Учет и Финансы · 8 мин
Как сделать учетную цену в 1С
Как сделать учетную цену в 1С: создание типа цен, документ «Установка цен номенклатуры», проверка подстановки в документы, типичные ошибки и способы исправления.
Учетная цена в 1С — это базовая цена номенклатуры, от которой система считает стоимость товаров в документах поступления, продажи и отчетах. Если учетная цена не задана или устарела, программа подставляет в документы ноль или старые значения, а отчеты по себестоимости и марже начинают врать. Ниже разобрано, как создать тип цены, зафиксировать значения документом и проверить, что цена корректно подставляется в учет.
Механизм практически одинаков в типовых конфигурациях 1С:Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP и Управление нашей фирмой: есть справочник типов (видов) цен и документ, которым цены регистрируются на дату. Отличия — в названиях меню и расположении команд. В статье приведены пути для наиболее распространенных интерфейсов.
Что такое учетная цена и где она хранится
В 1С цены номенклатуры — это регистр сведений, привязанный к дате. Одна и та же позиция может иметь несколько цен разных типов: закупочная, оптовая, розничная, учетная. Учетная цена обычно используется как внутренняя стоимостная оценка — например, для планового учета, расчета нормируемых запасов или оценки складских остатков в управленческих отчетах.
Важно понимать: цена не хранится в карточке номенклатуры как реквизит. В карточке товара отображается лишь срез последних значений из регистра. Поэтому «пропавшая» цена чаще всего означает, что документ установки цен не проведен, удален или датирован позже даты документа, в который цена должна подставляться.
Шаг 1. Создайте тип цены «Учетная»
Откройте раздел «НСИ и администрирование» (в УТ — «CRM и маркетинг» или «Справочники») → «Типы цен номенклатуры». Если подходящего типа цены нет, создайте новый кнопкой «Создать». Укажите наименование, например «Учетная», валюту цены и признак «Цена включает НДС» — он должен соответствовать тому, как вы будете вводить значения, иначе при сравнении с другими ценами получите расхождения на сумму налога.
В некоторых конфигурациях для типа цены можно задать способ расчета: фиксированное значение, наценка на другой тип цены или произвольная формула. Для учетной цены чаще выбирают фиксированное значение либо наценку на закупочную цену — тогда учетная стоимость пересчитывается автоматически при изменении закупочных цен.
Шаг 2. Зафиксируйте цены документом «Установка цен номенклатуры»
Перейдите в список документов «Установка цен номенклатуры» (в УТ: «CRM и маркетинг» → «Цены и скидки»; в УНФ: «Продажи» → «Цены номенклатуры»). Создайте документ, выберите тип цены «Учетная» и заполните табличную часть товарами. Цены можно ввести вручную, загрузить из Excel через команду загрузки или заполнить по данным поступления — удобно, когда учетная цена равна цене последнего прихода.
Дата документа определяет момент, с которого цена начинает действовать. Если нужно, чтобы цена применялась к старым документам, ставьте документ установки более ранней датой. После заполнения проведите документ — непроведенная установка цен в регистр не записывается.
- 1Создайте тип цены «Учетная» в справочнике типов цен, задайте валюту и признак НДС
- 2Откройте документ «Установка цен номенклатуры», выберите тип цены
- 3Заполните табличную часть: вручную, из Excel или по данным поступления
- 4Проверьте дату документа — с нее цена начнет действовать
- 5Проведите документ и откройте карточку товара: цена должна отобразиться
Шаг 3. Проверьте подстановку цены в документы
Создайте тестовый документ, где должна использоваться учетная цена, и добавьте товар. Цена подставляется автоматически, если в настройках документа или соглашении с клиентом указан соответствующий тип цен. Если поле осталось пустым, проверьте три вещи: проведен ли документ установки цен, не позже ли он датирован, чем сам документ, и совпадает ли валюта.
Дополнительно проверьте результат через отчет: в УТ и ERP есть отчет «Цены номенклатуры», который показывает действующие значения на любую дату. Это быстрый способ убедиться, что регистр заполнен корректно, не открывая каждую карточку товара.
Как проверить результат
Вкладка цен показывает учетную цену с корректной датой
Цена пустая или дата установки позже текущей
Цена подставляется автоматически при выборе товара
Поле цены пустое или подставляется ноль
Позиции имеют значения на нужную дату
Строки отсутствуют или значения устарели
Как изменить учетную цену и вести историю
Для изменения цены не редактируйте старый документ установки — создайте новый документ «Установка цен номенклатуры» текущей датой с новыми значениями. Регистр сведений периодический, поэтому программа сохранит всю историю: по каждой позиции можно посмотреть, какая цена действовала на любую прошедшую дату. Это важно для корректного анализа маржи за прошлые периоды.
Перепроведение старого документа с новыми ценами допустимо только если прежние значения были внесены ошибочно. Иначе вы потеряете историю и исказите документы прошлых периодов, где цена пересчитывается при перепроведении.
Типичные ошибки и их устранение
Наиболее частая проблема — цена введена, но в документы не подставляется. Причины почти всегда одни и те же: документ установки не проведен, его дата позже даты документа продажи, в документе выбран другой тип цен или не совпадает валюта. Проверка занимает пару минут, если идти по этому списку сверху вниз.
Вторая группа ошибок связана с массовой загрузкой: при импорте из Excel неверно сопоставлены колонки, и цены записались на другой товар или в другой валюте. После любой загрузки выборочно сверьте 5–10 позиций с исходным файлом.
Альтернативы: когда учетную цену лучше не заводить вручную
Если учетная цена должна следовать за закупочной, настройте расчетный тип цены: наценка в процентах или формула от базовой цены. Тогда при каждом изменении закупочных цен достаточно пересчитать зависимые — ручной ввод сотен позиций не потребуется. В УТ и ERP для этого есть механизм «Рассчитать цены» в документе установки.
Для небольших баз на УНФ допустимо вообще не выделять отдельную учетную цену, а использовать закупочную как базу оценки. Но если в управленческих отчетах нужна стабильная плановая стоимость, не зависящая от колебаний закупки, отдельный тип цены «Учетная» с периодическим пересмотром — более управляемый вариант.
Сравнение вариантов
Полный контроль значений, стабильность в отчетах; требует ручного обновления при изменении условий
Обновляется автоматически вместе с закупкой; не подходит, если нужна фиксированная плановая оценка
Быстрое заполнение при старте учета; отражает только последний приход, без плановой составляющей
Что важно запомнить
Учетная цена создается связкой «тип цены + проведенный документ установки на нужную дату». Изменяйте цены новыми документами, чтобы сохранить историю, а после любой загрузки проверяйте подстановку в документ и отчет по ценам.
Частые вопросы
Почему цена есть в карточке товара, но не подставляется в документ?
Чаще всего в документе или соглашении указан другой тип цен, либо дата документа раньше даты установки цены. Проверьте также валюту документа — при несовпадении валют без настроенного пересчета цена не подтянется.
Можно ли задать учетную цену сразу для всей номенклатуры?
Да. В документе «Установка цен номенклатуры» используйте команды подбора по группе или загрузку из табличного документа. Для расчетных типов цен доступна кнопка пересчета по формуле для всех выбранных позиций.
Как посмотреть, какая учетная цена действовала месяц назад?
Откройте отчет «Цены номенклатуры» и установите дату среза на нужный день, либо в карточке товара перейдите к истории цен. Регистр хранит все значения с датами документов установки.
Что делать, если учетную цену ввели с ошибкой за прошлый период?
Если период закрыт и отчетность сдана, корректируйте цену новым документом текущей датой, а старый не трогайте. Если период открыт и значение было просто ошибкой ввода, можно исправить и перепровести исходный документ установки, предварительно сделав копию базы.
Нужен ли отдельный тип цены, если учетная цена равна закупочной?
Формально нет — можно использовать закупочную. Но отдельный тип цены удобен, если в будущем планируется отвязать учетную оценку от реальной закупки, например держать плановую стоимость постоянной в течение квартала.