Как сделать возврат в кассу в 1С: пошаговая инструкция

Возврат в кассу в 1С — это операция поступления денежных средств в кассу организации или, наоборот, возврат денег покупателю из кассы. В зависимости от ситуации используются разные документы: приходный кассовый ордер (ПКО) — когда деньги возвращаются в кассу, и расходный кассовый ордер (РКО) — когда касса возвращает деньги покупателю или подотчетному лицу. Ошибка в выборе документа приводит к перевернутым проводкам и расхождениям в кассовой книге.

Чаще всего под «возвратом в кассу» понимают три сценария: возврат неиспользованных подотчетных сумм сотрудником, возврат займа от контрагента или учредителя и возврат денег покупателю при отказе от товара. Каждый сценарий оформляется своим видом операции внутри кассового документа, и от правильного выбора зависят бухгалтерские проводки и налоговый учет.

Инструкция ниже написана на примере «1С:Бухгалтерии 8.3», но логика аналогична в «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация»: отличаются только названия разделов меню. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание кассовых документов и что касса организации настроена в справочнике.

Какие документы используются для возврата в кассу

В 1С движение наличных денег отражается только двумя документами. Приходный кассовый ордер фиксирует поступление денег в кассу: именно он нужен, когда сотрудник возвращает неизрасходованный аванс, контрагент возвращает заем или покупатель вносит наличные. Расходный кассовый ордер фиксирует выдачу денег из кассы: возврат покупателю, выдачу под отчет, выплату зарплаты.

Отдельный случай — возврат денег покупателю при розничной продаже через кассу ККТ. Здесь недостаточно просто выдать деньги: нужно пробить чек возврата на онлайн-кассе и оформить в 1С документ «Возврат товаров от покупателя» или РКО с видом операции «Возврат покупателю», чтобы сошлись данные фискального накопителя и учетной системы.

Возврат подотчетных сумм от сотрудника

Самая частая операция — сотрудник вернул неиспользованный аванс. Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Приход». В поле «Вид операции» выберите «Возврат от подотчетного лица». Укажите организацию, кассу, сотрудника в поле «Подотчетное лицо» и сумму возврата.

После проведения документ сформирует проводку Дт 50.01 Кт 71 — сумма спишется с расчетов с подотчетным лицом и попадет в кассу. Если сотрудник возвращает деньги частично, вносите фактическую сумму возврата, а не полную сумму аванса: остаток продолжит числиться за ним по счету 71.

Проверьте результат через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71»: после возврата сальдо по сотруднику должно уменьшиться на сумму ордера. Если сальдо не изменилось — скорее всего, в документе выбрано другое подотчетное лицо или другая организация.

Возврат денег покупателю из кассы

Когда покупатель возвращает товар и получает наличные, оформляется расходный кассовый ордер. Создайте документ «Кассовые документы» → «Расход», вид операции — «Возврат покупателю». Заполните контрагента, договор (если ведется учет по договорам) и сумму. Проводка будет Дт 62 Кт 50.01 — задолженность перед покупателем погашена наличными.

Если возврат связан с розничной продажей через онлайн-кассу, порядок строже. Сначала оформите документ «Возврат товаров от покупателя» (в 1С:Бухгалтерии — на основании реализации, в Управлении торговлей — отдельным документом), затем на его основании создайте РКО. Чек возврата на ККТ должен быть пробит в тот же день, иначе данные ОФД разойдутся с учетом.

Возврат займа или оплаты от контрагента

Если контрагент возвращает заем наличными, создайте ПКО с видом операции «Возврат займа контрагентом» (в некоторых релизах — «Расчеты по займам»). Укажите контрагента, договор займа и сумму. Проводки зависят от типа займа: для процентного займа это Дт 50.01 Кт 58.03 или 76.

Для возврата излишне уплаченных сумм от поставщика подойдет вид операции «Возврат от поставщика». Система закроет аванс, числящийся по дебету счета 60.02. Если нужного вида операции нет в списке, используйте «Прочее поступление» и вручную укажите корреспондирующий счет — но это крайний вариант, так как такие проводки не попадают в автоматическую аналитику по контрагентам.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Приход»
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий ситуации: возврат от подотчетного лица, от поставщика, займа
3. 3
   Заполните организацию, кассу, контрагента или сотрудника и сумму
4. 4
   Проверьте и при необходимости скорректируйте счет учета в табличной части
5. 5
   Проведите документ и откройте кнопку «Показать проводки» — убедитесь, что дебет счета 50.01
6. 6
   Сверьте остаток кассы в кассовой книге за этот день

Особенности для разных конфигураций 1С

В «1С:Бухгалтерии 8.3» все кассовые операции сосредоточены в разделе «Банк и касса». В «1С:Управление торговлей 11» путь другой: раздел «Казначейство» → «Кассовые ордера», а возврат покупателю оформляется через документ «Возврат товаров от клиента» с последующей выпиской РКО на его основании. В «1С:Рознице» возврат в течение смены делается прямо в РМК кнопкой «Возврат», а после закрытия смены — через чек ККМ на возврат.

Во всех конфигурациях действует общее правило: кассовый документ нельзя провести «задним числом» без последствий, если по этой дате уже сформирована кассовая книга и сдана отчетность. Изменение прошлых ордеров пересчитывает остатки кассы за все последующие дни. Если нужно исправить старый документ, сначала оцените, не затронет ли это сданные периоды.

Сравнение вариантов оформления

ПКО с типовым видом операции

Подходит для всех стандартных ситуаций: автоматические проводки, корректная аналитика по контрагентам и сотрудникам

ПКО «Прочее поступление»

Запасной вариант, когда нет подходящего вида операции; счет указывается вручную, аналитика по договорам не формируется

Операция, введенная вручную

Только для исправления ошибок; не создает печатной формы ордера и не отражается в кассовой книге как ПКО — использовать с осторожностью

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения ордера откройте «Банк и касса» → «Кассовая книга» и сформируйте отчет за день операции. Возврат должен отразиться в графе «Приход» (для ПКО) или «Расход» (для РКО), а остаток на конец дня — совпасть с фактическим количеством наличных в кассе. Расхождение означает либо непроведенный документ, либо дубль.

Дополнительно сверьте проводки: у любого кассового документа одна из сторон проводки обязательно счет 50.01 (или 50.02 для операционной кассы). Если в проводках счета 50 нет — документ не влияет на кассу, и причина обычно в неверно выбранном виде операции или в том, что документ создан как безналичный.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Одна из сторон проводки — счет 50.01, сумма совпадает с ордером

Тревожный признак

Счета 50 нет или сумма отличается

Кассовая книга за день

Норма

Ордер виден в приходе/расходе, остаток сходится с фактом

Тревожный признак

Документа нет или остаток не совпадает

ОСВ по счету 71 или 62

Норма

Сальдо по сотруднику/покупателю уменьшилось на сумму возврата

Тревожный признак

Сальдо не изменилось — неверная аналитика

Данные ОФД (при возврате покупателю)

Норма

Чек возврата пробит, сумма совпадает с РКО

Тревожный признак

Чека возврата нет или сумма другая

FAQ: частые вопросы о возврате в кассу

Можно ли оформить возврат в кассу задним числом?

Технически да, но с оговорками. Если кассовая книга за ту дату уже сформирована и подписана, а отчетность сдана, изменение пересчитает остатки кассы за все последующие дни. Безопаснее оформить возврат текущей датой с поясняющим комментарием, либо согласовать исправление с главным бухгалтером.

Что делать, если в списке видов операций нет нужного?

Состав видов операций зависит от конфигурации и релиза. Если нужного вида нет, используйте «Прочее поступление» или «Прочий расход» и вручную укажите корреспондирующий счет. Учтите, что такая операция не формирует аналитику по договорам и не закрывает задолженность автоматически.

Почему документ проведен, а остаток кассы не изменился?

Чаще всего в документе выбрана другая касса (например, операционная вместо основной) или другая организация. Проверьте реквизиты шапки и сформируйте кассовую книгу по всем кассам. Вторая причина — документ создан как безналичный (банковский), а не кассовый.

Как оформить возврат покупателю, если оплата была по карте?

Наличными из кассы такой возврат оформлять нельзя, если покупатель требует возврат на карту: по правилам эквайринга возврат идет на ту же карту через банк-эквайер. В 1С это отражается документом «Операция по платежной карте» с видом «Возврат покупателю», а не кассовым ордером.

Нужен ли авансовый отчет, если сотрудник просто вернул деньги?

Если сотрудник ничего не купил и вернул всю сумму аванса, достаточно ПКО с видом «Возврат от подотчетного лица». Если часть суммы израсходована, сначала оформляется авансовый отчет на израсходованную часть, а остаток возвращается через ПКО — иначе расчеты по счету 71 не закроются.

Как исправить ошибочно проведенный кассовый ордер?

Не удаляйте документ из закрытого периода. Если период открыт — отмените проведение, исправьте и проведите заново. Если период закрыт — создайте корректирующий документ текущей датой (сторнирующий ПКО/РКО или операцию вручную) с пояснением в комментарии.