Учет и Финансы · 11 мин
Как сформировать акты сверок в 1С по всем контрагентам сразу
Пошаговая инструкция: как массово сформировать акты сверки взаиморасчетов в 1С по всем контрагентам сразу, проверить расхождения, ошибки и способы автоматизации.
Акт сверки взаиморасчетов — один из самых массовых документов в бухгалтерии: перед закрытием квартала или года его запрашивают десятки и сотни контрагентов. Создавать каждый акт вручную через меню «Покупки» или «Продажи» при большом количестве дебиторов и кредиторов нерационально: на это уходит несколько рабочих дней, а вероятность пропустить контрагента или ошибиться в периоде растет с каждым документом.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) есть штатные механизмы группового формирования актов сверки. Они позволяют за один сеанс создать документы по всем контрагентам, у которых есть обороты или остатки за выбранный период, и сразу подготовить их к печати или отправке. Ниже разобраны основные способы, их ограничения и контроль результата.
Где в 1С находится механизм массового формирования актов
В 1С:Бухгалтерии 3.0 документ «Акт сверки расчетов с контрагентом» расположен в разделах «Покупки» и «Продажи». Для группового создания откройте журнал «Акты сверки расчетов» и используйте команду создания с автоматическим заполнением: программа предложит указать период, организацию и при необходимости отбор по группе контрагентов или договорам.
В конфигурациях «Управление торговлей 11» и «1С:ERP» аналогичная функция находится в разделе «Казначейство» или «Продажи» — документ «Сверка взаиморасчетов». Там также поддерживается создание документов по расписанию и по списку партнеров. Точное название команды зависит от релиза конфигурации, поэтому если кнопка не видна, проверьте права пользователя и настройки функциональности (раздел «Администрирование» → «Настройка функциональности»).
Если в вашей конфигурации штатной обработки массового создания нет или она не закрывает нужный сценарий (например, требуется формировать акты отдельно по каждому договору), задачу решают внешние обработки или небольшая доработка — об этом ниже.
Пошаговое формирование актов по всем контрагентам в 1С:Бухгалтерии 3.0
Стандартный сценарий в бухгалтерской конфигурации выглядит так. Откройте раздел «Продажи» → «Акты сверки расчетов» (или «Покупки» → тот же пункт). Нажмите «Создать» и выберите вариант с автоматическим заполнением, либо используйте команду группового создания, если она доступна в вашем релизе. Укажите организацию и период сверки — обычно квартал, полугодие или год.
Программа проанализирует счета расчетов (60, 62, 76 и другие, заданные в настройках) и сформирует список контрагентов, у которых за период есть обороты или ненулевое сальдо. После подтверждения будут созданы отдельные документы «Акт сверки расчетов» по каждому контрагенту с заполненной табличной частью: данные берутся из бухгалтерских проводок и первичных документов.
После создания обязательно откройте несколько актов выборочно и сверьте итоговое сальдо с отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» или «Анализ субконто» по контрагентам. Совпадение итогов — главный признак корректного формирования.
- 1Сделайте архивную копию базы или убедитесь, что резервное копирование выполняется регулярно
- 2Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчетов» и вызовите команду группового создания
- 3Укажите организацию, период сверки и при необходимости отбор по группе контрагентов
- 4Запустите формирование и дождитесь создания документов по всем контрагентам с оборотами или сальдо
- 5Выборочно проверьте 3–5 актов: сравните сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам расчетов
- 6Выполните групповую печать или отправку актов из журнала документов
Настройка отборов: по кому формировать, а по кому — нет
Формировать акты абсолютно по всем контрагентам справочника не нужно: в него попадут архивные записи без движений и контрагенты с нулевыми расчетами. Осмысленный результат дают отборы по наличию оборотов или остатка за период. В штатной обработке это происходит автоматически, но при использовании внешних инструментов условие нужно задавать явно.
Практичные варианты отбора: только покупатели (счет 62), только поставщики (счет 60), контрагенты с дебиторской задолженностью выше заданной суммы, контрагенты из конкретной группы справочника. Отбор по сумме особенно полезен в конце года: акты сначала направляют крупным дебиторам, а мелких контрагентов сверяют по остаточному принципу или не сверяют вовсе.
Как выбрать действие
Групповая печать и отправка актов контрагентам
После массового создания документов встаньте в журнал «Акты сверки расчетов», выделите нужные строки (Ctrl+A — все, Ctrl+клик — выборочно) и используйте команду печати. Программа сформирует печатные формы всех выделенных актов в одном задании. Если в базе настроены дополнительные печатные формы, выберите нужный макет заранее в настройках печати.
Для отправки по электронной почте выделенные документы можно передать через встроенный механизм отправки: программа сформирует письма с вложениями по адресам из карточек контрагентов. Перед массовой отправкой проверьте, что адреса заполнены и актуальны, — иначе часть писем уйдет на устаревшие адреса или вовсе не будет отправлена. Рекомендуется сначала отправить акты 2–3 контрагентам в тестовом режиме и убедиться, что вложения открываются корректно.
Что делать, если штатных средств недостаточно
Типовая обработка покрывает базовый сценарий, но на практике часто требуется больше: формировать акты по каждому договору отдельно, выводить расшифровку по документам в особом формате, учитывать расчеты в валюте, добавлять в акт данные из управленческого учета. В таких случаях применяют внешние обработки массового формирования актов — они подключаются через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки» и не требуют изменения конфигурации.
Второй вариант — доработка конфигурации силами программиста: создается команда, которая в цикле по запросу к регистрам расчетов формирует и записывает документы «Акт сверки расчетов». Это оправдано при регулярной сверке с сотнями контрагентов и нестандартными требованиями к составу данных. Любую доработку сначала тестируют на копии базы.
Проверка результата и типичные ошибки
Главный контроль после массового формирования — сопоставление количества созданных актов с количеством контрагентов, имеющих обороты или сальдо. Постройте отчет «Обороты между субконто» или «Анализ субконто» по виду субконто «Контрагенты» за период сверки и сравните список с журналом актов. Расхождение означает, что кто-то пропущен или акт создан лишний.
Частые ошибки: неверный период (акты сформированы не за тот квартал), не та организация в базе с несколькими юрлицами, незаполненные договоры в документах, из-за чего расшифровка группируется некорректно, и устаревшие адреса контрагентов при электронной отправке. Еще одна типичная ситуация — расхождение сальдо в акте и в учете контрагента из-за непроведенных или отложенных документов: перед сверкой выполните полное проведение документов за период и закройте месяц.
Как проверить результат
Совпадает с числом контрагентов, имеющих обороты или сальдо по отчету
Актов меньше или больше — есть пропуски или лишние документы
Равно сальдо по счетам расчетов в оборотно-сальдовой ведомости
Суммы расходятся — есть непроведенные документы или ошибки периода
Актуальные данные организации и доверенного лица
Устаревшие реквизиты, пустые поля подписи
Тестовые письма доставлены, вложения открываются
Письма не уходят или адреса пустые в карточках контрагентов
FAQ: частые вопросы о массовой сверке в 1С
Можно ли сформировать акты сверки отдельно по каждому договору контрагента?
Штатный документ «Акт сверки расчетов» в 1С:Бухгалтерии 3.0 позволяет указать конкретный договор или формировать сверку по всем договорам контрагента. Массовое создание отдельных актов по каждому договору типовыми средствами обычно не поддерживается — для этого используют внешние обработки или доработку.
Почему в акте сверки нет расшифровки по документам, только сальдо?
Расшифровка строится по данным бухгалтерского учета. Если документы расчетов не связаны с проводками корректно или используется упрощенный режим заполнения, акт покажет только обороты и остаток. Проверьте настройку заполнения документа и наличие первичных документов за период.
Нужно ли проводить документы «Акт сверки расчетов»?
Документ не формирует бухгалтерских проводок и не влияет на учет — это справочный документ. Его достаточно записать, распечатать и передать контрагенту. Проведение требуется только если это предусмотрено настройками вашей конфигурации для целей внутреннего контроля.
Как сверить расчеты с контрагентом, у которого были и поставки, и оплаты в разных валютах?
В акте сверки можно указать валюту расчетов. При расчетах в нескольких валютах формируйте отдельные акты по каждой валюте или акт в валюте договора — сводный акт в рублях по валютным договорам даст искаженную картину из-за курсовых разниц.
Что делать, если контрагент прислал свой акт и суммы не совпадают?
Постройте по этому контрагенту отчет «Карточка счета» или «Анализ субконто» за период и построчно сопоставьте с расшифровкой контрагента. Чаще всего расхождения вызваны неотраженными у одной из сторон документами, разницей в датах отгрузки или оплаты на границе периодов и возвратами. Зафиксируйте выявленные разницы письменно.
Можно ли автоматизировать сверку по расписанию, например ежеквартально?
Штатного регламентного задания для автоматического создания актов сверки в типовых конфигурациях, как правило, нет. Такую автоматизацию реализуют доработкой: регламентное задание формирует акты по заданным настройкам и складывает их в указанную папку или рассылает по почте. Задачу выполняет специалист по 1С.
Что важно запомнить
Массовое формирование актов сверки в 1С выполняется штатной обработкой из журнала «Акты сверки расчетов»: программа создает документы по всем контрагентам с оборотами или сальдо за период. Перед запуском закройте месяц и сделайте копию базы, после — сверьте итоги с оборотно-сальдовой ведомостью и только затем печатайте и отправляйте акты контрагентам.