Учет и Финансы · 9 мин
Как сделать счет на оплату в 1С 11
Как выставить счет на оплату в 1С:Управление торговлей 11: создание счета, заполнение реквизитов, печать, отправка клиенту и контроль оплаты.
Счет на оплату в 1С:Управление торговлей 11 — это документ, который фиксирует намерение покупателя приобрести товары или услуги и содержит реквизиты для перечисления денег. На его основе потом оформляются реализация товаров, акты и накладные, поэтому правильное заполнение счета экономит время на всей цепочке документов.
Документ находится в разделе «Продажи» и доступен пользователям с правами менеджера по продажам или администратора. Перед первым выставлением счета нужно убедиться, что в базе заполнены карточка организации с банковским счетом, справочник контрагентов и номенклатура — иначе реквизиты в печатной форме придется дописывать вручную.
Ниже разобран полный цикл работы со счетом: от проверки настроек до контроля оплаты и типичных ошибок, которые приводят к расхождениям в учете.
Проверка настроек перед первым счетом
Прежде чем выставлять счет, откройте карточку своей организации (раздел «НСИ и администрирование» → «Организации») и проверьте, что заполнены ИНН, КПП, юридический адрес и основной банковский счет. Именно эти данные попадут в печатную форму, и пустой банковский счет — самая частая причина возврата счета от бухгалтерии клиента.
Второй обязательный блок — соглашение с клиентом. В карточке партнера или контрагента задаются условия продаж: валюта, налогообложение, порядок оплаты. Если соглашение настроено, программа автоматически подставит цены и ставку НДС в счет, и ручных правок почти не потребуется.
Также проверьте, что в разделе «НСИ и администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» включены дополнительные печатные формы, если ваша компания использует нестандартный макет счета с логотипом и подписью.
Создание счета на оплату покупателю
Откройте раздел «Продажи» и выберите журнал «Счета на оплату покупателям». Нажмите кнопку «Создать» — откроется форма нового документа. Номер и дата проставляются автоматически, при необходимости дату можно изменить вручную.
В поле «Клиент» выберите контрагента из справочника. Если покупатель новый, создайте его прямо из формы документа: укажите наименование, ИНН и адрес. После выбора клиента программа подтянет соглашение, условия оплаты и договор, если они заведены в базе.
Заполните табличную часть «Товары»: добавьте номенклатуру через кнопку «Добавить» или подбор, укажите количество и цену. Сумма, ставка НДС и итог по документу рассчитываются автоматически. Если продается услуга, выбирайте позицию с видом номенклатуры «Услуга» — она корректно отразится в счете без складских движений.
- 1Откройте «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» и нажмите «Создать»
- 2Выберите клиента и проверьте подставившееся соглашение и организацию
- 3Добавьте товары или услуги, проверьте цены, количество и ставку НДС
- 4Укажите этап оплаты или срок, если используется график оплаты
- 5Нажмите «Провести» и убедитесь, что документ сохранился без ошибок
- 6Сформируйте печатную форму и отправьте счет клиенту
Заполнение реквизитов и условий оплаты
В шапке документа обязательно проверьте поле «Организация» — при работе с несколькими юрлицами в одной базе программа подставляет организацию по умолчанию, и счет легко выставить не от той компании. Банковский счет организации выбирается рядом, если их несколько.
На закладке «Дополнительно» укажите менеджера, подразделение и назначение платежа. Текст назначения платежа попадет в счет и поможет бухгалтерии клиента быстрее идентифицировать оплату. Если ваша компания работает с частичной предоплатой, задайте этапы оплаты: например, 50% аванс и 50% по факту отгрузки.
Поле «Дата платежа» влияет на контроль дебиторской задолженности: после этой даты неоплаченный счет попадет в отчеты по просроченной задолженности. Ставьте реалистичный срок, согласованный с клиентом.
Печать и отправка счета клиенту
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Счет на оплату». Стандартный макет содержит реквизиты продавца и покупателя, таблицу товаров, итоговую сумму и строку с суммой прописью. Проверьте форму перед отправкой: суммы, ИНН обеих сторон и номер счета должны быть без ошибок.
Документ можно сохранить в PDF через кнопку «Сохранить» в окне предпросмотра и отправить клиенту по электронной почте. Если в программе настроена учетная запись почты, доступна отправка прямо из 1С через кнопку «Отправить» — письмо с вложением сформируется автоматически.
Если требуется счет с факсимиле (подписью и печатью), подключите соответствующую внешнюю печатную форму или настройте логотип и подписи в параметрах печати организации. Учтите: факсимиле упрощает обмен, но юридическую силу документу придают реквизиты и факт оплаты, а не изображение печати.
Перед массовой рассылкой счетов распечатайте один тестовый и сверьте с требованиями ключевых клиентов: некоторые компании возвращают счета без КПП грузополучателя или с округленными ценами. Проще один раз настроить форму, чем переоформлять документы.
Счет на основании других документов
Часто счет создается не с нуля, а на основании коммерческого предложения или заказа клиента. Откройте нужный документ, нажмите «Создать на основании» и выберите «Счет на оплату покупателю» — все позиции, цены и реквизиты перенесутся автоматически, останется только проверить и провести.
Такой способ исключает расхождения между тем, что согласовал менеджер, и тем, что ушло клиенту на оплату. Кроме того, связанные документы образуют цепочку, по которой удобно отслеживать сделку: коммерческое предложение → счет → оплата → реализация.
Контроль оплаты и дальнейшие действия
После поступления денег оформите документ «Приходный кассовый ордер» или загрузите выписку банка — программа распределит платеж по счету, если в назначении платежа указан его номер. Состояние счета отображается прямо в журнале документов: «Ожидается оплата», «Оплачен частично» или «Оплачен полностью».
На основании оплаченного счета создайте реализацию товаров или акт выполненных работ через «Создать на основании». Это гарантирует, что отгрузка пройдет ровно по тем позициям и ценам, которые клиент уже оплатил.
Для анализа используйте отчеты раздела «Продажи»: «Задолженность клиентов» покажет неоплаченные счета, а «Анализ причин отмены заказов» поможет понять, почему счета не доходят до оплаты.
Как проверить результат
После загрузки выписки статус меняется на «Оплачен полностью»
Платеж есть в выписке, но статус не изменился — оплата не распределена по счету
Заполнены реквизиты обеих сторон, банк, сумма прописью
Пустые поля банка или ИНН — не заполнены справочники
В счете видны связанные оплата и реализация
Реализация создана отдельно и дублирует позиции
Типичные ошибки при выставлении счетов
Самая распространенная ошибка — счет от неправильной организации в многопрофильной базе. Исправить это после оплаты сложно: придется сторнировать документы и перевыставлять счет, а клиенту — объяснять возврат или зачет платежа.
Вторая частая проблема — ручное изменение цен в счете при настроенном соглашении. Если менеджер правит цену вручную, в отчетах по скидкам и марже возникают расхождения. Корректный путь — изменить условия в соглашении или оформить скидку штатным механизмом.
Третья ошибка — удаление или пометка на удаление оплаченного счета вместо корректировки. Это разрывает цепочку взаиморасчетов, и задолженность клиента в отчетах перестает сходиться с реальностью.
Что важно запомнить
Счет создается в разделе «Продажи» за пару минут, если заполнены справочники организации, клиентов и номенклатуры. Всегда проверяйте организацию, печатную форму и статус оплаты — это три точки, где возникают почти все проблемы со счетами.
Частые вопросы
Можно ли изменить счет после того, как клиент его оплатил?
Технически документ можно распровести и изменить, но делать это не рекомендуется: платеж в учете окажется привязан к измененному документу, и взаиморасчеты могут разойтись. Правильный вариант — создать корректировочный счет или оформить возврат/зачет оплаты и выставить новый счет.
Почему в печатной форме счета нет банковских реквизитов?
Реквизиты берутся из карточки организации, а не из самого документа. Откройте справочник организаций, проверьте, что заведен основной банковский счет и он выбран в документе, затем пересформируйте печатную форму.
Как выставить счет в валюте?
В соглашении с клиентом укажите валюту расчетов, после чего в счете появится возможность выбрать валюту документа. Курс подставится из справочника валют на дату счета — убедитесь, что курсы загружены в базу.
Чем счет на оплату отличается от заказа клиента?
Заказ клиента — это внутренний документ, резервирующий товар на складе и запускающий обеспечение. Счет на оплату — внешний документ для клиента с реквизитами для платежа. В типовой схеме заказ создается первым, а счет — на его основании.
Можно ли отправить счет клиенту прямо из 1С?
Да, если настроена учетная запись электронной почты в разделе «НСИ и администрирование». После этого в форме счета появится кнопка отправки, и письмо с PDF-вложением сформируется автоматически по шаблону.
Что делать, если клиент оплатил счет частично?
Ничего специально делать не нужно: при распределении платежа по счету статус изменится на «Оплачен частично». Остаток задолженности будет виден в отчете по задолженности клиентов, а после поступления второго платежа счет закроется полностью.