Как сделать займ в кассу в 1С: пошаговая инструкция

Получение займа наличными в кассу организации — типовая операция, которая отражается в 1С:Бухгалтерии 8.3 документом поступления денежных средств с видом операции «Получение займа от контрагента». Корректное оформление важно не только для учета: от правильности проводок зависит начисление процентов, расчет долга по договору и отсутствие расхождений при инвентаризации кассы.

Механика операции проста: дебет счета 50.01 «Касса организации» и кредит счета 66.03 «Краткосрочные займы» или 67.03 «Долгосрочные займы» — в зависимости от срока договора. Однако на практике ошибки возникают при выборе договора, указании счета расчетов и последующем учете процентов. Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до контроля остатка задолженности.

Инструкция актуальна для 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0). В других конфигурациях — «Управление нашей фирмой», «Комплексная автоматизация», ERP — логика аналогична, отличаются только названия документов и разделов меню.

Что подготовить перед оформлением займа

До создания документа проверьте три вещи: наличие контрагента-заимодавца в справочнике, корректность договора и срок займа. От срока зависит счет учета: договоры до 12 месяцев включительно отражаются на счете 66.03, свыше 12 месяцев — на 67.03. Ошибка в выборе счета искажает структуру баланса: краткосрочные и долгосрочные обязательства показываются в разных разделах отчетности.

Контрагент создается стандартно в разделе «Справочники — Контрагенты». Если займодавец — физическое лицо (например, учредитель), заведите его как контрагента с типом «Физическое лицо» и заполните ФИО. ИНН у физлица может отсутствовать — программа это допускает.

Договор с контрагентом создается прямо из документа поступления или заранее в карточке контрагента. Вид договора выбирайте «Прочее» — отдельного вида «Займ» в типовой конфигурации нет. В наименовании договора удобно указать реквизиты реального договора займа: номер и дату, чтобы потом быстро находить его в отчетах.

Оформление поступления займа в кассу: пошагово

Основной документ — «Поступление наличных». Он находится в разделе «Банк и касса — Кассовые документы». При создании нового документа в поле «Вид операции» выберите «Получение займа от контрагента». После этого форма перестроится: появятся поля для договора и счета расчетов, а лишние реквизиты скроются.

Заполните поля последовательно: дата (должна совпадать с датой фактического внесения денег в кассу и датой приходного кассового ордера), контрагент-заимодавец, договор, сумма, счет учета (66.03 или 67.03). В поле «Приходный ордер» укажите номер ПКО по кассовой книге — программа обычно подставляет его автоматически, но при разрывах нумерации проверьте вручную.

1. 1
   Откройте «Банк и касса — Кассовые документы» и создайте документ «Поступление наличных»
2. 2
   В поле «Вид операции» выберите «Получение займа от контрагента»
3. 3
   Укажите дату, контрагента-заимодавца и договор с видом «Прочее»
4. 4
   Введите сумму и проверьте счет расчетов: 66.03 при сроке до года, 67.03 при большем сроке
5. 5
   Заполните основание (реквизиты договора займа) и номер приходного ордера
6. 6
   Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» — должна быть запись Дт 50.01 Кт 66.03 (67.03)
7. 7
   Распечатайте приходный кассовый ордер по кнопке «Печать — Приходный кассовый ордер (КО-1)»

После проведения документа деньги попадают в остаток по кассе, а задолженность перед заимодавцем отражается на кредите счета расчетов по займам. Распечатанный ПКО подписывается главным бухгалтером и кассиром — без подписанного ордера наличные в кассе не считаются оприходованными с точки зрения кассовой дисциплины.

Выбор счета учета: 66 или 67

Граница между краткосрочным и долгосрочным займом — 12 месяцев. Срок считается по условиям договора с даты получения денег до даты возврата. Если договор заключен на 11 месяцев — это счет 66.03, на 13 месяцев — 67.03.

Тонкий момент — пролонгация. Если краткосрочный займ продлевается дополнительным соглашением и суммарный срок превышает год, задолженность корректно перевести на счет 67.03 операцией, введенной вручную. В типовой 1С автоматического перекласса нет, за этим нужно следить самостоятельно.

Учет процентов по займу

Если займ процентный, начисление процентов оформляется отдельно — документом «Операция» (раздел «Операции — Операции, введенные вручную»). Проводка: Дт 91.02 «Прочие расходы» — Кт 66.04 (67.04) «Проценты по займам». Субконто по счету 91.02 — статья прочих доходов и расходов с видом «Проценты к уплате».

Проценты начисляются ежемесячно, на последнее число месяца, независимо от того, когда они фактически уплачиваются. Сумму считайте по формуле из договора: сумма займа × ставка / 365 (366) × количество дней пользования в месяце. День получения в расчет обычно не включается, день возврата включается — но ориентируйтесь на текст вашего договора.

Уплата процентов наличными из кассы оформляется документом «Выдача наличных» с видом операции «Возврат займа контрагенту» — в табличной части укажите счет расчетов 66.04 (67.04), чтобы сумма закрыла именно процентную задолженность, а не тело займа.

Возврат займа из кассы

Возврат оформляется документом «Выдача наличных» с видом операции «Возврат займа контрагенту». Проводка зеркальная: Дт 66.03 (67.03) — Кт 50.01. Укажите тот же договор, по которому получали займ, — иначе задолженность «повиснет» раздельно на двух договорах и не свернется автоматически.

Если возврат происходит частями, каждая выплата оформляется отдельным документом. Остаток долга контролируйте отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 66 (67) с группировкой по контрагентам и договорам: после полного погашения остаток по конкретному договору должен быть нулевым.

Помните про ограничения наличных расчетов: по одному договору между юридическими лицами расчеты наличными ограничены установленным Банком России лимитом (традиционно 100 000 рублей). Возврат займа физическому лицу этим лимитом не ограничен, но крупные суммы наличными привлекают внимание при проверках — безопаснее проводить их через банк.

Частые ошибки и как их избежать

Самая распространенная ошибка — оформление займа видом операции «Прочее поступление» или «Взнос наличными от учредителя» вместо «Получение займа от контрагента». В первом случае сумма попадет на счет 91.01 как прочий доход и завысит налоговую базу, во втором — повиснет на расчетах с учредителями по счету 75, что искажает структуру капитала.

Вторая типичная проблема — несовпадение даты документа и фактической даты внесения денег. Кассовые документы строго хронологичны: поступление «задним числом» после выдачи наличных тем же днем может дать отрицательный остаток по кассе на промежуточную дату, что является нарушением кассовой дисциплины.

Как проверить результат

После оформления всей цепочки — поступление, проценты, возврат — выполните контрольную сверку. Откройте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» 66 (или 67) за период займа: по дебету должны пройти возвраты, по кредиту — получение и проценты. Если займ полностью погашен вместе с процентами, конечное сальдо по договору равно нулю.

Дополнительно сверьте кассу: отчет «Кассовая книга» за дату поступления должен содержать ваш ПКО, а остаток на конец дня не должен быть отрицательным. Акт сверки с контрагентом-заимодавцем (раздел «Покупки» или «Продажи — Акты сверки расчетов») покажет, что обе стороны видят задолженность одинаково.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводка документа поступления

Норма

Дт 50.01 — Кт 66.03 или 67.03 на сумму займа

Тревожный признак

Счет 91.01, 75.01 или отсутствие проводки

ОСВ по счету 66/67 после полного возврата

Норма

Нулевое сальдо по контрагенту и договору

Тревожный признак

Остаток по дебету или кредиту — долг не закрыт

Кассовая книга за дату поступления

Норма

ПКО присутствует, остаток положительный

Тревожный признак

Отрицательный остаток или отсутствие ордера

FAQ: частые вопросы о займе в кассу в 1С

Как оформить беспроцентный займ от учредителя в кассу?

Точно так же, как обычный: «Поступление наличных» с видом операции «Получение займа от контрагента», контрагент — учредитель как физическое лицо. Проценты не начисляются, операций по 91 счету не создается. Обязательно наличие письменного договора займа с указанием на беспроцентность.

Можно ли вернуть займ на банковский счет, если получали наличными?

Да, способ возврата не привязан к способу получения. Оформите «Списание с расчетного счета» с видом операции «Возврат займа контрагенту» и тем же договором — задолженность закроется корректно независимо от канала движения денег.

Что делать, если ошиблись счетом (66 вместо 67)?

Создайте документ «Операция» с проводкой Дт 67.03 — Кт 66.03 на сумму долга с заполнением того же контрагента и договора в обоих субконто. Если период уже закрыт и отчетность сдана, оцените существенность ошибки — возможно, потребуется корректировка по правилам исправления ошибок в учете.

Нужно ли выдавать займ подотчетному лицу через отдельный документ?

Займ сотруднику — это другая операция: «Выдача наличных» с видом «Выдача займа сотруднику», счет 73.01 «Расчеты по предоставленным займам». Не путайте с выдачей под отчет (счет 71): выданный займ не требует авансового отчета, а возвращается по графику договора.

Как отразить займ в валюте, полученный наличными?

Используйте валютную кассу и счет 50.21. В договоре укажите валюту расчетов. Задолженность на счете 66.03 (67.03) будет переоцениваться при закрытии месяца, курсовые разницы попадут на счет 91. Учтите, что наличные валютные расчеты между резидентами в большинстве случаев ограничены валютным законодательством.

Где в 1С посмотреть общую задолженность по всем займам?

Сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» 66 и 67 за нужный период с детализацией по субконто «Контрагенты» и «Договоры». Для анализа сроков удобен отчет «Анализ субконто» по виду субконто «Договоры» с отбором по счетам расчетов по займам.