Как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С УНФ

Акт сверки взаиморасчетов в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) формируется на основе данных бухгалтерского и управленческого учета: счетов, накладных, платежей и возвратов по конкретному контрагенту и договору. Отчет доступен без дополнительных настроек — достаточно корректно вести первичные документы, чтобы программа собрала обороты и сальдо автоматически.

Прежде чем формировать акт, убедитесь, что все документы за сверяемый период проведены, оплаты разнесены по банковской выписке, а возвраты и корректировки оформлены. Если документы введены «задним числом» после получения акта от контрагента, цифры разойдутся, и сверку придется переделывать.

Ниже разобран полный цикл работы: где находится отчет, какие параметры задать, как проверить расхождения, распечатать документ и что делать, если данные не сходятся.

Где в УНФ находится акт сверки

В конфигурации «Управление нашей фирмой» акт сверки реализован как отчет, а не как отдельный документ. Основной путь: раздел Продажи → Отчеты → Акт сверки взаиморасчетов. Для поставщиков аналогичный отчет доступен из раздела Покупки. В зависимости от версии УНФ название может звучать как «Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом».

Также отчет можно найти через общий список отчетов: Компания → Отчеты (или «Все отчеты») и в поисковой строке набрать «сверка». Это удобно, если права пользователя ограничены и часть разделов меню скрыта.

Если отчет в списке отсутствует, проверьте, что у пользователя есть права на разделы расчетов с контрагентами, а в настройках учетной политики включен учет по договорам — без этого детализация по договору будет недоступна.

Подготовка данных перед формированием

Качество акта сверки полностью зависит от полноты учета. Перед формированием выполните три проверки. Во-первых, убедитесь, что все отгрузки и поступления за период проведены: непроведенные документы в отчет не попадают. Во-вторых, разнесите банковскую выписку — платежи, загруженные, но не проведенные, создадут ложную задолженность.

В-третьих, проверьте, что документы привязаны к правильному договору. В УНФ расчеты ведутся в разрезе договоров, и если часть накладных оформлена на другой договор того же контрагента, акт по выбранному договору покажет неполную картину.

Настройка параметров отчета

Откройте отчет и заполните ключевые параметры в шапке: организация (от чьего имени формируется акт), контрагент, договор и период сверки. Период задается произвольно — обычно это квартал, полугодие или год, но можно сверить и отдельный месяц.

Обратите внимание на настройку валюты: если договор ведется в валюте, акт формируется в валюте договора, а рублевые эквиваленты отображаются в зависимости от настроек отчета. Для рублевых договоров этот вопрос не возникает.

В расширенных настройках (кнопка «Настройки» или «Еще») можно управлять детализацией: выводить каждый документ отдельно или группировать обороты, показывать сальдо на начало и конец периода, включать или исключать авансы. Для официальной сверки с контрагентом обычно включают полную детализацию по документам с выводом сальдо.

1. 1
   Откройте Продажи → Отчеты → Акт сверки взаиморасчетов
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, договор и период
3. 3
   Проверьте настройки детализации и вывода сальдо
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и изучите табличную часть
5. 5
   Сверьте итоговое сальдо с отчетом по задолженности
6. 6
   Распечатайте акт или сохраните в PDF для отправки

Как читать сформированный акт

Стандартный акт состоит из шапки с реквизитами сторон, таблицы операций и итогового блока. В таблице каждая строка — это документ: счет на оплату, расходная накладная, платежное поручение, возврат. Колонки «Дебет» и «Кредит» показывают отгрузки и оплаты соответственно с точки зрения вашей организации.

Итоговый блок содержит сальдо на начало периода, обороты за период и сальдо на конец. Фраза вида «задолженность контрагента перед организацией составляет…» формируется автоматически на основе конечного сальдо. Проверьте, что формулировка соответствует реальному состоянию расчетов: положительное сальдо по дебету означает долг покупателя, отрицательное — вашу задолженность или переплату.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на начало периода

Норма

Совпадает с конечным сальдо предыдущего акта сверки

Тревожный признак

Сумма отличается — за прошлый период введены или изменены документы

Итоговое сальдо

Норма

Совпадает с отчетом «Задолженность контрагентов» на ту же дату

Тревожный признак

Расхождение — есть непроведенные документы или ошибки в договорах

Состав операций

Норма

Все накладные и платежи из первички присутствуют в акте

Тревожный признак

Документы отсутствуют — проверьте договор и дату документа

Печать, подписание и отправка контрагенту

Для печати используйте кнопку «Печать» в форме отчета — программа выведет типовой макет акта. Перед печатью проверьте реквизиты организации и контрагента: они подтягиваются из карточек справочника, и если там не заполнены ИНН, адрес или руководитель, в акте будут пустые поля. Заполните карточки заранее.

Акт можно сохранить в PDF или Excel через «Файл → Сохранить» либо отправить по электронной почте прямо из программы, если настроена учетная запись почты. Для обмена через ЭДО (если подключен оператор) акт сверки может передаваться в электронном виде — это ускоряет подписание.

Подписанный обеими сторонами акт храните вместе с первичными документами: он подтверждает состояние расчетов и используется при претензионной работе, списании задолженности и налоговых проверках.

Расхождения с контрагентом: что делать

Если контрагент вернул акт с замечаниями, начните с построчного сравнения таблиц. Чаще всего расхождения возникают из-за разницы в датах: вы провели отгрузку в одном месяце, а покупатель принял товар к учету в следующем. Такие «переходящие» суммы не являются ошибкой — их отражают в акте как разницу во времени признания.

Вторая типичная причина — платеж, который одна сторона уже учла, а другая еще нет (деньги в пути, выписка не загружена). Третья — документ, оформленный на другой договор или другую организацию внутри группы компаний.

Реальные ошибки исправляйте корректирующими документами в базе, после чего сформируйте акт заново. Никогда не правьте цифры вручную в распечатанном акте — при проверке такой документ не подтвердит состояние расчетов.

Ограничения типового отчета и альтернативы

Типовой акт сверки в УНФ покрывает стандартные сценарии, но имеет ограничения. Он не формирует двусторонний акт, где одновременно видны данные обеих организаций построчно — такую форму придется дорабатывать или заполнять вручную. Также типовой макет сложно изменить без навыков работы с макетами печатных форм.

Если нужна нестандартная форма — например, с дополнительными колонками, логотипом или иной структурой итогов — используйте механизм внешних печатных форм или закажите доработку у специалиста по 1С. Для внутреннего контроля вместо акта удобнее отчеты «Задолженность контрагентов» и «Ведомость расчетов с контрагентами» — они быстрее формируются и гибче настраиваются.

Чем сверять расчеты

Акт сверки взаиморасчетов

Официальный документ для подписания с контрагентом; подходит для внешней сверки, но слабо настраивается

Задолженность контрагентов

Быстрый контроль сальдо по всем контрагентам сразу; для внутреннего использования, не подходит для подписания

Ведомость расчетов с контрагентами

Детализация по документам с гибкими отборами; удобна для поиска расхождений перед формированием акта

FAQ: частые вопросы по акту сверки в УНФ

Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем договорам контрагента?

Да, если в параметрах отчета не заполнять поле «Договор», акт сформируется по контрагенту в целом с группировкой по договорам. Учтите, что при наличии договоров в разных валютах итоговое сальдо будет некорректным — в этом случае формируйте отдельный акт по каждому валютному договору.

Почему в акте не отображается счет на оплату?

В УНФ счет на оплату не формирует задолженность — это лишь предложение оплатить. В акт попадают документы, изменяющие расчеты: расходные накладные, акты выполненных работ, оплаты, возвраты. Если контрагент просит включить счета, это потребует доработки печатной формы.

Как сформировать акт за прошлый год, если период закрыт?

Закрытие периода в УНФ не блокирует формирование отчетов — акт сверки строится за любой период, по которому есть проведенные документы. Ограничение возникнет только если установлена дата запрета изменения данных, но она запрещает редактирование, а не просмотр и печать.

Акт сверки не сходится с отчетом по задолженности. Где искать ошибку?

Проверьте три момента: совпадают ли даты формирования обоих отчетов, одинаковый ли выбран договор и нет ли документов, проведенных задним числом после формирования первого отчета. Также убедитесь, что в обоих отчетах выбрана одна и та же организация — при нескольких юрлицах в базе это частая причина расхождений.

Можно ли подписать акт сверки электронной подписью?

Да, если у вас подключен сервис обмена электронными документами с оператором ЭДО и контрагент также работает через ЭДО. Акт передается в электронном виде и подписывается усиленной квалифицированной подписью — такой документ имеет юридическую силу наравне с бумажным.