Учет и Финансы · 12 мин
Как сделать списание ГСМ в 1С: пошаговое руководство
Как оформить списание ГСМ в 1С:Бухгалтерии по путевым листам. Настройка счетов, нормы расхода, документы и проводки. Частые ошибки и проверка результата.
Списание горюче-смазочных материалов в 1С — регулярная операция для любой организации, у которой есть транспорт на балансе. От правильного оформления зависят и бухгалтерские проводки, и признание расходов в налоговом учёте: топливо должно быть оприходовано, израсходовано по путевым листам и списано на затраты в пределах обоснованных норм.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 нет отдельного документа «Списание ГСМ» — операция выполняется через документы «Требование-накладная», «Операция» или специализированный документ «Путевой лист», который появляется при включении соответствующей функциональности. Выбор способа зависит от того, как организован учёт топлива: по фактическому расходу, по нормам или по данным систем мониторинга.
Ниже разобраны подготовка справочников и счетов учёта, три рабочих сценария списания, расчёт нормативного расхода, проверка проводок и типичные ошибки, из-за которых ГСМ «зависает» на складе или расходы снимаются при проверке.
Что подготовить перед списанием ГСМ
До первого списания нужно убедиться, что в базе корректно настроены три вещи: счета учёта топлива, аналитика затрат и нормы расхода. Без этого документ либо не проведётся, либо сформирует проводки не туда.
Топливо учитывается на счёте 10.03 «Топливо» (в типовом плане счетов есть субсчета 10.03.1 «Топливо на складе» и 10.03.2 «Топливо по талонам и картам»). Проверьте, что при покупке ГСМ оприходован именно на этот счёт: откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10.03 и убедитесь, что там есть остаток по нужному складу и номенклатуре.
Также заранее определите, на какой счёт будут списываться затраты: 20 «Основное производство» — для транспорта, занятого в производстве, 26 «Общехозяйственные расходы» — для служебных легковых автомобилей администрации, 44 «Расходы на продажу» — для торговых организаций. Статья затрат должна иметь вид расхода, принимаемый в налоговом учёте (например, «Материальные расходы» или «Прочие расходы»).
Проверка и включение функциональности путевых листов
В свежих релизах 1С:Бухгалтерии есть встроенный документ «Путевой лист», который автоматизирует списание. Чтобы им пользоваться, откройте раздел «Главное» → «Функциональность», вкладка «Запасы» (или «Производство» в зависимости от релиза) и установите флаг «Путевые листы».
После включения в разделе «Покупки» появится журнал «Путевые листы». Дополнительно понадобится заполнить справочники «Транспортные средства» и «Физические лица» (водители) — документ не проведётся без указания автомобиля и сотрудника.
Если в вашей версии программы путевых листов нет или вы не хотите их использовать, списание делается документом «Требование-накладная» — это универсальный и самый распространённый способ. Оба варианта разобраны ниже.
Способ 1: списание через Требование-накладную
Этот способ подходит, когда расход топлива вы считаете вне программы (по путевым листам вручную или в Excel) и в 1С только отражаете итоговую сумму списания за период.
Порядок действий: откройте раздел «Склад» → «Требования-накладные» → «Создать». На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру топлива (например, «Бензин АИ-92»), укажите количество в литрах по данным путевых листов и счёт учёта 10.03.1. На вкладке «Счёт затрат» выберите счёт списания (20, 25, 26 или 44), подразделение и статью затрат.
После проведения программа сформирует проводку Дт 20 (26, 44) Кт 10.03.1 на стоимость списанного топлива по средней себестоимости. Один документ может закрывать расход за месяц по всему автопарку, если учётная политика это допускает, но в комментарии стоит указать перечень путевых листов — это упростит проверки.
- 1Откройте «Склад» → «Требования-накладные» → «Создать»
- 2На вкладке «Материалы» укажите топливо, количество в литрах и счёт 10.03.1
- 3На вкладке «Счёт затрат» выберите счёт затрат, подразделение и статью затрат
- 4Проверьте склад списания — он должен совпадать со складом оприходования
- 5Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 6Сверьте сумму с расчётом по путевым листам
Способ 2: списание через документ «Путевой лист»
Документ «Путевой лист» удобен тем, что объединяет первичный документ и списание. Откройте «Покупки» → «Путевые листы» → «Создать». Укажите дату, автомобиль, водителя, показания одометра на начало и конец поездки, маршрут.
На вкладке «Топливо» укажите количество топлива в баке на начало, заправлено и израсходовано. Программа рассчитает остаток на конец и при проведении спишет израсходованное количество с 10.03 на счёт затрат, указанный в документе. Если остаток в баке должен остаться за водителем, топливо в пути может учитываться через субсчёт «Топливо в баках» — это настраивается в учётной политике.
Преимущество способа: каждый путевой лист хранится в базе, списание прозрачно и легко проверяется по машине и водителю. Недостаток: при большом автопарке вводить каждый лист трудоёмко, поэтому крупные автопарки чаще используют отраслевые решения (1С:Управление автотранспортом) или загрузку данных из систем GPS-мониторинга.
Сравнение способов списания
Подходит для сводного списания за месяц; быстро, но первичка (путевые листы) хранится отдельно и связывается только комментарием
Подходит для поштучного учёта поездок; прозрачно и самодокументировано, но требует включённой функциональности и трудоёмко при большом автопарке
Подходит для автопарков от десятка машин; автоматический расчёт по нормам и пробегу, но требует покупки и внедрения отдельного продукта
Как рассчитать норму расхода топлива
В бухгалтерском учёте ГСМ списывается по фактическому расходу, а в налоговом учёте организация вправе ориентироваться на нормы, утверждённые приказом руководителя. За основу обычно берут базовые нормы из распоряжения Минтранса (документ АМ-23-р и его актуальные редакции) с поправочными коэффициентами: на работу зимой, в городе, с кондиционером.
Формула расчёта для легкового автомобиля: нормативный расход = 0,01 × базовая норма (л/100 км) × пробег × (1 + 0,01 × сумма надбавок в процентах). Например, при норме 8 л/100 км, пробеге 250 км и зимней надбавке 10 % расход составит 0,01 × 8 × 250 × 1,1 = 22 литра.
Нормы закрепите приказом и отразите в учётной политике. В 1С норма нигде автоматически не контролируется в типовой «Требовании-накладной» — программа спишет любое указанное количество, поэтому сверка фактического расхода с нормой остаётся на бухгалтере. Сверхнормативный расход без объяснения водителя — отдельная история: его оформляют как недостачу с отнесением на виновное лицо или на прочие расходы, не уменьшающие налог на прибыль.
Проверка результата после списания
После проведения документа откройте его проводки кнопкой «Дт/Кт» и убедитесь: дебет — правильный счёт затрат с нужным подразделением и статьёй, кредит — 10.03.1, количество совпадает с расчётом по путевым листам.
Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10.03 за месяц. Остаток на конец должен соответствовать топливу, физически оставшемуся в баках и на складе. Если остаток отрицательный (красный) — значит, списано больше, чем оприходовано: ищите непроведённое поступление или ошибку в количестве.
Для налогового учёта проверьте, что статья затрат имеет принимаемый вид расхода и расход попал в регистр налогового учёта. В отчёте «Анализ счёта» по счёту затрат сумма ГСМ должна быть видна отдельной строкой по статье затрат.
Как проверить результат
Дт 20/26/44 — Кт 10.03.1, верные подразделение и статья затрат
Списание на 10.03.2 вместо 10.03.1 или неверный счёт затрат
Положительный остаток, совпадающий с фактическим топливом в баках
Отрицательный остаток или зависшая сумма без количества
Расход отражён по принимаемой статье затрат
Сумма есть в БУ, но отсутствует в НУ без причины
Типичные ошибки при списании ГСМ
Чаще всего проблемы возникают не из-за самой операции, а из-за расхождений в данных. Ниже — ошибки, которые встречаются регулярно.
- Списание с неверного субсчёта. Топливо оприходовано на 10.03.2 (по картам), а списывается с 10.03.1 — на одном субсчёте минус, на другом зависший остаток. Решение: исправить счёт в документе списания.
- Единицы измерения. Топливо оприходуется в литрах, а списывается в килограммах (или наоборот) без пересчёта по плотности. Держите одну единицу учёта по каждой номенклатурной позиции.
- Непринимаемая статья затрат. Выбрана статья с видом расхода «Не учитываемые в целях налогообложения» — расход не попадает в декларацию по прибыли.
- Списание без путевого листа. Даже корректная проводка не спасёт расход при проверке, если нет первичного документа, подтверждающего производственный характер поездки.
- Задвоение списания. Топливо списано и через путевой лист, и сводной требованием-накладной за тот же период — расход завышен вдвое.
Особые ситуации: топливные карты, зимние нормы, личный транспорт
Топливные карты и талоны
При работе по топливным картам деньги перечисляются поставщику как аванс, а топливо оприходуется по мере отгрузки — по ежемесячному отчёту оператора. Пока отчёт не получен и поступление не оформлено, списывать нечего. Сверяйте литры в отчёте оператора с данными путевых листов: расхождение означает либо потери, либо неучтённые заправки.
Зимние надбавки
Зимняя надбавка к норме действует в климатический период, установленный для вашего региона, и должна быть закреплена приказом. В 1С она нигде не включается автоматически — просто в расчёте расхода за зимние месяцы применяйте повышенную норму и храните расчёт вместе с путевыми листами.
Личный автомобиль сотрудника
Если используется личный транспорт сотрудника, списание ГСМ оформляется только при наличии договора аренды или договора на использование личного транспорта в служебных целях. Без договора расходы на топливо признать нельзя — они будут считаться компенсацией, облагаемой в рамках других правил.
Удобно заводить отдельный склад «Топливо в баках автомобилей» и перемещать туда ГСМ при выдаче водителю. Тогда остаток по основному складу показывает только топливо на хранении, а списание на затраты идёт по факту израсходования из бака — так проще проводить инвентаризацию.
Частые вопросы о списании ГСМ в 1С
Можно ли списывать ГСМ раз в месяц одним документом?
Да, если учётная политика предусматривает ежемесячное списание. Оформите одну «Требование-накладную» на последнее число месяца и приложите к ней реестр путевых листов с расчётом расхода по каждому автомобилю. Это общепринятая практика.
Что делать, если фактический расход больше нормы?
В бухгалтерском учёте можно списать фактический расход полностью, если он подтверждён путевыми листами и обоснован. Для налогового учёта сверхнормативную часть безопаснее отнести на непринимаемые расходы либо получить объяснение водителя и акт о причинах перерасхода. Альтернатива — пересмотреть и утвердить более высокую норму приказом, если она объективно устарела.
Почему документ не проводится и пишет про отсутствие остатка?
Программа не видит топливо на указанном складе и субсчёте. Проверьте три вещи: на какой субсчёт (10.03.1 или 10.03.2) оформлено поступление, на какой склад оно оприходовано, и проведён ли вообще документ поступления. Чаще всего причина — расхождение субсчёта или склада.
Нужно ли списывать ГСМ в упрощёнке (УСН)?
Да, при УСН «доходы минус расходы» стоимость топлива включается в расходы после оплаты поставщику и фактического использования. Порядок оформления тот же: поступление по отчёту поставщика или чекам, списание по путевым листам. При УСН «доходы» расходы не учитываются, но складской учёт топлива всё равно стоит вести для контроля.
Как оформить списание, если топливо куплено за наличные по чеку АЗС?
Сначала оформите авансовый отчёт сотрудника с приложением чека — топливо оприходуется на 10.03. Затем списывайте обычным способом: требованием-накладной или путевым листом. Списывать напрямую с авансового отчёта на затраты не стоит — теряется контроль остатков в баках.
Обязательны ли путевые листы для списания ГСМ?
Для организаций, перевозящих пассажиров и грузы, путевые листы обязательны по законодательству о транспорте. Для прочих организаций формально можно использовать иной документ, подтверждающий производственный характер расхода, но на практике путевой лист — самый надёжный способ обосновать расход топлива перед налоговой.
Что важно запомнить
ГСМ списывается с 10.03 на счёт затрат документом «Требование-накладная» или «Путевой лист» на основании путевых листов. Следите за субсчётом и складом списания, принимаемостью статьи затрат и соответствием расхода утверждённым нормам. После списания сверьте остаток по 10.03 с фактическим топливом в баках.