Как сформировать ПКО в 1С: пошаговое руководство

Приходный кассовый ордер (ПКО) — документ, которым организация оформляет поступление наличных денег в кассу: выручку от покупателей, возврат подотчётных сумм, взносы учредителей, поступления с расчётного счёта. В программах 1С ПКО создаётся как документ «Поступление наличных» (в «1С:Бухгалтерии 8.3») или «Приходный кассовый ордер» (в «1С:Управление торговлей», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация»), и от корректности его заполнения зависят кассовая дисциплина, правильность проводок и взаиморасчётов.

Ошибка в ПКО приводит не только к неверным остаткам по кассе, но и к расхождениям в расчётах с контрагентами, неправильному отражению выручки и проблемам при кассовых проверках. Поэтому важно понимать, какой вид операции выбрать, какие реквизиты обязательны и как проверить результат после проведения документа.

Ниже разобран порядок формирования ПКО в наиболее распространённых конфигурациях, различия между видами операций, проверка проводок и типичные ошибки, которые допускают кассиры и бухгалтеры.

Где в 1С находится документ ПКО

В «1С:Бухгалтерии 8.3» ПКО создаётся через раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». В открывшемся журнале нажмите кнопку «Поступление» — откроется форма нового документа «Поступление наличных». Тот же журнал доступен через «Банк и касса» → «Касса» в некоторых версиях интерфейса.

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» документ называется «Приходный кассовый ордер» и находится в разделе «Казначейство» → «Кассовые ордера» (или «Финансы» в зависимости от настройки интерфейса). Создание — по кнопке «Создать» с выбором типа документа «Приходный кассовый ордер».

В «1С:Комплексной автоматизации 2» логика аналогична ERP: раздел «Казначейство», журнал кассовых документов. Независимо от конфигурации у пользователя должны быть права на добавление кассовых документов — если кнопка создания недоступна, проверьте роли в настройках прав доступа.

Выбор вида операции: ключевой шаг

Вид операции определяет, какие счета учёта и регистры будут задействованы, поэтому его выбирают первым — до заполнения остальных полей. При смене вида операции набор реквизитов на форме меняется.

Основные виды операций в «1С:Бухгалтерии 8.3»:

• Оплата от покупателя — поступление наличной выручки от контрагента по договору; закрывает задолженность по счёту 62;
• Розничная выручка — сдача выручки с торговой точки; дебет 50, кредит 90.01;
• Возврат от подотчётного лица — сотрудник вернул неиспользованный аванс; кредит 71;
• Получение наличных в банке — снятие денег с расчётного счёта; кредит 51;
• Взнос в уставный капитал — поступление от учредителя; кредит 75.01;
• Прочее поступление — произвольная корреспонденция, счёт кредита указывается вручную.

Маршрут решения

Как выбрать вид операции

Покупатель платит наличными по выставленному счёту или накладнойОплата от покупателя — укажите договор и документ расчётов

Сдаётся выручка розничной точки по Z-отчётуРозничная выручка — выберите склад/торговую точку

Сотрудник вернул остаток авансаВозврат от подотчётного лица — сумма должна совпадать с авансовым отчётом

Деньги сняты с расчётного счёта по чекуПолучение наличных в банке — проверьте, что выписка банка уже загружена

Основание не подходит ни под один типовой случайПрочее поступление — вручную укажите счёт кредита и аналитику

Пошаговое заполнение ПКО в 1С:Бухгалтерии 8.3

Рассмотрим самый частый сценарий — поступление оплаты от покупателя. Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Поступление».

Заполните поля в следующем порядке:

1. Вид операции — «Оплата от покупателя».
2. Дата — дата фактического поступления денег в кассу, а не дата ввода документа в программу.
3. Касса — если ведётся учёт по нескольким кассам (основная, операционные), выберите нужную.
4. Плательщик (контрагент) — выберите из справочника; если контрагента нет, создайте его, не нарушая уникальность по ИНН.
5. Договор — договор с видом «С покупателем»; от него зависит аналитика взаиморасчётов.
6. Сумма — фактически полученная сумма наличных.
7. Статья движения денежных средств — например, «Оплата от покупателей»; нужна для отчёта о движении денежных средств.
8. Документ расчётов — при способе погашения задолженности «По документу» укажите реализацию, которую закрывает оплата.
9. Принято от — ФИО или наименование плательщика текстом, как в бумажном ордере.
10. Основание — например, «Оплата по счёту №… от …».

После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Документ сформирует проводку Дт 50.01 — Кт 62.01 (при авансе — Кт 62.02, программа определяет это автоматически по состоянию расчётов).

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Поступление»
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий основанию поступления
3. 3
   Укажите дату, кассу, контрагента, договор и сумму
4. 4
   Заполните статью ДДС, поля «Принято от» и «Основание»
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
6. 6
   Распечатайте ПКО по форме КО-1 и передайте на подпись кассиру и главбуху

Печать ПКО по форме КО-1

Из проведённого документа доступна печатная форма: кнопка «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Форма включает сам ордер и отрывную квитанцию, которая выдаётся лицу, внёсшему деньги.

Проверьте перед печатью, что в программе заполнены реквизиты организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации»): наименование, ОКПО (если используется в форме), данные руководителя и главного бухгалтера. Пустые подписи на печатной форме — частый признак незаполненного раздела «Подписи» в карточке организации.

Обратите внимание: поле «Принято от» и «Основание» на печатной форме берутся из одноимённых реквизитов документа. Если они не заполнены, на бумаге останутся пустые строки, что при проверке кассовой дисциплины может быть квалифицировано как нарушение оформления первичного документа.

Проверка проводок и остатка по кассе

После проведения откройте движения документа кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки и другие движения»). Убедитесь, что корреспонденция соответствует виду операции: для оплаты покупателя — Дт 50.01 Кт 62.01 или 62.02, для розничной выручки — Дт 50.01 (или 50.02 для операционной кассы) Кт 90.01.1.

Затем сверьте остаток по кассе: сформируйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50» (раздел «Отчёты») или «Кассовая книга» в разделе «Банк и касса». Остаток на конец дня должен совпадать с фактическим количеством наличных в кассе и не должен быть отрицательным — красное сальдо по кассе означает, что расход проведён раньше поступления или сумма ПКО занижена.

Если организация обязана соблюдать лимит остатка кассы, сверьте конечное сальдо с установленным лимитом. Превышение на конец дня требует сдачи наличных в банк — оформляется документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Сдача наличных в банк» (в УТ — «Выдача наличных в банк»).

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка «Дт/Кт»)

Норма

Корреспонденция соответствует виду операции, сумма верна

Тревожный признак

Счёт кредита не соответствует основанию или проводки отсутствуют

ОСВ по счёту 50 на конец дня

Норма

Остаток положительный и совпадает с фактическими наличными

Тревожный признак

Отрицательный остаток или расхождение с фактом

Взаиморасчёты с покупателем (ОСВ 62)

Норма

Задолженность уменьшилась на сумму ПКО

Тревожный признак

Сумма повисла на авансах при наличии долга или наоборот

Печатная форма КО-1

Норма

Заполнены «Принято от», «Основание», подписи

Тревожный признак

Пустые поля или неверные реквизиты организации

ПКО в 1С:Управление торговлей и ERP

В УТ 11 и ERP документ «Приходный кассовый ордер» создаётся в разделе «Казначейство». Отличие от бухгалтерской конфигурации: здесь выбирается хозяйственная операция (поступление оплаты от клиента, возврат от подотчётного лица, поступление из банка, прочее поступление и др.), а бухгалтерские проводки формируются позже — при отражении документов в регламентированном учёте через механизм настройки счетов учёта.

Обязательные поля: касса получатель, хозяйственная операция, сумма, статья ДДС, а для операций с контрагентами — плательщик и, при необходимости, объект расчётов (заказ, накладная). Поле «Заявка на расходование денежных средств» к ПКО обычно не относится, но при расчётах по эквайрингу или перемещениях проверьте настройки денежных потоков.

Типовая ошибка в УТ — создание ПКО с операцией «Поступление оплаты от клиента» без указания объекта расчётов, из-за чего долг закрывается «по FIFO», а не по конкретной накладной. Если ведёте расчёты по заказам, всегда подбирайте документ расчётов вручную в табличной части «Расшифровка платежа».

Частые ошибки и ограничения

Самая распространённая проблема — несовпадение данных ПКО с банковской выпиской при снятии наличных со счёта. Правильная последовательность: сначала загружается выписка (списание с расчётного счёта), затем создаётся ПКО с видом операции «Получение наличных в банке» на ту же сумму и дату. Если сделать наоборот или с разными датами, на транзитных счетах образуются временные расхождения.

Вторая группа ошибок связана с подотчётными лицами: возврат остатка аванса оформляется ПКО «Возврат от подотчётного лица» только после утверждённого авансового отчёта. Если сотрудник возвращает деньги до сдачи отчёта, сумма в ПКО не должна превышать выданный аванс — иначе по счёту 71 возникнет необоснованное кредитовое сальдо.

Ограничение по правам: в типовых конфигурациях кассир может создавать и проводить ПКО, но не может изменять документы прошлых периодов, если установлена дата запрета изменения данных («Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Даты запрета изменения данных»). Если документ нужно исправить за закрытый период, это делает пользователь с правами администратора после снятия запрета — и только с пониманием последствий для отчётности.

FAQ

Как провести ПКО, если покупатель оплатил часть суммы наличными, а часть — картой?

Оформляются два документа: ПКО на наличную часть и «Оплата платёжной картой» (эквайринг) на безналичную часть. Оба документа привязываются к одному документу расчётов, в сумме закрывая задолженность полностью.

Можно ли изменить проведённый ПКО?

Да, если период не закрыт датой запрета: откройте документ, отмените проведение, внесите изменения и проведите заново. Если документ уже отражён в кассовой книге за прошлый день, исправление согласуйте с бухгалтерией — кассовая книга формируется по данным проведённых ордеров.

Почему ПКО не формирует проводки после проведения?

Проверьте, что в учётной политике и настройках счетов учёта заполнены счета для кассы (50.01) и расчётов. В УТ и ERP проводки формируются отдельным этапом — обработкой «Отражение документов в регламентированном учёте»; до её выполнения движений по бухгалтерским счетам не будет, и это нормально.

Как оформить возврат покупателю, если деньги были приняты по ПКО?

Возврат наличных оформляется расходным кассовым ордером с видом операции «Возврат оплаты клиенту» (в Бухгалтерии — «Возврат покупателю»). Создавать отрицательный или сторнирующий ПКО не нужно — движение денег из кассы всегда идёт через РКО.

Обязательно ли распечатывать ПКО, если учёт ведётся в 1С?

Это зависит от документооборота организации. Если кассовые документы ведутся в электронном виде с соблюдением требований к электронным первичным документам, бумажная печать может не требоваться, но квитанцию вносителю денег, как правило, всё равно выдают. Порядок закрепляется в учётной политике и локальных актах по кассовой дисциплине.