Как сделать возврат по авансовому отчету в 1С

Возврат по авансовому отчету в 1С оформляется, когда сотрудник не израсходовал выданные под отчет деньги полностью и сдает остаток в кассу, либо когда компания возвращает сотруднику перерасход. Ошибка в этих документах приводит к зависшей задолженности подотчетных лиц на счете 71 и искажает кассовую дисциплину, поэтому важно понимать, каким именно документом закрывается каждая ситуация.

Механизм одинаков по логике в 1С:Бухгалтерии 8.3, 1С:ЗУП и 1С:ERP, но расположение документов различается. Ниже разобран основной сценарий для 1С:Бухгалтерии 8.3 как наиболее распространенной конфигурации, с уточнениями для безналичной выдачи аванса на карту.

Какие ситуации требуют оформления возврата

Под возвратом по авансовому отчету обычно понимают три разные ситуации, и для каждой предусмотрен свой документ. Первая — сотрудник получил аванс, израсходовал часть и возвращает остаток в кассу. Вторая — сотрудник потратил больше выданного, и организация должна возместить ему перерасход. Третья — сотрудник вернул всю сумму аванса, потому что расход не состоялся (например, отменили командировку или закупку).

Важно не путать возврат подотчетных сумм с исправлением самого авансового отчета. Если ошибка допущена в составе расходов (неверная сумма, не тот документ), правится или сторнируется авансовый отчет. Если же вопрос только в движении денег между сотрудником и кассой — используются кассовые документы.

Шаг 1. Проверьте расчеты с сотрудником

Перед оформлением возврата сформируйте оборотно-сальдо ведомость по счету 71 с детализацией по сотрудникам: раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Это покажет, есть ли у сотрудника дебетовое сальдо (он должен организации) или кредитовое (организация должна ему).

Убедитесь, что авансовый отчет, по которому возвращаются деньги, проведен, и сумма в нем соответствует подтверждающим документам. Возврат оформляется только после того, как авансовый отчет принят и утвержден: до этого момента задолженность сотрудника считается не закрытой, и возврат «зависнет» как непонятное поступление.

Контрольные точки

Что проверить перед возвратом

Сальдо по счету 71 по сотруднику

Норма

Дебетовое сальдо равно сумме, которую сотрудник должен вернуть

Тревожный признак

Сальдо не совпадает с суммой возврата или авансовый отчет не проведен

Статус авансового отчета

Норма

Документ проведен, суммы утверждены

Тревожный признак

Отчет помечен на удаление или создан черновик

Кассовые документы на выдачу аванса

Норма

РКО или списание с расчетного счета проведены

Тревожный признак

Аванс выдан, но документ не проведен — возврат создаст лишнее сальдо

Шаг 2. Оформите возврат неизрасходованного аванса в кассу

Если сотрудник сдает остаток наличными, создайте документ «Приходный кассовый ордер»: раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Приходный кассовый ордер». В поле «Вид операции» выберите «Возврат от подотчетного лица».

Заполните поля: в поле «Подотчетное лицо» выберите сотрудника из справочника физических лиц, укажите сумму возврата, счет учета 71.01 (для расчетов в рублях). Программа автоматически сформирует проводку Дт 50.01 Кт 71.01. Основание можно указать в поле «Приложение» или комментарии — например, «остаток по авансовому отчету № … от …».

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте приходный кассовый ордер
2. 2
   Выберите вид операции «Возврат от подотчетного лица»
3. 3
   Укажите сотрудника, сумму и счет 71.01
4. 4
   Проверьте автоматическую проводку Дт 50.01 Кт 71.01
5. 5
   Проведите документ и распечатайте ПКО для подписи кассиром и сотрудником
6. 6
   Сформируйте ОСВ по счету 71 и убедитесь, что сальдо по сотруднику закрылось

Шаг 3. Оформите возврат на расчетный счет или карту

Если аванс выдавался на банковскую карту сотрудника и остаток возвращается безналичным путем, используйте документ «Поступление на расчетный счет»: раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Поступление». Вид операции — «Возврат от подотчетного лица».

Проводка будет Дт 51 Кт 71.01. Обратите внимание: если сотрудник вернул деньги переводом с личной карты на расчетный счет организации, в назначении платежа должно быть указано, что это возврат подотчетных сумм, — иначе при автоматической загрузке выписки программа может не распознать операцию и создать документ с некорректным видом операции.

Шаг 4. Выдайте перерасход сотруднику

Когда по авансовому отчету расходы превысили выданный аванс, после утверждения отчета на счете 71 образуется кредитовое сальдо — долг организации перед сотрудником. Выдача перерасхода оформляется «Расходным кассовым ордером» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» или «Возврат подотчетному лицу» (название зависит от релиза конфигурации), либо документом «Списание с расчетного счета» при перечислении на карту.

Проводка — Дт 71.01 Кт 50.01 (или 51). Перед выдачей сверьте сумму с авансовым отчетом: перерасход должен точно равняться разнице между утвержденными расходами и полученным авансом. Округление или выдача «с запасом» создаст новую задолженность, которую придется отслеживать отдельно.

Способы закрытия расчетов с подотчетным лицом

ПКО «Возврат от подотчетного лица»

Сотрудник сдает наличный остаток аванса в кассу. Требует кассовой дисциплины и лимита кассы.

Поступление на расчетный счет

Остаток возвращается переводом на счет организации. Удобно при выдаче аванса на карту.

РКО / списание со счета

Организация возмещает сотруднику перерасход по утвержденному авансовому отчету.

Удержание из зарплаты

Сотрудник не вернул остаток в срок. Оформляется в 1С:ЗУП, требует согласия сотрудника и соблюдения ограничений на удержания.

Проверка результата и контроль учета

После проведения всех документов снова сформируйте ОСВ по счету 71 или отчет «Анализ счета» по конкретному сотруднику. При корректном оформлении сальдо по паре «сотрудник — авансовый отчет» должно быть нулевым: выданный аванс закрыт расходами по отчету и возвратом остатка.

Дополнительно проверьте кассовую книгу: ПКО на возврат должен попасть в отчет кассира за соответствующий день, а лист кассовой книги — сформироваться без расхождений. Если возврат проведен задним числом, пересчитайте итоги кассовых документов за этот день.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная проблема — возврат аванса, который был выдан в прошлом квартале или году. Если авансовый отчет не был предоставлен вовремя, сумма могла быть удержана из зарплаты или признана доходом сотрудника с начислением НДФЛ. В этом случае простой возврат в кассу не решит вопрос: потребуется корректировка расчетов по НДФЛ и страховым взносам, и лучше привлечь специалиста по зарплатному учету.

Частые вопросы

Можно ли вернуть остаток аванса, отредактировав сам авансовый отчет?

Нет. Авансовый отчет фиксирует только расходы и подтверждающие документы. Движение денег между сотрудником и кассой всегда оформляется отдельным кассовым или банковским документом.

Что делать, если сотрудник вернул больше или меньше, чем остаток по отчету?

Проведите ПКО на фактически полученную сумму, затем сверьте сальдо по счету 71. Разница останется в расчетах и должна быть урегулирована отдельно: доплатой сотрудника или возмещением ему переплаты.

Как оформить возврат, если аванс выдавался в валюте?

Используется счет 71.21, а возврат оформляется тем же ПКО с указанием валюты. Программа пересчитает сумму по курсу на дату операции; возможные курсовые разницы отразятся автоматически при переоценке.

Можно ли удержать невозвращенный остаток из зарплаты сотрудника?

Да, но только при соблюдении трудового законодательства: нужен приказ и, как правило, согласие сотрудника, а размер удержаний ограничен. В 1С:ЗУП это оформляется отдельным удержанием, после чего расчеты по счету 71 закрываются.

Почему после возврата в ОСВ по счету 71 осталось сальдо?

Чаще всего не проведен авансовый отчет, выбран не тот сотрудник или не тот счет учета, либо возврат проведен дважды. Сформируйте карточку счета 71 по сотруднику и найдите документ, создающий разницу.

Нужен ли подтверждающий документ для возврата в кассу?

Да. ПКО распечатывается, подписывается кассиром и главным бухгалтером, а сотруднику выдается квитанция к ордеру. Без подписанного документа операция не будет подтверждена при проверке кассовой дисциплины.