Как сделать выемку денег из кассы в 1С

Выемка в 1С — это операция изъятия части наличных денег из операционной кассы (обычно из денежного ящика ККТ) с передачей их в главную кассу организации или инкассатору. Чаще всего выемку выполняют, когда сумма наличных в кассе магазина превышает установленный лимит, либо в конце смены перед закрытием.

В разных конфигурациях 1С операция оформляется по-разному: в «1С:Розница» есть специальный документ «Выемка денежных средств из кассы ККМ», а в «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» используется «Расходный кассовый ордер» или перемещение между кассами. Ниже разобраны оба подхода, настройки, проводки и типичные ошибки.

Ключевой момент: выемка не является расходом организации и не закрывает выручку. Это лишь перемещение наличных между кассами, поэтому при правильном отражении она не влияет ни на налоги, ни на финансовый результат.

Что такое выемка и когда её оформляют

Выемка — это изъятие наличных из операционной кассы ККТ в течение рабочего дня без закрытия кассовой смены. Физически кассир вынимает купюры из денежного ящика, а в программе фиксирует сумму, чтобы остаток по учёту совпадал с фактическим количеством денег в ящике.

Типовые ситуации, когда нужна выемка:

• сумма наличных в денежном ящике приблизилась к лимиту, установленному руководителем;
• деньги передаются инкассатору или старшему кассиру в течение дня;
• в конце смены наличные сдаются в главную кассу до формирования Z-отчёта;
• нужны крупные купюры для размена удаляются, либо наоборот — выемка избыточной мелочи.

Выемка в 1С:Розница — специальный документ

В конфигурации «1С:Розница» (редакции 2.2, 2.3, 3.0) предусмотрен отдельный документ «Выемка денежных средств из кассы ККМ». Он автоматически уменьшает остаток денег в кассе ККМ и формирует задолженность по переданным средствам до момента их оприходования в главную кассу.

Порядок действий:

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» (или «Финансы») и найдите документ «Выемка ДС из кассы ККМ»
2. 2
   Нажмите «Создать», укажите организацию и кассу ККМ, из которой изымаются деньги
3. 3
   Введите сумму выемки — она не должна превышать текущий остаток в кассе ККМ
4. 4
   При необходимости укажите ответственного и комментарий (например, номер препроводительной ведомости)
5. 5
   Проведите документ и распечатайте при необходимости бланк выемки для подписей
6. 6
   В главной кассе оформите приходный кассовый ордер на полученную сумму

После проведения документа сумма выемки числится как «деньги в пути» — на специальном промежуточном учёте. Пока приходный ордер в главной кассе не создан, эта сумма будет видна в отчётах как переданная, но не оприходованная.

Выемка через расходный кассовый ордер

В конфигурациях, где нет отдельного документа выемки (например, «1С:Управление торговлей 11» при работе с кассами предприятия, «1С:Бухгалтерия», «1С:Комплексная автоматизация»), операцию оформляют парой кассовых документов.

Схема следующая: создаётся расходный кассовый ордер (РКО) из кассы ККМ или операционной кассы с видом операции «Выдача в другую кассу» (либо «Перемещение денежных средств»), затем на ту же сумму создаётся приходный кассовый ордер (ПКО) в кассу-получатель. В ряде конфигураций ПКО можно создать на основании РКО одной кнопкой «Создать на основании».

Важно, чтобы оба документа были проведены в один день и на одинаковую сумму. Если ПКО забыли создать, в учёте зависнет «расход» без прихода, и остатки по кассам перестанут сходиться с фактическими.

Сравнение способов оформления

Документ «Выемка ДС из кассы ККМ»

Подходит для 1С:Розница; автоматически ведёт учёт денег в пути, удобен при частых выемках в течение дня

РКО + ПКО

Универсальный способ для любых конфигураций; требует дисциплины — оба документа должны быть проведены

Выемка при закрытии смены

Подходит, когда деньги изымаются только в конце дня; остаток переносится автоматически при формировании отчёта о розничных продажах

Проводки и отражение в учёте

При синхронизации с «1С:Бухгалтерией» выемка формирует проводку по дебету счёта 57 «Переводы в пути» (субсчёт для наличных) и кредиту счёта 50 «Касса» по кассе ККМ. Когда деньги оприходованы в главную кассу, делается обратная запись: дебет 50 по главной кассе, кредит 57.

Если обе операции проходят в один день, сальдо по счёту 57 обнуляется. Если выемка сделана вечером, а оприходование — на следующее утро, на конец дня по счёту 57 останется сумма в пути — это нормально и отражается в балансе как денежные средства.

Проверка результата после выемки

После оформления документов убедитесь, что учётные остатки совпадают с фактическими. Для этого сформируйте отчёт по кассе ККМ или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 в разрезе касс.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток в кассе ККМ по отчёту

Норма

Совпадает с фактическим количеством денег в денежном ящике

Тревожный признак

Расхождение — документ выемки не проведён или сумма указана неверно

Сальдо по счёту 57

Норма

Нулевое на конец дня (деньги оприходованы)

Тревожный признак

Сумма «зависла» — не создан приходный ордер в главной кассе

Остаток главной кассы

Норма

Увеличился ровно на сумму выемки

Тревожный признак

Приход не отражён или отражён дважды

Дополнительно сверьте данные с Z-отчётом в конце смены: сумма наличной выручки минус выемки должна давать остаток, который кассир сдаёт при закрытии смены.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная проблема — попытка «исправить» расхождение остатков выемкой задним числом. Если фактические деньги не сходятся с учётом, сначала нужно найти причину (непроведённый чек, возврат, ошибка кассира), а не маскировать разницу документом выемки.

Настройки, которые упрощают работу с выемками

Чтобы выемки оформлялись быстро и без ошибок, проверьте несколько настроек. В карточке кассы ККМ должен быть указан правильный тип кассы и организация — от этого зависит, на какой счёт и аналитику попадут проводки. В «1С:Розница» полезно настроить права: документ выемки должен быть доступен старшему кассиру, а оприходование в главную кассу — кассиру организации.

Если выемки происходят ежедневно, настройте шаблоны документов или используйте копирование предыдущей выемки с корректировкой суммы. При обмене с «1С:Бухгалтерией» убедитесь, что в правилах синхронизации документы выемки и перемещения ДС выгружаются корректно — проверьте это на тестовом документе до начала активной работы.

Удобно завести правило: каждая выемка в течение дня фиксируется номером по порядку в комментарии к документу. Тогда при сверке с препроводительными ведомостями инкассации найти нужный документ занимает секунды.

Часто задаваемые вопросы

Уменьшает ли выемка выручку магазина?

Нет. Выемка — это перемещение наличных между кассами, а не расход. Выручка определяется пробитыми чеками и отчётом о розничных продажах, документ выемки на неё не влияет.

Можно ли сделать выемку после закрытия кассовой смены?

Технически программа позволит провести документ, но это создаст расхождение с фискальными данными ККТ. Правильно оформлять выемки до закрытия смены или уже после открытия новой.

Что делать, если сумма выемки указана неверно?

Если день ещё не закрыт, документ можно распровести, исправить сумму и провести заново. Если период закрыт — создайте корректирующий документ на разницу с пояснением в комментарии.

Нужен ли печатный документ при выемке?

Законодательно форма выемки не унифицирована, но для внутреннего контроля рекомендуется распечатывать бланк с подписями кассира и принимающего лица, особенно при передаче инкассатору.

Почему в отчётах видна сумма «деньги в пути»?

Это означает, что выемка проведена, но приходный ордер в кассу-получатель не создан. Создайте ПКО на ту же сумму — и сальдо по счёту 57 закроется.

Чем выемка отличается от инкассации?

Выемка — внутренняя операция изъятия денег из кассы ККМ. Инкассация — передача денег в банк для зачисления на расчётный счёт, оформляется отдельным документом с зачислением на счёт 51.