Учет и Финансы · 9 мин
Как сделать внесение в кассу в 1С
Пошаговая инструкция по внесению денег в кассу в 1С: документы, проводки, отражение взноса учредителя и выручки, типичные ошибки и проверка результата.
Внесение денег в кассу в 1С оформляется документом поступления наличных. В зависимости от источника средств это может быть «Приходный кассовый ордер» (ПКО) в 1С:Бухгалтерии или документ «Приходный ордер» / «Операция по кассе» в управленческих конфигурациях. Главное — правильно выбрать вид операции, потому что от него зависят проводки и счёт корреспонденции.
Чаще всего в кассу вносят: наличную выручку с торговой точки, взнос учредителя, возврат подотчётных сумм, получение денег с расчётного счёта по чеку. Каждый из этих случаев отражается по-разному, и ошибка в виде операции приведёт к неверной аналитике или лишним проводкам, которые потом придётся исправлять.
Ниже разобраны основные сценарии для 1С:Бухгалтерии 8.3, а также особенности внесения в кассу в конфигурациях «Управление торговлей» и «Управление нашей фирмой». Интерфейсы версий могут немного отличаться, но логика документов одинакова.
Где в 1С находится документ внесения в кассу
В 1С:Бухгалтерии 8.3 все операции с наличными находятся в разделе «Банк и касса». Перейдите в подраздел «Кассовые документы» — откроется журнал, где отображаются и приходные, и расходные ордера. Нажмите кнопку «Создать» и выберите «Поступление наличных» — это и есть приходный кассовый ордер (ПКО).
В «1С:Управление нашей фирмой» путь похожий: раздел «Деньги» → «Касса» → кнопка создания приходного документа. В «Управлении торговлей 11» документ называется «Приходный кассовый ордер» и находится в разделе «Казначейство». Нумерация ПКО ведётся автоматически в пределах дня или года — это зависит от настроек нумерации в программе.
Если касс несколько (основная касса, кассы торговых точек, кассы в валюте), перед созданием документа убедитесь, что выбрана нужная касса. В шапке документа поле «Касса» определяет, куда именно поступят деньги, и влияет на аналитику счёта 50.
Как оформить внесение наличной выручки
Если розничная выручка поступает в кассу предприятия из кассы торговой точки (операционной кассы), используется документ «Поступление наличных» с видом операции «Розничная выручка» или «Получение наличных из операционной кассы» — название зависит от релиза. В документе укажите кассу-источник, сумму и статью движения денежных средств.
В конфигурациях с управленческим учётом (УТ 11, УНФ) выручка сначала фиксируется отчётом о розничных продажах, а затем оформляется перемещение денег из кассы ККМ в кассу предприятия документом «Перемещение денежных средств» или ПКО с соответствующей операцией. Это нужно, чтобы остатки по кассам сошлись с фактическими.
После проведения проверьте проводки: обычно формируется Дт 50.01 — Кт 50.02 (перемещение между кассами) либо Дт 50 — Кт 90.01, если выручка отражается напрямую. Конкретная корреспонденция зависит от настроенной схемы учёта розницы — автоматизированной или неавтоматизированной торговой точки.
Как отразить взнос учредителя в кассу
Взнос денег учредителем — частая операция, особенно в начале деятельности. Создайте «Поступление наличных» и выберите вид операции «Прочее поступление» (или «Взнос в уставный капитал», если взнос идёт именно в оплату УК). В поле контрагента укажите учредителя — физическое лицо должно быть заведено в справочнике контрагентов.
Если это оплата уставного капитала, корреспондирующий счёт — 75.01 «Расчёты по вкладам в уставный капитал». Если учредитель просто даёт деньги в долг, используйте счёт 66 или 67 (займы) и не забудьте оформить договор займа — без него у налоговой могут возникнуть вопросы о природе поступления.
Безвозмездную помощь учредителя с долей более 50% иногда отражают на счёте 98.02 или через прочие доходы (91.01). Выбор схемы влияет на налог на прибыль, поэтому при сомнениях согласуйте проводки с бухгалтером, ведущим налоговый учёт.
Возврат подотчётных средств и получение денег со счёта
Если сотрудник возвращает неизрасходованные подотчётные деньги, создайте ПКО с видом операции «Возврат от подотчётного лица». Укажите сотрудника из справочника физических лиц — программа автоматически подставит счёт 71 и закроет задолженность сотрудника на сумму возврата. Перед этим полезно сверить остаток по сотруднику в отчёте «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71».
Получение наличных с расчётного счёта по чеку оформляется видом операции «Получение наличных в банке». В документе укажите банковский счёт организации и сумму. Проводка: Дт 50.01 — Кт 51. Обратите внимание: в некоторых релизах эта операция создаётся на основании документа «Списание с расчётного счёта» с соответствующим видом операции, чтобы не дублировать движение денег.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Создать» → «Поступление наличных».
- 2Выберите вид операции, соответствующий источнику денег (выручка, возврат подотчёта, взнос учредителя, получение из банка).
- 3Заполните кассу, контрагента или сотрудника, сумму и статью движения денежных средств.
- 4Проверьте корреспондирующий счёт и аналитику в поле проводок документа.
- 5Нажмите «Провести и закрыть», затем откройте движения документа и убедитесь, что проводка по дебету счёта 50 сформирована.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа откройте его движения (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки») и убедитесь, что проводка соответствует ожидаемой схеме. Затем сформируйте отчёт «Кассовая книга» или ОСВ по счёту 50 за день — остаток по кассе должен увеличиться на сумму внесения и совпадать с фактическим наличием денег.
Частая ошибка — внесение дважды: сначала вручную ПКО, а затем автоматически при загрузке данных из кассовой программы или при обмене с банком. В результате остаток по кассе завышен. Проверяйте журнал кассовых документов за день на дубли по сумме и контрагенту.
Вторая типичная проблема — неверная касса в шапке документа. Если организация ведёт несколько касс, деньги «приземлятся» не туда, и сверка с фактическими остатками не сойдётся. Исправляется это изменением кассы в документе и перепроведением, если период ещё открыт.
Особенности: лимит кассы и документальное оформление
Помните про лимит остатка кассы: малые предприятия и ИП вправе его не устанавливать, остальные организации обязаны рассчитывать лимит и сдавать сверхлимитные наличные в банк. В 1С лимит автоматически не контролируется — за соблюдением следит бухгалтер по кассовой книге.
Проведённый ПКО можно распечатать в унифицированной форме КО-1: в документе нажмите «Печать» → «Приходный кассовый ордер». Ордер подписывается и хранится вместе с кассовыми документами. Если организация применяет онлайн-кассу, помните, что внесение и изъятие денег из кассы ККМ оформляется отдельными операциями на самой кассе, а в 1С отражается только учётное движение денег.
Как проверить результат
Дт 50 с правильной кассой, корреспонденция соответствует виду операции
Проводок нет или счёт корреспонденции не соответствует сути операции
Остаток увеличился ровно на сумму внесения
Сумма удвоена (дубль) или остаток не изменился
ПКО попал в отчёт за нужную дату с корректным номером
Документ отсутствует или попал не в ту дату
Частые вопросы
Чем внесение в кассу отличается от перемещения денег?
Внесение (ПКО) отражает поступление денег извне — от контрагента, сотрудника, учредителя. Перемещение — это движение между собственными кассами и счетами организации, например из кассы ККМ в основную кассу. В обоих случаях дебетуется счёт 50, но кредит и аналитика разные.
Как внести деньги в кассу, если вид операции не подходит ни один?
Используйте «Прочее поступление» и вручную укажите корреспондирующий счёт и аналитику. Перед проведением сверьте выбранный счёт с планом счетов и методикой учёта вашей организации — этот вид операции самый гибкий, но и самый рискованный с точки зрения ошибок.
Можно ли отменить или удалить проведённый ПКО?
Да, если период не закрыт: откройте документ и нажмите «Отменить проведение», затем пометьте на удаление. Если период закрыт, корректнее оформить сторнирующий документ или операцию вручную, чтобы не нарушить уже сданную отчётность.
Почему документ не проводится с ошибкой по статье ДДС?
В настройках учёта может быть включён обязательный контроль статей движения денежных средств. Заполните поле «Статья ДДС» в документе подходящим элементом справочника или создайте новую статью — после этого документ проведётся.
Нужно ли пробивать чек при внесении денег в кассу организации?
Чек на онлайн-кассе пробивается при расчётах с покупателями. Внутренние операции — взнос учредителя, возврат подотчёта, получение из банка — расчётом не являются и чека не требуют. Они оформляются только приходным кассовым ордером.
Что важно запомнить
Внесение в кассу оформляется документом «Поступление наличных» из раздела «Банк и касса». Ключ к правильному учёту — корректный вид операции: от него зависят проводки и аналитика. После проведения сверьте движения документа, ОСВ по счёту 50 и кассовую книгу с фактическими остатками.