Как сделать счет на оплату в 1С:ERP

Счет на оплату в 1С:ERP — это документ, который фиксирует обязательство покупателя оплатить товары или услуги и служит основанием для платежного поручения. Выставить его можно двумя способами: отдельным документом из раздела продаж или на основании уже созданного заказа клиента. Второй вариант предпочтительнее, потому что вся номенклатура, цены и скидки подставляются автоматически, а взаиморасчеты связываются в единую цепочку «заказ — счет — оплата — реализация».

Перед началом работы убедитесь, что в системе заполнены основные справочники: карточка контрагента с ИНН и КПП, банковский счет вашей организации, соглашение с клиентом или договор. Если какой-то из этих элементов отсутствует, счет либо не проведется, либо в печатную форму попадут неполные реквизиты — и бухгалтерия покупателя вернет документ на доработку.

Ниже разобран полный цикл: от создания документа до контроля поступления оплаты, а также типовые ошибки, из-за которых счета приходится переделывать.

Что подготовить перед выставлением счета

Документ «Счет на оплату» тянет данные из справочников, поэтому сначала проверьте их заполнение. Откройте карточку организации (раздел «НСИ и администрирование» → «Организации») и убедитесь, что указаны ИНН, КПП, юридический адрес и действующий банковский счет с корректными БИК и номером корсчета. Именно эти реквизиты увидит плательщик.

В карточке контрагента-покупателя проверьте наименование, ИНН, КПП и адрес. Если с клиентом работаете по соглашению, убедитесь, что оно создано и в нем заданы условия продаж: валюта, налогообложение, порядок оплаты. При использовании типового соглашения цены и условия подставятся в счет автоматически.

Если планируете выставлять счета на основании заказов, проверьте, что в функциональности системы включена опция «Заказы клиентов» и «Счета на оплату». Делается это в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи». Обычно эти опции включены по умолчанию, но в доработанных конфигурациях их могли отключить.

Создание счета с нуля из раздела продаж

Откройте раздел «Продажи» и перейдите в журнал «Счета на оплату». Нажмите кнопку «Создать». Система предложит выбрать вариант: счет для клиента или для поставщика — для выставления покупателю выбирайте «Счет на оплату клиенту».

В шапке документа заполните поля по порядку:

• Организация — ваша компания, от имени которой выставляется счет;
• Клиент (контрагент) — покупатель; после выбора подтянутся соглашение и договор по умолчанию;
• Банковский счет организации — счет, на который должны поступить деньги;
• Менеджер и подразделение — подставляются автоматически, при необходимости измените.

На вкладке «Товары» добавьте позиции: вручную через «Добавить» или подбором через «Подобрать товары». Укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и итог по документу пересчитаются автоматически. Если действует скидка, она применится согласно настройкам соглашения.

После заполнения нажмите «Провести». Документ получит номер по нумератору и станет доступен для печати и учета оплаты. Если провести не удается, система выдаст сообщение об ошибке — чаще всего это незаполненное обязательное поле или отсутствие соглашения.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета на оплату» → «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и клиента, проверьте подставившееся соглашение
3. 3
   Укажите банковский счет организации для оплаты
4. 4
   Добавьте товары и услуги, проверьте цены, количество и НДС
5. 5
   Нажмите «Провести» и убедитесь, что документу присвоен номер
6. 6
   Выведите печатную форму и проверьте реквизиты перед отправкой

Выставление счета на основании заказа клиента

Это основной рабочий сценарий в компаниях, где продажи оформляются через заказы. Откройте журнал «Заказы клиентов», найдите нужный заказ и нажмите «Создать на основании» → «Счет на оплату». Система перенесет в счет контрагента, соглашение, всю номенклатуру, цены, скидки и суммы.

Если заказ оплачивается частями, в счете можно отредактировать табличную часть: удалить лишние позиции или уменьшить количество. Также доступен вариант выставления счета на этап оплаты — когда в заказе настроен график оплаты (например, 30% предоплата, 70% по факту отгрузки), счет формируется на конкретный этап с нужной суммой.

Преимущество этого способа в автоматической связке документов: поступившая оплата распределится на заказ и счет, а менеджер увидит состояние расчетов прямо в заказе. Разрывать эту цепочку созданием «висящего» счета без заказа стоит только для разовых продаж без оформления заказа.

Сравнение способов создания счета

На основании заказа клиента

Подходит для регулярных продаж: данные подставляются автоматически, оплата распределяется на заказ. Ограничение — требуется оформленный заказ.

Отдельным документом из журнала счетов

Подходит для разовых продаж и авансов без заказа. Минус — все данные вводятся вручную, выше риск ошибки в ценах и реквизитах.

На основании коммерческого предложения

Подходит, когда ведется история переговоров с клиентом. Работает, если в функциональности включены коммерческие предложения.

Печать и отправка счета покупателю

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Счет на оплату». Стандартная печатная форма включает реквизиты продавца и покупателя, номер и дату, таблицу товаров, итоговую сумму с выделенным НДС, а также подписи руководителя и главного бухгалтера.

Проверьте, что в форму попали корректные данные: наименование организации, ИНН/КПП, банк, БИК, расчетный и корреспондентский счета. Если вместо подписей и печати пустые места, проверьте настройку «Печать и подписи» в карточке организации — там задаются ответственные лица и изображения печати для печатных форм.

Отправить счет можно несколькими способами: сохранить в PDF через «Сохранить» и отправить из почтового клиента, использовать встроенную отправку по электронной почте (если настроена учетная запись в разделе «Администрирование») или передать через ЭДО, если с контрагентом настроен электронный документооборот.

Контроль оплаты и закрытие счета

После поступления денег банковская выписка загружается в систему, и документ «Поступление безналичных денежных средств» распределяется на счет или заказ. Если счет создан на основании заказа, оплата обычно распределяется автоматически по сумме и контрагенту.

Состояние оплаты видно в нескольких местах: в самом счете (панель состояния расчетов), в заказе клиента на вкладке оплаты и в отчете «Состояние расчетов с клиентами» (раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам»). Полностью оплаченный счет меняет статус, и по нему можно оформлять реализацию.

Если оплата пришла, но не распределилась, откройте документ поступления и вручную укажите объект расчетов — счет или заказ. Это типичная ситуация при оплате от третьего лица или при несовпадении суммы с суммой счета.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма счета

Норма

Все реквизиты продавца и покупателя заполнены, сумма и НДС совпадают с документом

Тревожный признак

Пустые поля, неверный банковский счет или отсутствуют подписи

Связь с заказом

Норма

В счете видна ссылка на заказ, оплата распределяется автоматически

Тревожный признак

Счет не связан с заказом, оплату приходится распределять вручную

Состояние расчетов

Норма

В отчете по расчетам оплата закрывает счет полностью

Тревожный признак

Оплата «висит» нераспределенной или закрывает чужой документ

Типичные ошибки и как их избежать

Наиболее частая проблема — неверный банковский счет в счете. Это происходит, когда у организации несколько счетов, а в документ подставляется не тот. Решение: проверяйте поле «Банковский счет» перед проведением и задайте основной счет в карточке организации, чтобы он подставлялся по умолчанию.

Вторая ошибка — расхождение суммы счета с суммой заказа после ручного редактирования табличной части. Менеджер меняет позиции в счете, забывая скорректировать заказ, и в расчетах возникает разница. Правило: если состав поставки изменился, сначала скорректируйте заказ, а счет пересоздайте на его основании.

Третья группа ошибок связана с НДС: неверная ставка, отсутствие выделения налога в сумме или счет без НДС там, где он должен быть. Ставка подставляется из карточки номенклатуры и настроек налогообложения организации — проверяйте её в табличной части до проведения документа.

FAQ

Можно ли изменить счет после того, как он отправлен покупателю?

Технически да: откройте документ, внесите изменения и перепроведите. Но покупателю нужно отправить исправленную версию с тем же номером и пометкой об изменении. Если по старому счету уже поступила оплата, менять сумму нельзя — оформите корректировку через новый счет на разницу или возврат.

Как выставить счет на частичную предоплату?

Создайте счет на основании заказа и вручную откорректируйте сумму до размера предоплаты, либо используйте график оплаты в заказе: задайте этап «Предоплата» с нужным процентом, и счет сформируется на этот этап автоматически. Остаток выставляется вторым счетом после отгрузки.

Почему в печатной форме нет печати и подписей?

Изображения подписей и печати подключаются в карточке организации в настройках печатных форм. Если их там нет, форма выводится с пустыми полями. Добавьте сканированные изображения и укажите ответственных лиц — после этого форма будет выводиться полностью.

Формирует ли счет на оплату проводки в бухгалтерском учете?

Нет. Счет — это документ для взаиморасчетов и выставления покупателю, бухгалтерских проводок он не создает. Проводки появятся позже: при поступлении оплаты (отражение аванса) и при оформлении реализации.

Что делать, если контрагент оплатил, но в счете долг не закрывается?

Откройте документ «Поступление безналичных денежных средств» по этой оплате и проверьте поле объекта расчетов. Если там пусто или указан другой документ, вручную выберите нужный счет или заказ и перепроведите. Также проверьте совпадение договора и организации в оплате и счете.

Можно ли выставить счет в валюте?

Да, если в соглашении с клиентом или в договоре указана валюта расчетов. В счете суммы будут в валюте, а взаиморасчеты система пересчитает по курсу на дату документа. Убедитесь, что у организации есть валютный банковский счет и он выбран в документе.