Учет и Финансы · 14 мин
Как сформировать план счетов в 1С
Как сформировать и настроить план счетов в 1С: добавление счетов и субсчетов, аналитика, субконто, забалансовые счета, типовые ошибки и проверка результата.
План счетов — это основа бухгалтерского и налогового учёта в 1С: от его структуры зависит, как программа будет формировать проводки, оборотно-сальдовую ведомость и регламентированную отчётность. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) уже загружен типовой план счетов, соответствующий приказу Минфина, но под специфику организации его почти всегда приходится дорабатывать: добавлять субсчета, настраивать аналитику и создавать забалансовые счета.
Правильно сформированный план счетов избавляет от ручных корректировок при закрытии месяца и снижает количество ошибок в отчётности. Ошибки на этом этапе, наоборот, приводят к «разъезжающимся» итогам, невозможности автоматически заполнить декларации и необходимости переделывать учёт задним числом — а это всегда дороже, чем потратить время на настройку в начале работы.
Ниже разобран практический порядок работы: где находится план счетов в разных конфигурациях, как добавлять счета и субсчета, как настраивать субконто и признаки учёта, какие ограничения накладывает программа и как проверить результат до начала ввода операций.
Где находится план счетов и как он устроен
В 1С:Бухгалтерия 8 план счетов открывается через меню «Главное — План счетов» либо через «Все функции — Планы счетов — План счетов бухгалтерского учёта». В 1С:ERP и Комплексной автоматизации регламентированный план счетов доступен в разделе «Регламентированный учёт», а в 1С:Управление нашей фирмой — в разделе «Компания» или «Деньги», причём там план счетов изначально усечённый и рассчитан на управленческий учёт.
Каждый счёт в 1С — это не просто код и название, а набор настроек: вид счёта (активный, пассивный, активно-пассивный), признаки количественного, валютного и налогового учёта, признак забалансового учёта и список видов субконто (аналитических разрезов). Именно эти параметры определяют, какие проводки программа сможет сформировать и какие отчёты по счёту будут доступны.
Важно понимать иерархию: счёт верхнего уровня (например, 10 «Материалы») объединяет субсчета (10.01 «Сырьё и материалы», 10.03 «Топливо» и т.д.). Проводки в типовой конфигурации формируются по субсчетам, а итоги по счёту верхнего уровня сворачиваются автоматически. Поэтому расширять план счетов правильнее именно добавлением субсчетов, а не новых счетов первого порядка.
Подготовка: что продумать до настройки
Прежде чем добавлять счета, определите, какая аналитика реально нужна для управленческих и регламентированных отчётов. Например, если руководство требует видеть затраты по филиалам и направлениям деятельности, субконто «Подразделения» и «Статьи затрат» должны быть настроены на затратных счетах с самого начала — добавить их позже можно, но старые проводки придётся перепроводить или корректировать вручную.
Проверьте учётную политику организации: метод оценки запасов, способы начисления амортизации, применение ПБУ 18/02, специальные режимы налогообложения. Многие настройки учётной политики в 1С напрямую влияют на то, какие счета и субконто будут задействованы в автоматических проводках. Несоответствие учётной политики и структуры плана счетов — частая причина ошибок при закрытии месяца.
Составьте на бумаге или в таблице перечень недостающих субсчетов и забалансовых счетов. Типичные примеры: субсчета к счёту 01 и 02 по группам основных средств, субсчета к 60 и 62 для обособленного учёта авансов по нестандартным договорам, забалансовые счета для арендованного имущества, залогов, товаров на комиссии.
Как добавить счёт или субсчёт
Откройте план счетов и нажмите «Создать». Чтобы добавить субсчёт, сначала выделите счёт-родитель в списке — тогда программа предложит код в рамках его иерархии. Код субсчёта формируется через точку или без неё в зависимости от настроек отображения, но внутренне 1С хранит код как единую строку, поэтому при обменах и выгрузках важна именно полная форма кода.
Заполните основные поля карточки счёта:
- Код — уникальный в пределах плана счетов; для субсчетов сохраняйте логику типовой нумерации, чтобы не запутаться при сверке с отчётностью;
- Наименование — понятное пользователям название, оно выводится в отчётах и проводках;
- Вид счёта — активный, пассивный или активно-пассивный; от этого зависит, на какой стороне оборотки программа ожидает сальдо и как сработают контроли отрицательных остатков;
- Признаки учёта — количественный (для складских счетов), валютный (для счетов расчётов в валюте и валютных счетов банка), налоговый (для счетов, участвующих в налоговом учёте по налогу на прибыль);
- Забалансовый — признак для счетов, не участвующих в двойной записи.
После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Проверьте, что новый субсчёт появился в иерархии под нужным счётом и доступен для выбора в документах. Если субсчёт не отображается в подборе — проверьте, не установлен ли у него признак «Запретить использовать в проводках» (такой признак ставится на группирующие счета).
- 1Сделайте резервную копию базы
- 2Откройте «Главное — План счетов»
- 3Выделите счёт-родитель и нажмите «Создать»
- 4Заполните код, наименование, вид счёта и признаки учёта
- 5Назначьте виды субконто и их порядок
- 6Запишите и проверьте доступность субсчёта в документе-проводке
Настройка субконто и аналитики
Виды субконто назначаются в табличной части карточки счёта. На один счёт можно добавить до трёх видов субконто — это ограничение платформы для данного плана счетов, и обойти его штатно нельзя. Поэтому выбирайте аналитику осознанно: например, для счёта 60 типовой набор — «Контрагенты», «Договоры», «Документы расчётов с контрагентами», и заменять его без необходимости не стоит.
Для каждого вида субконто можно включить флажки «Только обороты» и «Суммовой/количественный учёт». Признак «Только обороты» означает, что по этой аналитике не ведутся остатки — он полезен для статей затрат на счетах расходов, где сальдо на конец периода всё равно закрывается. Ошибочное включение этого признака на расчётных счетах приведёт к тому, что задолженность по контрагентам в разрезе договоров перестанет сходиться.
Порядок субконто влияет на скорость построения отчётов и на удобство отборов: первым ставьте самый используемый разрез. Менять состав субконто на счёте, по которому уже есть проводки, допустимо, но добавление нового субконто оставит старые записи с пустым значением аналитики — в отчётах появятся строки «<...>», которые придётся разносить вручную или обработкой.
Забалансовые и специальные счета
Забалансовые счета в 1С создаются с признаком «Забалансовый». Проводки по ним не требуют корреспонденции — программа не контролирует двойную запись, поэтому такие счета удобны для учёта арендованных основных средств, материалов на ответственном хранении, выданных и полученных гарантий. Коды забалансовых счетов в типовой конфигурации начинаются с нуля или имеют буквенные обозначения (например, 001 «Арендованные основные средства»).
При создании собственного забалансового счёта задайте ему код, не пересекающийся с типовой нумерацией, и понятное наименование. Учтите: забалансовые счета попадают в оборотно-сальдовую ведомость только при включённом соответствующем отборе, а в бухгалтерскую отчётность не выгружаются автоматически — показатели за балансом раскрываются в пояснениях вручную.
Отдельный случай — счета для специфических операций, которых нет в типовом плане: например, учёт у организации с обособленными подразделениями, операций по договорам простого товарищества или агентских схем. Здесь сначала проверьте методические рекомендации по вашей отрасли и согласуйте новые счета с аудитором или главным бухгалтером: произвольные счета в балансовом учёте могут вызвать вопросы при проверке.
Способы расширения плана счетов
Основной и безопасный способ: сохраняется типовая отчётность, автоматически работают регламентные операции. Ограничение — иерархия привязана к родительскому счёту.
Подходит для учёта ценностей за балансом без двойной записи. Ограничение — не участвует в балансе и требует ручного раскрытия в отчётности.
Допустим в исключительных случаях (специфика отрасли). Требует согласования и ручной доработки отчётных форм, усложняет обновления конфигурации.
Проверка результата и типовые ошибки
После настройки сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по всем счетам с детализацией по субконто и проверьте: новые счета видны в структуре, аналитика отображается корректно, итоги по родительским счетам сходятся с суммой субсчетов. Затем создайте тестовый документ (например, «Операцию, введённую вручную») с проводкой по новому счёту, проведите его и убедитесь, что движения отражаются в отчётах «Анализ счёта» и «Обороты счёта». После проверки тестовую операцию пометьте на удаление.
Дополнительно проверьте работу регламентных операций закрытия месяца в тестовом периоде: если новые субсчета добавлены к затратным счетам, убедитесь, что закрытие 20, 25, 26, 44 проходит без ошибок и затраты распределяются по нужной аналитике. Ошибки на этом этапе обычно означают, что в настройках учётной политики или методов распределения не указаны новые субсчета или статьи затрат.
Как проверить результат
Счёт виден в иерархии, итог родителя равен сумме субсчетов
Субсчёт отсутствует или итоги расходятся
Все виды субконто заполнены, нет строк с пустыми значениями
Появляются строки с незаполненной аналитикой
Регламентные операции выполняются без ошибок
Ошибки распределения затрат или незакрытые счета
Счёт доступен в поле выбора проводок
Счёт не отображается — стоит запрет использования в проводках
Ограничения и когда нужен программист
Штатными средствами пользователь может добавлять счета и субсчета, менять субконто и признаки учёта. Однако есть задачи, которые требуют доработки конфигурации: увеличение числа субконто сверх трёх, добавление нового плана счетов (например, для управленческого учёта по МСФО), изменение длины кода счёта, автоматическое заполнение аналитики по нестандартным правилам. Такие изменения выполняются в конфигураторе и должны тестироваться на копии базы.
Учтите и ограничение обновлений: если вы изменили предопределённые элементы типового плана счетов или добавили счета через конфигуратор, при очередном обновлении конфигурации возможны конфликты. Пользовательские счета, созданные в режиме «Предприятие», обновлениям не мешают — ещё один аргумент в пользу того, чтобы не лезть в конфигуратор без крайней необходимости.
Опыт показывает: чем ближе план счетов к типовому, тем дешевле сопровождение. Большинство потребностей в детализации закрывается субконто и субсчетами, а не новыми счетами. Перед созданием нестандартного счёта проверьте, нельзя ли решить задачу дополнительным видом субконто или отдельным субсчётом.
Частые вопросы
Можно ли удалить счёт из плана счетов в 1С?
Типовые (предопределённые) счета удалить нельзя — можно только снять с них использование в документах. Собственные счета и субсчета удаляются, если по ним нет проводок и ссылок в настройках. При наличии движений программа откажет в удалении: сначала нужно очистить или перенести проводки за все периоды, что на практике делает удаление невыгодным — проще прекратить использование счёта.
Сколько субконто можно назначить на один счёт?
В типовом плане счетов бухгалтерского учёта — до трёх видов субконто на счёт. Это ограничение задано в конфигураторе. Увеличить его может только разработчик через доработку конфигурации, но такое изменение затрагивает регистры бухгалтерии и требует тщательного тестирования, включая пересчёт итогов.
Что делать, если после добавления субконто в отчётах появились пустые значения?
Пустая аналитика означает, что проводки были сделаны до добавления субконто. Нужно отобрать такие проводки отчётом «Обороты счёта» с группировкой по новому субконто и заполнить аналитику: либо исправлением первичных документов с последующим перепроведением, либо ручными операциями. Для больших объёмов используют обработки группового изменения, но только после резервной копии.
Нужно ли согласовывать новые счета с налоговой или аудитором?
Формально организация вправе применять дополнительные субсчета, закрепив это в учётной политике. Субсчета к типовым счетам вопросов обычно не вызывают. А вот новые счета верхнего уровня в балансовом учёте стоит согласовать с аудитором: они должны найти отражение в отчётности, а типовые формы 1С их автоматически не подтянут.
Переносится ли настроенный план счетов при обновлении конфигурации?
Да. Счета и субсчета, созданные пользователем в режиме «Предприятие», при обновлении сохраняются, как и настройки их субконто. Риск возникает только при изменении предопределённых счетов или доработке плана счетов в конфигураторе — тогда обновление требует ручного сопоставления изменений.
Как учесть в плане счетов работу в нескольких валютах?
Для валютных счетов (52, 57, специальные счета в банке, расчёты с валютными контрагентами) в карточке счёта включается признак «Валютный». Тогда программа хранит суммы в валюте и в рублях и автоматически рассчитывает курсовые разницы при переоценке. Если признак не включён, переоценка выполняться не будет, и рублёвое покрытие валютных остатков придётся корректировать вручную.
Что важно запомнить
План счетов в 1С расширяют преимущественно субсчетами и настройкой субконто, а не новыми счетами верхнего уровня. Перед изменениями делают резервную копию, после — проверяют оборотку, аналитику и закрытие месяца в тестовом периоде. Изменения аналитики на счетах с проводками требуют дозаполнения старых записей, а доработки сверх штатных возможностей — участия разработчика.