Как создать и настроить забалансовые счета в 1С

Забалансовые счета в 1С используются для учета объектов, которые не принадлежат организации на праве собственности, но находятся в её распоряжении или под контролем: арендованные основные средства, товары на комиссии, принятые на ответственное хранение материалы, списанная в расход спецодежда, обеспечения обязательств. Такие объекты не должны влиять на баланс организации, но их движение необходимо отслеживать.

Главная особенность забалансового учета — отсутствие двойной записи. Проводка по забалансовому счету не требует корреспонденции с другим счетом: дебетование или кредитование выполняется односторонне. В 1С:Бухгалтерии 8.3 механизм забалансовых счетов реализован через признак «Забалансовый» в плане счетов, и программа автоматически отключает требование корреспонденции для таких счетов.

В типовой конфигурации уже есть предопределенные забалансовые счета (001, 002, 003, 004, 010, 011 и другие), но на практике часто требуется добавить собственные — например, для учета материалов заказчика по конкретному договору, рекламных материалов у дилеров или бланков строгой отчетности с детализацией. Ниже разобрано, как это сделать, как оформлять движения и какие ошибки встречаются чаще всего.

Что такое забалансовый счет и когда он нужен

Забалансовый счет — это счет бухгалтерского учета, остатки и обороты которого не включаются в баланс организации. На нем отражаются ценности, временно находящиеся у организации, либо права и обязательства, не влияющие на активы и пассивы. Классические примеры: арендованные основные средства (счет 001), товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение (002), товары, принятые на комиссию (004), оборудование, принятое для монтажа (005).

Отдельная категория — учет собственных объектов, которые уже списаны с баланса, но фактически используются: спецодежда и инвентарь, переданные в эксплуатацию (счет МЦ), списанные, но продолжающие работать основные средства, бланки строгой отчетности (006). Здесь забалансовый учет выполняет контрольную функцию: он позволяет провести инвентаризацию и установить материальную ответственность, хотя стоимости в балансе уже нет.

Признаки того, что объект нужно учитывать за балансом: организация не является собственником; стоимость объекта уже полностью списана в расходы; объект передан третьему лицу, но остается собственностью организации (товары на комиссии у комиссионера); существует обязательство или обеспечение, не являющееся активом. Если ни одно условие не выполняется — объект, скорее всего, должен стоять на балансовом счете.

Какие забалансовые счета уже есть в типовой 1С

В 1С:Бухгалтерии 8.3 план счетов содержит набор предопределенных забалансовых счетов. Их нельзя удалить, но можно дополнить субсчетами. Основные из них приведены ниже.

Часть этих счетов задействована в типовых документах: например, документ «Передача материалов в эксплуатацию» автоматически формирует запись по счету МЦ, а поступление товаров комиссионера может отражаться на счете 004. Прежде чем создавать свой счет, проверьте, не закрывает ли задачу существующий предопределенный счет с добавлением субсчета — это снижает риск конфликтов при обновлениях конфигурации.

Как создать новый забалансовый счет в 1С:Бухгалтерии 8.3

Создание счета выполняется в пользовательском режиме, изменения конфигурации не требуются. Откройте раздел «Главное» → «План счетов». Нажмите «Создать» и заполните карточку счета: укажите код (для пользовательских забалансовых счетов принято использовать свободные коды, например 012, 013 или буквенные обозначения вроде «ЗАЛ»), наименование и вид счета — для забалансовых счетов вид не имеет значения для корреспонденции, но влияет на отчеты.

Ключевое действие — установить флажок «Забалансовый». Именно этот признак отключает контроль двойной записи и исключает счет из баланса. Далее настройте аналитику (субконто): добавьте нужные виды субконто — контрагенты, договоры, номенклатура, сотрудники, склады. Для каждого субконто можно включить признаки «Суммовой» и «Количественный» учет. Если планируется вести только количественный учет (например, бланки), суммовой оборот можно отключить.

Если требуется детализация, создайте субсчета: выделите родительский счет и нажмите «Создать субсчет». Субсчета наследуют признак «Забалансовый» и аналитику родителя, её можно скорректировать. После сохранения счет сразу доступен для проводок — перезапуск и обновление не нужны.

1. 1
   Откройте «Главное» → «План счетов» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите свободный код и понятное наименование счета.
3. 3
   Установите флажок «Забалансовый».
4. 4
   Добавьте виды субконто и настройте суммовой/количественный учет.
5. 5
   При необходимости создайте субсчета и сохраните.
6. 6
   Проверьте счет тестовой операцией на копии или на небольшом документе.

Как отражать движения по забалансовому счету

Стандартный способ — документ «Операция» (раздел «Операции» → «Операции, введенные вручную» → «Создать» → «Операция»). В табличной части добавьте строку, укажите забалансовый счет в поле «Дебет» или «Кредит», заполните субконто, сумму и количество. Поле корреспондирующего счета оставьте пустым — для забалансового счета программа это допускает.

Приход отражается записью по дебету забалансового счета, выбытие — по кредиту. Например, получение материалов от заказчика на переработку: дебет 003 с указанием контрагента и номенклатуры. Возврат остатков — кредит 003 по тем же субконто. Важно заполнять аналитику одинаково при приходе и расходе, иначе по субконто образуются «висячие» остатки.

Оценка забалансовых объектов

Объекты на забалансовых счетах учитываются в оценке, указанной в договоре: для арендованного имущества — по стоимости из договора аренды или акта приема-передачи, для товаров на комиссии — по цене, согласованной с комитентом. Если оценка не определена, допустим количественный учет без суммы либо условная оценка, но это нужно закрепить в учетной политике, чтобы у инвентаризационной комиссии и проверяющих не возникало вопросов.

Массовое оприходование

Для большого количества позиций ручной ввод операций неудобен. Варианты: загрузка табличной части документа из Excel через обработку загрузки данных из табличного документа (входит в состав типовой поставки), либо использование типовых документов, если они формируют движения по нужному счету. Перед массовой загрузкой обязательно проверьте соответствие субконто в файле и в плане счетов.

Как проверить корректность забалансового учета

Основной инструмент проверки — оборотно-сальдовая ведомость по забалансовому счету (раздел «Отчеты»). Сформируйте её с группировкой по всем видам субконто: остатки должны быть положительными и встречаться только по дебету. Отрицательные остатки по субконто — типичный признак того, что расход проведен не по той аналитике, что приход.

Для детальной проверки используйте карточку счета и отчет «Анализ субконто». Сверьте данные с первичными документами: договорами аренды, актами приема-передачи, отчетами комиссионера. Периодически (обычно в рамках годовой инвентаризации) проводите фактическую сверку наличия забалансовых ценностей — результаты оформляются инвентаризационной описью.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по забалансовому счету

Норма

Остатки только дебетовые, положительные, аналитика совпадает с договорами

Тревожный признак

Кредитовые или отрицательные остатки по субконто

ОСВ за период по всем счетам

Норма

Забалансовый счет не участвует в итоговом сальдо баланса

Тревожный признак

Счет без признака «Забалансовый» искажает итоги

Карточка счета

Норма

Приход и расход по каждому объекту проходят по одинаковой аналитике

Тревожный признак

Приход по одному договору/номенклатуре, списание — по другому

Типичные ошибки при работе с забалансовыми счетами

Самая распространенная ошибка — создание обычного счета без признака «Забалансовый» и попытка вести на нем односторонний учет. Такая проводка либо не проведется без корреспонденции, либо исказит баланс. Если счет уже создан неправильно и по нему есть движения, исправить признак штатно нельзя — придется переносить остатки операцией на новый корректный счет.

Вторая группа ошибок связана с аналитикой: списание не по тому субконто, дублирование контрагентов и договоров в справочниках, изменение состава субконто после начала учета. Добавление нового субконто к счету с остатками приведет к тому, что старые остатки окажутся с пустым значением нового субконто — их потребуется перераспределить вручную.

Третья ошибка — забыть списать объект с забалансового учета при выбытии: возврате арендодателю, реализации комиссионером, физическом износе спецодежды. В результате на счете копятся «мертвые» остатки, которые обнаруживаются только при инвентаризации. Назначьте ответственного и событие-контроль: например, окончание договора аренды должно сопровождаться актом возврата и проводкой по кредиту счета 001.

Ограничения и когда нужна доработка конфигурации

Пользовательские забалансовые счета полностью работают с ручными операциями, но типовые документы (поступления, реализации, перемещения) не формируют по ним движения автоматически — проводки жестко заданы в коде конфигурации. Если требуется, чтобы, например, документ «Реализация» автоматически ставил товар на ваш забалансовый счет, понадобится доработка: расширение конфигурации с подпиской на событие проведения документа.

Перед доработкой оцените альтернативы. Часто задача решается без изменения кода: дополнительными реквизитами документов, регистрами сведений или типовыми механизмами (например, учет спецодежды в эксплуатации уже реализован через счет МЦ и специализированные документы). Доработка оправдана, когда движений много и ручной ввод операций создает риск ошибок и трудозатраты.

Частые вопросы о забалансовых счетах в 1С

Можно ли удалить созданный забалансовый счет?

Да, если по счету нет ни одной проводки и он не используется в документах. Если движения есть, удаление невозможно — можно только пометить счет пометкой на удаление, которая сработает после удаления всех ссылающихся объектов, либо оставить счет и запретить его использование, переименовав и исключив из рабочего плана счетов организации.

Попадают ли забалансовые счета в бухгалтерскую отчетность?

В баланс — нет, в этом их назначение. Однако сведения о некоторых забалансовых объектах (арендованные основные средства, обеспечения) раскрываются в пояснениях к отчетности и в справках к балансу, если это предусмотрено формой отчетности и учетной политикой организации.

Как перенести остатки на новый забалансовый счет?

Документом «Операция» на дату переноса: кредит старого счета по всей аналитике на полную сумму остатков и дебет нового счета с той же детализацией. Перед переносом сформируйте ОСВ по старому счету, после — сверьте итоги по обоим счетам: сумма остатков должна совпасть.

Можно ли вести забалансовый учет только в количественном выражении?

Да. При настройке счета отключите суммовой учет для нужных субконто и оставьте количественный. Это типичная практика для бланков строгой отчетности и малоценных объектов. Порядок оценки (или её отсутствие) зафиксируйте в учетной политике.

Почему операция с забалансовым счетом не проводится с ошибкой о корреспонденции?

Почти всегда причина в том, что у счета не установлен признак «Забалансовый» — программа требует двойную запись. Откройте план счетов и проверьте флажок. Если признак установлен, но ошибка остается, проверьте, не указана ли проводка в документе, где используется жестко заданный шаблон проводок.

Нужно ли проводить инвентаризацию забалансовых ценностей?

Да, объекты на забалансовых счетах подлежат инвентаризации на общих основаниях: арендованное имущество, ценности на ответственном хранении и в переработке, товары на комиссии. По результатам оформляются инвентаризационные описи, а расхождения урегулируются с собственником имущества по условиям договора.