Учет и Финансы · 9 мин
Как сделать сверку взаиморасчетов в 1С
Как сделать сверку взаиморасчетов в 1С: акт сверки в УТ, ERP и Бухгалтерии, настройка отборов, расшифровка расхождений, исправление ошибок и частые вопросы.
Сверка взаиморасчетов — регулярная процедура, при которой организация сопоставляет данные своего учета с учетом контрагента: отгрузки, поступления, оплаты и возвраты. В 1С для этого предусмотрен стандартный документ «Акт сверки взаиморасчетов», который формируется автоматически по данным информационной базы и выводится в печатную форму, согласованную с типовыми требованиями делопроизводства.
Процедура одинакова по сути во всех типовых конфигурациях — 1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация — но отличается расположением команд в меню и набором настроек. Ниже разобран общий порядок действий, особенности отдельных конфигураций и способы разобраться с расхождениями, которые почти всегда возникают на практике.
Главное, что нужно понимать перед началом: акт сверки в 1С не «считает долг заново», а отбирает уже проведенные документы расчетов. Поэтому качество сверки полностью зависит от полноты и корректности введенных данных. Если в базе есть непроведенные реализации или оплаты, отраженные не тем документом, акт покажет искаженную картину.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8 документ расположен в разделе «Покупки» или «Продажи» — подраздел «Сверка взаиморасчетов», либо через «Все функции» → «Документы» → «Акт сверки взаиморасчетов». Отдельного пункта в главном меню у него нет, поэтому новички часто не находят документ с первого раза.
В Управлении торговлей 11 и ERP акт находится в разделе «Продажи» (или «Закупки») → «Сервис и сверки взаиморасчетов» → «Акты сверки взаиморасчетов». В этих конфигурациях документ называется «Сверка взаиморасчетов» и имеет расширенные настройки: можно сверять по партнеру, контрагенту, договору или конкретному расчетному документу.
В Комплексной автоматизации логика та же, что в ERP. Если у вас нетиповая или сильно доработанная конфигурация, документ может быть переименован или перенесен — ищите его через строку поиска в меню «Все функции».
Подготовка: что проверить до формирования акта
Прежде чем создавать акт, убедитесь, что учет в порядке. Проверьте, что все первичные документы по контрагенту за период введены и проведены: реализации, поступления, платежные поручения, корректировки, возвраты. Непроведенный документ в сверку не попадет, и сальдо будет неверным.
Второй шаг — проверить корректность взаиморасчетов в целом по базе. В Бухгалтерии для этого есть обработка «Экспресс-проверка ведения учета», в УТ и ERP — отчеты «Ведомость расчетов с клиентами» и «Ведомость расчетов с поставщиками». Если по контрагенту есть «красные» остатки (отрицательная задолженность без аванса) или незакрытые авансы, сначала разберитесь с ними.
Третий момент — договор. Сверка обычно строится в разрезе договора, поэтому проверьте, что документы привязаны к правильному договору контрагента. Документ, отнесенный на другой договор или на «пустой» договор, выпадет из акта и создаст расхождение.
Готовность базы к сверке
Все реализации, поступления и оплаты за период проведены
Есть документы в статусе «черновик» или помеченные на удаление
Сальдо по счетам 60/62/76 логично, без неожиданных минусов
Отрицательные остатки без авансов, остатки на пустых субконто
Каждый документ привязан к корректному договору
Документы с пустым или неверным договором
Пошаговое формирование акта сверки
Создайте новый документ «Акт сверки взаиморасчетов». Заполните шапку: организацию, контрагента, договор (если сверка по договору) и период сверки. Валюта акта обычно подставляется из договора; для расчетов в рублях укажите рубли.
Нажмите кнопку «Заполнить» — «По данным учета» (в УТ/ERP — «Заполнить по данным учета»). Программа подберет все документы расчетов по заданным отборам и сформирует табличную часть: дебет и кредит с указанием документов-оснований. На закладке или в поле «Сальдо» будут показаны начальное и конечное сальдо.
Проверьте результат: начальное сальдо должно совпадать с конечным сальдо предыдущей сверки (если сверка велась регулярно), а конечное сальдо — с остатком по счету расчетов в оборотно-сальдовой ведомости. После проверки распечатайте акт по кнопке «Печать» — типовая форма содержит перечень операций, сальдо и поля для подписей обеих сторон.
- 1Откройте раздел с документами «Акт сверки взаиморасчетов» и создайте новый документ
- 2Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
- 3Нажмите «Заполнить по данным учета» и дождитесь формирования табличной части
- 4Сверьте начальное и конечное сальдо с ОСВ по счетам 60, 62, 76
- 5При необходимости заполните вкладку «по данным контрагента» для фиксации расхождений
- 6Проведите документ и распечатайте акт в двух экземплярах
Особенности сверки в УТ 11 и ERP
В Управлении торговлей и ERP документ «Сверка взаиморасчетов» устроен гибче. В поле «Сверка по» можно выбрать уровень детализации: партнер, контрагент, договор или конкретный расчетный документ. Это удобно, когда с одним контрагентом ведется несколько договоров и нужно сверить только один из них.
Здесь же есть настройка группировки вывода: детальные записи можно группировать по документам или сворачивать. Если за период сотни отгрузок, имеет смысл выводить детально — контрагенту будет проще сверять. Дополнительно можно включить в акт данные о расхождениях: табличная часть «по данным контрагента» заполняется вручную после получения ответа второй стороны.
Обратите внимание: в УТ/ERP расчеты могут вестись по заказам и накладным, а не по договору в целом. Если в базе используются расчеты «по заказам», сальдо в акте формируется по регистрам расчетов, и расхождение с ОСВ по бухгалтерским счетам возможно из-за разницы в аналитике — это нормально, но требует аккуратной интерпретации.
Что делать, если сальдо в акте не совпадает с данными контрагента
Расхождения — типичная ситуация, и чаще всего причина не в ошибке, а в разнице моментов отражения: вы отгрузили товар в конце периода, а контрагент оприходовал его в следующем; платеж прошел по банку, но не отражен у второй стороны. Такие разницы называют «временными», и их достаточно перечислить в акте как неотраженные документы.
Для поиска причин используйте отчеты. В Бухгалтерии — «Анализ субконто» и «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с отбором по контрагенту и договору, детализация до документа покажет каждую операцию. В УТ/ERP удобнее отчеты «Анализ взаиморасчетов с клиентами/поставщиками» и «Ведомость расчетов», где видны долг, аванс и расчетные документы.
Если документ отсутствует у одной из сторон, запросите копию первички и внесите исправление: либо введите недостающий документ, либо скорректируйте ошибочный. Исправления в закрытом периоде делайте корректировочными документами текущей датой, а не перепроведением старых — иначе нарушите отчетность.
Как оформить расхождения и завершить сверку
Когда контрагент вернул акт с отметками о расхождениях, зафиксируйте их в том же документе. В табличной части «по данным контрагента» внесите операции, которые вторая сторона отразила иначе, и укажите итоговое расхождение. В печатной форме акта появится блок «По данным контрагента» и строка с разницей.
После урегулирования всех разногласий акт подписывается обеими сторонами. Статус документа в УТ/ERP можно перевести в «Сверено» или «Есть расхождения» — это помогает отслеживать состояние сверок в журнале. Подписанный акт храните вместе с первичными документами: он имеет юридическое значение при подтверждении задолженности.
Частые вопросы
Можно ли сделать сверку в валюте или у.е.?
Да. В шапке акта укажите валюту расчетов по договору — табличная часть сформируется в этой валюте. Для договоров в у.е. акт обычно строят в рублях, поскольку задолженность фиксируется в рублевом эквиваленте; проверьте, что курсовые разницы отражены корректно.
Почему акт пустой, хотя документы по контрагенту есть?
Чаще всего дело в отборах: неверно указан договор, организация или период. Также проверьте, проведены ли документы — непроведенные в акт не попадают. В УТ/ERP дополнительно проверьте соответствие партнера и контрагента в карточке.
Как сверить расчеты с несколькими договорами одного контрагента?
Корректный подход — отдельный акт по каждому договору: так проще локализовать расхождения. В Бухгалтерии можно оставить поле договора пустым и получить сводную сверку, но расшифровка разногласий будет затруднена.
Чем отличаются «Анализ взаиморасчетов» и акт сверки?
Акт сверки — двусторонний документ для подписания с контрагентом. Отчеты «Анализ взаиморасчетов», «Ведомость расчетов» — внутренние инструменты для проверки и поиска ошибок; они детальнее, но не предназначены для передачи контрагенту.
Нужно ли проводить документ «Акт сверки»?
Да, документ следует провести — он фиксирует факт сверки в журнале. Проведение не формирует бухгалтерских проводок и не влияет на учет, это чисто информационный документ.
Как часто нужно делать сверку?
Обязательной периодичности закон не устанавливает. Практика — ежегодно по всем контрагентам (перед составлением годовой отчетности) и ежеквартально или ежемесячно по активным дебиторам и крупным поставщикам.
Что важно запомнить
Сверка в 1С делается документом «Акт сверки взаиморасчетов»: подготовьте базу (проведите документы, проверьте договоры и остатки), заполните акт по данным учета, сверьте сальдо с ОСВ или ведомостью расчетов, а расхождения фиксируйте в части «по данным контрагента» и устраняйте корректировками текущей датой.