Учет и Финансы · 10 мин
Как сделать возврат денег в 1С:Предприятие
Как оформить возврат денег покупателю или от поставщика в 1С:Предприятие: документы возврата, кассовые операции, эквайринг, проводки и типичные ошибки.
Возврат денег в 1С:Предприятие оформляется не одной кнопкой, а связкой документов: сначала фиксируется возврат товара или основание возврата, затем проводится сама выплата через кассу или банк. Порядок зависит от того, кому возвращаются деньги — покупателю или организации от поставщика, а также от способа оплаты: наличными, по эквайрингу или безналичным переводом.
Ниже разобраны основные сценарии для типовых конфигураций: 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP и 1С:Розница. Названия меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса, но логика документов везде одинакова.
Главное правило: возврат денег должен быть привязан к первичному документу — реализации, заказу или чеку. «Висящий» платеж без основания ломает взаиморасчеты, искажает отчеты по кассе и вызывает вопросы при проверках.
Определите сценарий возврата
Прежде чем создавать документы, определите, какая ситуация у вас сложилась. От этого зависит набор документов и счета учета. Основных сценария четыре: возврат товара от покупателя с возвратом денег, возврат аванса покупателю без отгрузки, возврат денег от поставщика за возвращенный товар и возврат излишне уплаченного аванса поставщиком.
Отдельно стоит случай розничной продажи: если покупатель возвращает товар в день покупки, чек пробивается как возврат с закрытием кассовой смены в обычном порядке. Если возврат происходит на следующий день или позже, потребуется заявление покупателя и отдельный кассовый чек на возврат.
Как выбрать действие
Возврат товара от покупателя
Откройте раздел «Продажи» и найдите документ «Возврат товаров от покупателя». Удобнее всего создавать его на основании исходной «Реализации товаров и услуг»: откройте реализацию и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от покупателя». Тогда программа сама подставит контрагента, договор, товары и цены из исходного документа.
Проверьте количество возвращаемого товара — по умолчанию подставляется весь объем реализации, а возвращать могут частично. Укажите склад, на который товар фактически принят обратно, и при необходимости серию или характеристику. Если товар бракованный, в некоторых конфигурациях стоит указать отдельное качество или склад брака, чтобы он не попал в свободный остаток для продажи.
После проведения документ сформирует движения: товар вернется на склад, сторнируется себестоимость и выручка по возвращенной части, а взаиморасчеты с покупателем уменьшатся на сумму возврата. Убедитесь, что в отчете «Взаиморасчеты с контрагентами» по этому покупателю появилась отрицательная задолженность — именно её вы будете закрывать выплатой.
Выплата наличных через расходный кассовый ордер
Для возврата наличных создайте документ «Расходный кассовый ордер» (раздел «Казначейство» или «Банк и касса»). В поле «Вид операции» выберите «Возврат денег покупателю» — от этого зависят проводки и аналитика. Укажите кассу, контрагента, сумму и документ-основание.
Если РКО создается на основании возврата товаров, сумма и получатель подставятся автоматически. В поле «Выдать» укажите ФИО фактического получателя, а в поле «По документу» — реквизиты его паспорта или доверенности, если деньги получает представитель организации. Эти данные попадут в печатную форму РКО, которая подписывается получателем.
Проведите документ и распечатайте ордер. Без подписанного бумажного РКО выплата наличных не будет иметь подтверждения, а кассовая книга при проверке вызовет вопросы. После проведения сверьте остаток по кассе: он должен уменьшиться ровно на сумму возврата.
- 1Создайте «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации и проведите его
- 2Проверьте, что товар оприходован на нужный склад, а взаиморасчеты ушли в минус
- 3Создайте «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат денег покупателю»
- 4Заполните поля «Выдать» и «По документу», проведите РКО
- 5Распечатайте ордер, получите подпись получателя
- 6Сверьте остаток кассы и отчет по взаиморасчетам с покупателем
Возврат на карту через эквайринг
Если покупатель оплачивал банковской картой, возврат оформляется только на ту же карту — выдавать наличные из кассы вместо возврата по эквайрингу нельзя, это нарушение правил работы с эквайрингом и кассовой дисциплины. В 1С для этого используется документ «Операция по платежной карте» с видом операции «Возврат денег покупателю».
Создайте документ на основании возврата товаров, укажите эквайринговый терминал и сумму. Саму операцию возврата кассир выполняет на терминале: покупатель прикладывает карту, терминал отправляет запрос в банк. Деньги зачисляются на карту не мгновенно — срок зависит от банка-эквайера и обычно составляет от одного до нескольких рабочих дней, о чем стоит предупредить покупателя.
Обратите внимание: возврат по эквайрингу не создает движения по кассе предприятия, а отражается в расчетах с банком-эквайером. При сверке эквайринга сумма возврата уменьшит очередное перечисление от банка. Если сверка не сходится, ищите расхождение именно в неучтенных возвратах — это самая частая причина.
Возврат безналичного платежа и возврат от поставщика
Для возврата денег покупателю-юрлицу используется документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Возврат покупателю». Укажите контрагента, договор, банковский счет получателя и сумму. Документ можно выгрузить в банк-клиент вместе с обычными платежными поручениями.
Зеркальная ситуация — когда деньги возвращают вам. Если вы вернули товар поставщику, создайте «Возврат товаров поставщику» на основании поступления, а поступление денег оформите документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат от поставщика» или «Прочее поступление» в зависимости от основания. Для наличного возврата от поставщика используйте «Приходный кассовый ордер» с соответствующим видом операции.
Типовая ошибка в этом сценарии — провести возврат денег видом операции «Прочее списание» или «Прочее поступление». Такой платеж не закроет задолженность по договору, и в отчетах по взаиморасчетам останется «висящий» долг, который потом придется разбирать вручную.
Проверка результата
После оформления всех документов убедитесь, что возврат отразился корректно. Откройте отчет «Взаиморасчеты с контрагентом» (или «Задолженность покупателей»): после пары документов «возврат + выплата» сальдо по этой операции должно обнулиться. Если остался минус — выплата не проведена или не привязана к договору, если плюс — возможно, возврат товара проведен дважды.
Проверьте кассовые документы за день: остаток на конец дня в кассовой книге должен совпадать с фактическим остатком денег. По эквайрингу сверьте отчет банка с регистром операций по платежным картам в 1С — суммы продаж минус возвраты должны сойтись с зачислением на расчетный счет.
Как проверить результат
Сальдо по операции равно нулю
Остался минус или плюс по договору
Остаток в программе совпадает с фактическим
Расхождение на сумму возврата
Зачисление банка равно продажам минус возвраты
Банк перечислил меньше без видимой причины
Сторно выручки и себестоимости, товар на складе
Товар числится проданным, выручка не скорректирована
Частые вопросы
Что важно запомнить
Любой возврат денег в 1С состоит из двух частей: документа-основания (возврат товара или отказ от сделки) и платежного документа с правильным видом операции. Способ возврата должен совпадать со способом оплаты: карта — только на карту, наличные — через РКО с подписью получателя. После оформления обязательно сверьте взаиморасчеты и кассу.
Можно ли вернуть покупателю наличные, если он платил картой?
Нет. При оплате банковской картой возврат выполняется только безналичным путем на ту же карту через операцию возврата по эквайрингу. Выдача наличных из кассы в этом случае нарушает правила кассовой дисциплины и условия договора с банком-эквайером.
Как оформить возврат, если покупатель вернул товар не в день покупки?
В рознице потребуется заявление покупателя на возврат. В 1С создается документ «Возврат товаров от покупателя» со ссылкой на исходный чек или реализацию, пробивается кассовый чек с признаком «возврат прихода», а деньги выдаются тем же способом, которым была оплата.
Что делать, если возврат провели дважды?
Найдите дублирующий документ через отчет по взаиморасчетам — по контрагенту будет двойной минус. Пометьте лишний документ на удаление или распроведите его, затем перепроверьте остатки склада и взаиморасчеты. Если документ попал в закрытый период, согласуйте исправление с бухгалтером.
Как вернуть аванс, если отгрузки не было?
Документ возврата товара не нужен — достаточно платежного документа: «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчетного счета» с видом операции «Возврат покупателю» и указанием договора. Аванс, числящийся за покупателем, закроется этой выплатой.
Почему после возврата в отчете по эквайрингу расхождение с банком?
Чаще всего возврат по терминалу выполнен, а документ «Операция по платежной карте» в 1С не создан, либо создан с другой датой или суммой. Сверьте реестр операций из банка с документами по эквайрингу за период и введите недостающие операции.