Как сделать выплату в 1С: пошаговая инструкция

Под «выплатой» в программах 1С обычно понимают несколько разных операций: выдачу зарплаты или аванса сотрудникам, оплату поставщику, перечисление дивидендов учредителю или расчёт с подотчётным лицом. Для каждой из этих операций в 1С предусмотрен отдельный документ, и ошибка в выборе документа приводит к неправильным проводкам, расхождениям в расчётах с персоналом и проблемам с налоговой отчётностью.

В этой инструкции разобраны основные сценарии выплат в двух самых распространённых конфигурациях — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия. Вы узнаете, каким документом оформить каждый вид выплаты, как заполнить ведомость, как проверить, что суммы корректно отразились в учёте, и какие ошибки допускают чаще всего.

Важно понимать ключевой принцип: в 1С выплата всегда опирается на ранее начисленные суммы. Сначала выполняется начисление (зарплаты, отпускных, услуг поставщика), затем на его основании создаётся документ выплаты. Попытка «просто выдать деньги» без начисления ломает взаиморасчёты и делает невозможным корректный расчёт НДФЛ и страховых взносов.

Как определить, каким документом оформлять выплату

Выбор документа зависит от двух условий: кому вы выплачиваете деньги и каким способом — через кассу наличными или безналично через банк. В 1С:ЗУП выплаты сотрудникам оформляются ведомостями: «Ведомость в банк» — для перечисления на зарплатные карты в рамках зарплатного проекта, «Ведомость на счета» — для переводов на произвольные банковские счета сотрудников, «Ведомость в кассу» — для выдачи наличных, «Ведомость через раздатчика» — для устаревшей схемы выдачи через раздатчика.

В 1С:Бухгалтерии расчёты с контрагентами и учредителями оформляются документами «Списание с расчётного счёта» (безналичная оплата) и «Расходный кассовый ордер» (наличная выдача). Зарплатные выплаты в Бухгалтерии тоже могут оформляться ведомостями, если учёт зарплаты ведётся непосредственно в этой конфигурации.

Сравнение вариантов

Ведомость в банк

Перечисление зарплаты на карты в рамках зарплатного проекта. Требует настроенного обмена с банком или выгрузки файла.

Ведомость на счета

Перевод на произвольные счета сотрудников, если зарплатного проекта нет. Подходит для небольших компаний.

Ведомость в кассу

Выдача наличных из кассы. Требует наличия денег в кассе и корректного кассового документа.

Списание с расчётного счёта

Оплата поставщикам, дивиденды, прочие выплаты контрагентам в 1С:Бухгалтерии.

Как сделать выплату зарплаты в 1С:ЗУП через банк

Это самый частый сценарий. Предварительное условие — зарплата за период должна быть начислена документом «Начисление зарплаты и взносов», а НДФЛ и взносы рассчитаны. Без этого ведомость заполнится пустой или с неверными суммами.

Откройте раздел «Выплаты» и выберите пункт «Ведомости в банк». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, месяц выплаты (обычно совпадает с месяцем начисления), дату выплаты и зарплатный проект. Дата выплаты критична: именно она определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ.

Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберёт всех сотрудников, которым положена выплата за указанный период, и проставит суммы «к выплате» с учётом удержанного НДФЛ. Если нужно выплатить не всем, используйте кнопку «Подбор» и добавьте сотрудников вручную. Проверьте итоговую сумму по документу и нажмите «Провести».

1. 1
   Убедитесь, что зарплата начислена и НДФЛ рассчитан документом «Начисление зарплаты и взносов»
2. 2
   Откройте «Выплаты» → «Ведомости в банк» → «Создать»
3. 3
   Укажите организацию, месяц, дату выплаты и зарплатный проект
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и сверьте суммы к выплате с расчётными листками
5. 5
   Проведите документ и проверьте сформированные движения
6. 6
   Выгрузите реестр в банк или отправьте через обмен с банком

Как выплатить зарплату через кассу или на счета

Выдача наличных оформляется документом «Ведомость в кассу» из того же раздела «Выплаты». Порядок заполнения аналогичен банковской ведомости: указываете месяц, дату, нажимаете «Заполнить». Отличие в том, что после проведения ведомости на её основании нужно сформировать расходный кассовый ордер — в ЗУП он создаётся автоматически при настройке синхронизации с Бухгалтерией, либо оформляется вручную в учётной программе.

Если зарплатного проекта нет и сотрудники получают деньги на свои личные карты разных банков, используйте «Ведомость на счета». Перед этим убедитесь, что в карточке каждого сотрудника (раздел «Личные данные» → «Банковский счёт») заполнены реквизиты счёта — иначе сотрудник не попадёт в ведомость или платёж не уйдёт.

Как оформить выплату аванса, отпускных и увольнения

Выплата аванса

Аванс выплачивается той же ведомостью, но в поле «Выплачивать» выбирается значение «Аванс». Сумма аванса определяется настройками: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца (документ «Начисление за первую половину месяца»). При методе расчёта за фактически отработанное время сначала создаётся документ начисления за первую половину, затем ведомость заполняется на его основании.

Выплата отпускных и расчёта при увольнении

Отпускные и окончательный расчёт при увольнении выплачиваются ведомостями со специальными вариантами заполнения: «Отпуска» и «Увольнения». Программа подберёт сотрудников, у которых есть соответствующие начисленные, но не выплаченные суммы. Учтите сроки: отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска, расчёт при увольнении — в последний рабочий день сотрудника. Нарушение сроков влечёт обязанность выплатить компенсацию за задержку.

Как сделать выплату контрагенту в 1С:Бухгалтерии

Оплата поставщику оформляется документом «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Списание»). Выберите вид операции «Оплата поставщику», укажите контрагента, договор, сумму и счёт учёта расчётов. Если оплата идёт по конкретному счёту или накладной, укажите документ расчётов — тогда программа корректно закроет задолженность.

Если банк подключён через обмен (ДиректБанк или выгрузку в клиент-банк), платёжное поручение создаётся в 1С и отправляется в банк, а «Списание с расчётного счёта» формируется автоматически после исполнения платежа. При ручном ведении выписки документ создаётся на основании платёжного поручения после подтверждения оплаты банком.

Выплата дивидендов учредителю оформляется тем же «Списанием с расчётного счёта» с видом операции, предусмотренным для выплат учредителям, при этом НДФЛ с дивидендов должен быть начислен отдельно. Не оформляйте дивиденды как обычную оплату поставщику — это исказит налоговый учёт.

Как проверить, что выплата отразилась корректно

После проведения документа выплаты проверьте результат по нескольким контрольным точкам. В 1С:ЗУП откройте отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам» или расчётный листок сотрудника: задолженность на конец месяца после полной выплаты должна быть нулевой или равной сумме, которую сознательно не выплачивали (депонирование, удержания).

Проверьте НДФЛ: в отчёте «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» удержанный налог должен появиться с датой, равной дате ведомости. Если даты отличаются — в отчётность 6-НДФЛ попадут неверные периоды. В 1С:Бухгалтерии сверьте оборотно-сальдовую ведомость: счета расчётов с персоналом (70) и контрагентами (60, 76) должны уменьшиться на сумму выплаты, а счета денежных средств (50, 51) — показать реальный отток.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток задолженности по сотруднику

Норма

Нулевой или равен сознательно невыплаченной сумме

Тревожный признак

Остаток не совпадает с ожиданием — ищите непроведённую ведомость или двойную выплату

Дата получения дохода в НДФЛ

Норма

Совпадает с датой ведомости

Тревожный признак

Дата отличается — исправьте дату выплаты и перепроведите

Остаток на счёте 51/50

Норма

Уменьшился на сумму выплаты

Тревожный признак

Остаток не изменился — документ не проведён или выписка не загружена

Типичные ошибки при оформлении выплат

Большинство проблем с выплатами возникает не из-за самих ведомостей, а из-за нарушения последовательности документов. Понимание типовых ошибок помогает быстро локализовать проблему, когда суммы не сходятся.

Если после исправления ошибки суммы всё равно не сходятся, проверьте, нет ли в базе задвоенных документов начисления за один период и не изменялись ли документы «задним числом» после того, как ведомость была проведена. Изменение начисления после выплаты — классическая причина расхождений, требующая перепроведения всей цепочки документов.

Перед массовой выплатой зарплаты полезно сформировать свод начислений и сравнить итоговую сумму к выплате с суммой по ведомости. Расхождение даже на небольшую сумму почти всегда означает, что по кому-то из сотрудников есть непроведённый документ или неучтённое удержание.

Частые вопросы о выплатах в 1С

Можно ли выплатить зарплату частями несколькими ведомостями?

Да. Можно создать несколько ведомостей за один месяц — например, отдельно для разных подразделений или выплатить части сотрудников в разные дни. Программа контролирует остаток к выплате по каждому сотруднику и не даст выплатить больше начисленного, если не редактировать суммы вручную.

Что делать, если ведомость проведена, но деньги в банке не ушли?

Ведомость отражает учётный факт выплаты, а движение денег подтверждается банковской выпиской. Если платёж не исполнен банком, проверьте реестр на ошибки (неверные реквизиты, недостаток средств). В учёте может потребоваться скорректировать или отменить ведомость, чтобы НДФЛ не завис в неверном периоде.

Как исправить ошибочно проведённую выплату?

Если выплата ещё не произошла фактически — распроведите или пометьте документ на удаление. Если деньги уже ушли, документ удалять нельзя: оформляется корректировка или возврат, а при переплате — удержание из следующих начислений по согласованию с сотрудником. Затем проверьте и при необходимости подайте уточнённый 6-НДФЛ.

Почему сотрудник не попадает в ведомость при заполнении?

Частые причины: за период нет начисленной суммы к выплате, задолженность уже закрыта другой ведомостью, у сотрудника не указан банковский счёт (для ведомости на счета) или он не привязан к зарплатному проекту (для ведомости в банк). Проверьте карточку сотрудника и отчёт по задолженности.

Нужно ли отдельно платить НДФЛ после выплаты зарплаты?

Да, НДФЛ перечисляется в бюджет отдельным платежом в составе единого налогового платежа в установленные сроки после удержания. В 1С это оформляется списанием с расчётного счёта с соответствующим видом налога. Ведомость на выплату зарплаты сама налог не перечисляет.

Чем отличается депонирование от обычной невыплаты?

Депонирование — это формальное отражение того, что сотрудник не получил наличную зарплату в срок: сумма переводится на счёт депонентов и выплачивается позже по требованию. В ЗУП депонирование оформляется специальной операцией на основании ведомости в кассу, а не простым «не выдали деньги».