Как сформировать авансовый отчет в 1С: Предприятие

Авансовый отчет в 1С закрывает расчеты с подотчетными лицами: сотрудник получает деньги на хозяйственные нужды, командировку или покупку материалов, а затем отчитывается документами о фактических расходах. Если оформить отчет неправильно, на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» повиснет задолженность, а расходы не попадут в учет вовремя.

Порядок действий схож в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP», но расположение команд немного отличается. Ниже разобран универсальный алгоритм на примере «1С:Бухгалтерия 8.3» с пояснениями для других решений.

Перед началом работы убедитесь, что сотрудник заведен в справочнике «Физические лица» и «Сотрудники», а выдача подотчетных сумм уже отражена в программе — без этого отчет придется корректировать вручную.

Подготовка: что проверить до создания отчета

Авансовый отчет не существует в отрыве от выдачи денег. Сначала в программе должна быть отражена выдача подотчетных средств: документом «Расходный кассовый ордер» (при выдаче из кассы) или «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу» (при переводе на карту сотрудника). Если выдача не проведена, отчет сформирует дебиторку по сотруднику, которой на самом деле не было.

Проверьте сальдо по счету 71 через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» или «Анализ счета». Дебетовое сальдо по сотруднику означает, что за ним числится выданный аванс; кредитовое — что компания должна сотруднику, например он потратил личные деньги.

Также соберите первичные документы: кассовые и товарные чеки, БСО, билеты, счета и акты гостиниц, служебные записки. Каждый документ должен содержать обязательные реквизиты, иначе расходы могут не принять в налоговом учете.

Где найти документ «Авансовый отчет»

В «1С:Бухгалтерия 8.3» документ расположен в разделе «Покупки» → «Авансовые отчеты». Альтернативный путь — «Банк и касса» → «Авансовые отчеты». В «1С:ERP» и «Комплексной автоматизации» ищите его в разделе «Казначейство» → «Авансовые отчеты» или через общий журнал кассовых документов.

Если документа нет в меню, проверьте права пользователя и функциональность программы: в «Бухгалтерии» раздел «Настройки» → «Функциональность», вкладка «Расчеты» — должна быть включена работа с подотчетными лицами.

Создайте новый документ кнопкой «Создать». Заполните шапку: организацию, сотрудника (подотчетное лицо), дату отчета и склад, если оприходуются материалы или товары. Программа автоматически подставит валюту и может подтянуть сумму выданного аванса.

Заполнение табличной части: оплата расходов

Основная вкладка — «Оплата» (в некоторых конфигурациях «Прочее» или «Оплата поставщикам»). На ней отражают расходы, по которым сотрудник расплатился напрямую: канцтовары, услуги связи, услуги сторонних организаций. Добавьте строку, укажите дату и номер подтверждающего документа, контрагента, содержание расхода и сумму.

Критично правильно указать счет затрат: 10 для материалов, 26 или 44 для общехозяйственных и коммерческих расходов, 60.01 если расход идет в зачет расчетов с поставщиком. От счета зависит, куда попадет сумма в бухгалтерском и налоговом учете. Если сотрудник оплатил счет поставщика, обязательно заполните поле «Счет расчетов» — иначе задолженность перед поставщиком не закроется.

При наличии НДС в чеке укажите ставку и сумму налога в соответствующих колонках. Чек с выделенным НДС без счета-фактуры не дает права на вычет, но сумму налога можно учесть в расходах при определенных условиях — уточните принятый в организации порядок.

Оприходование товаров, материалов и командировочные расходы

Вкладка «Товары»

Если сотрудник купил материалы, инвентарь или товары, используйте вкладку «Товары». Здесь указывается номенклатура из справочника, количество, цена и счет учета (10.01, 10.06, 41). После проведения ценности оприходуются на склад, указанный в шапке документа. Если чеков несколько по одной позиции, вводите их отдельными строками с разными номерами документов — так проще сверять первичку.

Суточные и проезд

Командировочные расходы оформляются на вкладках «Суточные» и «Проезд» (в некоторых версиях — «Суточные / проезд»). Суточные вводятся общей суммой без подтверждающих документов — в поле «Номер документа» укажите реквизиты приказа о командировке. Проездные документы добавляются построчно по каждому билету.

Нормы суточных, не облагаемые НДФЛ, программа контролирует по настройкам учетной политики. Превышение норматива потребует удержания НДФЛ — это делается уже в зарплатной части учета, а не в авансовом отчете.

1. 1
   Проверьте выдачу аванса и сальдо по счету 71 по сотруднику
2. 2
   Создайте документ «Авансовый отчет», заполните организацию и сотрудника
3. 3
   Добавьте расходы на вкладках «Оплата», «Товары», «Суточные», «Проезд» с реквизитами первичных документов
4. 4
   Проверьте счета затрат и суммы, сверьте итог с чеками
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатную форму АО-1
6. 6
   Проверьте проводки и остаток по счету 71 после проведения

Проведение документа и проверка проводок

После заполнения нажмите «Провести». Программа сформирует проводки: по дебету — счета затрат или счета учета ценностей, по кредиту — счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Откройте движение документа кнопкой «Дт/Кт» и убедитесь, что суммы распределились так, как ожидалось.

Ключевая проверка — итоговое сальдо по сотруднику. Если выданный аванс больше расходов, остаток должен вернуться в кассу документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Если сотрудник потратил больше аванса, перерасход выплачивается расходным кассовым ордером или перечислением на карту.

Для печати используйте кнопку «Печать» → «Авансовый отчет (АО-1)». Организация вправе применять собственную форму, закрепленную в учетной политике, — в этом случае печатная форма настраивается через внешние печатные формы или макет конфигурации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счету 71 после проведения

Норма

Совпадает с реальной задолженностью: аванс минус расходы

Тревожный признак

Сальдо завышено или появилось у сотрудника без выдачи аванса

Проводки документа

Норма

Дт счетов затрат или ценностей — Кт 71, суммы сходятся с чеками

Тревожный признак

Расходы попали не на тот счет или счет затрат пустой

Оприходование ценностей

Норма

Товары и материалы появились на складе в отчете «Остатки товаров»

Тревожный признак

Номенклатура не оприходована, склад в шапке указан неверно

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — отчет проведен, а выдача аванса в программе не отражена. В результате по сотруднику возникает кредитовое сальдо, которого нет по факту, и при реальной выплате перерасхода задолженность удвоится. Всегда начинайте цепочку с документа выдачи.

Вторая типичная ошибка — неверный счет затрат. Например, покупку оргтехники провели на 26-й счет вместо 08 или 10. Исправляется это операцией, введенной вручную, либо сторнированием и перепроведением отчета — но только в рамках открытого периода.

Третья группа ошибок связана с датами: отчет проведен более ранней датой, чем документы оплаты, или попал в закрытый период. Следите за датой запрета изменения данных и последовательностью документов.

Особые ситуации и ограничения

Если сотрудник отчитывается по нескольким авансам, выданным в разное время, правильнее оформлять отдельные отчеты по каждой поездке или закупке — так проще контролировать сроки и привязывать первичку. Объединять разнородные расходы допустимо, но это усложняет сверку.

При расходах в иностранной валюте пересчет в рубли выполняется по курсу на дату утверждения отчета или на дату выдачи аванса — порядок зависит от настроек и норм учета. Проверьте, что курс в документе соответствует данным ЦБ, программа обычно загружает курсы автоматически.

Если отчет уже проведен, а в нем обнаружена ошибка, не редактируйте документ в закрытом периоде напрямую. Используйте корректировочные документы текущей датой или согласуйте перепроведение с главным бухгалтером, чтобы не нарушить сданную отчетность.

Частые вопросы

Можно ли оформить авансовый отчет, если деньги не выдавались, а сотрудник потратил личные?

Да. В этом случае документ выдачи аванса не создается, а после проведения отчета по счету 71 образуется кредитовое сальдо — задолженность компании перед сотрудником. Перерасход возмещается расходным кассовым ордером или перечислением на карту сотрудника.

Как распечатать авансовый отчет по форме АО-1?

Откройте проведенный документ и нажмите кнопку «Печать» в командной панели, затем выберите «Авансовый отчет (АО-1)». Если организация использует собственную утвержденную форму, она подключается как внешняя печатная форма через раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».

Что делать, если сотрудник заведен в справочнике дважды?

Расчеты по нему раздробятся между двумя карточками, и сальдо по счету 71 будет некорректным. Найдите документы по лишней карточке, перенесите их на правильного сотрудника и пометьте дубль на удаление. Объединение карточек лучше выполнять до начала массового ввода отчетов.

Как отразить в отчете покупку по безналичному чеку с корпоративной карты?

Если карта привязана к счету организации, расход сначала отражается документом «Списание с расчетного счета» с операцией «Перечисление подотчетному лицу» или специальной операцией по корпоративным картам — зависит от конфигурации. Затем авансовый отчет закрывает эту задолженность обычным порядком на основании чеков.

Нужно ли прикладывать чеки к авансовому отчету в программе?

Сам документ в 1С не требует сканов, но для электронного документооборота и проверок удобно прикреплять файлы через кнопку «Присоединенные файлы» в карточке документа. Бумажные чеки подклеиваются на лист и сдаются в бухгалтерию вместе с распечатанной формой отчета.

Почему после проведения отчета остаток по счету 71 не обнулился?

Это нормально, если сумма расходов не совпадает с выданным авансом: дебетовый остаток — невозвращенный аванс, кредитовый — перерасход к выплате. Если же сальдо не сходится с фактическими расчетами, проверьте, все ли документы выдачи проведены, не заведен ли сотрудник-дубль и не попал ли расход на другой счет расчетов.