Как сделать расходный кассовый ордер в 1С

Расходный кассовый ордер (РКО, форма КО-2) — документ, которым оформляется любая выдача наличных денег из кассы организации: выдача под отчёт, выплата зарплаты, возврат покупателю, оплата поставщику наличными. В программах 1С (Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей, УНФ, ERP) этот документ называется «Расходный кассовый ордер» или «Расход денежных средств из кассы» и создаётся в разделе кассовых документов.

Корректно оформленный ордер делает три вещи одновременно: уменьшает остаток денег в кассе, формирует бухгалтерские проводки и даёт печатную форму КО-2, которую получатель подписывает при выдаче денег. Ошибка в виде операции или в аналитике приведёт к неверным проводкам и расхождениям в кассовой книге.

Ниже — практический порядок создания РКО в 1С:Бухгалтерии 8.3 (интерфейс «Такси»), различия для других конфигураций, проверка проводок и частые ошибки. Логика везде одинаковая, отличаются только названия разделов и набор видов операций.

Где находится документ и какие бывают виды операций

В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь к документу: раздел «Банк и касса» → «Касса» → «Кассовые документы». В открывшемся журнале нажмите кнопку «Создать» и выберите «Расходный кассовый ордер». В некоторых версиях при создании сразу предлагается список видов операций.

Вид операции — ключевое поле документа: от него зависят проводки, обязательные реквизиты и поведение документа. Основные варианты:

• Выдача денежных средств подотчетному лицу — деньги сотруднику на хозяйственные нужды, командировку (Дт 71 — Кт 50);
• Оплата поставщику — наличный расчёт с контрагентом (Дт 60 — Кт 50);
• Возврат покупателю — возврат наличных по чеку или договору;
• Взнос наличными в банк — сдача выручки на расчётный счёт (Дт 57 или 51 через транзит);
• Выплата заработной платы — по ведомости или разовая выплата (Дт 70 — Кт 50);
• Прочий расход — операции, не попадающие под типовые виды.

Пошаговое создание РКО на выдачу под отчёт

Выдача подотчётному лицу — самая частая операция, на её примере разберём заполнение всех полей. Откройте журнал кассовых документов и создайте новый РКО.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы», нажмите «Создать» → «Расходный кассовый ордер»
2. 2
   Выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу»
3. 3
   Проверьте дату и номер — номер присваивается автоматически, но должен соответствовать сквозной нумерации кассовых документов
4. 4
   В поле «Подотчетное лицо» выберите сотрудника из справочника «Физические лица»
5. 5
   Укажите сумму — программа автоматически сформирует сумму прописью для печатной формы
6. 6
   Заполните «Статью движения денежных средств» — она нужна для отчёта о движении денежных средств
7. 7
   В поле «Основание» укажите назначение: например, «на приобретение материалов по заявке»
8. 8
   Нажмите «Провести», затем кнопку печати «Расходный кассовый ордер (КО-2)»

После проведения документ сформирует проводку Дт 71.01 — Кт 50.01. Проверить это можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа. Если проводки не сформировались — чаще всего не заполнено обязательное поле или у пользователя нет прав на проведение.

Печатную форму КО-2 подписывают руководитель, главный бухгалтер и кассир; получатель расписывается и указывает паспортные данные. В 1С поле «По документу» (реквизиты удостоверения личности) заполняется вручную или подтягивается из карточки физического лица, если данные там введены.

Оформление оплаты поставщику и возврата покупателю

Оплата поставщику наличными

При виде операции «Оплата поставщику» обязательно укажите контрагента и договор. Если в базе есть неоплаченный документ поступления, заполните таблицу «Оплата» ссылкой на него — тогда задолженность закроется автоматически, и в отчётах по взаиморасчётам не останется «висящего» долга.

Помните про ограничение наличных расчётов между юридическими лицами и ИП: по одному договору — не более 100 000 рублей (установлено указанием ЦБ РФ). Программа этот лимит не контролирует, ответственность лежит на бухгалтере.

Возврат покупателю

Для возврата денег покупателю выберите соответствующий вид операции и укажите документ основания — чек ККТ или реализацию. Если в организации применяется онлайн-касса, возврат должен быть пробит и по кассе, иначе возникнет расхождение между фискальными данными и учётом в 1С.

Сдача выручки в банк и выплата зарплаты

Операция «Взнос наличными в банк» оформляет передачу денег инкассатору или внесение через банкомат. Проводка обычно идёт через транзитный счёт 57 «Переводы в пути»: Дт 57.02 — Кт 50.01. Когда банк зачислит деньги, создаётся документ «Поступление на расчетный счет», который закрывает транзит: Дт 51 — Кт 57.02.

Выплата зарплаты через кассу оформляется иначе: сначала создаётся документ «Ведомость в кассу» (раздел «Зарплата и кадры»), а РКО формируется автоматически на основании ведомости — либо один общий на всю ведомость, либо по каждому сотруднику, в зависимости от настроек учёта. Создавать такой РКО вручную не нужно.

Сравнение вариантов выплаты зарплаты

РКО на основании ведомости

Типовой способ: суммы и получатели подтягиваются из ведомости, ошибок в суммах нет. Подходит всегда, когда зарплата учитывается в программе.

Ручной РКО на сотрудника

Применяется для разовых выплат вне ведомости (например, материальная помощь). Требует ручного контроля суммы и правильного выбора счёта учёта.

Особенности в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление торговлей 11 и ERP документ называется «Расходный кассовый ордер» и находится в разделе «Казначейство» (или «Финансы») → «Кассовые ордера». Набор операций шире: есть выдача займов, оплата по эквайрингу, конвертация валюты. В этих конфигурациях обязательно указывается касса организации, если их несколько.

В 1С:Управление нашей фирмой документ называется «Расход из кассы» и находится в разделе «Деньги». Принцип тот же: вид операции определяет проводки и обязательные поля. В УНФ также есть удобная возможность создать расход прямо из документа-основания (например, из счёта на оплату поставщика) кнопкой «Создать на основании».

Во всех конфигурациях действует общее правило: если документ создаётся на основании другого документа (поступления, счёта, ведомости), реквизиты и сумма подставляются автоматически — это снижает риск ошибок и обеспечивает корректное закрытие взаиморасчётов.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения РКО убедитесь, что документ отработал правильно. Основные контрольные точки: проводки сформированы, остаток по кассе уменьшился на сумму ордера, взаиморасчёты с контрагентом или подотчётным лицом изменились корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка «Дт/Кт»)

Норма

Проводка Дт 71/60/70 — Кт 50.01 на сумму ордера

Тревожный признак

Проводок нет или счета не соответствуют виду операции

Остаток по кассе (отчёт «Кассовая книга» или ОСВ по счёту 50)

Норма

Остаток уменьшился на сумму РКО и не ушёл в минус

Тревожный признак

Отрицательный остаток по кассе — деньги выданы при отсутствии наличных

Взаиморасчёты с контрагентом (Анализ субконто)

Норма

Долг поставщику уменьшился на сумму оплаты

Тревожный признак

Оплата «повисла» авансом — не указан документ расчётов

Отдельно следите за датой документа: кассовые документы должны располагаться в хронологическом порядке внутри дня. Если приходный ордер на выручку проведён вечером, а РКО — утром того же дня, на момент выдачи денег в кассе их формально не было. Восстановите последовательность через «Операции» → «Проведение документов» или измените время документов.

Перед массовым вводом кассовых документов за прошлый период полезно временно отключить контроль остатков кассы в настройках учёта или вводить документы строго в хронологии. Иначе каждый РКО будет отказываться проводиться из-за отрицательного остатка, и работа займёт в разы больше времени.

Частые вопросы

Как исправить ошибку в уже проведённом РКО?

Если документ проведён, но период не закрыт, откройте его, внесите исправления и перепроведите. Если нужно изменить вид операции, а поле заблокировано, пометьте документ на удаление и создайте новый. Если период закрыт от редактирования, исправление делается документом «Операция, введенная вручную» или сторнирующим документом текущей датой.

Можно ли удалить расходный кассовый ордер?

Да, через пометку на удаление, если у вас есть соответствующие права и период не закрыт. Учтите: удаление создаёт разрыв в сквозной нумерации кассовых документов, что при кассовой дисциплине нежелательно. Часто лучше оставить документ с комментарием «не действителен», чем физически удалять его.

Почему РКО не проводится с ошибкой «Недостаточно средств в кассе»?

Программа контролирует остаток по счёту 50 на момент времени документа. Либо денег в кассе действительно нет (не введён приходный ордер), либо нарушена хронология: приход проведён позже по времени, чем расход. Проверьте кассовые документы за этот день и упорядочьте их по времени.

Как распечатать форму КО-2 из 1С?

В форме документа нажмите кнопку «Печать» и выберите «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Форма заполняется данными документа: номером, датой, суммой прописью, получателем и основанием. Если печатная форма не соответствует требованиям вашей организации, её можно доработать через внешнюю печатную форму.

Нужен ли РКО, если организация работает только с онлайн-кассой?

Да. Онлайн-касса фиксирует фискальные операции (чеки, возвраты), но кассовая дисциплина — приходные и расходные ордера, кассовая книга — ведётся отдельно. Выдача денег под отчёт, сдача наличных в банк и прочие расходы из кассы оформляются РКО независимо от применения ККТ.

Чем РКО отличается от документа «Выдача наличных» в банковских операциях?

«Выдача наличных» (получение денег в банке по чеку или с корпоративной карты) — это движение с расчётного счёта в кассу организации, то есть приход денег в кассу. РКО — это расход уже из кассы. Эти документы часто идут парой: сначала деньги поступают в кассу из банка, затем выдаются через РКО.