Как сформировать кассовую книгу в 1С ERP

Кассовая книга в 1С ERP формируется автоматически на основании проведённых приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО и РКО) за выбранный период. Программа сама рассчитывает остаток на начало дня, нумерует листы и выводит итоги по каждому дню, в который были кассовые операции. Чтобы книга сформировалась корректно, важно заранее проверить настройки касс и полноту ввода документов.

Отчёт находится в разделе «Казначейство» → «Отчеты» → «Кассовая книга» (в некоторых релизах — «Банк и касса» вместо «Казначейство»). Форма соответствует унифицированной форме КО-4 и подходит как для внутреннего контроля, так и для предъявления при проверках.

Ниже разобран весь цикл работы: от подготовки данных до печати книги за год, а также типичные ошибки, из-за которых остатки «не сходятся» или листы формируются с пропусками.

Подготовка: что проверить перед формированием книги

Кассовая книга строится только по проведённым документам, поэтому главная причина «битых» отчётов — непроведённые или помеченные на удаление ордера. Откройте список документов «Приходные кассовые ордера» и «Расходные кассовые ордера» за нужный период и убедитесь, что все они проведены и относятся к нужной кассе.

Второй момент — настройка самой кассы. В справочнике «Кассы» (раздел «Казначейство» или «НСИ и администрирование») у каждой кассы должна быть указана организация и валюта. Если у организации несколько касс (например, основная и касса обособленного подразделения), книга формируется по каждой кассе отдельно — это требование порядка ведения кассовых операций.

Также проверьте, что в документах корректно заполнены поля «Принято от» и «Выдано» — именно эти данные попадают в графы книги. Пустые или формально заполненные поля («—», «сотрудник») при проверке могут вызвать вопросы.

Где находится отчёт и как его сформировать

Стандартный путь: «Казначейство» → «Отчеты» → «Кассовая книга». Если отчёта нет в списке, проверьте права пользователя и включённую функциональность: в «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство» должен быть включён учёт кассовых операций.

В форме отчёта укажите:

• Организацию — обязательный отбор;
• Кассу — если касс несколько, формируйте книгу по каждой в отдельности;
• Период — день, месяц, квартал или год;
• Дополнительные параметры (при необходимости): вывод оборотных кассовых документов, нумерация с начала года.

После заполнения параметров нажмите «Сформировать». Программа выведет листы кассовой книги с остатком на начало дня, оборотами по приходу и расходу, остатком на конец дня и порядковыми номерами листов.

1. 1
   Проверьте, что все ПКО и РКО за период проведены и относятся к нужной кассе
2. 2
   Откройте «Казначейство» → «Отчеты» → «Кассовая книга»
3. 3
   Укажите организацию, кассу и период
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте остатки на начало и конец каждого дня
5. 5
   Распечатайте листы или сохраните в PDF для архива

Настройка нумерации листов и периода

Листы кассовой книги нумеруются с начала календарного года. Если вы формируете книгу не с января, а, например, за март, программа автоматически рассчитает номер первого листа с учётом всех листов с начала года — при условии, что документы за предыдущие месяцы введены в базу.

Если нумерация начинается с единицы в середине года, это признак того, что в базе нет кассовых документов за предыдущие месяцы (типично для новой базы или после свёртки). В таком случае остаток на начало первого операционного дня нужно ввести документом начальных остатков или первым ПКО, а нумерацию листов скорректировать в параметрах отчёта, если релиз это позволяет.

За год книгу формируют одним отчётом с 1 января по 31 декабря, распечатывают, прошивают и заверяют подписью руководителя и печатью (при её наличии). В течение года удобно формировать книгу ежедневно или еженедельно и сверять остаток с фактическим наличием денег в сейфе.

Проверка результата: как убедиться, что книга корректна

Первый контроль — сходимость остатков: остаток на конец одного дня должен равняться остатку на начало следующего операционного дня. Если между ними разрыв, ищите непроведённый документ или ордер, отнесённый к другой кассе.

Второй контроль — сверка с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 50.01 (или аналогичным регистром денежных средств). Обороты по дебету и кредиту за период должны совпасть с итогами прихода и расхода в кассовой книге. Расхождение обычно означает, что часть операций оформлена другими видами документов (например, «Операция по кассе» или эквайринговые операции), которые в типовую книгу не попадают.

Третий контроль — фактическая инвентаризация: остаток по книге на конец дня должен совпадать с реальной наличностью. Также полезно сверить остаток с установленным лимитом кассы, если лимит организацией установлен.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток на начало дня

Норма

Равен остатку на конец предыдущего операционного дня

Тревожный признак

Разрыв между днями — ищите непроведённый или потерянный ордер

Итоги прихода и расхода за период

Норма

Совпадают с оборотами по счёту 50.01 в ОСВ

Тревожный признак

Расхождение — часть операций оформлена не ПКО/РКО

Остаток на конец дня

Норма

Совпадает с фактической наличностью и не превышает лимит

Тревожный признак

Отрицательный остаток или «минус» — ошибка в документах

Нумерация листов

Норма

Сквозная с начала года, без пропусков и дублей

Тревожный признак

Нумерация с 1 в середине года или повторяющиеся номера

Несколько касс, подразделения и валютные операции

Если в компании несколько касс — например, касса головного офиса и кассы торговых точек — в 1С ERP заводится отдельный элемент справочника «Кассы» на каждую, и кассовая книга формируется по каждой кассе отдельно. Сводная книга по всем кассам сразу типовым отчётом не строится, и это соответствует правилам ведения кассовых операций.

При операциях в валюте учтите: валютная касса ведётся отдельно, и книга по ней формируется в валюте операций. Пересчёт в рубли для бухгалтерского учёта выполняется в самих документах, но лист книги отражает валютные суммы.

Обособленные подразделения с собственной кассой также ведут отдельную книгу. В ERP для этого касса привязывается к соответствующему подразделению или организации (если подразделение выделено на отдельный баланс), а отбор в отчёте выполняется по этой кассе.

Варианты формирования книги

Отчёт «Кассовая книга»

Стандартный способ: форма КО-4, нумерация листов, подходит для печати и проверок. Ограничение — по одной кассе за раз.

Журнал кассовых документов

Подходит для оперативного контроля и поиска документов, но не заменяет книгу: нет формы КО-4 и сквозной нумерации листов.

Универсальный отчёт по регистру денежных средств

Гибкие отборы и группировки для анализа, но для предъявления проверяющим потребуется доработка печатной формы.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — отрицательный остаток на конец дня. Она возникает, когда РКО проведён раньше по времени, чем ПКО, или приходный ордер вообще не введён. Откройте обороты по кассе за проблемный день, восстановите хронологию документов и при необходимости измените время проведения ордеров.

Вторая ошибка — документы попадают не в ту кассу. Если в базе несколько касс, кассир мог выбрать неверную в документе. Найдите такой ордер через журнал кассовых документов с отбором по сумме и исправьте реквизит «Касса» — книга пересчитается автоматически.

Третья группа ошибок — редактирование документов «задним числом» после того, как книга за период уже распечатана и подписана. Любое изменение ордера меняет остатки всех последующих дней. Если правка неизбежна, пересформируйте и перепечатайте затронутые листы, зафиксировав исправление.

Печать и хранение кассовой книги

Сформированный отчёт выводится на печать стандартной командой «Печать» из формы отчёта. Рекомендуется распечатывать листы в двух экземплярах: один остаётся в книге, второй (отчёт кассира) вместе с ПКО и РКО передаётся в бухгалтерию.

Листы за год прошиваются, на последнем листе указывается количество листов, заверенное подписями руководителя и главного бухгалтера. Если организация ведёт книгу в электронном виде с применением электронной подписи, порядок хранения определяется учётной политикой — уточните этот момент у главного бухгалтера.

Для архива удобно дополнительно сохранять сформированную книгу в PDF через «Файл → Сохранить копию» — это упрощает ответы на запросы без повторной распечатки.

Частые вопросы

Почему в кассовой книге пропущены даты?

Лист формируется только за те дни, когда были проведены кассовые документы. Если операций не было, дата в книге отсутствует — это соответствует правилам ведения кассовых операций и не является ошибкой.

Как сформировать книгу, если в базу начали работать не с января?

Введите начальный остаток по кассе документом ввода начальных остатков, затем формируйте книгу с первого операционного дня. Нумерацию листов при необходимости скорректируйте в параметрах отчёта, чтобы она продолжала нумерацию бумажной книги.

Что делать, если остаток в книге уходит в минус?

Проверьте хронологию документов за день: расходный ордер не может быть проведён раньше приходного, из которого берутся деньги. Найдите день первого отрицательного остатка, восстановите правильную последовательность ПКО и РКО и добавьте пропущенные приходные документы.

Можно ли сформировать одну книгу сразу по всем кассам организации?

Типовой отчёт строится по одной кассе, потому что по правилам ведения кассовых операций каждая касса ведёт отдельную книгу. Для сводного анализа используйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 или универсальный отчёт по регистру денежных средств.

Почему итоги книги не совпадают с ОСВ по счёту 50?

Чаще всего часть операций оформлена не ПКО/РКО, а другими документами (эквайринг, операции по кассе, корректировки), которые в книгу не включаются. Сравните состав документов по счёту 50.01 за период и приведите их к единому способу оформления.

Нужно ли распечатывать книгу, если организация применяет электронный документооборот?

Это зависит от учётной политики: книга может вестись в электронном виде с подписанием электронной подписью ответственных лиц. Если такой порядок не закреплён, безопаснее распечатывать листы, подписывать и хранить их в бумажном виде.