Учет и Финансы · 12 мин
Как сделать табель учета рабочего времени в 1С
Как сформировать табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Настройка графиков, заполнение документов, печать формы Т-13 и типичные ошибки.
Табель учета рабочего времени — обязательный документ, на основании которого рассчитывается зарплата сотрудников на повременной системе оплаты. В программах 1С табель формируется автоматически на основе графиков работы и кадровых документов: отпусков, больничных, командировок и прогулов. Задача пользователя — правильно настроить графики, вовремя ввести отклонения и проверить результат перед расчетом.
Порядок работы зависит от конфигурации. В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) табель — полноценный инструмент учета с документами отклонений и отчетами. В «1С:Бухгалтерии» возможности ограничены: там табель, как правило, формируется как печатная форма на основе начисления зарплаты, а детальный учет отклонений ведется вручную. Ниже разобраны оба варианта и даны точные шаги для каждого.
Форма табеля — унифицированная Т-12 или Т-13 (постановление Госкомстата № 1), либо самостоятельно разработанная организацией форма, закрепленная в учетной политике. В 1С по умолчанию используется форма Т-13.
Где в 1С находится табель учета рабочего времени
В 1С:ЗУП 3.1 табель доступен по пути «Зарплата → Отчеты, справки по зарплате → Табель учета рабочего времени (Т-13)». Это отчет, который собирает данные из графиков сотрудников и зарегистрированных документов отсутствий. Отдельного документа «Табель» в типовой ЗУП обычно нет — учет ведется непрерывно, а отчет формируется за любой период.
Дополнительно есть отчет «Табель учета рабочего времени (Т-12)» и аналитический вариант «Анализ отработанного времени», который показывает плановое и фактическое время по каждому сотруднику. Если в вашей организации применяется суммированный учет или посменная работа, полезен отчет «Плановое и фактическое время».
В 1С:Бухгалтерии 8.3 табель формируется из раздела «Зарплата и кадры → Зарплата → Начисление зарплаты»: создайте или откройте документ начисления за месяц, затем используйте команду печати «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Данные подтягиваются из графика работы организации и введенных кадровых документов.
Настройка графиков работы — основа корректного табеля
Прежде чем формировать табель, убедитесь, что каждому сотруднику назначен правильный график работы. В 1С:ЗУП графики создаются в разделе «Настройка → Графики работы сотрудников». Типовые варианты — пятидневка (40 часов), шестидневка, сменные графики «два через два», сутки через трое.
При создании графика укажите способ заполнения: по дням недели, по циклам произвольной длины или по шаблону смен. Для сменных графиков важно корректно задать дату отсчета цикла — от нее зависит, какие дни попадут в табель как рабочие. Ошибка в дате отсчета сдвинет все смены и исказит зарплату.
Назначение графика сотруднику происходит автоматически при приеме на работу — график указывается в документе «Прием на работу». Если сотрудник переводится на другой режим, оформите документ «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы списком» — ручная правка в карточке сотрудника не создаст истории изменений и приведет к ошибкам в расчете среднего заработка.
Ввод отклонений: отпуска, больничные, командировки
Табель в 1С строится по принципу «план плюс отклонения». Плановое время берется из графика, а все отсутствия должны быть зарегистрированы документами. Если сотрудник был в отпуске, но документ «Отпуск» не введен, в табеле эти дни отобразятся как отработанные — и зарплата будет завышена.
Основные документы отклонений в ЗУП: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Отгул», «Прогул, отсутствие», «Работа сверхурочно», «Работа в выходные и праздники». Все они находятся в разделах «Кадры» и «Зарплата». Каждый документ при проведении регистрирует соответствующий вид времени, который затем попадает в табель с правильным кодом (ОТ, Б, К, ПР и т.д.).
Особое внимание уделите больничным: если сотрудник принес листок нетрудоспособности после расчета зарплаты, введите документ «Больничный лист» в том месяце, когда он предъявлен, — программа выполнит перерасчет. Не пытайтесь исправить табель прошлого месяца ручными правками.
- 1Проверьте, что всем сотрудникам назначены актуальные графики работы
- 2Введите все документы отсутствий: отпуска, больничные, командировки, прогулы
- 3Зарегистрируйте работу в выходные и сверхурочные соответствующими документами
- 4Сформируйте отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» за месяц
- 5Сверьте итоговые дни и часы по каждому сотруднику с первичными документами
- 6Передайте данные в расчет — выполните документ «Начисление зарплаты и взносов»
Формирование и печать формы Т-13
Откройте «Зарплата → Отчеты, справки по зарплате → Табель учета рабочего времени (Т-13)». Укажите период (обычно календарный месяц), организацию и при необходимости подразделение. Нажмите «Сформировать». Отчет выведет по каждому сотруднику коды видов времени по дням месяца и итоги за первую и вторую половину месяца.
Для печати используйте стандартную кнопку печати отчета. Форма Т-13 в 1С соответствует унифицированному бланку: шапка с реквизитами организации, табличная часть с кодами, итоги по дням и часам, подписи ответственных лиц. Если в организации утверждена собственная форма табеля, потребуется доработка макета — это работа для программиста 1С.
Отчет можно выгрузить в Excel через «Файл → Сохранить» для дополнительной обработки или передачи руководителям подразделений на сверку. Учтите, что редактирование выгруженного файла не изменяет данные в программе — все исправления вносятся только документами.
Особые сценарии: сменные графики, суммированный учет, совместители
Сменная работа и ночные часы
При сменном графике важно, чтобы в настройках графика были корректно заданы периоды работы с разбивкой на дневные и ночные часы. Ночное время (с 22:00 до 6:00) учитывается отдельным видом времени и оплачивается в повышенном размере. В табеле ночные часы отображаются кодом «Н» или дробным кодом «Я/Н».
Суммированный учет рабочего времени
Для суммированного учета в карточке графика установите соответствующий признак и задайте учетный период (месяц, квартал, год). Табель при этом формируется помесячно, но переработки определяются по итогам учетного периода через документ «Регистрация переработок». Не пытайтесь считать переработку вручную по месячному табелю — это приведет к ошибкам в оплате.
Внутренние совместители
Внутренний совместитель отображается в табеле отдельной строкой со своим графиком. Убедитесь, что прием на работу по совместительству оформлен отдельным документом и ему назначен собственный график (например, 0,5 ставки). Объединять время основной работы и совместительства в одной строке нельзя — это нарушение порядка учета рабочего времени.
ЗУП или Бухгалтерия — где вести табель
Полноценный учет: документы отклонений, сменные графики, суммированный учет, ночные и сверхурочные. Подходит организациям с кадровым учетом и сложными графиками.
Табель как печатная форма по данным начисления зарплаты. Подходит небольшим организациям с простой пятидневкой без смен и сложных отклонений.
Вариант для организаций с системами СКУД: данные о проходах загружаются в ЗУП через обработки. Требует доработки или типовой интеграции.
Проверка табеля перед расчетом зарплаты
Перед начислением зарплаты сверьте табель с первичными данными. Основной инструмент — отчет «Анализ отработанного времени» или «Плановое и фактическое время»: он показывает расхождения между графиком и фактом. Любая разница должна быть объяснена документом — отпуском, больничным или прогулом.
Проверьте сотрудников с незаполненным временем: если в табеле у человека пустые ячейки, значит, ему не назначен график или период работы не совпадает с периодом отчета (прием или увольнение в середине месяца — нормальная ситуация, пустые дни вне периода работы не заполняются).
После расчета зарплаты сформируйте расчетный листок по выборочным сотрудникам и убедитесь, что оплаченные дни и часы совпадают с табелем. Расхождение означает, что либо табель неактуален, либо в расчете участвуют лишние или неучтенные документы.
Как проверить результат
Совпадают с графиком за вычетом оформленных отсутствий
Есть рабочие дни без оплаты или отсутствия без документов
Каждый код подтвержден документом в программе
Код есть, а документа нет — значит, введен другой документ с пересекающимся периодом
Отображаются отдельными кодами и оплачены по повышенной ставке
Часы вошли в обычное время — проверьте настройки графика
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — незарегистрированные отсутствия. Табель заполняется по графику, сотруднику начисляется полный оклад, а потом выясняется, что он был в отпуске за свой счет. Исправление требует сторнирования и перерасчета, что влияет на отчетность по НДФЛ и взносам. Вводите документы отсутствий до расчета, а не после.
Вторая ошибка — ручное редактирование табеля в Excel вместо исправления данных в программе. Печатная форма перестает соответствовать учетным данным, и при проверке возникнут вопросы. Все изменения выполняйте только документами в 1С.
Третья группа ошибок связана с уволенными и вновь принятыми: если сотрудник уволен и принят повторно, проверьте, что новый прием оформлен корректно и график назначен на новую дату приема. Иначе табель может «потерять» сотрудника или показать лишние дни.
Что важно запомнить
Табель в 1С формируется автоматически из графиков работы и документов отклонений. Настройте графики, вовремя вводите отпуска и больничные, формируйте отчет Т-13 и сверяйте его с первичными документами до расчета зарплаты. Исправляйте данные только документами, а не ручной правкой печатной формы.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли в 1С:ЗУП ввести табель вручную, без графиков?
Да, для этого существует документ «Данные для расчета зарплаты» с шаблоном табеля, а также документ «Табель» в некоторых настройках функциональности (включается в настройках расчета зарплаты). Однако ручной ввод отключает автоматический контроль отклонений и рекомендуется только для небольших подразделений с нестандартным учетом.
Почему в табеле у сотрудника пустые ячейки?
Чаще всего причина в том, что сотруднику не назначен график работы или период действия приема на работу не пересекается с периодом отчета. Проверьте кадровые документы и назначение графика. Если сотрудник принят или уволен в середине месяца, пустые ячейки вне периода работы — это норма.
Как отразить в табеле работу в выходной день?
Введите документ «Работа в выходные и праздники» до расчета зарплаты. В табеле день отобразится кодом «РВ», а часы будут оплачены по повышенной ставке или компенсированы отгулом — в зависимости от настроек документа и выбора сотрудника.
Чем форма Т-12 отличается от Т-13 в 1С?
Т-12 — универсальная форма с разделом для учета оплаты труда, Т-13 — упрощенная форма только для учета рабочего времени, применяемая при автоматизированной обработке данных. В 1С доступны обе, но чаще используется Т-13, поскольку расчет оплаты ведется отдельными документами.
Нужно ли распечатывать табель, если учет ведется в 1С?
Законодательство не требует обязательной бумажной формы — табель может храниться в электронном виде при условии возможности его воспроизведения на бумаге. На практике многие организации распечатывают Т-13 ежемесячно для подписания ответственными лицами и представления при проверках.
Как исправить табель прошлого месяца, если обнаружена ошибка?
Напрямую табель прошлого периода не редактируется. Введите корректирующий документ (например, «Больничный лист» или «Отпуск») текущей датой с периодом прошлого месяца — программа выполнит перерасчет при следующем начислении зарплаты. Если зарплата уже выплачена, перерасчет отразится в текущем периоде и скорректирует отчетность.