Учет и Финансы · 11 мин
Как сформировать акт сверки в 1С
Пошаговая инструкция по формированию акта сверки взаиморасчётов в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей: настройки, проверка расхождений, печать и ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, в котором две организации фиксируют состояние расчётов на определённую дату: отгрузки, оплаты и итоговую задолженность. В 1С он формируется автоматически на основе проведённых документов, поэтому качество акта напрямую зависит от полноты учёта: если часть накладных или платежей не внесена в базу, сверка покажет расхождения, которых в реальности нет.
Порядок действий немного отличается в зависимости от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8 акт сверки находится в разделе «Покупки» или «Продажи», в Управлении торговлей и Комплексной автоматизации — в разделе расчётов с контрагентами. Логика везде одинаковая: выбрать организацию, контрагента, период и договор, заполнить табличную часть по данным учёта, проверить результат и распечатать.
Перед формированием акта убедитесь, что все документы по контрагенту за сверяемый период введены и проведены, а банковские выписки загружены полностью. Иначе придётся разбирать искусственные расхождения, вызванные не реальным долгом, а неполнотой данных.
Что подготовить перед формированием акта
Главное условие корректной сверки — полнота учётных данных. Проверьте, что все реализации, поступления, счета-фактуры, платёжные поручения и корректировки по контрагенту за нужный период внесены в базу и проведены. Документы «в черновике» (проведённые с пометкой на удаление или непроведённые) в акт не попадут.
Загрузите банковские выписки за весь период сверки. Непроведённый платёж — самая частая причина фиктивной задолженности: клиент деньги отправил, а в базе оплаты нет. Также проверьте, что взаимозачёты и списания задолженности оформлены документально, а не «висят» в комментариях.
Уточните у контрагента, за какой период и по какому договору требуется сверка. Если с контрагентом несколько договоров, решите заранее: формировать один акт по всем договорам или отдельный акт по каждому. Для бухгалтерии второго лица часто удобнее раздельная сверка.
Акт сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте раздел «Продажи» (или «Покупки») → «Акты сверки взаиморасчётов» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию, контрагента, валюту расчётов и период сверки. Если нужна сверка по конкретному договору — выберите его в поле «Договор»; оставьте поле пустым, чтобы сверить все договоры контрагента сразу.
На вкладке «По данным организации» нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта». Программа соберёт все проведённые документы по расчётным счетам (обычно 60, 62, 76) за указанный период и выведет начальное сальдо, обороты и конечную задолженность.
Проверьте сформированную таблицу: начальное сальдо должно совпадать с сальдо предыдущей сверки, а конечное — с данными оборотно-сальдовой ведомости по контрагенту на дату окончания периода. Если суммы сошлись, документ можно проводить и печатать.
- 1Откройте Продажи → Акты сверки взаиморасчётов → Создать
- 2Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
- 3Нажмите Заполнить → По данным бухгалтерского учёта
- 4Сверьте конечное сальдо с ОСВ по счетам 60, 62, 76
- 5При необходимости внесите данные контрагента на вторую вкладку
- 6Проведите документ и сформируйте печатную форму
Акт сверки в Управлении торговлей и Комплексной автоматизации
В УТ 11 и КА 2 документ называется «Сверка взаиморасчётов» и находится в разделе «Продажи» (или «Казначейство») → «Сверки взаиморасчётов». Создайте документ, укажите партнёра, контрагента, период и при необходимости отбор по договору или конкретному расчётному документу.
Нажмите «Заполнить по данным учёта» — программа соберёт реализации, оплаты, возвраты и корректировки. Особенность этих конфигураций: сверка строится по данным расчётов с партнёрами, а не по бухгалтерским счетам, поэтому результат может отличаться от бухгалтерской ОСВ, если в учёте есть ручные операции.
Полезная возможность УТ — детализация до расчётных документов и вывод расхождений отдельной таблицей. Если данные партнёра введены (вторая часть документа), программа автоматически покажет строки, которые есть только у вас или только у контрагента.
Где формировать сверку
Сверка по счетам 60/62/76. Подходит для бухгалтерских целей и подтверждения задолженности. Не показывает товарную детализацию.
Сверка по расчётам с партнёрами с детализацией до заказов и накладных. Удобна менеджерам, но может не совпадать с бухучётом при ручных операциях.
Быстрая альтернатива без создания документа. Подходит для внутренней проверки, но не является официальным актом для контрагента.
Проверка результата и поиск расхождений
После заполнения акта сравните конечное сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60, 62 и 76 с отбором по контрагенту. Суммы должны совпадать до копейки. Если акт и ОСВ расходятся, чаще всего причина в том, что часть расчётов оформлена через другие счета (например, авансы через 76.АВ или ручные операции), и эти обороты не попали в акт.
Если контрагент прислал свой вариант акта и данные не сходятся, ищите расхождения методом исключения: сначала сверьте начальное сальдо, затем общие итоги отгрузок и оплат за период, и только потом построчно. Обычно расхождение сводится к нескольким документам: неотражённой оплате, разнице в датах (накладная проведена в разных периодах у двух сторон) или неучтённому возврату.
Расхождения по датам в пределах одного-двух дней на границе периода — типичная ситуация, особенно при расчётах через банк. Такие суммы не ошибка, а «переходящие» документы; их достаточно зафиксировать в акте с пояснением.
Как проверить результат
Совпадает с конечным сальдо предыдущей сверки
Сальдо отличается — были исправления задним числом
Равно сальдо по ОСВ 60/62/76 по контрагенту
Разница — есть операции вне акта или на других счетах
Все накладные и платежи периода присутствуют
Документов нет — они не проведены или другой договор
Нет расхождений или они объяснены переходящими документами
Есть необъяснённые суммы — требуется построчная сверка
Печать и подписание акта
Для печати в проведённом документе нажмите кнопку «Печать» и выберите форму акта. В большинстве конфигураций доступны варианты: акт с расхождениями, акт без расхождений, акт по данным обеих сторон. Форма не является строго унифицированной — законодательство не утверждает обязательный бланк акта сверки, поэтому типовой формы 1С достаточно, если в ней есть реквизиты сторон, период, перечень документов и итоговое сальдо.
Подписывают акт уполномоченные представители обеих сторон. На практике документ подписывает руководитель или лицо по доверенности; печать ставится, если организация её использует. Один экземпляр остаётся у вас, второй передаётся контрагенту.
Если обмен документами ведётся через ЭДО, акт сверки можно отправить в электронном виде — в 1С это делается через кнопку «ЭДО» из формы документа. Электронный акт, подписанный квалифицированной подписью, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.
Типичные ошибки при формировании актов
Самая распространённая ошибка — сверка по неполным данным. Бухгалтер формирует акт до загрузки последних выписок, акт показывает долг, которого нет, контрагент получает неверный документ. Всегда проверяйте актуальность банка перед сверкой.
Вторая ошибка — неверный отбор по договору. Если у контрагента несколько договоров, а акт сформирован по одному, задолженность по остальным «исчезает» из документа, и стороны получают искажённую картину. Проверяйте, какой договор выбран, или формируйте сводный акт.
Третья группа ошибок — техническая: исправления документов задним числом после подписания акта, дубли контрагентов в справочнике (одна и та же компания заведена дважды, расчёты размазаны по двум карточкам), непроведённые корректировки. Дубли контрагентов стоит объединять заранее, а не в момент сверки.
Когда стандартного акта недостаточно
Если контрагент просит акт с товарной детализацией (по номенклатуре, а не по документам), типовой акт не подойдёт — он оперирует расчётными документами. В этом случае используют отчёты «Ведомость по товарам на складах» или «Продажи» с отбором по контрагенту, либо дорабатывают печатную форму.
Для сверки в валюте укажите валюту расчётов в шапке документа — акт сформируется в валюте договора. Если нужен акт в рублёвом эквиваленте, ориентируйтесь на данные ОСВ: там суммы всегда в валюте учёта.
При большом количестве контрагентов акты удобно формировать пакетно: в некоторых конфигурациях есть обработка группового создания актов сверки, либо используется рассылка отчётов. Это экономит время при ежеквартальной сверке со всей базой дебиторов.
Что важно запомнить
Акт сверки формируется документом «Акт сверки взаиморасчётов» с заполнением по данным учёта. Ключ к чистой сверке — полнота данных: проведённые документы, загруженный банк, отсутствие дублей контрагента. Результат всегда контролируйте по ОСВ 60/62/76, а расхождения ищите от сальдо к отдельным документам.
Частые вопросы
Можно ли сформировать акт сверки за прошлый закрытый период?
Да, документ создаётся за любой период, для которого в базе есть данные. Ограничение одно: если период закрыт для редактирования (установлена дата запрета), документ акта придётся датировать текущей датой, а период сверки указать вручную в шапке. Сами учётные данные прошлых периодов это не затрагивает.
Почему акт сверки не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью?
Чаще всего причина в том, что часть операций проходит по счетам, которые не входят в настройки заполнения акта (например, 76.АВ, 76.ВА или ручные операции), либо по другому договору или дублю контрагента. Сравните аналитику ОСВ с отбором, заданным в акте, и проверьте карточку контрагента на дубли.
Обязателен ли акт сверки для подтверждения задолженности?
Нет, законодательство не требует обязательного проведения сверок. Акт — добровольный документ, но на практике он важен: подтверждает задолженность при инвентаризации расчётов, в налоговых спорах и в суде. Регулярная сверка (ежеквартально или перед годовой отчётностью) считается хорошей практикой.
Как оформить сверку, если контрагент прислал акт со своими данными?
В документе акта есть вторая табличная часть для данных контрагента. Внесите туда строки из полученного акта (в УТ это можно сделать заполнением по файлу или вручную) — программа покажет расхождения отдельной таблицей. Далее по каждой спорной строке поднимайте первичные документы и согласовывайте исправления со второй стороной.
Можно ли отправить акт сверки контрагенту через ЭДО?
Да, если у вас настроен обмен электронными документами. Из формы акта нажмите «ЭДО» → «Отправить», документ уйдёт контрагенту через оператора. Акт, подписанный квалифицированной электронной подписью обеих сторон, равнозначен бумажному с «живыми» подписями.
Что делать, если расхождение небольшое, например копейки?
Копеечные расхождения обычно возникают из-за округления НДС или пересчёта валютных сумм. Такие разницы фиксируют в акте отдельной строкой «расхождения по округлению» и списывают бухгалтерской операцией по согласованию с контрагентом. Игнорировать их не стоит: неподтверждённое сальдо создаст проблемы при следующей сверке.