Учет и Финансы · 12 мин
Как сделать сверку в 1С: акт сверки взаиморасчётов
Как сделать сверку в 1С: создание акта сверки взаиморасчётов с контрагентом, проверка расхождений, исправление ошибок и выгрузка документа.
Сверка взаиморасчётов — это сопоставление данных вашего учёта с данными контрагента: кто кому сколько должен по отгрузкам, оплатам, возвратам и авансам. В 1С для этого предусмотрен типовой документ «Акт сверки взаиморасчётов», который автоматически собирает обороты по выбранному контрагенту за указанный период и формирует печатную форму для подписания с обеих сторон.
Ошибки в сверке дорого обходятся: незакрытые авансы завышают дебиторку, пропущенные оплаты приводят к необоснованным претензиям покупателям, а расхождения с поставщиками — к проблемам при вычете НДС и подтверждении задолженности в суде. Поэтому сверку проводят регулярно — минимум раз в квартал, а с ключевыми контрагентами — ежемесячно.
Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8.3, 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация. Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии, но логика действий одинакова.
Подготовка: что проверить до начала сверки
Прежде чем формировать акт, убедитесь, что учёт по контрагенту ведётся корректно. Проверьте, что все первичные документы за период внесены в базу: отгрузки, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Если часть документов не проведена или внесена задним числом после сверки, данные акта устареют, и процедуру придётся повторять.
Второй шаг — проверить аналитику расчётов. В 1С расчёты с контрагентом ведутся в разрезе договоров и документов расчётов. Если один и тот же контрагент фигурирует под разными договорами или оплаты разносятся «по договору в целом», а отгрузки — по конкретным заказам, сальдо по счетам 60 и 62 может быть верным в сумме, но акт по договору покажет ложные расхождения.
Также убедитесь, что контрагент в справочнике не задублирован. Две карточки одного партнёра (например, с разным написанием наименования) дробят задолженность, и акт по каждой карточке будет неполным. Дубли объединяют обработкой «Поиск и удаление дублей» или переносом документов на одну карточку — до начала сверки.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ расположен в разделе «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов» (в некоторых релизах — «Сверка взаиморасчётов»). Также его можно найти через общий список документов по контрагенту: открыв карточку контрагента, перейдите по ссылке «Акты сверки».
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексная автоматизация документ называется «Сверка взаиморасчётов» и находится в разделе «Продажи» (или «Закупки») → «Документы по взаиморасчётам» → «Сверки взаиморасчётов». Здесь сверка имеет статусную модель: документ можно создать, заполнить, согласовать и отметить как сверенный.
В 1С:Управление нашей фирмой акт сверки доступен в разделе «Продажи» → «Акты сверки». Функционал проще, но базовые возможности — заполнение по данным учёта и печать — присутствуют.
Создание и заполнение акта сверки пошагово
Создайте новый документ из списка актов сверки. Укажите организацию, контрагента и период сверки. Если сверка проводится по конкретному договору — выберите его; если по контрагенту в целом — оставьте поле договора пустым (в Бухгалтерии) или включите режим по всем договорам (в УТ).
Нажмите кнопку «Заполнить» → «По данным учёта» (в Бухгалтерии) или «Заполнить по данным учёта» (в УТ). Программа подберёт все документы расчётов за период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки — и сформирует табличную часть с дебетом и кредитом. Сальдо на начало и конец периода подставится автоматически.
Проверьте результат заполнения: сальдо на конец периода в акте должно совпадать с сальдо по счетам 60/62 в оборотно-сальдовой ведомости по этому контрагенту. Если суммы не сходятся, причина обычно в аналитике — документы отражены по другому договору или по другой карточке контрагента.
- 1Довнесите и проведите все первичные документы за период сверки
- 2Откройте список «Акты сверки расчётов» и создайте новый документ
- 3Укажите организацию, контрагента, договор и период
- 4Нажмите «Заполнить по данным учёта» и проверьте табличную часть
- 5Сверьте итоговое сальдо с ОСВ по счетам 60/62
- 6Внесите данные контрагента, если они есть (вкладка или кнопка «По данным контрагента»)
- 7Выведите печатную форму, отправьте контрагенту и получите подписанный экземпляр
Как внести данные контрагента и найти расхождения
Акт, заполненный только по вашим данным, — это половина сверки. Вторую сторону заполняет контрагент своими оборотами. В 1С:Бухгалтерии для этого есть вкладка «По данным контрагента»: её можно заполнить вручную по полученному от партнёра акту или скопировав вашу табличную часть и откорректировав отличающиеся строки.
Расхождения обычно сводятся к нескольким типовым ситуациям: оплата отправлена в конце периода и не дошла до получателя; отгрузка проведена у одной стороны в одном месяце, а принята к учёту у другой — в следующем; возврат оформлен только у одной стороны; сумма документа исправлена без уведомления партнёра. Каждое расхождение нужно документально подтвердить — выпиской банка, накладной, УПД.
В УТ и КА расхождения видны наглядно: программа сопоставляет строки «наши данные / данные контрагента» и подсвечивает разницы. В Бухгалтерии сопоставление выполняется вручную — удобно выгрузить обе таблицы в Excel и сравнить по номерам и суммам документов.
Как проверить результат
Суммы совпадают по контрагенту и договору
В акте сумма меньше или больше — часть документов на другом договоре или карточке
Совпадает или расхождение объяснено конкретными документами
Разница «висит в воздухе» без привязки к документу
Все оплаты и отгрузки за период присутствуют
Отсутствуют документы, которые точно были в периоде
Печать, подписание и хранение акта
После заполнения выведите печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов». В форму выводятся обороты за период, сальдо на начало и конец, а также итоговая фраза о состоянии расчётов. Проверьте, что в печатную форму попали реквизиты обеих организаций и подписанты — при необходимости их указывают в шапке документа или в настройках печатной формы.
Акт подписывают обе стороны: в бумажном виде — оригинальными подписями и печатями (при их использовании), в электронном — через оператора ЭДО, если контрагент подключён к обмену юридически значимыми документами. В 1С акт можно отправить по ЭДО напрямую из формы документа, если настроен обмен с контрагентом.
Подписанный акт храните вместе с первичными документами. Срок хранения бухгалтерских документов — не менее пяти лет. Отсканированный подписанный экземпляр удобно прикрепить к документу в 1С через кнопку прикрепления файлов, чтобы не искать бумажный оригинал при следующей сверке.
Если данные не сходятся: порядок разбора расхождений
Начните с сопоставления по документам: выгрузите обороты по контрагенту из своей базы (отчёт «Обороты между субконто» или карточка счёта 60/62 с детализацией до документа) и попросите у контрагента аналогичную расшифровку. Сравнивайте по номеру и дате документа, а не только по сумме — одинаковые суммы по разным документам часто вводят в заблуждение.
Типовые источники расхождений и действия по ним: платёж в пути — учитывается у плательщика, у получателя появится в следующем периоде, подтверждается выпиской; непроведённый у контрагента документ отгрузки — запросите подтверждение получения товара и дату принятия к учёту; курсовые разницы при расчётах в валюте — проверьте курсы пересчёта у обеих сторон; штрафы и проценты, начисленные односторонне, — согласуйте их отражение отдельно.
Если расхождение вызвано ошибкой в вашей базе — исправьте первичный документ или внесите корректировку, после чего сформируйте акт заново. Не редактируйте табличную часть акта вручную «под нужную цифру»: акт должен отражать данные учёта, а ручные правки без документального основания создадут проблемы при следующей сверке и при проверке.
Как выбрать действие
Альтернативные способы сверки в 1С
Помимо типового акта, для внутренней проверки используют отчёты. «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с группировкой по контрагентам показывает сальдо по 60, 62, 76 счетам; «Анализ субконто» — обороты по конкретному партнёру; «Задолженность покупателей» и «Задолженность поставщикам» в УТ — долги с детализацией по документам и срокам. Эти отчёты не заменяют подписанный акт, но позволяют быстро оценить состояние расчётов перед сверкой.
Для массовой сверки с большим числом контрагентов удобно формировать акты пакетно — в некоторых конфигурациях и отраслевых решениях есть групповое создание актов по списку контрагентов с рассылкой по электронной почте или через ЭДО. Если типовой печатной формы недостаточно (например, контрагент требует свой шаблон), форму дорабатывают через макет печатной формы или подключают внешнюю печатную форму.
Перед годовой сверкой полезно зафиксировать сальдо по каждому контрагенту на конец квартала отдельным актом. Тогда годовая сверка сведётся к проверке одного квартала, а не всего года, и разбор расхождений займёт часы вместо дней.
Частые вопросы о сверке в 1С
Почему акт сверки заполняется пустым или неполным?
Чаще всего период сверки не совпадает с датами документов, документы не проведены или расчёты по контрагенту отражены на счетах, не входящих в настройку заполнения акта. Проверьте также, что в документе выбрана та же организация, по которой велись расчёты, и что договор указан корректно — при жёстком фильтре по договору документы других договоров в акт не попадут.
Можно ли сделать сверку сразу по всем договорам контрагента?
Да. В 1С:Бухгалтерии оставьте поле договора пустым — акт соберёт обороты по всем договорам. В УТ и КА выберите режим «по всем договорам» в настройках детализации. Однако для поиска расхождений удобнее сверять по каждому договору отдельно: в сводном акте разница по одному договору может маскироваться оборотами по другому.
Что делать, если контрагент прислал акт с расхождениями?
Запросите у него расшифровку — перечень документов с номерами, датами и суммами. Сопоставьте её со своими оборотами по счетам 60/62. Каждую разницу отнесите к конкретному документу и причине: платёж в пути, непроведённая накладная, разница в датах принятия к учёту. Подписывайте акт только после того, как каждая расходящаяся строка объяснена или исправлена.
Обязательно ли подписывать акт сверки?
Закон не обязывает проводить сверку, если иное не прописано в договоре. Но подписанный акт подтверждает задолженность, прерывает течение срока исковой давности и упрощает взыскание долга в суде. Отказ от подписания акта, предусмотренного договором, может считаться нарушением договорных обязательств.
Как сверить расчёты в валюте или условных единицах?
Акт формируется в валюте расчётов по договору — программа подтянет обороты в валюте и рублёвый эквивалент. Основной источник расхождений — курсовые разницы из-за разных дат пересчёта у сторон. Сверяйте сначала валютные суммы по документам, затем согласуйте порядок пересчёта в рубли, и только после этого сопоставляйте рублёвое сальдо.
Можно ли отправить акт сверки контрагенту прямо из 1С?
Да, двумя способами. Если с контрагентом настроен обмен электронными документами (ЭДО), акт отправляется кнопкой из формы документа как юридически значимый электронный документ. Если ЭДО нет — сформируйте печатную форму, сохраните в PDF и отправьте по электронной почте из 1С или внешнего почтового клиента, но юридическую силу будет иметь только подписанный бумажный оригинал или документ, подписанный электронной подписью.
Что важно запомнить
Акт сверки создаётся одноимённым документом и заполняется по данным учёта автоматически. Перед сверкой довнесите все документы периода и устраните дубли контрагентов. Сверяйте по договорам, фиксируйте начальное сальдо и подписывайте акт только после разбора всех расхождений — подписанный акт подтверждает долг.