Учет и Финансы · 12 мин
Как сделать расходный кассовый ордер в 1С:Предприятие
Подробная инструкция по созданию расходного кассового ордера в 1С:Предприятие 8.3: виды операций, заполнение полей, проведение, печать и типичные ошибки.
Расходный кассовый ордер (РКО) — документ, которым оформляется выдача наличных денег из кассы организации: оплата поставщику, выдача подотчётных сумм сотруднику, возврат покупателю, взнос наличными в банк. В 1С:Предприятие 8.3 (на примере «1С:Бухгалтерия 8») документ называется «Выдача наличных» и находится в разделе «Банк и касса». При его проведении программа формирует проводку по кредиту счёта 50.01 «Касса организации» и при необходимости печатную форму КО-2.
Корректное оформление РКО важно сразу с нескольких сторон: документ подтверждает расходование наличных при кассовой дисциплине, влияет на остаток кассы в учёте и служит основанием для расчётов с контрагентами и сотрудниками. Ошибка в виде операции или контрагенте приведёт к неверным проводкам и расхождениям при инвентаризации кассы.
Ниже разобран полный порядок работы: от выбора вида операции до печати ордера и проверки результата. Инструкция применима к типовой «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0; в других конфигурациях (Управление торговлей, ERP, УНФ) логика похожа, отличаются названия разделов и часть полей.
Где находится документ выдачи наличных
Откройте раздел «Банк и касса» в левой панели навигации и перейдите в журнал «Кассовые документы». В нём отображаются и приходные, и расходные ордера. Для создания нового РКО нажмите кнопку «Создать» и выберите «Выдача наличных». Это и есть расходный кассовый ордер в терминологии 1С.
Альтернативный путь — создать документ на основании другого: например, из поступления товаров можно сразу оформить оплату поставщику через кнопку «Создать на основании». Тогда контрагент, договор и сумма подставятся автоматически, что снижает риск ошибки при ручном вводе.
Если журнала «Кассовые документы» нет в меню, проверьте права пользователя и настройки видимости разделов. Также убедитесь, что в учётной политике и настройках функциональности включён учёт кассовых операций — без этого часть документов может быть скрыта.
Выбор вида операции — ключевой шаг
Поле «Вид операции» определяет, какие проводки сформирует документ и какие поля станут обязательными. Выбирать его нужно до заполнения остальных реквизитов, потому что при смене вида операции часть данных очищается.
Основные варианты в типовой конфигурации:
- Оплата поставщику — расчёты по договору, проводка Дт 60.01 Кт 50.01;
- Возврат покупателю — возврат наличной оплаты, Дт 62.01 Кт 50.01;
- Выдача денежных средств подотчётному лицу — аванс сотруднику, Дт 71.01 Кт 50.01;
- Взнос наличными в банк — сдача выручки на расчётный счёт, Дт 51 Кт 50.01;
- Выплата заработной платы работнику / по ведомостям — выдача зарплаты через кассу;
- Выдача займа / возврат займа сотруднику или контрагенту — расчёты по займам;
- Прочий расход — свободная корреспонденция счетов, которая указывается вручную.
Если затрудняетесь с выбором, ориентируйтесь на экономический смысл операции и на то, какой счёт должен оказаться по дебету проводки. Неверно выбранный вид операции — самая частая причина «зависших» сумм на счетах расчётов.
Как выбрать вид операции
Пошаговое заполнение документа
После выбора вида операции заполните поля формы. Обязательные реквизиты помечены красным подчёркиванием — документ не проведётся без них.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Выдача наличных»
- 2Выберите вид операции, соответствующий смыслу платежа
- 3Укажите дату и при необходимости номер документа
- 4Выберите организацию и кассу, из которой выдаются деньги
- 5Заполните получателя: контрагента, сотрудника или свой банковский счёт
- 6Укажите сумму и при расчётах по договору — договор и документ расчётов
- 7Заполните поле «Основание» или «Приложение» для печатной формы КО-2
- 8Нажмите «Провести» и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
- 9Распечатайте ордер кнопкой «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)»
Поле «Выдать» (или «Получатель») заполняется ФИО лица, которому фактически выдаются деньги — именно это значение попадает в печатную форму. При оплате поставщику туда обычно вписывают представителя контрагента, при выдаче подотчёт — сотрудника. Поле «Основание» содержит содержание операции: «оплата по счёту №…», «аванс на командировочные расходы» и т. п.
При оплате поставщику важно правильно указать договор и документ расчётов (счёт или поступление), если ведётся расширенный учёт расчётов. От этого зависит корректное закрытие задолженности и отсутствие «висящих» авансов на счёте 60.
Выдача подотчётных сумм
Для выдачи аванса сотруднику выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу», укажите физическое лицо из справочника и сумму. Проводка будет Дт 71.01 Кт 50.01. Помните про контроль: сотрудник обязан отчитаться по авансовому отчёту, и новые суммы выдавать при наличии непогашенной задолженности следует с осторожностью — это нарушение кассовой дисциплины.
Взнос наличными в банк
При сдаче выручки на расчётный счёт выберите операцию «Взнос наличными в банк» и укажите свой банковский счёт. Проводка Дт 51 Кт 50.01 сформируется сразу. Если деньги передаются через инкассацию и зачисляются не в день выдачи, корректнее использовать счёт 57 «Переводы в пути» — в типовой конфигурации это решается соответствующей настройкой или отдельным видом операции.
Проведение и проверка проводок
После нажатия «Провести» документ уменьшает остаток кассы и формирует бухгалтерские записи. Откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» в командной панели документа и убедитесь, что кредитуется счёт 50.01, а дебетовый счёт соответствует смыслу операции.
Если документ не проводится, программа выдаёт сообщение об ошибке: обычно это незаполненный обязательный реквизит, закрытый период или отсутствие прав. Текст сообщения указывает конкретную причину — исправьте её и проведите документ повторно.
Как проверить результат
Кредит 50.01, дебет — счёт, соответствующий операции (60.01, 71.01, 51 и др.)
Пустой список проводок или неожиданный счёт дебета
Остаток уменьшился на сумму РКО и не стал отрицательным
Отрицательный остаток кассы или остаток не изменился
Задолженность уменьшилась на сумму оплаты
Сумма висит как аванс или не закрыла долг
Заполнены номер, дата, сумма прописью, «Выдать» и «Основание»
Пустые поля или неверные ФИО получателя
Печать расходного кассового ордера
Из проведённого документа нажмите «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Программа сформирует унифицированную форму с номером, датой, суммой прописью, получателем и основанием. Ордер подписывается руководителем, главным бухгалтером и кассиром; получатель расписывается в получении денег и указывает паспортные данные.
Нумерация ордеров в 1С ведётся автоматически в пределах года. Если в организации ведётся и бумажная нумерация, следите за их соответствием — расхождение номеров затрудняет сверку при инвентаризации. Сумма прописью формируется автоматически из числового поля, вручную её править не требуется.
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство проблем с РКО в 1С связаны не с техникой ввода, а с неверным выбором реквизитов, влияющих на учёт. Ниже — ошибки, которые чаще всего встречаются на практике.
Если ошибка обнаружена после проведения, не удаляйте документ без анализа последствий: на его основании могли быть сформированы другие операции. Корректный путь — распровести документ, исправить реквизиты и провести заново, либо оформить сторнирующую операцию, если период уже закрыт.
Перед массовым вводом кассовых документов (например, при переносе данных) удобно провести один РКО вручную, проверить проводки и печатную форму, и только потом вводить остальные по образцу. Это дешевле, чем исправлять десятки документов с одинаковой ошибкой.
Особенности в других конфигурациях 1С
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексная автоматизация» расходный кассовый ордер также называется «Расходный кассовый ордер» и находится в разделе «Казначейство» → «Кассовые ордера». Там документ может создаваться на основании распоряжения на расходование денежных средств, а проводки формируются при синхронизации с бухгалтерией.
В «1С:Управление нашей фирмой» документ называется «Расход из кассы» и расположен в разделе «Деньги». Состав видов операций аналогичен: оплата поставщику, подотчёт, зарплата, возврат покупателю. Общий принцип во всех конфигурациях один: вид операции определяет проводки, а печатная форма КО-2 доступна из проведённого документа.
Варианты оформления выдачи наличных
Подходит для разовых операций; все реквизиты заполняются вручную, выше риск опечаток
Подходит для оплат по документам; контрагент и сумма подставляются автоматически, меньше ошибок
Подходит для регулярных операций; требует настроенного обмена, но исключает ручной ввод сумм
Частые вопросы
Почему документ «Выдача наличных» не проводится?
Чаще всего не заполнен обязательный реквизит (вид операции, сумма, получатель), дата попадает в закрытый период или у пользователя нет прав на проведение кассовых документов. Прочитайте текст сообщения об ошибке внизу окна — 1С указывает конкретную причину. Если период закрыт, согласуйте с бухгалтером открытие периода или оформите документ текущей датой.
Как исправить ошибку в уже проведённом РКО?
Если период открыт, распроведите документ, исправьте данные и проведите заново. Если ордер уже подписан и деньги выданы, исправлять сумму нельзя — оформляется обратная операция (приходный ордер на возврат) и новый корректный РКО, чтобы бумажный и электронный учёт совпадали.
Можно ли выдать из кассы больше, чем есть на остатке?
Технически 1С может провести такой документ, но кассовый остаток станет отрицательным — это грубое нарушение. Перед выдачей сверьте сумму с остатком по кассе (отчёт «Кассовая книга» или ОСВ по счёту 50.01) и при необходимости сначала оформите приходный ордер.
Как оформить выдачу зарплаты через кассу?
Используйте вид операции «Выплата заработной платы по ведомостям» — укажите ведомость, и сумма подставится автоматически. Для разовой выплаты одному сотруднику подойдёт операция «Выплата заработной платы работнику». Проводка формируется по дебету счёта 70.
Обязательно ли печатать форму КО-2?
Ордер должен существовать в документообороте: либо в бумажном виде с подписями, либо в электронном, если в организации внедрён электронный документооборот с кассовыми документами. На практике большинство организаций печатает КО-2 из 1С и подписывает вручную — кнопка «Печать» доступна в проведённом документе.
Чем РКО отличается от документа «Кассовый чек»?
РКО оформляет расходование наличных из кассы организации в бухгалтерском учёте, а кассовый чек — фискальный документ онлайн-кассы при расчётах с покупателями. При возврате покупателю нужны оба: РКО для учёта и чек возврата для ККТ.
Что важно запомнить
РКО в 1С:Бухгалтерии создаётся как документ «Выдача наличных» в разделе «Банк и касса». Главное — правильно выбрать вид операции, заполнить получателя, сумму и основание, проверить проводки по кнопке «Дт/Кт» и остаток кассы. Печатная форма КО-2 формируется из проведённого документа. Ошибки в виде операции и дате исправлять сложнее всего — проверяйте их до проведения.