Учет и Финансы · 10 мин
Как сделать расходы в 1С: пошаговая инструкция для бухгалтера
Как оформить расходы в 1С:Бухгалтерии и УНФ: поступление товаров и услуг, списание с расчётного счёта, авансовые отчёты, типичные ошибки и проверка результата.
Расходы в 1С оформляются первичными документами: поступлением товаров и услуг, списанием денежных средств, авансовым отчётом или требованием-накладной. Какой документ выбрать, зависит от природы расхода — вы платите поставщику за материалы, оплачиваете аренду, выдаёте деньги подотчётному лицу или списываете материалы в производство.
Ошибка на этом этапе приводит к неверной себестоимости, искажённой налоговой базе и расхождениям в отчётности. Поэтому важно не просто «провести документ», а правильно выбрать вид операции, статью расходов и счёт учёта. Ниже разобраны основные сценарии для 1С:Бухгалтерии 8.3 — самой распространённой конфигурации, а также отличия для УНФ и Комплексной автоматизации.
Инструкция подходит для типовых конфигураций без глубокой доработки. Если ваша база сильно изменена программистами, названия кнопок и разделов могут отличаться, но логика документов сохраняется.
Какой документ выбрать для разных видов расходов
Универсального документа «Расход» в 1С:Бухгалтерии нет — программа опирается на хозяйственную операцию. Прежде чем создавать документ, ответьте на вопрос: что именно произошло? От этого зависит маршрут оформления.
| Хозяйственная ситуация | Документ в 1С | Раздел меню |
|---|---|---|
| Услуги аренды, связи, консультаций | Поступление (акты, накладные), вид «Услуги» | Покупки |
| Закупка материалов или товаров | Поступление (акты, накладные), вид «Товары» | Покупки |
| Оплата поставщику с расчётного счёта | Списание с расчётного счёта | Банк и касса |
| Покупка сотрудником за наличные | Авансовый отчёт | Покупки или Банк и касса |
| Передача материалов в производство | Требование-накладная | Производство |
| Штрафы, проценты, курсовые разницы | Операция, введённая вручную | Операции |
Как выбрать документ
Оформляем расходы на услуги через поступление
Аренда, коммунальные платежи, услуги связи, реклама и консультации — самый частый тип расходов. Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)», нажмите «Создать» и выберите вид операции «Услуги (акт)».
Заполните шапку: контрагента, договор, номер и дату входящего документа. Дата важна — расход попадёт в тот период, который указан в документе, и влияет на налог на прибыль или УСН. В табличной части укажите наименование услуги, сумму и ставку НДС.
Ключевое поле — «Счета учёта». Здесь задаётся счёт затрат: 26 (общехозяйственные), 44 (расходы на продажу), 20 (основное производство) и другие, а также статья затрат из одноимённого справочника. От статьи затрат зависит, как расход закроется при расчёте себестоимости и попадёт ли он в налоговый учёт.
- 1Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)» → «Создать» → «Услуги (акт)»
- 2Заполните контрагента, договор, дату и номер акта
- 3Добавьте строку с услугой, суммой и ставкой НДС
- 4Проверьте счёт затрат и статью затрат в поле «Счета учёта»
- 5Нажмите «Провести», затем кнопку «Дт/Кт» и убедитесь, что проводка вида Дт 26 (44, 20) — Кт 60.01 корректна
Отражаем оплату: списание с расчётного счёта и кассы
Само по себе движение денег — это ещё не расход, а оплата. Документ «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки») фиксирует уход денег и связывает оплату с задолженностью перед поставщиком.
При загрузке выписок из клиент-банка документы создаются автоматически, но программа не всегда верно определяет вид операции и договор. Проверяйте каждую строку: вид операции «Оплата поставщику», правильный договор и статья движения денежных средств (нужна для отчёта о движении денег).
Для наличных расходов используется «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). Типовые виды операций: оплата поставщику, выдача подотчётному лицу, возврат покупателю. Не используйте РКО для отражения самих затрат — для этого есть авансовый отчёт или поступление.
Авансовый отчёт: расходы подотчётных лиц
Когда сотрудник покупает материалы, оплачивает командировочные или хозяйственные нужды за наличные, оформляется «Авансовый отчёт» (раздел «Покупки» или «Банк и касса»). Сначала деньги выдаются под отчёт через РКО или перечисление на карту с видом операции «Перечисление подотчётному лицу».
В авансовом отчёте укажите сотрудника, затем заполните вкладки: «Оплата» — для чеков поставщикам, «Товары» — для купленных материалов, «Прочее» — для суточных и прочих затрат. К каждой строке укажите счёт затрат и приложите подтверждающие документы в бумажном архиве.
После проведения проверьте остаток подотчётных сумм через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71». Дебетовое сальдо означает долг сотрудника, кредитовое — перерасход, который нужно возместить.
Списание материалов в расходы через требование-накладную
Купленные материалы сначала приходуются на склад (счёт 10), а расходом становятся только при передаче в производство или на хозяйственные нужды. Для этого служит документ «Требование-накладная» в разделе «Производство».
На вкладке «Материалы» подберите номенклатуру и количество, на вкладке «Счёт затрат» укажите счёт (20, 25, 26, 44), подразделение и статью затрат. При проведении программа спишет материалы по средней стоимости (или ФИФО — в зависимости от настроек учётной политики).
Частая ситуация: документ не проводится из-за отсутствия остатка на складе. Причины — материал не оприходован, оприходован на другой склад или с другой партией. Проверьте остатки отчётом «Остатки на складах» или ОСВ по счёту 10 перед списанием.
Проверка результата и закрытие месяца
После ввода документов расходы нужно проверить. Откройте «Операции» → «Закрытие месяца» и выполните регламентные операции: именно на этом этапе счета 20, 25, 26 и 44 закрываются на себестоимость или финансовый результат (90.08, 90.07).
Контрольные точки: сформируйте ОСВ по счетам затрат — после закрытия месяца сальдо на 26 и 44 (в части прямых расходов) быть не должно, на 20 остаётся только незавершённое производство. Также проверьте «Анализ расходов» и отчёт «Справка-расчёт калькуляции себестоимости».
Как проверить результат
Корреспонденция соответствует операции, например Дт 26 — Кт 60.01
Счёт затрат пустой, «битый» или расход попал на 90-й счёт напрямую
Сальдо на конец равно нулю
Остаток висит — не заполнена статья затрат или не выполнено закрытие
Остатки соответствуют реальным долгам подотчётных лиц
Старые «зависшие» суммы без авансовых отчётов
Счета-фактуры зарегистрированы, НДС к вычету отражён
Поступление есть, а счёт-фактура не зарегистрирован — вычет потерян
Типичные ошибки и ограничения
Ещё одно ограничение: в базовых версиях 1С:Бухгалтерии часть функций недоступна (например, учёт по нескольким организациям в одной базе). В УНФ и Комплексной автоматизации расходы оформляются похожими документами, но добавляется управленческий контур: статьи расходов влияют на отчёт «Доходы и расходы», а закрытие месяца выполняется иначе.
Если сомневаетесь в корректности проводок в доработанной конфигурации, проверьте сначала на копии базы. Прямое редактирование проводок вручную (флажок «Ручная корректировка») — крайняя мера: такие документы перестают обновляться типовыми механизмами.
Что важно запомнить
Расход в 1С — это всегда первичный документ: поступление, списание со счёта, авансовый отчёт или требование-накладная. Правильный результат дают три вещи: верный вид операции, корректные счёт затрат и статья затрат, контроль проводок и закрытия месяца. Оплата и расход — разные события, не подменяйте одно другим.
Частые вопросы
Чем отличается «Списание с расчётного счёта» от расхода?
Списание фиксирует движение денег и гасит задолженность перед контрагентом. Сам расход (затраты на счетах 20–44) возникает по документу поступления, авансовому отчёту или требованию-накладной. Если оформить списание видом «Прочее списание» напрямую на счёт расходов, деньги уйдут, но аналитика по поставщику и НДС будут потеряны.
Документ не проводится: «Не хватает остатка на складе». Что делать?
Сформируйте ОСВ по счёту 10 или отчёт «Остатки на складах» на дату документа. Обычно материал либо не оприходован, либо оприходован позже даты списания, на другой склад или с другим наименованием. Исправьте поступление или дату списания — не отключайте контроль остатков без необходимости.
Как отразить расход, если документов от поставщика нет?
Без первичного документа расход нельзя признать в налоговом учёте. В бухгалтерском учёте допустимо отражение по расчёту (например, начисление аренды по договору), но как только акт получен — сверьте суммы и при необходимости сделайте корректировку. Постоянная практика «расходов без документов» — прямой риск при проверке.
Почему после закрытия месяца на счёте 26 осталась сумма?
Чаще всего у статьи затрат не заполнен вид расхода для налогового учёта или неверно выбран способ закрытия в учётной политике (директ-костинг или полная себестоимость). Откройте проблемную статью в справочнике «Статьи затрат», проверьте её реквизиты и повторите регламентную операцию закрытия месяца.
Можно ли оформить расходы прошлым периодом, если отчётность уже сдана?
Документы вводятся фактической датой, но это изменит данные закрытого периода: потребуется уточнённая декларация, если суммы влияют на налог. Безопасный путь — отразить расход в текущем периоде как исправление ошибки по правилам ПБУ 22/2010, согласовав порядок с главным бухгалтером.
Как отразить расходы в 1С:УНФ, а не в Бухгалтерии?
Логика та же: услуги и материалы — документом «Приходная накладная», оплата — «Расход со счёта» или «Расход из кассы», подотчёт — «Авансовый отчёт». Отличие в аналитике: в УНФ расход распределяется по статьям расходов и направлениям деятельности для управленческого отчёта «Доходы и расходы».