Учет и Финансы · 12 мин
Как оформить требование-накладную в 1С
Как создать требование-накладную в 1С:Бухгалтерии 8.3: заполнение документа, счета затрат, проводки, печать формы М-11 и типичные ошибки при списании материалов.
Требование-накладная — документ, которым в 1С оформляется передача материалов со склада в производство, на хозяйственные нужды или внутри подразделений. В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ так и называется — «Требование-накладная», а его печатная форма соответствует унифицированной форме М-11. Правильное оформление важно не только для складского учёта: от выбранных счетов затрат зависит, куда попадёт стоимость материалов — в себестоимость продукции, на общехозяйственные расходы или на счёт 91.
Ошибки в этом документе — одна из самых частых причин расхождений в учёте: материалы списываются не на тот счёт, не заполняется статья затрат, а при закрытии месяца возникают «висячие» суммы. Ниже разобран полный порядок создания документа, настройка счетов, проверка проводок и типичные проблемы.
Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 (редакция 3.0), но логика документа в «Управлении торговлей» и «ERP» схожа — отличается в основном расположение команд в интерфейсе.
Где находится документ и когда его применять
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ доступен из двух разделов: «Производство» → «Требования-накладные» и «Склад» → «Требования-накладные». Это один и тот же журнал, просто продублированный для удобства. Если пункта нет в меню, проверьте настройку функциональности: «Главное» → «Функциональность» → на закладке «Производство» должен быть включён соответствующий флаг, а на закладке «Запасы» — учёт материалов.
Документ применяется, когда материалы уходят со склада без продажи: сырьё в производство, канцтовары в офис, запчасти на ремонт, ГСМ на хозяйственные нужды, материалы на брак или на сторону для переработки. Если материалы передаются покупателю — это уже реализация, и оформляется другим документом.
Есть два способа создать документ: вручную «с нуля» или на основании другого документа (например, поступления товаров или отчёта производства). Ввод на основании удобен тем, что номенклатура и количество подставляются автоматически, остаётся скорректировать состав.
Пошаговое создание требования-накладной
Откройте журнал «Требования-накладные» и нажмите «Создать». Форма документа состоит из шапки, табличной части «Материалы» и закладки «Счет затрат». Порядок заполнения ниже.
- 1Укажите дату, организацию и склад, с которого списываются материалы
- 2На закладке «Материалы» добавьте номенклатуру, количество и счёт учёта (обычно 10.01 или 10.09) — кнопки «Добавить» или «Подбор»
- 3На закладке «Счет затрат» выберите счёт списания (20, 23, 25, 26, 44, 91.02) и заполните аналитику: подразделение, номенклатурную группу, статью затрат
- 4Проверьте, что статья затрат имеет правильный вид расхода для налогового учёта
- 5Нажмите «Провести» и откройте «Дт/Кт» для контроля проводок
- 6Распечатайте форму М-11 кнопкой «Печать» → «Требование-накладная (М-11)»
При подборе номенклатуры используйте кнопку «Подбор» — она открывает справочник с остатками, и сразу видно, есть ли материал на выбранном складе. Если остатка нет, программа при проведении выдаст ошибку «Не хватает остатка» (при включённом контроле отрицательных остатков) либо проведёт документ в минус, что создаст проблемы при закрытии месяца.
Колонка «Счёт учёта» в табличной части подставляется из настройки счетов учёта номенклатуры. Если счёт не заполнился автоматически, проверьте регистр «Счета учета номенклатуры» (доступен из карточки номенклатуры или из раздела «Справочники»).
Как правильно выбрать счёт затрат и аналитику
Счёт затрат определяет, куда попадёт стоимость списанных материалов. Это ключевой момент документа: ошибка здесь искажает себестоимость и отчётность. Ниже типовое соответствие ситуаций и счетов.
| Ситуация | Счёт затрат | Обязательная аналитика |
|---|---|---|
| Сырьё в основное производство | 20.01 | Подразделение, номенклатурная группа, статья затрат |
| Материалы на вспомогательное производство | 23 | Подразделение, номенклатурная группа, статья затрат |
| Расходы цеха (инвентарь, хознужды цеха) | 25 | Подразделение, статья затрат |
| Канцтовары, общехозяйственные нужды | 26 | Подразделение, статья затрат |
| Материалы на упаковку, продажу | 44 | Статья затрат |
| Безвозмездная передача, прочие расходы | 91.02 | Статья прочих доходов и расходов |
Статья затрат — не формальность. От её вида расхода зависит отражение в налоговом учёте: материальные расходы, косвенные, внереализационные или не учитываемые вовсе. Если статья создана с видом «Не принимаемые к НУ», сумма попадёт в постоянные разницы. Проверяйте вид расхода в карточке статьи до проведения документа.
Для счёта 20.01 обязательна номенклатурная группа — без неё закрытие месяца не сможет распределить затраты на выпуск. Если списываете материалы «в общем», без привязки к конкретной продукции, используйте ту номенклатурную группу, к которой относится продукция, либо счета 25/26, которые распределяются по правилам учётной политики.
Проверка проводок и результата
После проведения нажмите кнопку «Дт/Кт» — откроется список сформированных проводок. Типовая проводка: Дт счёта затрат — Кт 10.01 (или иного субсчёта 10-го счёта). Сумма рассчитывается по средней стоимости материала на складе (при способе оценки МПЗ «по средней»).
Обратите внимание на колонки налогового учёта: суммы НУ должны совпадать с бухгалтерскими, если нет постоянных или временных разниц. Если видите заполненную колонку «ПР» — значит, где-то в аналитике стоит непринимаемый вид расхода, и это стоит проверить до закрытия месяца.
Как проверить результат
Дт счёта затрат — Кт 10.х, аналитика заполнена полностью
Счёт затрат пустой, нет статьи затрат или номенклатурной группы
Остатки по складу уменьшились на списанное количество, отрицательных остатков нет
Появились минусовые остатки по позициям
Регламентная операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» выполняется без ошибок
Ошибки «не указана номенклатурная группа» или «нет базы распределения»
Дополнительно полезно сформировать отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» по 10-му счёту с детализацией по складам: списанные позиции должны уменьшить остаток именно того склада, который указан в документе.
Печать формы М-11 и подписание
Печатная форма вызывается из документа: кнопка «Печать» → «Требование-накладная (М-11)». Форма содержит стандартные поля: организация, структурное подразделение-отправитель и получатель, номенклатурные номера, количество затребованное и отпущенное, цена и сумма.
Поля «Затребовал» и «Разрешил» заполняются из данных организации. Если подписанты не подставляются, проверьте настройку: «Главное» → «Организации» → карточка организации → ответственные лица и подписанты. Также подписей можно добавить вручную в макете перед печатью, если форма открыта на редактирование.
Для внутренних перемещений между складами вместо требования-накладной корректнее использовать документ «Перемещение товаров» — он не создаёт затратных проводок, а лишь меняет склад в аналитике 10-го счёта.
Сравнение похожих документов
Списание материалов на затраты: производство, хознужды, ремонт. Формирует проводки Дт затрат — Кт 10.
Передача между складами или подразделениями без списания в расходы. Затратных проводок нет.
Выпуск продукции с автоматическим списанием материалов по спецификации. Подходит для серийного производства.
Списание спецодежды и инвентаря с учётом сроков полезного использования и амортизации стоимости.
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство проблем с требованием-накладной всплывает не в момент ввода, а при закрытии месяца или при инвентаризации. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.
Отдельная ситуация — изменение документа задним числом. Если месяц уже закрыт, любое изменение требования-накладной требует повторного выполнения регламентных операций закрытия месяца за этот период. Перед такими правками убедитесь, что у вас есть актуальная резервная копия базы и что отчётность за период ещё не сдана либо подлежит уточнению.
Спецификации и автоматическое списание
Если одни и те же материалы регулярно списываются на выпуск конкретной продукции, вручную заполнять требование-накладную нерационально. Настройте спецификацию номенклатуры (в карточке готовой продукции, закладка «Спецификации») и используйте документ «Отчет производства за смену»: материалы спишутся автоматически по нормам спецификации, а требование-накладная сформируется как связанный документ.
Такой подход снижает количество ошибок в количестве и счетах, а также ускоряет работу кладовщика. Ручные требования-накладные остаются уместными для разовых списаний: ремонтов, хозяйственных нужд, брака.
Удобно завести отдельные номенклатурные группы для типовых направлений списания (например, «Ремонтные работы», «Общехозяйственные нужды») — тогда анализ расходов по оборотно-сальдовой ведомости займёт минуты, а расшифровка по документам будет очевидна без дополнительных отборов.
Частые вопросы
Почему документ не проводится с ошибкой об остатках?
Программа сигнализирует, что на указанном складе недостаточно материала. Проверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах» на дату документа: возможно, поступление ещё не проведено, материал оприходован на другой склад или период документа раньше поступления. Исправьте склад, дату или сначала проведите поступление.
Можно ли списать материалы на разные счета одним документом?
Да. В форме документа установите флажок, разрешающий указание счетов затрат в табличной части (в типовой форме это переключатель способа указания счетов), тогда счёт и аналитика задаются по каждой строке отдельно. Альтернатива — создать несколько требований-накладных, по одному на каждое направление затрат.
Как отменить ошибочно проведённую требование-накладную?
Если период ещё открыт — откройте документ и нажмите «Отменить проведение», затем исправьте данные или пометьте на удаление. Если месяц закрыт, сначала оцените влияние на себестоимость: после отмены проведения потребуется повторное закрытие месяца. Удалять документ в закрытом периоде без повторного выполнения регламентных операций нельзя.
Чем требование-накладная отличается от документа «Передача материалов в эксплуатацию»?
Требование-накладная списывает стоимость материала на затраты сразу и полностью. «Передача материалов в эксплуатацию» предназначена для спецодежды, спецоснастки и инвентаря: она учитывает срок полезного использования и может погашать стоимость постепенно, а также ведёт количественный учёт выданных сотрудникам ценностей.
Нужна ли бумажная форма М-11, если ведётся электронный документооборот?
Форма М-11 не входит в состав обязательных электронных документов, поэтому большинство организаций печатает её на бумаге и подписывает вручную. Внутренний документооборот может допускать электронное подписание — это закрепляется учётной политикой и локальными актами организации. В любом случае в 1С документ должен быть проведён, а печатная форма — согласована с фактическим движением материалов.
Почему при закрытии месяца суммы по 20-му счёту не совпадают с требованиями-накладными?
На 20-й счёт, помимо материалов, попадают зарплата, амортизация и распределённые расходы со счетов 25 и 26. Кроме того, если материалы списывались в минус, себестоимость могла рассчитаться некорректно. Сверяйте не итоговое сальдо, а обороты по статьям затрат с видом «Материальные расходы» — именно они формируются требованиями-накладными.
Что важно запомнить
Требование-накладная создаётся в разделе «Производство» или «Склад»: заполните материалы, склад и счёт затрат с аналитикой, проведите и проверьте проводки Дт затрат — Кт 10. Главные риски — списание в минус, неверный счёт затрат и правки в закрытом периоде. Для перемещений между складами используйте «Перемещение товаров», для регулярного производства — спецификации и «Отчет производства за смену».