Как сделать ЗКР в 1С: заявка на кассовый расход по шагам

ЗКР в 1С — это заявка на кассовый расход, электронный документ, с помощью которого сотрудник или подразделение запрашивает денежные средства на оплату поставщику, выдачу подотчёт, возврат покупателю и другие выплаты. Документ применяется в конфигурациях 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Управление холдингом, где расходование средств проходит через казначейский контур: заявка создаётся инициатором, согласуется руководителями и оплачивается казначеем.

Типовой сценарий работы выглядит так: инициатор оформляет ЗКР, указывая получателя, сумму и статью движения денежных средств; заявка проходит маршрут согласования; после утверждения казначей формирует на её основании платёжное поручение или расходный кассовый ордер. Такая схема исключает неплатежи «мимо бюджета» и даёт финансовому отделу полную картину планируемых выплат.

Прежде чем делать ЗКР, убедитесь, что в базе настроены казначейские функции: включено использование заявок на расходование средств, заполнены статьи ДДС, валюты, банковские счета и настроены права пользователей. Без этой подготовки документ либо не будет доступен, либо не пройдёт проведение. Ниже разобраны все этапы — от настройки до контроля оплаты.

Что такое ЗКР и когда она нужна

Заявка на кассовый расход фиксирует намерение организации потратить деньги и запускает процедуру контроля. В отличие от прямого создания платёжного поручения, ЗКР позволяет заранее увидеть будущий отток средств, проверить его на соответствие бюджету и лимитам, а также разграничить ответственность: инициатор отвечает за обоснованность, согласующие — за целесообразность, казначей — за сам факт платежа.

ЗКР обязательна в компаниях, где действует платёжный календарь и любые выплаты проходят через казначейство. Если в учётной политике предприятия заявки не используются, оплату можно оформлять напрямую банковскими и кассовыми документами — но тогда теряется предварительный контроль расходов.

Подготовка: какие настройки проверить перед созданием ЗКР

Сначала проверьте, что функциональность заявок включена. В 1С:ERP перейдите в «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство и взаиморасчёты» → «Казначейство» и убедитесь, что установлен флаг использования заявок на расходование денежных средств. Там же настраивается ограничение прав пользователей на создание и согласование заявок.

Далее проверьте справочники, от которых зависит заполнение документа: статьи движения денежных средств (с корректным видом операции), банковские счета организации, кассы, контрагенты с банковскими реквизитами, договоры. Если планируется контроль по бюджету, должны быть настроены статьи бюджетов и лимиты расходования.

Отдельно проверьте права: пользователю-инициатору нужна роль на добавление заявок, согласующим — роль согласования, казначею — права на оплату и формирование платёжных документов. Отсутствие нужной роли — самая частая причина, по которой сотрудник «не видит» ЗКР в интерфейсе.

Контрольные точки

Как проверить готовность системы

Раздел «Заявки на расходование средств»

Норма

Журнал открывается и доступна кнопка «Создать»

Тревожный признак

Раздела нет в меню — не включена функциональность или не хватает прав

Статьи ДДС

Норма

В справочнике есть статьи с нужными видами операций

Тревожный признак

Список пуст — заявку не провести

Банковский счёт организации

Норма

Счёт заполнен, указан банк и валюта

Тревожный признак

Счёт не создан — оплата заявки невозможна

Создание ЗКР: пошаговое заполнение документа

Откройте «Казначейство» → «Заявки на расходование средств» и нажмите «Создать». Первым делом выберите хозяйственную операцию — от неё зависит состав полей документа. Основные варианты: оплата поставщику, выдача денежных средств подотчётному лицу, возврат оплаты клиенту, перечисление заработной платы, прочие выплаты.

Заполните шапку: организацию, подразделение-инициатора, валюту и желаемую дату платежа. В табличной части укажите получателя (контрагента или физическое лицо), сумму, статью ДДС, при оплате поставщику — договор и документ основание (заказ, поступление, счёт). Поле «Форма оплаты» определяет, как будет исполнена заявка: безналичный платёж, наличная выдача через кассу или оплата картой.

В поле «Комментарий» или «Назначение платежа» кратко опишите основание расхода — это ускорит согласование, потому что руководителю не придётся запрашивать пояснения. После заполнения нажмите «Провести» и переведите заявку в статус «К согласованию» или отправьте по маршруту, если настроен бизнес-процесс.

1. 1
   Откройте «Казначейство» → «Заявки на расходование средств» → «Создать»
2. 2
   Выберите хозяйственную операцию (оплата поставщику, подотчёт и т.д.)
3. 3
   Заполните организацию, подразделение, валюту и дату платежа
4. 4
   Укажите получателя, сумму, статью ДДС и документ-основание
5. 5
   Выберите форму оплаты: безналичная или наличная
6. 6
   Проведите документ и отправьте на согласование
7. 7
   Дождитесь утверждения и проверьте оплату в отчёте по заявкам

Согласование и утверждение заявки

После создания заявка проходит маршрут согласования. В простом варианте статус меняется вручную: «Не согласована» → «Согласована» → «К оплате». В развёрнутом варианте используются бизнес-процессы: система автоматически направляет задачу руководителю инициатора, затем финансовому контролёру, и каждый из них утверждает или отклоняет заявку с комментарием.

На этапе согласования проверяются обоснованность расхода, правильность статьи ДДС, наличие документа-основания и соответствие лимитам. Если заявку отклонили, инициатор получает её обратно с замечанием, исправляет и отправляет повторно. Утверждённая заявка попадает в платёжный календарь и становится доступной казначею для исполнения.

Оплата ЗКР казначеем

Казначей работает с утверждёнными заявками через рабочее место «Заявки на оплату» или платёжный календарь. На основании ЗКР формируется платёжное поручение (при безналичной форме) или расходный кассовый ордер (при наличной). Реквизиты получателя, сумма и назначение подставляются из заявки автоматически, что исключает ошибки ручного ввода.

Допускается частичная оплата: если по заявке на 100 000 перечислено 60 000, остаток остаётся в работе до полного закрытия. После проведения оплаты заявка получает статус «Оплачена». Документы оплаты видны по ссылке из самой ЗКР — это удобно для проверки взаиморасчётов и ответов контрагентам.

Если оплата поставщику создаётся на основании заказа или поступления, заявку удобнее формировать прямо из этого документа кнопкой «Создать на основании» — тогда основание, договор и сумма заполнятся автоматически.

Контроль исполнения и отчёты

Для контроля используйте отчёты раздела «Казначейство»: «Оплата заявок на расходование средств» показывает, какие заявки оплачены, частично оплачены или просрочены; «Платёжный календарь» отражает плановые и фактические движения по датам. Эти отчёты позволяют инициатору отслеживать судьбу своей заявки без обращений в казначейство.

Признак корректно завершённого процесса: заявка в статусе «Оплачена», к ней привязан проведённый платёжный документ, сумма оплаты совпадает с суммой заявки (или зафиксирована частичная оплата с остатком), в отчёте по оплате заявок строка закрыта. Если заявка «висит» в статусе «К оплате» дольше установленного срока, уточните у казначея причину — возможно, не хватает средств на счёте или неверно указана дата платежа.

Риски и границы самостоятельной работы

Ошибки в ЗКР напрямую влияют на деньги компании, поэтому действуйте аккуратно. Не меняйте согласованную заявку без повторного согласования: редактирование суммы или получателя после утверждения обесценивает весь контроль. В типовых конфигурациях изменение ключевых полей автоматически сбрасывает статус согласования — это защитный механизм, не отключайте его.

Не удаляйте оплаченные заявки и не проводите оплату, если реквизиты получателя вызывают сомнения — сверьте их с договором или счётом. Настройку маршрутов согласования, прав и казначейских регламентов лучше поручить специалисту по внедрению: ошибка в правах может привести к тому, что заявки сможет утверждать сам инициатор, что сводит контроль к нулю.

Часто задаваемые вопросы

Чем ЗКР отличается от платёжного поручения?

Заявка — это запрос на расход и объект согласования, она не двигает деньги. Платёжное поручение — исполнительный документ, который реально отправляется в банк. В казначейской схеме поручение всегда создаётся на основании утверждённой заявки.

Почему я не вижу кнопку «Создать» в журнале заявок?

Наиболее вероятные причины: не включена функциональность заявок в настройках казначейства или у пользователя нет нужной роли. Проверьте права доступа и настройки раздела «Казначейство», при необходимости обратитесь к администратору 1С.

Можно ли оплатить заявку частями?

Да, типовой механизм поддерживает частичную оплату. Создавайте платёжные документы на часть суммы — заявка останется в работе, а отчёт по оплате покажет незакрытый остаток до полного исполнения.

Что делать, если заявку отклонили?

Откройте заявку и прочитайте комментарий согласующего лица — обычно там указана причина. Исправьте замечания (статью ДДС, сумму, основание), проведите документ и повторно отправьте на согласование. Создавать дубликат заявки не нужно.

Обязательно ли указывать документ-основание?

Для оплаты поставщику — настоятельно рекомендуется: основание связывает заявку с обязательством и упрощает согласование. Для выдачи подотчётных средств или прочих выплат основание может отсутствовать, но тогда обязательно заполните содержательный комментарий.

Как отменить ошибочно созданную заявку?

Если заявка ещё не оплачена, переведите её в статус «Отклонена» или пометьте на удаление после распроведения. Если по ней уже прошла оплата, заявку не удаляют — оформляют возврат средств и корректирующие документы.