Как сделать сверку в 1С Управление торговлей

Сверка взаиморасчетов с контрагентами в 1С:Управление торговлей 11 выполняется с помощью документа «Сверка взаиморасчетов». Он автоматически собирает обороты по расчетным документам за выбранный период, показывает начальное и конечное сальдо, а также позволяет зафиксировать расхождения, которые сообщил контрагент. Документ не делает проводок и не меняет учетные данные, поэтому работать с ним безопасно.

Документ доступен в типовой конфигурации УТ 11 без дополнительной настройки: раздел «Закупки» — «Документы по закупкам» — «Сверки взаиморасчетов» для поставщиков и раздел «Продажи» — «Документы по продажам» — «Сверки взаиморасчетов» для покупателей. В некоторых релизах документ также находится в разделе «НСИ и администрирование» через поиск по функциональности.

Результат сверки зависит от качества учета: если расчеты ведутся «по заказам» или «по накладным», документ покажет детализацию до конкретных документов. Если учет ведется укрупненно «по договору», сверка покажет только общие обороты, и разобрать расхождения будет сложнее.

Что делает документ «Сверка взаиморасчетов» и когда он нужен

Документ формирует акт сверки взаимных расчетов в привычном виде: начальное сальдо на дату начала периода, перечень отгрузок и оплат, конечное сальдо. Печатную форму можно отправить контрагенту или подписать в бумажном виде. Юридически акт сверки не является первичным документом, но используется как подтверждение задолженности при претензионной работе и в суде.

Практические поводы для сверки: закрытие месяца или квартала перед сдачей отчетности, подготовка к инвентаризации расчетов, спор с поставщиком о сумме долга, смена договора или переход расчетов на новую систему, проверка перед пролонгацией кредитного лимита покупателю.

Важно понимать ограничение: документ отражает только расчеты, оформленные взаиморасчетными документами (реализации, поступления, оплаты, корректировки). Если часть обязательств оформлена нестандартно — например, через операции вручную в бухгалтерской программе — в сверку они не попадут.

Подготовка: что проверить до создания сверки

Перед формированием сверки убедитесь, что в базе введены все документы периода: реализации, поступления товаров, оплаты, возвраты и корректировки. Непроведенные документы в сверку не попадут — это самая частая причина «ложных» расхождений, когда контрагент видит отгрузку, а у вас документ лежит в черновиках.

Проверьте настройки взаиморасчетов в договоре с контрагентом: детализация «по заказам», «по накладным» или «по договору в целом». От этого зависит, насколько детальным будет акт. Также убедитесь, что у контрагента корректно заполнены реквизиты — они попадут в печатную форму.

Определите период сверки. Обычно это месяц, квартал или год, но для проблемного контрагента имеет смысл сверить весь период сотрудничества с момента последней подтвержденной сверки — так быстрее находится точка, где учет разошелся.

Пошаговое создание сверки с поставщиком

Откройте раздел «Закупки» — «Документы по закупкам» — «Сверки взаиморасчетов» и создайте новый документ. Заполните шапку: организацию, контрагента, при необходимости — договор и валюту расчетов. Укажите дату начала и дату окончания периода сверки.

Нажмите команду «Заполнить по данным учета» (в разных релизах она может называться «Заполнить» — «По данным учета»). Программа подберет все расчетные документы за период и рассчитает сальдо. Если с контрагентом есть расчеты и как с поставщиком, и как с покупателем, документ может показать обе стороны — проверьте, не нужно ли разделить их.

Проверьте результат: начальное сальдо должно совпасть с конечным сальдо предыдущей сверки, список документов — с вашими ожиданиями. После этого документ можно записать и распечатать акт по кнопке «Печать».

1. 1
   Откройте «Закупки» (или «Продажи») — «Сверки взаиморасчетов», создайте документ
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   Нажмите «Заполнить по данным учета» и дождитесь формирования таблицы
4. 4
   Сверьте начальное сальдо с предыдущим актом и список документов с первичкой
5. 5
   Сопоставьте с актом контрагента, зафиксируйте расхождения в документе
6. 6
   Распечатайте акт или отправьте контрагенту, запишите документ

Сверка с покупателем и сводная сверка

Для покупателей алгоритм идентичен, только документ создается из раздела «Продажи». В таблицу попадут реализации товаров и услуг, акты, оплаты от клиента, возвраты и корректировки реализации. Если покупатель работает по нескольким заказам с детализацией «по заказам», в акте будет видно, по какому заказу висит долг.

Когда один и тот же контрагент является и поставщиком, и покупателем (например, при взаимных поставках или товарообмене), решите заранее, как сверять: раздельно по ролям или с зачетом. Сам документ сверки зачет не выполняет — для закрытия взаимных долгов используется документ «Зачет задолженности» («Взаимозачет»), который уже меняет состояние расчетов.

Как разбирать расхождения с контрагентом

Получив акт контрагента, сравните его со своей сверкой построчно. Если контрагент указал документы, которых нет у вас (или наоборот), в документе сверки есть механизм фиксации расхождений: строки можно пометить как расхождение и указать данные по версии контрагента. В печатной форме тогда будут видны обе позиции.

Типичные источники расхождений: разница в датах (вы отгрузили 31-го, контрагент оприходовал 2-го числа следующего месяца), непроведенные или неполученные документы, разное отражение курсовых разниц при расчетах в валюте, оплата без указания назначения, которую контрагент отнес на другой договор, округления при возвратах.

Рабочий прием: сверяйтесь «от сальдо». Сначала найдите период, на конец которого сальдо сходится, затем идите вперед по месяцам, пока не найдете месяц расхождения. Внутри месяца найти разницу в несколько документов намного проще, чем искать её за год.

Проверка результата и дальнейшие действия

После согласования акта сверьте конечное сальдо с отчетами по расчетам: «Ведомость расчетов с партнерами», «Задолженность клиентов» или «Задолженность поставщикам» в тех же разделах. Сальдо по документу сверки и по отчету на ту же дату должны совпадать. Если не совпадают — проверьте, не отобраны ли в сверке не все договоры или не изменились ли документы после заполнения.

Подписанный акт храните вместе с документом сверки: в УТ 11 можно прикрепить скан к документу через механизм присоединенных файлов. Это избавит от поиска бумажного оригинала при следующей сверке или при претензионной работе.

Если по итогам сверки нужно скорректировать учет — вводите корректировки, зачеты или дополнительные документы отдельно, текущей датой или датой открытого периода, и только после согласования с контрагентом и бухгалтерией.

Контрольные точки

Как проверить результат

Начальное сальдо сверки

Норма

Совпадает с конечным сальдо предыдущего подписанного акта

Тревожный признак

Сальдо отличается — в прошлом периоде изменили или добавили документы

Состав документов в акте

Норма

Все отгрузки и оплаты периода присутствуют, нет лишних строк

Тревожный признак

Есть пропуски — ищите непроведенные документы или документы другого договора

Конечное сальдо vs отчет по расчетам

Норма

Суммы совпадают до копейки на ту же дату

Тревожный признак

Разница — после заполнения сверки изменились документы периода

Частые вопросы по сверке в УТ 11

Почему в сверку не попал документ реализации или оплаты?

Чаще всего документ не проведен, относится к другому договору или соглашению, либо дата документа выходит за период сверки. Также проверьте, что в шапке сверки выбраны та же организация и та же валюта расчетов, что и в документе.

Можно ли сделать сверку сразу по всем договорам контрагента?

Да, если не заполнять поле «Договор», документ соберет расчеты по всем договорам контрагента с вашей организацией. Но если контрагент ведет учет раздельно по договорам, сводный акт ему будет сложно сверить — лучше формировать отдельные сверки.

Меняет ли документ сверки данные учета?

Нет. «Сверка взаиморасчетов» — информационный документ: он не формирует движений по расчетам и не влияет на отчеты. Реальные изменения в расчетах делают корректировки, зачеты задолженности и дополнительные первичные документы.

Как сверить расчеты в валюте?

Укажите в документе валюту расчетов по договору — сверка построится в этой валюте. Учтите, что курсовые разницы в управленческом и регламентированном учете могут отражаться по-разному, поэтому с контрагентом сверяйте именно валютные суммы документов, а не рублевый эквивалент.

Что делать, если контрагент прислал акт с расхождениями на крупную сумму?

Сначала найдите период, на который сальдо сходится, двигаясь от последней подтвержденной сверки вперед по месяцам. Внутри проблемного месяца сопоставьте документы построчно: обычно разница сводится к нескольким непроведенным, продублированным или отнесенным на другой договор документам. Не корректируйте учет до выяснения причины.

Можно ли отправить акт контрагенту прямо из программы?

Да, если в УТ 11 настроена учетная запись электронной почты, печатную форму акта можно отправить по email прямо из формы документа. Альтернатива — сохранить акт в PDF или Excel и передать любым согласованным с контрагентом способом.