Учет и Финансы · 12 мин
Как сформировать акт сверки по контрагенту в 1С 8
Пошаговая инструкция: как сформировать акт сверки взаиморасчетов с контрагентом в 1С 8.3, настроить период, проверить расхождения и вывести печатную форму.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с покупателем или поставщиком на конкретную дату. В 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) он формируется автоматически на основании проведенных документов: реализаций, поступлений, оплат и возвратов. Ручной ввод данных не требуется — задача бухгалтера сводится к правильной настройке параметров и проверке результата.
Перед формированием акта важно убедиться, что в базе проведены все документы по контрагенту за сверяемый период: непроведенные или помеченные на удаление документы в акт не попадут, и стороны получат разные цифры. Также проверьте, что расчеты ведутся по правильному договору — если по одному контрагенту заведено несколько договоров, акт по умолчанию может собрать данные не по всем из них.
Ниже разобран порядок формирования акта сверки в типовых конфигурациях 1С 8.3, настройка отборов, работа с расхождениями и вывод печатной формы. Кнопки и пункты меню могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, но общая логика одинакова.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С 8
В 1С:Бухгалтерии 8.3 есть два пути. Первый — отчет «Акт сверки расчетов с контрагентом» в разделе «Отчеты»: он формирует печатную форму напрямую без создания документа. Второй — документ «Акт сверки взаиморасчетов» в разделе «Покупки» или «Продажи» (подраздел «Расчеты с контрагентами»), который сохраняется в базе, хранит табличную часть и позволяет зафиксировать расхождения по данным контрагента.
В Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 документ называется «Сверка взаиморасчетов» и находится в разделе «Продажи» (или «Закупки») → «Документы по расчетам» либо через поиск по вводу строки «сверка». Там же доступны расширенные настройки: детализация по заказам, накладным, расчетным документам.
Если вы не находите нужный пункт в меню, воспользуйтесь глобальным поиском (кнопка с лупой в правом верхнем углу или клавиши Ctrl+Shift+F) и введите «акт сверки» — программа покажет и документ, и отчет, доступные в вашей конфигурации.
Подготовка: что проверить перед формированием
Качество акта сверки полностью зависит от состояния учета. Пройдите по базовым проверкам до того, как отправлять документ контрагенту — это сэкономит время на разборе расхождений.
Во-первых, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 60 (поставщики) или 62 (покупатели) с отбором по нужному контрагенту. Если в ОСВ есть «красные» остатки (отрицательные суммы по субсчетам) или сальдо одновременно по дебету и кредиту без аналитики по договорам — сначала разберитесь с зачетом авансов. Во-вторых, проверьте, что все первичные документы за период введены и проведены: акт строится только по проведенным документам.
В-третьих, убедитесь, что в карточке контрагента корректно заполнены наименование, ИНН, КПП и адрес — эти данные попадут в шапку печатной формы. Ошибка в реквизитах на акте сверки может стать проблемой при использовании документа в суде или при претензионной работе.
Как проверить готовность базы к сверке
Остатки без отрицательных сумм, авансы зачтены
Красные остатки или двойное сальдо по дебету и кредиту
Все реализации, поступления и оплаты проведены
Есть непроведенные или помеченные на удаление документы
ИНН, КПП, наименование и адрес заполнены
Пустые или устаревшие реквизиты
Пошаговое формирование акта сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте раздел «Покупки» или «Продажи» и выберите «Акты сверки расчетов» (в некоторых релизах — «Акты сверки взаиморасчетов»). Нажмите «Создать». Заполните шапку документа:
- Организация — ваша организация, от имени которой ведется сверка;
- Контрагент — покупатель или поставщик;
- Договор — конкретный договор или оставьте пустым, чтобы сверка охватила все договоры контрагента;
- Период сверки — даты начала и окончания; дата окончания определяет сальдо на конец периода;
- Валюта — по умолчанию рубли; для валютных договоров укажите валюту расчетов.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета» (вариант «по данным организации»). Программа соберет в табличную часть все проведенные документы расчетов за период: реализации, поступления, оплаты, корректировки, возвраты — с датами, номерами и суммами, а внизу покажет сальдо начальное и конечное.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов» → «Создать»
- 2Заполните организацию, контрагента, договор и период сверки
- 3Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета»
- 4Проверьте табличную часть и итоговое сальдо по ОСВ
- 5Установите флажок «Сверка согласована» при необходимости и проведите документ
- 6Выведите печатную форму через кнопку «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов»
Формирование через отчет и в Управлении торговлей
Если документ в базе сохранять не нужно, в Бухгалтерии 8.3 используйте отчет: «Отчеты» → «Акт сверки расчетов с контрагентом». Укажите организацию, контрагента, период и нажмите «Сформировать». Печатная форма появится сразу, без создания документа. Это быстрый способ для разовых сверок, но он не позволяет зафиксировать данные контрагента и расхождения.
В Управлении торговлей 11 создайте документ «Сверка взаиморасчетов с клиентом» (или поставщиком). В шапке укажите партнера, контрагента и период. На закладке с детализацией выберите уровень группировки: по расчетным документам, заказам или накладным — это удобно, когда контрагент сверяется по конкретным сделкам. Заполнение выполняется кнопкой «Заполнить» по данным учета.
Особенность УТ 11: если с клиентом ведутся расчеты по нескольким соглашениям или заказам, акт можно сформировать в разрезе каждого объекта расчетов. Это помогает локализовать расхождение до конкретной накладной, а не искать его по всей истории взаимоотношений.
Документ или отчет — что выбрать
Подходит для официальных сверок: сохраняется в базе, фиксирует данные контрагента и расхождения, можно вернуться к нему позже
Подходит для быстрой внутренней проверки: формируется мгновенно, но не хранит историю и не позволяет внести данные второй стороны
Подходит при расчетах по сделкам: детализация до накладной упрощает поиск расхождений, но требует корректного ведения расчетов по заказам
Работа с расхождениями и данными контрагента
Документ «Акт сверки» позволяет вести две колонки: «по данным организации» и «по данным контрагента». Когда контрагент присылает свой вариант акта с отличающимися цифрами, включите в документе отображение данных контрагента (флажок или закладка «По данным контрагента» — зависит от конфигурации) и внесите документы, которые есть у второй стороны, но отсутствуют у вас.
Типичные причины расхождений: документ оплаты проведен у одной стороны в другом периоде (оплата в пути на конец месяца), не введена накладная или счет-фактура, документ проведен на другой договор или другую организацию внутри группы, ошибка в сумме или номере документа. Начинайте поиск с конца периода — чаще всего расхождение вызвано «переходящими» документами на границе периодов.
После внесения данных контрагента программа покажет итоговое расхождение по каждой строке и по акту в целом. Если разница нулевая — сверка завершена, можно ставить отметку «Сверка согласована». Если расхождение есть — в печатной форме оно будет показано отдельным блоком, что и нужно для претензионной работы.
Печать, подписание и хранение
Печатная форма выводится кнопкой «Печать» в документе или отчете. Стандартная форма включает шапку с реквизитами обеих сторон, таблицу операций с дебетом и кредитом, итоговое сальдо и текстовую расшифровку задолженности («задолженность в пользу…»). Если типовая форма не устраивает — например, нужен другой формат подписи или дополнительные колонки — ее можно доработать через механизм внешних печатных форм, это работа для специалиста по 1С.
Акт подписывается обеими сторонами. При обмене через ЭДО (если в базе настроен обмен электронными документами) акт сверки можно отправить контрагенту прямо из 1С — документ уйдет оператору ЭДО, а статус подписания будет виден в журнале. При бумажном обмене распечатайте два экземпляра.
Храните подписанные акты вместе с договором: они подтверждают задолженность и прерывают срок исковой давности, если контрагент признал долг подписью. В базе 1С документ «Акт сверки» остается в журнале и доступен для поиска по контрагенту и периоду.
Контроль результата и повторная сверка
После формирования акта сверьте его итоговое сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60 и 62 на ту же дату. Цифры должны совпасть до копейки. Если не совпадают — проверьте, не заведены ли по контрагенту операции на других счетах (66, 67, 76): например, проценты по займу или претензии учитываются на счете 76 и в стандартный акт по счетам 60/62 не попадают.
Полезная практика — регулярная сверка с ключевыми контрагентами по итогам квартала, а не только перед годовой отчетностью. Так расхождения находятся «горячими», пока обе стороны помнят сделку и первичка под рукой. Для массовой рассылки актов в конце периода используйте групповое формирование: в некоторых конфигурациях доступна обработка пакетного создания актов по списку контрагентов.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С 8 формируется автоматически по проведенным документам: выберите контрагента, договор и период, нажмите «Заполнить» и сверьте итог с ОСВ по счетам 60/62. Расхождения устраняйте через исправление первичных документов, а не ручной правкой акта, и фиксируйте данные контрагента в самом документе для претензионной работы.
Частые вопросы по акту сверки в 1С 8
Почему в акте сверки не отображается какой-то документ?
Чаще всего документ не проведен, помечен на удаление, проведен другой организацией или по другому договору, либо его дата выходит за границы периода сверки. Проверьте документ в журнале, при необходимости перепроведите его и перезаполните акт кнопкой «Заполнить».
Как сформировать акт сверки сразу по всем договорам контрагента?
Оставьте поле «Договор» пустым (вариант «по всем договорам») при создании документа или в настройках отчета. Тогда программа соберет обороты по всем договорам контрагента, а в табличной части документы будут сгруппированы по договорам.
Что делать, если сальдо в акте не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью?
Проверьте, какие счета включены в акт: стандартно берутся 60 и 62, а расчеты на счетах 66, 67, 76 в него не попадают. Также убедитесь, что в ОСВ установлен отбор по тому же контрагенту, организации и дате, и что нет незачтенных авансов, дающих сальдо одновременно по дебету и кредиту.
Можно ли отправить акт сверки контрагенту по ЭДО из 1С?
Да, если в базе настроен обмен электронными документами и с контрагентом есть действующее приглашение к обмену. В документе акта сверки появится команда отправки через ЭДО; статус доставки и подписания отслеживается в журнале обмена. Без настроенного ЭДО акт распечатывается и подписывается на бумаге.
Как отразить в акте документы, которые есть у контрагента, но отсутствуют у нас?
В документе «Акт сверки» включите режим ввода данных контрагента (закладка или флажок «По данным контрагента») и добавьте строки с реквизитами их документов вручную. Программа покажет расхождение по этим строкам, и оно отразится в печатной форме — это основание запросить у контрагента копии первичных документов.
Обязательно ли проводить документ «Акт сверки»?
Документ не формирует бухгалтерских проводок, поэтому на учет он не влияет. Проведение нужно для фиксации акта в базе: проведенный документ защищен от случайного изменения при закрытии периода и корректно отображается в журналах. Для официальных сверок документ рекомендуется проводить.