Учет и Финансы · 11 мин
Как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С
Пошаговая инструкция: как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С:Бухгалтерии 8, заполнить по данным учета, проверить расхождения и распечатать документ.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на определенную дату: сколько отгружено, сколько оплачено, есть ли задолженность. В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) и в большинстве типовых конфигураций он формируется автоматически на основании данных учета, и ручная работа сводится к правильному выбору периода, контрагента и договора.
Главная ошибка новичков — пытаться собрать акт сверки вручную из отчетов. Это долго и чревато расхождениями: программа сама выберет все документы по расчетным счетам, сгруппирует их по договорам и посчитает сальдо. Ваша задача — корректно заполнить шапку документа и проверить результат перед отправкой контрагенту.
Ниже — полный порядок действий: от подготовки учета до печати и обработки расхождений. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика работы в «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» аналогична — отличается только расположение документа в меню.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Акт сверки расчетов» и доступен сразу из двух разделов: «Продажи → Акты сверки расчетов» и «Покупки → Акты сверки расчетов». Это один и тот же журнал, поэтому неважно, откуда вы создадите документ — он будет виден в обоих списках.
В «1С:Управление торговлей 11» документ называется «Сверка взаиморасчетов» и находится в разделе «Казначейство» или «Продажи» в зависимости от настроек интерфейса. Там сверка оформляется как служебный документ, а печатная форма акта выводится отдельно. В «1С:Комплексной автоматизации» и «1С:ERP» логика аналогична УТ — сверка создается на основании расчетных документов партнера.
Если вы не находите документ в меню, воспользуйтесь поиском: нажмите на лупу в правом верхнем углу или сочетание клавиш Ctrl+F внутри раздела «Все функции» и введите «сверка». Отсутствие документа в меню чаще всего означает, что у пользователя нет прав или раздел скрыт настройками интерфейса.
Подготовка: что проверить перед формированием акта
Акт сверки лишь отражает состояние учета — если в базе ошибки, они переедут в документ. Поэтому перед формированием полезно выполнить три проверки. Во-первых, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам расчетов (60, 62, 76) в разрезе нужного контрагента и убедитесь, что сальдо выглядит правдоподобно.
Во-вторых, проверьте, что по контрагенту нет «развернутого» сальдо: одновременной дебиторки и кредиторки по одному договору. Это типичный признак того, что оплата не зачтена на конкретную отгрузку или документы заведены на разные договоры. Такие ситуации лучше исправить до сверки, иначе контрагент получит акт с неочевидными суммами.
В-третьих, убедитесь, что период сверки закрыт документально: все накладные и счета-фактуры за этот период введены. Если часть первички еще не заведена, договоритесь с контрагентом о дате, на которую сверяетесь, и зафиксируйте её в шапке акта.
Как проверить готовность учета к сверке
Сальдо по каждому договору только дебетовое или только кредитовое
По одному договору одновременно дебет и кредит — нужна зачистка расчетов
Все реализации и поступления за период проведены
Есть документы с пометкой на удаление или непроведенные
Каждая сделка относится к своему договору
Документы разбросаны по нескольким договорам случайно
Пошаговое создание акта сверки в 1С:Бухгалтерии 8
Откройте раздел «Продажи» (или «Покупки») и перейдите в журнал «Акты сверки расчетов». Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа, где нужно заполнить несколько ключевых полей.
Укажите организацию, от имени которой формируется сверка, и контрагента. Если у контрагента несколько договоров, выберите конкретный договор — тогда акт будет собран только по нему. Если оставить поле договора пустым (в некоторых версиях — выбрать вариант «по всем договорам»), программа сгруппирует операции по каждому договору отдельно внутри одного акта.
Задайте период сверки — даты «с» и «по». Обычно сверяются за квартал, полугодие или год, но период может быть любым. Затем нажмите кнопку «Заполнить» и выберите вариант «По данным учета» (в ряде версий — «Заполнить по данным бухгалтерского учета»). Табличная часть заполнится документами: реализациями, поступлениями, платежными поручениями и корректировками.
- 1Откройте «Продажи → Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента и при необходимости договор
- 3Задайте период сверки (даты начала и окончания)
- 4Нажмите «Заполнить → По данным учета»
- 5Проверьте табличную часть и итоговое сальдо
- 6Запишите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать → Акт сверки»
Настройка счетов расчетов и валюты сверки
По умолчанию акт формируется по стандартным счетам расчетов: 60, 62 и 76. Если с этим контрагентом у вас есть расчеты по другим счетам — например, займы на 66 или 67 счете, расчеты по авансам на отдельных субсчетах, — добавьте их вручную на закладке (или по ссылке) «Счета расчетов» в шапке документа. Иначе часть операций не попадет в сверку.
Для валютных договоров проверьте, в какой валюте формируется акт. Типовая логика — сверка в валюте договора, но если контрагент ждет рублевый акт, уточните это заранее: пересчет по курсу может дать суммы, отличные от ожиданий второй стороны, и сверка затянется.
Обратите внимание на признак «Согласован» в шапке документа. Пока акт не согласован, его можно свободно редактировать и перезаполнять. После того как контрагент подтвердил данные, установите флажок — документ станет недоступен для изменения, что защитит согласованные цифры от случайной правки.
Проверка результата и работа с расхождениями
После заполнения сверьте итоговое сальдо акта с оборотно-сальдовой ведомостью по контрагенту на ту же дату. Суммы должны совпасть до копейки. Если акт показывает сальдо, отличное от ОСВ, чаще всего причина в том, что часть документов заведена на другой договор, другой счет или не проведена.
Если расхождение обнаружил контрагент, действуйте системно: запросите его версию акта и сравните построчно. Типовые причины разногласий — оплата, прошедшая в вашей базе другой датой или по другому договору; неотфактурованные поставки; возвраты, оформленные только у одной стороны; разница в копейках из-за округления НДС.
В 1С можно заполнить табличную часть «По данным контрагента» — вручную или вводом расхождений поверх заполнения по учету. В печатной форме тогда выведутся две колонки: ваши данные и данные второй стороны, а расхождения будут видны явно. Это стандартный способ документировать несовпадения, не искажая собственный учет.
Печать, подписание и отправка контрагенту
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать → Акт сверки» из формы документа или из списка. Форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу операций с датами и номерами документов и итоговое сальдо с расшифровкой: «задолженность контрагента перед организацией» или наоборот.
Перед отправкой проверьте, что в форму подтянулись актуальные реквизиты: наименование организации, ИНН, подписанты. Данные подписанта берутся из карточки организации и настроек ответственных лиц — если в печатной форме пусто или указан уволенный сотрудник, исправьте это в справочнике «Организации», а не в самом акте.
Акт можно отправить контрагенту напрямую из 1С через сервис обмена электронными документами (кнопка «ЭДО»), если обмен настроен, либо сохранить в PDF через «Файл → Сохранить как» из предпросмотра и направить по почте. Подписанный скан храните вместе с документом — в базе его удобно прикрепить к акту через механизм присоединенных файлов.
Удобно завести правило: акты сверки за год формировать сразу после закрытия года, пока первичка еще под рукой. Сверка годичной давности с уже ликвидированным контрагентом — одна из самых трудоемких задач при подготовке к аудиту.
Особые ситуации и ограничения
Сверка с несколькими договорами. Если с контрагентом несколько договоров, корректнее формировать один акт по каждому договору — особенно когда по ним разные валюты или условия оплаты. Сводный акт по всем договорам допустим, но итоговое сальдо в нем будет свернуто, и контрагенту сложнее проверить детализацию.
Сверка с бюджетом и по налогам. Для расчетов с бюджетом типовой «Акт сверки расчетов» не предназначен — используйте отчеты по счетам 68 и 69 и официальную сверку с налоговым органом. Аналогично расчеты с сотрудниками (70, 71, 73 счета) сверяются другими инструментами: расчетными листками и справками.
Если типовой формы не хватает — например, нужна колонка с номерами счетов-фактур или иная группировка, — документ дорабатывается через внешнюю печатную форму. Это задача для специалиста по 1С: самостоятельное изменение конфигурации без опыта может нарушить обновление программы.
Как выбрать способ сверки
Часто задаваемые вопросы
Почему акт сверки заполняется пустым, хотя документы по контрагенту есть?
Чаще всего документы не проведены, заведены на другую организацию в базе или относятся к счетам, которые не включены в список счетов расчетов акта. Также проверьте, что период сверки охватывает даты документов и что в документах указан именно тот контрагент, а не дублирующая карточка.
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
Типовой документ создается по одному контрагенту. Для массовой сверки используются специализированные обработки или отчеты по расчетам (например, «Задолженность покупателей»), которые формируют реестр сальдо, а акты рассылаются выборочно — по ключевым контрагентам или тем, кто запросил сверку.
Что делать, если контрагент вернул акт с расхождениями?
Запросите его детализацию и сравните построчно со своими данными. Найденные ошибки в своем учете исправьте корректными документами (корректировками, сторно), а не ручной правкой акта. Если расхождение на стороне контрагента, заполните в акте данные второй стороны и зафиксируйте разницу в печатной форме.
Обязателен ли акт сверки и имеет ли он юридическую силу?
Законодательство не обязывает проводить сверки, но подписанный обеими сторонами акт — важное доказательство признания долга: он может прерывать срок исковой давности и подтверждает задолженность в суде. Поэтому сверку с активными контрагентами рекомендуется проводить регулярно, минимум по итогам года.
Как сверить расчеты в валюте, если оплата была в рублях?
Сформируйте акт в валюте договора — программа покажет операции с учетом курсовых пересчетов. Если контрагент хочет видеть рублевые суммы, согласуйте с ним порядок пересчета заранее, иначе суммы в ваших актах не совпадут из-за разных курсов на даты операций.
Почему после установки флажка «Согласован» документ нельзя изменить?
Это защита согласованных данных: акт, подтвержденный обеими сторонами, не должен меняться задним числом. Если правка все же необходима, снимите флажок, внесите изменения и повторите согласование с контрагентом — прежняя версия акта после этого считается недействительной.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С создается за минуту: раздел «Продажи» или «Покупки», документ «Акт сверки расчетов», заполнение по данным учета. Качество акта зависит не от настроек формы, а от порядка в учете: проведенные документы, корректные договоры и счета расчетов. Сверяйте итоговое сальдо с ОСВ, расхождения оформляйте через данные контрагента, а согласованный акт фиксируйте флажком от изменений.