Как сформировать акт сверки в 1С:ERP

Акт сверки взаиморасчетов в 1С:ERP формируется на основании данных регистров расчетов с контрагентами и позволяет зафиксировать состояние задолженности с покупателем или поставщиком на конкретную дату. Документ доступен в стандартной поставке конфигурации, не требует доработок и поддерживает как автоматическое заполнение по данным учета, так и ручную корректировку расхождений.

Перед формированием акта важно понимать, откуда система берет данные: в ERP расчеты ведутся в разрезе объектов расчетов — заказов, накладных, договоров. Если расчеты по контрагенту ведутся корректно и документы проведены, акт заполнится автоматически. Если же в учете есть незакрытые авансы, непроведенные документы или расчеты «в разрезе договора в целом», потребуется ручная доработка документа.

Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки данных до печати и обработки расхождений, а также типичные ошибки, из-за которых акт сверки заполняется неправильно.

Где находится акт сверки в 1С:ERP и что нужно подготовить

Журнал актов сверки находится в разделе «Продажи» → «Сверка расчетов с контрагентами» → «Акты сверки расчетов». Аналогичный пункт есть в разделе «Закупки» для сверки с поставщиками. Оба пункта ведут в один и тот же журнал документов — различие только в удобстве навигации.

Перед созданием документа убедитесь, что выполнены базовые условия. Все первичные документы за сверяемый период (реализации, поступления, оплаты, корректировки) проведены. Задолженность по контрагенту актуальна — имеет смысл предварительно сформировать отчет «Ведомость расчетов с партнерами» и посмотреть сальдо. Права пользователя позволяют создавать документы этого вида — при ограниченных ролях пункт меню может быть недоступен.

Также определите период сверки. Обычно это квартал, полугодие или год, но период может быть любым. Сверку удобнее делать с даты последнего подтвержденного акта, чтобы не перепроверять уже согласованные обороты.

Пошаговое формирование акта сверки

Создание документа занимает несколько минут, если данные в учете в порядке. Откройте журнал «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, контрагента и период сверки. При необходимости ограничьте сверку конкретным договором — это полезно, когда с одним контрагентом ведется несколько независимых направлений расчетов.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» — система соберет обороты по регистрам расчетов за указанный период и сформирует табличную часть: начальное сальдо, документы отгрузки и оплаты, конечное сальдо. Каждая строка табличной части ссылается на конкретный документ, поэтому при расхождении можно быстро перейти к источнику.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента и период сверки
3. 3
   При необходимости выберите договор для детализации
4. 4
   Нажмите «Заполнить» — система подтянет обороты и сальдо
5. 5
   Проверьте начальное и конечное сальдо, сверьте с отчетом по расчетам
6. 6
   Проведите документ и распечатайте акт по кнопке «Печать»

После заполнения проверьте документ до проведения: сравните конечное сальдо в акте с сальдо в отчете «Ведомость расчетов с партнерами» на ту же дату. Значения должны совпадать. Если не совпадают — причина обычно в непроведенных документах, документах, проведенных задним числом после формирования отчета, или в разных отборах (по договору, по организации).

Сверка по нескольким договорам

Если поле «Договор» оставить пустым, акт сформируется по всем договорам контрагента с вашей организацией. Это стандартный сценарий для юридически значимой сверки, поскольку задолженность определяется в целом по контрагенту. Детализация по договорам нужна чаще для внутренних целей или при раздельном учете проектов.

Проверка заполненного акта перед отправкой контрагенту

Автоматическое заполнение не гарантирует корректности результата — система отражает то, что есть в учете, включая возможные ошибки учета. Поэтому перед отправкой акта контрагенту выполните контрольные проверки.

Во-первых, сверьте начальное сальдо с конечным сальдо предыдущего подписанного акта — они обязаны совпадать в идеальном случае. Во-вторых, проверьте, что в табличной части нет документов с нулевыми или сомнительными суммами: такие строки часто появляются из-за незакрытых корректировок. В-третьих, убедитесь, что все оплаты контрагента за период попали в акт — банковские выписки должны быть загружены и проведены.

Контрольные точки

Как проверить результат

Начальное сальдо акта

Норма

Равно конечному сальдо предыдущего подписанного акта

Тревожный признак

Сальдо отличается — в прошлом периоде провели документы задним числом

Конечное сальдо

Норма

Совпадает с отчетом «Ведомость расчетов с партнерами» на ту же дату

Тревожный признак

Расхождение — есть непроведенные документы или другой отбор

Табличная часть

Норма

Все строки содержат реальные документы с корректными суммами

Тревожный признак

Пустые строки, дубли документов, непонятные суммы

Отдельно проверьте валютные расчеты, если они есть. Акт по валютному договору формируется в валюте расчетов, и сальдо должно контролироваться именно в валюте, а не в рублевом эквиваленте — рублевые суммы могут расходиться из-за переоценки, и это нормально.

Расхождения с контрагентом и их отражение

На практике контрагент часто возвращает акт с расхождениями: у него проведен документ, которого нет у вас, или наоборот. В ERP для этого предусмотрен механизм отражения расхождений прямо в документе акта сверки.

Строки расхождений можно добавить вручную в табличную часть с указанием данных контрагента: номера и даты его документа, суммы. Это позволяет зафиксировать спорные позиции в самом акте и вести по ним переговоры, не теряя историю. Частые причины расхождений: документ оплаты проведен у контрагента в одном периоде, а у вас — в другом; счет-фактура или УПД получены с опозданием; разное округление при валютных расчетах.

Если расхождение вызвано ошибкой в вашем учете — исправьте первичный документ и перезаполните акт. Если ошибка у контрагента — зафиксируйте расхождение в акте и приложите копии своих первичных документов как подтверждение.

Печать и подписание акта сверки

Печатная форма акта вызывается кнопкой «Печать» из документа. Типовая форма содержит шапку с реквизитами организаций, таблицу оборотов с детализацией по документам, начальное и конечное сальдо, а также вывод о наличии или отсутствии расхождений и место для подписей сторон.

Реквизиты в печатную форму подтягиваются из карточек организации и контрагента. Если в акте отсутствуют подписанты или указан устаревший адрес — проверьте карточку организации и контрагента: печатная форма берет данные именно оттуда, а не из текста документа.

При использовании ЭДО акт сверки можно отправить контрагенту в электронном виде через подключенного оператора обмена. Электронный акт, подписанный квалифицированной подписью обеих сторон, имеет юридическую силу наравне с бумажным. Если ЭДО не настроен, акт распечатывается в двух экземплярах и направляется контрагенту для подписания.

Частые проблемы и способы их решения

Самая распространенная жалоба — «акт заполнился пустым» или «в акте нет части документов». Причины почти всегда одни и те же: документы не проведены, документы относятся к другой организации или другому договору, чем указан в акте, либо период сверки не охватывает даты документов. Проверьте эти три условия в первую очередь.

Вторая типовая ситуация — сальдо в акте не совпадает с сальдо в отчете по взаиморасчетам. Здесь помогает последовательная проверка: сформируйте отчет «Ведомость расчетов с партнерами» с точно таким же отбором (организация, контрагент, договор) и на ту же дату. Если отчет и акт показывают разные суммы при одинаковых отборах — вероятно, после заполнения акта кто-то провел или отменил проведение документов. Перезаполните акт.

Если в учете исторически велись расчеты без детализации по объектам (например, после миграции из старой программы), автоматическое заполнение может давать свернутые строки без документов-оснований. В таком случае табличную часть корректируют вручную или предварительно выполняют восстановление последовательности расчетов.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Акт заполнился пустымПроверьте проведение документов, организацию, договор и период сверки

Сальдо акта не совпадает с отчетом по расчетамСформируйте отчет с идентичным отбором и перезаполните акт

Контрагент вернул акт с расхождениямиДобавьте строки расхождений в акт и сверьте первичные документы по спорным позициям

Нужна сверка по одному проекту из несколькихУкажите конкретный договор в шапке акта

После подписания обнаружена ошибкаИсправьте первичку и сформируйте новый акт за период, не изменяйте подписанный

FAQ

Можно ли сформировать акт сверки за прошлый год, если период закрыт?

Да, документ создается за любой период независимо от закрытия месяца или года. Но учтите: если после закрытия периода в нем проводились документы задним числом, заполните акт заново, чтобы он отражал актуальное состояние расчетов.

Почему в акте нет аванса, который контрагент точно оплатил?

Чаще всего платежное поручение не загружено из банка или не проведено. Проверьте журнал банковских выписок за период. Реже причина в том, что оплата отнесена на другой договор или другую организацию — тогда она не попадает в отбор акта.

Чем акт сверки отличается от отчета «Ведомость расчетов с партнерами»?

Отчет — аналитический инструмент для внутреннего контроля, он не хранится как документ и не предназначен для подписания. Акт сверки — документ с номером и датой, который оформляет двустороннее подтверждение задолженности и используется как юридически значимое основание, в том числе для прерывания срока исковой давности.

Можно ли сформировать акт сверки в валюте?

Да, если договор ведется в валюте, акт по нему формируется в валюте расчетов. Контролируйте сальдо именно в валюте: рублевый эквивалент может расходиться с данными контрагента из-за разницы курсов переоценки, и это не является ошибкой.

Как исправить акт, который контрагент уже подписал?

Подписанный акт не редактируют. Исправьте ошибку в первичном документе, затем сформируйте новый акт сверки за тот же или следующий период — его начальное сальдо должно учитывать исправление. В спорных ситуациях к новому акту прикладывают пояснительное письмо.

Почему пункт «Акты сверки расчетов» не виден в меню?

Обычно это вопрос прав: роль пользователя не включает доступ к документам сверки расчетов. Обратитесь к администратору системы для назначения соответствующего профиля. Также проверьте, что в настройках функциональности включен учет расчетов с контрагентами.