Учет и Финансы · 11 мин
Как сделать заявку на кассовый расход в 1С
Как создать и согласовать заявку на кассовый расход в 1С: заполнение документа, статусы, оплата через кассу, проверка результата и типичные ошибки.
Заявка на кассовый расход — это документ, с помощью которого сотрудник или подразделение запрашивает выдачу наличных денег из кассы: на командировку, хозяйственные нужды, возврат покупателю или другую цель. В конфигурациях 1С с подсистемой казначейства (1С:ERP, «Комплексная автоматизация», «Управление холдингом») заявка проходит согласование и только после этого превращается в реальный расходный кассовый ордер.
Механизм заявок нужен, чтобы платежи не проводились «в обход» финансового контроля: казначей видит планируемые выплаты, руководитель утверждает суммы, а кассир выдаёт деньги только по утверждённым документам. Если в вашей базе заявки не используются, расход по кассе оформляется напрямую документом «Расходный кассовый ордер» — но тогда контроль лимитов и согласование теряются.
Ниже разобран практический порядок работы: где находится документ, какие поля обязательны, какие статусы проходит заявка, как на её основании выдать деньги и какие ошибки встречаются чаще всего. Ориентир — типовые конфигурации на платформе 1С:Предприятие 8.3; названия команд в вашей конфигурации могут немного отличаться.
Где найти документ и какие права нужны
В типовых конфигурациях с казначейством заявка называется «Заявка на расходование денежных средств» и расположена в разделе «Казначейство» (в некоторых версиях — «Банк и касса») → «Заявки на расходование денежных средств». В «Управление холдингом» документ может называться «Заявка на расход ДС» и находиться в разделе «Казначейство» → «Планирование и контроль денежных средств».
Для работы с заявками пользователю нужны соответствующие права: как минимум роль добавления и изменения заявок на расходование ДС. Если документа нет в интерфейсе, проверьте два момента: включена ли функциональная опция «Заявки на расходование денежных средств» (НСИ и администрирование → Казначейство) и есть ли у вашей учётной записи нужная роль. Оба вопроса решает администратор базы.
В простых конфигурациях без подсистемы казначейства (например, базовая «Бухгалтерия предприятия») отдельного документа «заявка» нет — там расход по кассе оформляется сразу расходным кассовым ордером. Если вы работаете в такой конфигурации, механизм согласования заявок доступен только после перехода на конфигурацию с казначейством или через доработку.
Пошаговое создание заявки
Откройте список «Заявки на расходование денежных средств» и нажмите «Создать». Форма документа состоит из шапки с основными реквизитами и табличной части «Расшифровка платежа», где детализируется, на что идут деньги.
- 1Укажите организацию и подразделение-инициатора платежа
- 2Выберите форму оплаты «Наличная» и кассу, из которой будут выданы деньги
- 3Заполните сумму и валюту заявки
- 4В табличной части укажите статью движения денежных средств, аналитику (ЦФО, контрагента, договор при необходимости)
- 5Укажите получателя: подотчётное лицо, контрагента или поставщика
- 6Проверьте желаемую дату оплаты и при необходимости приложите обоснование (файл, комментарий)
- 7Нажмите «Провести» и отправьте заявку на согласование
Ключевой момент — форма оплаты. Если оставить «Безналичная», заявка уйдёт в очередь безналичных платежей и оплатить её из кассы не получится. Для кассового расхода обязательно выберите «Наличная» и конкретную кассу организации.
Поле «Статья движения денежных средств» влияет на отчёт ДДС и на контроль бюджета, поэтому выбирайте его осознанно: «Выдача подотчётным лицам», «Оплата поставщику», «Возврат покупателю» и т.п. Если нужной статьи нет, её должен завести финансовый специалист или администратор в справочнике статей ДДС.
Сценарии: подотчёт, поставщику, возврат покупателю
Выдача под отчёт сотруднику
Самый частый сценарий — деньги на хознужды или командировку. В реквизите «Получатель» укажите физическое лицо (сотрудника), операцию выберите «Выдача денежных средств подотчётному лицу». В расшифровке платежа укажите сумму и статью ДДС. После оплаты сотрудник обязан отчитаться авансовым отчётом, иначе сумма зависнет как дебиторская задолженность подотчётного лица.
Оплата поставщику наличными
Выберите операцию «Оплата поставщику», укажите контрагента и договор. Учтите ограничение: расчёты наличными между юридическими лицами (и ИП) по одному договору ограничены законодательно — ориентир составляет 100 000 рублей по одному договору. Если сумма больше, платёж должен идти безналично, и заявку с наличной формой оплаты казначей обоснованно отклонит.
Возврат покупателю
Операция «Возврат оплаты клиенту» оформляется со ссылкой на документ продажи или оплаты. Это важно для корректного закрытия взаиморасчётов: без основания возврат повиснет как аванс с минусом. При работе с онлайн-кассой возврат наличных также должен сопровождаться чеком возврата.
Когда заявка нужна, а когда нет
Стандарт для конфигураций с казначейством: платёж согласуется, контролируется лимит, кассир выдаёт деньги только по утверждённой заявке
Допустимо в простых конфигурациях без заявок либо при срочной выплате, но теряется предварительный контроль и планирование платежей
Тот же документ, но с формой оплаты «Безналичная» — оплачивается через банк, а не через кассу
Согласование и статусы заявки
После проведения заявка обычно имеет статус «Не согласована». Дальше она проходит цепочку: «На согласовании» → «Согласована» (или «Утверждена к оплате»). Состав согласующих определяется настройками маршрута: это может быть руководитель подразделения, финансовый директор, казначей. В некоторых базах согласование настроено по сумме — мелкие заявки утверждаются автоматически или одним лицом.
Пока заявка не согласована, создать на её основании расходный кассовый ордер нельзя — программа выдаст предупреждение. Если кнопка создания оплаты недоступна, первым делом проверьте статус заявки и наличие отказов в истории согласования.
Если заявку отклонили, не создавайте дубликат «вслепую»: откройте комментарий согласующего (обычно виден в форме документа или в истории статусов), исправьте причину — сумму, статью ДДС, получателя — и отправьте повторно. Дубли заявок искажают платёжный календарь и завышают планируемые расходы.
Оплата заявки: расходный кассовый ордер
После утверждения заявки откройте её и нажмите «Создать на основании» → «Расходный кассовый ордер». Программа подтянет кассу, сумму, получателя и статью ДДС из заявки. Кассиру останется проверить реквизиты, указать номер и дату ордера и провести документ.
Признак успешной оплаты: заявка переходит в статус «Оплачена» (полностью или частично, если выдали не всю сумму), а в кассовой книге появляется запись о расходе. Частичная оплата допустима — остаток заявки останется в очереди на выплату, пока её не закроют вручную или не оплатят полностью.
Если РКО создан не на основании заявки, а вручную, связь между ними отсутствует: заявка продолжит висеть как неоплаченная и попадёт в платёжный календарь повторно. Всегда создавайте оплату именно из формы заявки или из списка «Заявки к оплате» в рабочем месте казначея.
Как проверить результат
«Оплачена» или «Частично оплачена»
Заявка согласована, но оплаты нет — РКО не создан или не проведён
Есть запись о расходе с нужной суммой и номером РКО
Записи нет — ордер не проведён или дата не совпадает
Остаток уменьшился на сумму выдачи и не стал отрицательным
Минус по кассе — значит, РКО проведён раньше поступления денег
Оплаченная заявка исчезла из планируемых выплат
Заявка осталась в плане — оплата создана без связи с заявкой
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство проблем с заявками на кассовый расход связаны не с программой, а с нарушением последовательности: оплата до согласования, неверная форма оплаты, дубли документов. Ниже — частые ошибки и их последствия.
Если заявка создана ошибочно и ещё не оплачена, пометьте её на удаление или закройте (в зависимости от конфигурации есть команда «Закрыть заявку»). Удалять оплаченную заявку нельзя — сначала придётся отменить проведение связанного расходного ордера, что при закрытом периоде делает только бухгалтер с соответствующими правами.
Ограничения и границы самостоятельной работы
Рядовой пользователь может безопасно: создавать и редактировать свои заявки до согласования, отслеживать статусы, прикладывать обоснования. Действия, которые лучше не выполнять без финансового специалиста: изменение маршрутов согласования, ручная корректировка остатков кассы, отмена проведения ордеров в закрытом периоде, настройка статей ДДС и прав лимитов.
Также помните о кассовой дисциплине: лимит остатка кассы, ограничение наличных расчётов по договору и обязательность авансовых отчётов контролируются не только программой, но и законодательством. 1С подскажет и заблокирует часть ошибок, но ответственность за нарушения несёт организация.
Что важно запомнить
Заявка на кассовый расход создаётся в разделе казначейства с формой оплаты «Наличная», проходит согласование и оплачивается только через расходный кассовый ордер, созданный на её основании. Контролируйте статус, статью ДДС и остаток кассы — это три точки, где возникают почти все ошибки.
Частые вопросы
Чем заявка отличается от расходного кассового ордера?
Заявка — это намерение потратить деньги и инструмент согласования: она резервирует сумму в платёжном календаре, но не создаёт проводок. Расходный кассовый ордер — факт выдачи наличных: именно он уменьшает остаток кассы и формирует бухгалтерские записи. В связке «заявка → РКО» первый документ даёт разрешение, второй фиксирует операцию.
Почему не создаётся расходный ордер на основании заявки?
Чаще всего заявка не согласована или имеет статус «Отклонена». Также проверьте форму оплаты: если выбрана «Безналичная», оплата через кассу недоступна. Реже причина в правах пользователя или в том, что заявка уже полностью оплачена другим ордером.
Можно ли оплатить заявку частями?
Да. Создайте РКО на основании заявки и укажите сумму меньше заявленной — заявка перейдёт в статус «Частично оплачена», а остаток останется в очереди на выплату. Когда потребность в остатке отпала, заявку следует закрыть, чтобы она не завышала планируемые расходы.
Как отменить ошибочную заявку?
Если оплаты не было, пометьте заявку на удаление или используйте команду закрытия, если она есть в вашей конфигурации. Если заявка уже оплачена, сначала нужно отменить проведение расходного ордера — в закрытом периоде это должен делать бухгалтер, чтобы не нарушить отчётность.
Что делать, если нужной статьи ДДС нет в списке?
Статьи движения денежных средств ведёт финансовая служба или администратор, потому что от них зависят отчёт ДДС и бюджетный контроль. Передайте потребность ответственному специалисту, а временно выберите ближайшую по смыслу статью и укажите детали в комментарии к заявке.
Обязательно ли подотчётному лицу отчитываться после выдачи денег?
Да. Выданные наличные числятся за сотрудником как задолженность, пока он не представит авансовый отчёт с подтверждающими документами или не вернёт неизрасходованную сумму в кассу. Без отчёта сумма зависает на счёте расчётов с подотчётными лицами и создаёт проблемы при инвентаризации расчётов.