Учет и Финансы · 10 мин
Как сделать выемку денег в 1С после закрытия смены
Пошаговая инструкция по выемке денежных средств из кассы ККМ в 1С после закрытия смены: документы, проверка остатков, типичные ошибки и контроль результата.
Выемка денег — это операция изъятия наличных из операционной кассы ККМ с передачей их в главную кассу организации или инкассации. В программах 1С (Розница, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) она оформляется документом «Выемка денежных средств из кассы ККМ», который уменьшает остаток в кассе ККМ и фиксирует перемещение денег до момента их оприходования.
Ошибка в этой операции приводит к расхождению между фактическим наличием денег в ящике кассы и данными учёта: отчёты по кассе перестают сходиться, а при инвентаризации возникают недостачи, которые приходится разбирать вручную. Поэтому выемку важно проводить в правильной последовательности и сразу после закрытия кассовой смены.
Ниже разобран полный порядок действий: от закрытия смены до контроля остатков, а также особенности для разных конфигураций и типовые ошибки кассиров и администраторов.
Подготовка: что проверить перед выемкой
Выемка выполняется только после того, как кассовая смена закрыта и сформирован Z-отчёт (отчёт о закрытии смены). Если смена ещё открыта, документ выемки либо не проведётся, либо создаст некорректную картину по остаткам: программа считает наличные в кассе ККМ по проведённым чекам, и изъятие денег «на ходу» исказит сверку.
Перед созданием документа убедитесь в трёх вещах. Во-первых, отчёт о закрытии смены сформирован и проведён без ошибок. Во-вторых, фактическая сумма наличных в денежном ящике пересчитана — именно эту сумму вы будете изымать, а не теоретический остаток из программы. В-третьих, определено, какая сумма остаётся в кассе как разменный фонд на следующую смену.
Если смена открыта — сначала закройте её, иначе сверка остатков будет некорректной
Смотрите в отчёте «Остатки денежных средств» или в форме списка касс ККМ
Расхождение с программой — повод разобраться до выемки, а не после
Создание документа выемки в 1С:Розница
В конфигурации «1С:Розница» (редакция 2.3 и 3.0) документ находится в разделе «Продажи» → «Выемка денежных средств из касс ККМ» либо в разделе «Касса» в зависимости от настроек интерфейса. Нажмите «Создать» и заполните шапку документа.
Основные поля документа: организация, касса ККМ, из которой изымаются деньги, и сумма выемки. В поле суммы укажите фактически изымаемую сумму — не обязательно весь остаток. Если в кассе по данным программы 45 000 рублей, а вы оставляете 5 000 на размен, сумма выемки — 40 000 рублей.
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Программа спишет сумму с кассы ККМ. Если сумма выемки превышает учётный остаток, при проведении появится сообщение об отрицательном остатке — это признак расхождения, которое нужно разбирать, а не игнорировать.
- 1Закройте кассовую смену и убедитесь, что отчёт о закрытии смены проведён без ошибок
- 2Пересчитайте фактические наличные в денежном ящике кассы
- 3Откройте раздел «Продажи» → «Выемка денежных средств из касс ККМ» и нажмите «Создать»
- 4Укажите организацию, кассу ККМ и сумму фактически изымаемых денег
- 5Проведите документ и распечатайте его при необходимости для передачи денег
- 6Оформите оприходование выемки в главную кассу приходным кассовым ордером
- 7Сверьте остаток по кассе ККМ в программе с оставшимися в ящике деньгами
Выемка в Управлении торговлей, КА и ERP
В «1С:Управление торговлей 11», «Комплексной автоматизации» и «1С:ERP» логика та же, но расположение документа отличается. Ищите его в разделе «Продажи» → «Розничные продажи» → «Выемка денежных средств из касс ККМ» или через «Казначейство» в зависимости от версии и настроек ролей пользователя.
Важная особенность этих конфигураций: документ выемки может создаваться автоматически при закрытии смены, если в настройках кассы ККМ включён соответствующий режим. Проверьте карточку кассы ККМ — там может быть указана касса-получатель, в которую по умолчанию передаётся выемка. Если автоматическая выемка настроена, не создавайте документ вручную повторно: получите двойное списание.
Ещё одно отличие — в ERP-подобных конфигурациях выемка часто отражается как перемещение в «кассу пересчёта» или промежуточную кассу, пока деньги физически не переданы в главную кассу. Это нормально: промежуточный остаток закроется приходным ордером.
Где искать документ в разных конфигурациях
Раздел «Продажи» или «Касса» → «Выемка денежных средств из касс ККМ». Подходит для розничных точек с простой схемой
«Продажи» → «Розничные продажи» → «Выемка ДС из касс ККМ». Возможна автоматическая выемка при закрытии смены
«Казначейство» или «Продажи». Часто используется промежуточная касса пересчёта перед оприходованием в главную кассу
Оприходование выемки в главную кассу
Сама по себе выемка только снимает деньги с кассы ККМ. Чтобы деньги появились в главной кассе организации, нужен приходный кассовый ордер (ПКО) с видом операции «Поступление денежных средств из кассы ККМ» или аналогичным, в зависимости от конфигурации.
Во многих конфигурациях ПКО можно создать на основании документа выемки: откройте выемку и используйте кнопку «Создать на основании». Это исключает ошибку в сумме и привязывает документы друг к другу, что упрощает последующую сверку.
Если деньги передаются не в кассу, а сразу инкассатору в банк, вместо ПКО оформляется расходный кассовый ордер на сдачу в банк либо операция «Сдача наличных в банк» — схема зависит от принятого в организации документооборота. Главное правило: каждое перемещение денег должно закрываться парным документом, чтобы ни на одном этапе не «висел» неоприходованный остаток.
Проверка результата и сверка остатков
После проведения всех документов выполните контрольную сверку. Откройте отчёт по остаткам денежных средств (в Рознице — «Денежные средства» или анализ кассы ККМ, в УТ/ERP — «Остатки и обороты денежных средств») и сравните остаток по кассе ККМ с фактическими деньгами, оставшимися в ящике.
Норма — полное совпадение. Если в ящике осталось 5 000 рублей разменного фонда, то и в программе остаток по этой кассе ККМ должен быть 5 000 рублей. Любое расхождение означает одно из трёх: ошибку в сумме выемки, непроведённый или лишний документ, либо расхождение, накопившееся в течение смены (неверная сдача, непробитый чек).
Как проверить результат
Равен фактическим деньгам, оставшимся в ящике
Расхождение в любую сторону — искать ошибку в документах дня
Выемка и ПКО проведены, не помечены на удаление
Документ в статусе «не проведён» — остатки не изменились
Отсутствуют по всем кассам
Минус по кассе ККМ — выемка превысила учётный остаток
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — указание в выемке теоретического остатка из программы вместо фактически изымаемой суммы. Если в течение дня была недостача или излишек, такая выемка переносит расхождение на следующий день и маскирует его. Всегда пересчитывайте деньги физически и указывайте реальную сумму изъятия.
Вторая ошибка — выемка до закрытия смены или без закрытия смены вообще. В этом случае чеки, пробитые после выемки, снова увеличат остаток кассы, и сверка превратится в ручную головоломку. Третья — забытый ПКО: деньги списаны с кассы ККМ, но никуда не пришли, и в отчётах появляется «подвешенная» сумма.
Если выемку нужно отменить или исправить
Если документ создан ошибочно и ещё не закрыт парным ПКО, в большинстве конфигураций достаточно распровести и пометить его на удаление либо отредактировать сумму и перепровести. После этого обязательно пересверьте остаток по кассе ККМ.
Если на основании выемки уже создан ПКО, сначала разберитесь с ним: распроведите или скорректируйте приходный ордер, и только потом исправляйте выемку. Исправление документов «задним числом» после формирования кассовой книги за день требует повторного формирования отчётности — учитывайте это при работе с прошлыми периодами.
Как выбрать действие при расхождении
Частые вопросы
Можно ли сделать выемку, если смена ещё не закрыта?
Технически программа может позволить создать документ, но делать этого не стоит: последующие чеки снова изменят остаток кассы, и сверка станет некорректной. Правильная последовательность — закрытие смены, пересчёт денег, выемка, оприходование.
Обязательно ли изымать всю сумму из кассы ККМ?
Нет. Сумма выемки — это фактически изымаемые деньги. Разменный фонд на следующую смену обычно оставляют в ящике, и в документе указывают только изымаемую часть. Остаток в программе должен совпасть с оставленной суммой.
Что делать, если при проведении выемки появляется сообщение об отрицательном остатке?
Это значит, что сумма выемки превышает учётный остаток кассы ККМ. Проверьте, все ли чеки и отчёт о закрытии смены проведены, не создана ли уже другая выемка за эту смену. Не проводите документ «в минус» — сначала найдите причину расхождения.
Нужен ли отдельный ПКО, если деньги сразу сдаются инкассатору?
Нет, в этом случае вместо ПКО в главную кассу оформляется документ сдачи наличных в банк (расходный ордер или операция сдачи в банк, в зависимости от конфигурации). Принцип тот же: выемка должна закрываться парным документом, отражающим дальнейшее движение денег.
Как найти все выемки за день для сверки?
Откройте журнал документов «Выемка денежных средств из касс ККМ» и установите отбор по дате и кассе ККМ. Дополнительно полезен отчёт по движению денежных средств за день — он покажет выемку, оприходование и остатки в одной картине.
Что важно запомнить
Выемка оформляется только после закрытия смены, сумма берётся из фактического пересчёта денег, а не из остатка в программе. Каждая выемка закрывается парным документом — ПКО в главную кассу или сдачей в банк. Контрольный признак правильности: остаток по кассе ККМ в отчёте равен деньгам, физически оставшимся в ящике.