оформленная как «Прочий расход», не закроет задолженность по счёту 60, и в отчётах по взаиморасчётам долг «зависнет». Поэтому сначала определите экономический смысл операции, а уже потом заполняйте документ.

Пошаговое создание РКО

Рассмотрим заполнение на примере оплаты поставщику — самой распространённой операции.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы», нажмите «Создать» → «Выдача наличных».
2. 2
   Выберите вид операции, например «Оплата поставщику».
3. 3
   Проверьте дату и номер документа — номер присваивается автоматически в пределах кассы.
4. 4
   Укажите получателя (контрагента или сотрудника) и договор при необходимости.
5. 5
   Введите сумму, при необходимости выберите документ расчётов, который закрывает оплата.
6. 6
   Заполните поле «Основание» (например, «Оплата по счёту № 15 от 12.05») — оно попадёт в печатную форму.
7. 7
   Заполните поле «Приложение», если к ордеру прикладываются подтверждающие документы.
8. 8
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)».

Поле «Выдать» (ФИО получателя) заполняется автоматически из карточки контрагента или сотрудника, но его можно отредактировать вручную — именно этот текст попадёт в печатную форму. При выдаче денег физическому лицу по доверенности укажите реквизиты доверенности в соответствующем поле.

После проведения документа сумма сразу отражается в кассовой книге. Если кассовая книга формируется автоматически, дополнительных действий не требуется — ордер попадёт в отчёт кассира за свой день.

Особенности отдельных операций

Выдача подотчётному лицу

При операции «Выдача подотчётному лицу» в поле получателя выбирается физическое лицо из справочника сотрудников. Проводка — Дт 71 Кт 50. Обратите внимание: если по сотруднику есть незакрытый аванс, программа может показать остаток задолженности — это помогает контролировать выдачу новых сумм под отчёт до закрытия предыдущих.

Взнос наличных в банк

При сдаче выручки на расчётный счёт выбирается операция «Взнос наличными в банк» и указывается банковский счёт организации. Проводка Дт 51 Кт 50 формируется сразу. Если деньги сдаёт инкассация и зачисление происходит позже, некоторые организации используют счёт 57 «Переводы в пути» — тогда потребуется ручная корректировка счёта или отдельная настройка.

Выплата зарплаты

Зарплата через кассу обычно оформляется не вручную, а на основании ведомости: сначала создаётся документ «Ведомость в кассу», затем на его основании — выдача наличных. Так суммы по каждому сотруднику распределяются автоматически, и не приходится создавать отдельный РКО на каждого работника.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Выдаёте деньги сотруднику на хознужды или командировкуОперация «Выдача подотчётному лицу», получатель — физлицо

Оплачиваете счёт или акт контрагентаОперация «Оплата поставщику», укажите договор и документ расчётов

Сдаёте выручку на расчётный счётОперация «Взнос наличными в банк», укажите свой банковский счёт

Выплачиваете зарплату нескольким сотрудникамСоздайте «Ведомость в кассу» и РКО на её основании

Как распечатать РКО по форме КО-2

Печатная форма вызывается из открытого документа: кнопка «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Форма включает сам ордер и отрывную квитанцию, которая выдаётся получателю денег.

Перед печатью проверьте заполнение полей «Основание», «Выдать», «Приложение» — они берутся из документа, и исправить что-то уже на бумаге нельзя. Подписи руководителя и главного бухгалтера в печатной форме подставляются из сведений об организации; если они пустые, проверьте раздел «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи».

Если организация применяет самостоятельно разработанную форму ордера (это допустимо, поскольку унифицированные формы не обязательны), в типовой конфигурации всё равно печатается КО-2 — для собственной формы потребуется внешняя печатная форма или доработка.

Проверка результата и контроль кассы

После проведения РКО убедитесь, что документ отразился в учёте корректно:

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка «Дт/Кт»)

Норма

Кредит 50 счёта, дебет соответствует смыслу операции

Тревожный признак

Проводок нет или счёт дебета не соответствует операции

Оборотка по счёту 50 за день

Норма

Остаток кассы уменьшился на сумму ордера и не ушёл в минус

Тревожный признак

Отрицательный остаток по кассе

Кассовая книга за день

Норма

РКО присутствует в отчёте кассира с верным номером

Тревожный признак

Документа нет в книге или дата не та

Взаиморасчёты с контрагентом

Норма

Задолженность по счёту 60/62 уменьшилась на сумму оплаты

Тревожный признак

Долг не закрылся — не указан документ расчётов

Отрицательный остаток по кассе — самый частый сигнал ошибки. Он возникает, когда расходный ордер проведён датой раньше приходного или когда наличные сданы в банк до их оприходования. Проверьте хронологию кассовых документов за день и при необходимости скорректируйте время документов.

Типичные ошибки и риски

Ещё один риск — работа без разграничения прав. Если кассовые документы может создавать и изменять любой пользователь, контроль за движением наличных фактически теряется. Настройте роли так, чтобы создавать и проводить РКО мог только кассир или бухгалтер по кассе.

Часто задаваемые вопросы

Как исправить ошибку в уже проведённом РКО?

Если период открыт, откройте документ, внесите изменения и перепроведите его — кассовая книга и проводки обновятся автоматически. Если период закрыт и отчётность сдана, документы прошлого периода не трогают: оформляют корректирующую операцию текущей датой. После любых правок перепроверьте остаток по счёту 50 и кассовую книгу за затронутый день.

Можно ли создать РКО на основании другого документа?

Да. Выдача наличных создаётся на основании поступления товаров и услуг, счёта поставщика, ведомости в кассу и других документов через кнопку «Создать на основании». При этом контрагент, договор, сумма и основание подставляются автоматически, что снижает риск ошибок ручного ввода.

Почему РКО не попадает в кассовую книгу?

Чаще всего причины три: документ не проведён (только записан), дата документа не совпадает с датой формируемой книги, либо в документе выбрана другая касса организации. Проверьте статус проведения, дату и поле «Касса» в самом ордере.

Чем РКО отличается от чека ККТ при возврате покупателю?

Это разные документы с разным назначением. РКО отражает выдачу наличных из кассы в бухгалтерском учёте, а кассовый чек фиксирует расчёт для целей применения ККТ. При возврате покупателю обычно нужны оба: чек на возврат пробивается на кассе, а выдача денег оформляется расходным ордером.

Как оформить РКО, если организация применяет УСН?

Порядок создания документа тот же, но дополнительно проверьте, что расход корректно отражён в книге учёта доходов и расходов: оплата поставщику должна попасть в расходы при соблюдении условий признания. Для операций, не признаваемых расходом (например, выдача под отчёт до утверждения авансового отчёта), сумма в КУДиР сразу не попадает — это нормально.

Можно ли печатать несколько РКО одним пакетом?

В типовой конфигурации печать выполняется из каждого документа отдельно. Для пакетной печати можно выделить нужные документы в журнале «Кассовые документы» и воспользоваться командой печати из меню «Ещё», если она доступна в вашей версии, либо использовать универсальную обработку групповой печати.