Как сформировать доходы и расходы в 1С

Доходы и расходы в 1С формируются не одним документом, а цепочкой: настройка плана счетов и статей затрат, ввод первичных документов, распределение косвенных затрат и закрытие месяца. Если пропустить хотя бы один этап, финансовый результат в отчётах будет искажён, а декларация по налогу на прибыль или УСН потребует ручных правок.

Материал ориентирован на типовые конфигурации: 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), 1С:Управление нашей фирмой и 1С:Комплексная автоматизация. Названия разделов и документов в вашей версии могут немного отличаться, но логика учёта одинакова: доходы и расходы определяются хозяйственными операциями, а программа лишь отражает их на счетах и в регистрах.

Прежде чем вносить данные, определите, какой учёт вы ведёте: бухгалтерский, налоговый (по налогу на прибыль или УСН) и управленческий. В 1С эти контуры работают параллельно, и одна и та же операция может давать разные суммы — например, при амортизации или признании расходов по нормируемым статьям.

Настройка учётной политики и справочников

Начните с раздела «Главное — Учётная политика». Здесь задаётся метод признания доходов и расходов: для налога на прибыль это метод начисления или кассовый метод, для УСН — объект «доходы» или «доходы минус расходы». От этой настройки зависит, в каком периоде программа признает операцию в налоговом учёте.

Проверьте справочник «Статьи затрат» (в некоторых конфигурациях — «Статьи расходов»). Для каждой статьи укажите вид расхода для налогового учёта: материальные, оплата труда, амортизация, прочие, внереализационные или не учитываемые в целях налогообложения. Именно эта классификация определяет, в какую строку декларации попадёт сумма.

Аналогично настройте справочник «Прочие доходы и расходы» для операций, не связанных с основной деятельностью: курсовые разницы, штрафы, проценты, списание дебиторки. У каждого элемента есть флаг «Принимается к налоговому учёту» — снимите его для расходов, которые не уменьшают базу (например, штрафы в бюджет).

Как отразить доходы от реализации

Основной документ — «Реализация (акты, накладные, УПД)» в разделе «Продажи». При проведении документ формирует проводки по кредиту счёта 90.01 «Выручка» в корреспонденции с 62.01, начисляет НДС и одновременно списывает себестоимость проданных товаров или услуг в дебет 90.02.

Для корректной аналитики укажите в документе номенклатурную группу. По ней программа строит отчёт «Анализ финансовых результатов» и распределяет косвенные расходы при закрытии месяца. Если номенклатурные группы не заполнены, вся выручка соберётся в одну кучу, и управленческий анализ по направлениям станет невозможен.

Поступление оплаты от покупателя оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Оплата от покупателя». Само по себе поступление денег доходом в бухгалтерском учёте не является — доход уже признан актом реализации. Но при УСН и кассовом методе именно дата оплаты определяет момент признания дохода в налоговом учёте.

Авансы от покупателей

Аванс отражается тем же документом поступления, но с видом операции «Оплата от покупателя» программа автоматически относит сумму на счёт 62.02. При методе начисления аванс доходом не признаётся до момента отгрузки, при УСН — включается в доходы сразу. Следите, чтобы при реализации документ корректно зачёл аванс, иначе задолженность задвоится.

Как отразить расходы на товары и услуги

Закупка оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)». Для товаров расход в бухгалтерском учёте признаётся не в момент закупки, а при продаже — через списание себестоимости. Для услуг (аренда, связь, консультации) расход признаётся сразу: укажите счёт затрат (20, 25, 26, 44) и статью затрат на вкладке «Услуги».

Выбор счёта затрат принципиален. Счёт 20 — прямые расходы основного производства, 25 — общепроизводственные, 26 — общехозяйственные, 44 — расходы на продажу для торговых организаций. От этого зависит, как затраты закроются: 26-й счёт можно списывать напрямую в 90.08 (метод «директ-костинг») или распределять на 20-й — способ задаётся в учётной политике.

Сравнение вариантов списания общехозяйственных расходов

Директ-костинг (26 → 90.08)

Подходит большинству организаций: расходы списываются в периоде возникновения, финансовый результат виден сразу, себестоимость продукции не раздувается.

Распределение на счёт 20

Нужно, когда требуется полная производственная себестоимость по каждому изделию. Требует задания базы распределения (выручка, зарплата, материалы) и усложняет закрытие месяца.

Оплата поставщику оформляется документом «Списание с расчётного счёта». Для УСН «доходы минус расходы» момент оплаты критичен: расход по товарам признаётся только после оплаты поставщику и реализации, по услугам — после оплаты. Программа отслеживает эти условия автоматически через регистр «Книга учёта доходов и расходов», но только если документы введены в правильной последовательности.

Зарплата, амортизация и прочие регулярные расходы

Расходы на оплату труда формируются документом «Начисление зарплаты» (или данными из 1С:ЗУП при обмене). Проверьте способы отражения зарплаты в учёте: каждому сотруднику или подразделению назначается счёт затрат и статья. Ошибка в способе отражения — частая причина того, что зарплата не попадает в себестоимость.

Амортизация основных средств и нематериальных активов начисляется автоматически при закрытии месяца на основании документов «Принятие к учёту ОС». Убедитесь, что у каждого объекта заполнены срок полезного использования и способ отражения амортизации — без этого регламентная операция завершится с ошибкой.

Банковские комиссии, проценты по кредитам и курсовые разницы отражаются через «Прочие доходы и расходы» (счёт 91). Курсовые разницы при валютных операциях программа переоценивает автоматически при проведении валютных документов и при закрытии месяца.

1. 1
   Создайте документ «Поступление (акты, накладные)» с видом «Услуги» и заполните контрагента и договор
2. 2
   Укажите счёт затрат (например, 26) и статью затрат с корректным видом расхода для налогового учёта
3. 3
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
4. 4
   Введите «Списание с расчётного счёта» на оплату поставщику
5. 5
   Выполните «Закрытие месяца» и проверьте, что расход попал в отчёт о финансовых результатах

Закрытие месяца и формирование финансового результата

Обработка «Операции — Закрытие месяца» выполняет регламентные операции в строгой последовательности: амортизация, расчёт себестоимости, закрытие затратных счетов 20, 25, 26, 44, расчёт налога на прибыль и реформация баланса. Запускайте её только после ввода всех первичных документов за период.

Если операция завершилась с ошибкой, программа покажет красный маркер и ссылку на пояснение. Типичные причины: не заполнена статья затрат, нет базы распределения косвенных расходов, отрицательные остатки на складе, не указана номенклатурная группа в реализации. Устраняйте ошибки по одной и перезапускайте закрытие — перепроводить весь месяц вручную не нужно.

После успешного закрытия счета 90 и 91 закрываются на 99 «Прибыли и убытки», а счета затрат должны иметь нулевое сальдо (кроме незавершённого производства на 20-м счёте, если оно предусмотрено учётной политикой). Это главный признак того, что доходы и расходы сформированы корректно.

Проверка результата отчётами

Основные инструменты контроля: «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (90, 91, 99), «Отчёт о финансовых результатах» в разделе «Руководителю», «Анализ финансовых результатов» и «Книга учёта доходов и расходов» для УСН. Сверяйте данные между собой: выручка в ОСВ по 90.01 должна совпадать с суммой реализаций за период.

Для детализации любой суммы в отчёте дважды щёлкните по ячейке — программа покажет расшифровку до конкретных документов. Это быстрый способ найти «лишний» расход или реализацию без списанной себестоимости.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо счетов 20, 25, 26, 44 на конец месяца

Норма

Нулевое (кроме планового незавершённого производства на счёте 20)

Тревожный признак

Остаток без обоснования — затраты не закрылись, ищите ошибку в статьях или базе распределения

Выручка в ОСВ по 90.01 против суммы документов реализации

Норма

Суммы совпадают

Тревожный признак

Расхождение — есть непроведённые или ручные операции по счёту

Себестоимость по 90.02 в торговой организации

Норма

Заполнена при каждой реализации товаров

Тревожный признак

Выручка есть, себестоимости нет — возможны отрицательные остатки или продажа без оприходования

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем с доходами и расходами возникает не из-за программы, а из-за нарушения последовательности ввода документов и незаполненной аналитики. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

Если сомневаетесь, какой счёт или статью выбрать для нестандартной операции, ориентируйтесь на план счетов и инструкцию по его применению, а не на подбор «похожей» проводки методом проб. Неверно выбранная аналитика потом размножается по всем отчётам, и найти источник становится сложнее, чем исправить сразу.

Удобный контрольный приём: после закрытия месяца откройте «Анализ финансовых результатов» и сравните рентабельность с прошлым периодом. Резкий скачок без объективной причины почти всегда означает ошибку ввода — чаще всего непроведённый документ или расход, попавший не в тот период.

Часто задаваемые вопросы

Почему после закрытия месяца на счёте 20 осталась сумма?

Это нормально, если в учётной политике предусмотрено незавершённое производство и введён документ «Инвентаризация НЗП». Если НЗП не планировалось, проверьте, что по подразделению и номенклатурной группе есть выпуск продукции или реализация — без базы списания затраты на 20-м счёте «зависают».

Как отразить доход, не связанный с продажами, например проценты по депозиту?

Используйте документ «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Прочее поступление» и укажите счёт 91.01 с соответствующей статьёй прочих доходов. Для процентов по договорам займа и депозитам также подходит документ «Операция, введённая вручную» с корректной аналитикой.

Расход есть в бухгалтерском учёте, но не попал в декларацию по налогу на прибыль. В чём причина?

Проверьте статью затрат: если вид расхода установлен как «Не учитываемые в целях налогообложения» или сумма проведена только по бухгалтерскому учёту (ручная операция без заполнения налоговых сумм), в декларацию она не попадёт. Откройте проводки документа и убедитесь, что заполнена колонка «Сумма НУ».

Можно ли исправить доходы и расходы прошлого закрытого месяца?

Технически можно: отмените закрытие месяца, исправьте документы и выполните закрытие заново. Но если по периоду сдана отчётность, изменения потребуют уточнённых деклараций. Безопаснее отражать исправления текущей датой, если это допускают правила учёта.

Как при УСН проверить, что все оплаченные расходы попали в книгу учёта доходов и расходов?

Сформируйте отчёт «Книга учёта доходов и расходов» и сверьте его итоги с ОСВ по счетам затрат. Расхождения обычно возникают из-за неоплаченных поставщику сумм, незакрытых авансов или документов, введённых задним числом после формирования книги.