Как сделать счёт учёта в 1С

Счёт учёта в 1С — это элемент плана счетов, на котором программа накапливает проводки по определённому виду активов, обязательств или операций. Стандартный план счетов уже содержит большинство нужных позиций, но на практике часто требуется добавить собственный субсчёт или отдельный счёт: например, выделить расчёты с конкретным филиалом, разделить виды затрат или учитывать новый вид активов.

Прежде чем создавать новый счёт, проверьте, нельзя ли решить задачу аналитикой (субконто) на существующем счёте. Лишние счета усложняют отчётность и сверку, а удалить счёт, по которому уже есть проводки, нельзя — только пометить на удаление после очистки данных. Поэтому создание счёта стоит планировать: определить его назначение, аналитику и место в иерархии плана счетов.

Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0), но общая логика одинакова и в других решениях на платформе 1С:Предприятие 8: план счетов — это предопределённый справочник, который расширяется в пользовательском режиме или в конфигураторе.

Что такое счёт учёта и когда нужен новый счёт

План счетов в 1С — это иерархический список бухгалтерских счетов, по которым строятся все проводки, оборотно-сальдовая ведомость и регламентированная отчётность. Каждый счёт имеет код, наименование, вид (активный, пассивный, активно-пассивный) и настройки аналитического учёта — субконто.

Новый счёт или субсчёт оправдан в нескольких ситуациях: нужно обособить расчёты, которые нельзя разделить субконто (например, отдельный счёт для займов учредителям); требуется детализировать затраты сверх типовой аналитики; компания ведёт учёт активов, для которых в типовом плане нет подходящей позиции. В остальных случаях сначала проверьте, не решается ли задача добавлением субконто или настройкой счетов учёта номенклатуры и контрагентов.

Важно понимать ограничение: самостоятельно созданные счета не участвуют в автоматических проводках типовых документов. Документы берут счета из регистров настроек (счета учёта номенклатуры, расчётов с контрагентами и т.д.), и пользовательский счёт туда можно подставить только если он соответствует ожидаемым свойствам. Чаще всего новые счета используются в ручных операциях.

Проверка перед созданием: субсчёт, субконто или новый счёт

Сначала откройте план счетов и найдите ближайший типовой счёт. Если задача — детализировать учёт внутри него, правильнее создать субсчёт: он наследует аналитику родительского счёта и попадает в сводные обороты по родителю. Если нужна просто дополнительная аналитика — добавьте субконто к существующему счёту, если конфигурация это позволяет (на предопределённых счетах состав субконто может быть ограничен настройками).

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно детализировать учёт по контрагентам, договорам, статьям затратИспользуйте субконто на существующем счёте — новый счёт не нужен

Нужно обособить часть учёта внутри типового счёта с сохранением сводных итоговСоздайте субсчёт к типовому счёту, например 10.11 «Спецоснастка в эксплуатации»

Нужен полностью отдельный объект учёта, не связанный с типовыми счетамиСоздайте новый счёт верхнего уровня со свободным кодом

Отдельно проверьте, не занят ли желаемый код. Коды счетов в типовом плане соответствуют общепринятому плану счетов бухгалтерского учёта; для собственных позиций принято использовать свободные коды, чтобы не конфликтовать с обновлениями конфигурации и не искажать регламентированную отчётность.

Создание счёта в пользовательском режиме

Основной способ — создание счёта в режиме «1С:Предприятие» без изменения конфигурации. Потребуются права на редактирование плана счетов (обычно роль «Бухгалтер» с полными правами или «Администратор»).

1. 1
   Откройте раздел «Главное» → «План счетов» (в некоторых конфигурациях: «Операции» → «План счетов»).
2. 2
   Нажмите «Создать» для нового счёта или выделите родительский счёт и нажмите «Создать субсчёт».
3. 3
   Заполните код счёта — уникальный, с точкой для субсчетов (например, 60.31).
4. 4
   Укажите наименование, отражающее назначение счёта.
5. 5
   Выберите вид счёта: активный, пассивный или активно-пассивный.
6. 6
   Включите при необходимости флаги «Количественный», «Валютный», «Налоговый учёт», «Забалансовый».
7. 7
   На вкладке «Субконто» добавьте виды аналитики и при необходимости установите признаки «Только обороты» и «Суммовой».
8. 8
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте счёт в оборотно-сальдовой ведомости после первой проводки.

Код субсчёта всегда строится через точку от кода родителя: если родитель 76, субсчёт будет 76.09 или похожим. Программа контролирует уникальность кода и не даст сохранить дубликат.

Наименование формулируйте так, чтобы по нему однозначно понималось содержание учёта: «Расчёты с учредителями по займам» лучше, чем «Прочие расчёты 2». Через полгода по непонятному названию будет сложно вспомнить, зачем счёт создавался.

Настройка аналитики: субконто и признаки учёта

Субконто определяют, в каких разрезах можно будет строить отчёты по счёту. Типовой набор — контрагенты, договоры, номенклатура, статьи затрат, подразделения. Для нового счёта вы выбираете виды субконто самостоятельно, максимальное количество обычно ограничено настройками плана счетов (в типовой бухгалтерии — три).

У каждого субконто есть признаки: «Суммовой» (учитывать суммы), «Количественный» (учитывать количество), «Только обороты» (сальдо по этому субконто не считается — подходит для аналитики затрат, где остатки не нужны). Ошибка в признаках приводит к лишним остаткам или невозможности получить нужный отчёт, поэтому продумайте их до начала использования счёта.

Признаки учёта на уровне счёта: «Количественный» включают для счетов учёта товаров и материалов, «Валютный» — для расчётов в иностранной валюте, «Забалансовый» — для учёта ценностей, не принадлежащих организации (арендованные основные средства, товары на комиссии у комитента). Забалансовые счета не участвуют в двойной записи.

Создание счёта в конфигураторе

Если счёт нужен как часть доработки конфигурации — например, к нему должны обращаться документы и процедуры проведения — его добавляют в конфигураторе. Откройте конфигурацию, найдите объект «Планы счетов» (например, «Хозрасчетный») и добавьте предопределённый или обычный элемент.

Учтите: добавление предопределённого счёта требует включения возможности изменения объекта конфигурации, что усложняет последующие обновления. Для разовых задач учёта предпочтительнее пользовательский режим — созданные там счета не затрагивают конфигурацию и не мешают обновлениям.

Как заставить документы работать с новым счётом

Главное ограничение самостоятельных счетов — типовые документы их «не видят». Проводки формируются по счетам из настроек: «Счета учёта номенклатуры», «Счета учёта расчётов с контрагентами» и аналогичных регистров. Если новый счёт является субсчётом типового, его иногда можно указать в этих настройках вручную — тогда документы начнут проводиться по нему автоматически.

Если счёт полностью новый, операции по нему вводятся документом «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции»). Там вы сами указываете дебет, кредит, суммы и аналитику. Для регулярных операций создайте типовую операцию (шаблон), чтобы не заполнять проводки каждый раз заново.

Перед вводом нового счёта в эксплуатацию проведите по нему одну тестовую операцию на копии базы и постройте оборотно-сальдовую ведомость и отчёт «Анализ счёта» — так вы сразу увидите, правильно ли работают субконто и признаки учёта.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания счёта и первых проводок проверьте три вещи: счёт отображается в оборотно-сальдовой ведомости с корректными оборотами; отчёт «Анализ счёта» показывает расшифровку по всем нужным субконто; сальдо формируется по ожидаемой стороне (дебетовое для активного, кредитовое для пассивного счёта).

Контрольные точки

Как проверить результат

Счёт в ОСВ

Норма

Обороты по дебету и кредиту соответствуют введённым операциям

Тревожный признак

Счёт отсутствует в ОСВ или суммы не совпадают с проводками

Аналитика

Норма

Отчёт «Анализ счёта» раскрывает суммы по каждому субконто

Тревожный признак

Аналитика пустая или сальдо «висит» на пустом значении субконто

Сторона сальдо

Норма

Остаток на ожидаемой стороне по виду счёта

Тревожный признак

Развёрнутое или отрицательное сальдо без причины

Если счёт создан ошибочно и проводок по нему ещё нет, его можно удалить или пометить на удаление. Если проводки есть, сначала нужно очистить все движения по счёту за весь период, иначе программа не даст удалить элемент.

Частые вопросы

Можно ли удалить счёт из плана счетов?

Да, если по счёту нет ни одной проводки за всю историю базы. При наличии движений удаление невозможно: сначала нужно найти и отменить все операции по счёту, затем пометить элемент на удаление и выполнить удаление помеченных объектов. Предопределённые типовые счета удалить нельзя вовсе.

Сохранится ли созданный счёт после обновления конфигурации?

Счета, добавленные в пользовательском режиме, хранятся в данных информационной базы и при типовом обновлении сохраняются. Риск есть только у изменений, внесённых в конфигураторе в предопределённые элементы, — они могут конфликтовать с обновлением поставщика.

Почему новый счёт не предлагается в документах?

Документы берут счета из регистров настроек: счета учёта номенклатуры, расчётов с контрагентами, затрат и т.д. Если ваш счёт — субсчёт типового, попробуйте указать его в соответствующей настройке. Полностью новый счёт в эти настройки не подставить — операции по нему вводятся документом «Операция, введённая вручную».

Сколько субконто можно добавить к счёту?

Количество видов субконто ограничено настройками плана счетов конфигурации — в типовой «1С:Бухгалтерии» это три вида субконто на счёт. Если аналитики не хватает, часть задач решается через подразделения, признаки учёта или дополнительные отчёты по связанным регистрам.

Что делать, если код нужного счёта уже занят?

Коды счетов уникальны, дубликат сохранить не получится. Проверьте, не существует ли уже счёт с этим кодом — возможно, задача решается его использованием или созданием субсчёта к нему. Для собственных счетов выбирайте свободные коды, не пересекающиеся с типовым планом.

Нужно ли создавать счёт в копии базы сначала?

Для простого добавления счёта без истории это необязательно — операция обратима удалением. А вот изменение аналитики действующего счёта с проводками, массовые ручные операции или доработки в конфигураторе безопаснее сначала отработать на копии базы.